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1、置業各公司員工入職離職人事管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 置業各公司人事管理制度一、 總則1、 目的：為進一步明確人事管理工作的各項職責及操作流程，促使人事管理工作更加規范，特制定本制度。2、 適用范圍：xx置業各公司所有員工。二、 入職管理1. 應聘者得到錄取通知書后，應在通知書所規定時間到公司入職報道，并攜帶如下資料：1.1. 錄取通知書1.2. 近期彩色一寸免冠照片一張1.3. 居民身份證1.4. 最高學歷證書、學位證書原件1.5. 各種相關榮譽證書原件1.6. 資歷、資格證書（或上崗證）1.72、. 上家單位解除勞動關系證明原件2. 入職跟進公司引進的高管及關鍵人才，行政人事部必須根據入職跟進項目表安排做好入職前、入職時的準備及跟進工作。3. 入職手續辦理3.1. 員工將報到必備資料交各行政人事部查驗備案，填寫應聘信息登記表，錄用人審批簽字，若在原公司的競業限制義務履行期，請如實告知行政人事部。3.2. 各行政人事部應辦理好以下手續：3.2.1. E-HR入職，分配工號，辦理考勤卡；3.2.2. 開具體檢聯系單（應屆畢業生免于體檢，外地公司參照寧波體檢項目，自行確定醫院要求入職者體檢）；3.2.3. 后勤員工簽訂廉政承諾書；3.2.4. 辦理公司短號；3.2.5. 發放入司告知書。3.3、3. E-HR員工信息登記：員工入職一周內，各行政人事部必須將員工個人基本信息、家庭情況、教育情況、培訓情況、緊急聯系人、工作經歷等信息登記至公司E-HR系統，要求所有信息登記完善。3.4. 家訪政審：對特殊崗位、職務人員，各行政人事部在員工入職一個月內必須組織家訪、政審，詳見下表：序號人員分類項目家訪政審1財務類人員2審計類人員3成本類人員4檔案、資料管理類人員5公章管理員6總經理級秘書7保安類人員3.4.1家訪：家訪人員必須對家訪對象進行實事求是調查，如實填寫家訪記錄表；家訪對象所提供的證件復印件必須當場驗證原件；家訪對象在公司所在地大市范圍以外的，可委托當地其他公司進行家訪；家訪人員必須4、對家訪結論簽名承諾；免家訪審批流程：行政人事部提案，各公司總經理審批，審批流程下發置業行政人事部備案，并放入員工二級檔案袋備查；五職等以上或入司兩年以上員工免于家訪。3.4.2政審：員工填寫政審表，由戶籍所在地村委或居委意見、原單位或鎮（鄉）政府意見、派出所意見，并交行政人事部核準備案。三、 檔案管理1. 檔案分類：檔案分為一級檔案和二級檔案；一級檔案指員工從學?；蛟瓎挝徽{入的原始檔案，公司可委托當地人才交流中心代為管理；二級檔案指員工入司及工作過程中新建立的公司內部檔案，以下簡稱檔案（除特殊注明外）。2. 一級檔案管理（以寧波置業為例，各外地公司可參照執行）：2.1. 定義：指員工從學?；蛟?、單位調入的原始檔案，公司可委托當地人才交流中心代為管理。一級檔案/戶籍遷入：2.1.1. 應屆畢業生轉檔（落戶）流程：說明：應屆畢業生畢業后，在“報到證”規定報到日期內，將“報到證”與“戶口遷移證”一并交至行政人事部相關人員，由行政人事部相關人員攜帶“勞動合同”及以上二證向鄞州區人才交流中心統一辦理入檔手續，辦理完入檔手續后行政人事部將“落戶證明”返回至員工本人，由員工本人自行前往姜山派出所辦理落戶。2.1.2. 原在職員工轉檔（落戶）流程（專科以上學歷）說明：由員工本人填寫專業及管理人員流動登記表，然后遞交至行政人事部，由行政人事部申請公司蓋章后向鄞州區人才交流中心進行申報，申報同意后返回“6、調檔函”給員工本人至原檔案存放地辦理檔案遷出手續，辦理完遷出手續后將專業及管理人員流動登記表返回至行政人事部，再由行政人事部攜帶“勞動合同”“畢業證書”“戶籍證明或戶口本”“鄞州區養老保險繳納憑證”至鄞州區人才交流中心辦理入檔接收及落戶手續。（注：大專學歷的人員申報戶口需由原戶籍所在地提供無婚姻登記記錄證明）2.2. 一級檔案/戶籍遷出2.2.1. 一級檔案遷出：員工自行攜帶“解除勞動關系證明”“勞動合同”等前往鄞州區人才交流中心辦理；2.2.2. 戶籍遷出：員工離職時，各行政人事部必須提醒其在半年內將戶口從xx集體戶中遷出。戶籍遷出流程如下：行政人事部蓋章行政人事部蓋章行政人事部蓋章說明：由7、員工本人至姜山派出所開具“戶籍證明”后至將要遷往地派出所申請“遷移證”，辦理完遷移證后回到行政人事部 “蓋章”（作為同意遷出證明）后，至姜山派出所辦理遷出手續。3. 二級檔案管理（簡稱檔案管理）3.1. 檔案建立公司每位員工都有責任與義務確保自己的檔案記錄與現實相符，任何有關姓名、身份證號碼、住址、學歷、職稱等方面的變更都應及時向行政人事部報備。員工檔案應包括：勞動合同、身份證復印件、廉政承諾書、應聘信息登記表、照片、學歷證復印件、學位證復印件、體檢報告(特殊崗位的健康證)以及職稱、技能證書復印件、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等；特殊崗位、8、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。員工入司三天內，各行政人事部必須將員工檔案存入專用檔案袋，并放置在專用檔案柜。3.2. 檔案轉接3.2.1. 員工進行公司間調動后，由調入公司行政人事部在員工辦理調動手續后一周內向調出公司行政人事部取回調動人員的人事檔案，調出公司行政人事部建立檔案移交簽收單，由雙方經辦人當場簽字，以便查詢。3.2.2. 員工離職后：各行政人事部將書面辭職報告與工作交接清單等資料一并放入檔案后轉入離職人員檔案柜保存。3.3. 檔案保管3.3.1. 檔案由各行政人事部指定專人進行管理，必須統一編號后使用專用檔案柜進行上鎖保存。3.3.2. 離職員工9、的檔案須保存2年以上，關鍵崗位保存3年以上，并建立離職員工檔案登記表，以便查詢。3.4. 檔案借閱3.4.1. 檔案查閱：必須經各行政人事部經理審批同意，當場查閱，當場歸還。3.4.2. 檔案借用：人事檔案為保密文件，一般不得復制或外帶。如確因工作需要復制或外帶，須事先登記在檔案資料借閱登記表，并寫明理由，報各行政人事部經理批準后，方可借用。3.5. 檔案檢查檢查內容：員工檔案資料是否齊全，存放是否整齊，編號是否混亂，檔案柜是否上鎖；檢查時間：每月各行政人事部進行自查，每季度公司進行不定期抽查。四、 合同管理1. 勞動合同管理1.1. 勞動合同類別：普通合同、年薪合同、非全日制用工合同。1.210、. 簽訂期限：后勤員工一般為三年以上，試用期為三至六個月；非全日制員工簽訂期限由各公司自行約定。公司出資培訓、招（接）收的人員，已經按有關規定與公司簽訂了培訓協議的，在與公司訂立勞動合同時，合同期不得短于服務合同或協議尚未履行的期限。1.3. 合同簽訂：企業實行全員勞動合同制，在平等自愿、協商一致的基礎上雙方簽訂書面勞動合同，確立勞動關系。1.3.1. 新簽：公司在聘用員工時，應要求被聘用者出示終止、解除勞動合同證明或與任何用人單位不存在勞動關系的其它憑證，經證實確與其他用人單位沒有勞動關系后，于報到后15天內到行政人事部辦理好勞動合同簽訂手續。1.3.2. 續簽1.3.2.1. 勞動合同到期11、預警規定：在員工合同將到期時，按照到期預警的時間規定，各行政人事部相關人員應發送合同到期預警通知至員工上級，并跟進員工的續簽情況。勞動合同到期預警時間規定見下表：職等/崗位類別預警時間備注8職等及以上到期前8個月發置業行政人事部經理備案各公司行政人事/財務系統負責人到期前6個月發置業行政人事部經理備案5、6、7職等到期前6個月4職等及以下到期前45天對于關鍵特殊崗位，各公司可根據具體情況確定合同提醒時間和提醒次數。1.3.2.2. 勞動合同期滿前，各行政人事部必須出具書面的終止（續訂）勞動合同意向通知書給員工本人，根據意向通知書反饋意見，行政部辦理續訂或終止手續。勞動合同續訂時間見下表：職等續12、訂時間8職等及以上到期3個月前5、6、7職等到期2個月前4職等及以下到期1個月前1.3.3. 變更：員工跨公司調動工作時，原勞動合同必須按照調動時間開具解除（終止）勞動合同證明書，并及時與新調入公司簽訂勞動合同。1.3.4. 解除/終止：員工離職時，必須在正式離職日期按離職的真實原因開具解除（終止）勞動關系證明書及失業證明，以解除/終止勞動關系。2. 聘用協議：對退休返聘、特聘專家、顧問等人員，公司與其簽訂聘用協議。3. 保密協議/競業限制協議3.1. 保密協議簽訂對象：公司經營管理類、技術研發類、財務類、銷售類及其他負有保密義務的人員（公司通常指4職等以上所有員工）；3.2. 競業限制協議簽13、訂對象：公司高級管理人員、高級技術人員等其他負有競業限制義務的人員（公司通常指7職等以上綜合管理類、4職等以上工程技術類人員）。4. 合同/協議簽訂審批流程：各行政人事部合同傳遞員填寫合同簽訂審批表，經審批人批準后蓋章；年薪合同、聘用協議、補充協議等經法務部審核后，審批人批準后蓋章。合同/協議審批蓋章流程請參照流程權限手冊，除寧波置業以外的其他公司按效率優先原則，可選擇書面或EHR系統報批。五、 試用轉正管理1. 5職等及以上：按公司績效考評制度執行。2. 4職等及以下：員工試用到期前15天，由行政人事部對該員工的試用表現進行360度考評，并將考評結果反饋至員工本人、直接上級、行政人事部負責人14、。員工在E-HR系統中填寫轉正申請報告，報相關領導審批。六、 調動管理1. 公司間調動：員工填寫內部競聘報名表，向欲調入行政人事部申請，經初試基本條件合格后，經調出調入部門負責人、調出調入行政人事部負責人、總經理審批同意后允許調動。2. 公司內調動：員工向本公司行政人事部申請，經初試基本條件合格后，經調出調入部門負責人、總經理審批同意后允許調動。3. 部門內調動：本人申請，部門負責人審批。4. 調動流轉規定：4.1. E-HR流轉：員工本人在E-HR系統人事調動流程中提交調動申請；4.2. 書面流轉：員工填寫公司間調動單或公司內調動單，并由調入調出考勤、財務部、行政人事部、信息管理部等相關部門15、責任人會簽確認后交調入行政人事部備案。七、 離職管理1. 員工辭職1.1. 離職申請：員工本人提出辭職，須至少提前1個月向其部門主管領導提出書面辭職申請。1.2. 離職面談：部門領導收到員工的離職申請后，與辭職員工進行溝通，并第一時間告知行政人事部，行政人事部收到員工離職信息后，組織相關人員進行離職面談。并將面談結果反饋給離職員工部門主管領導確認。1.3. 離職審批：離職審批流程按各公司權限手冊審批。1.4. 批準人同意離職后，離職員工辦好交接工作和移交手續，在EHR系統中提交“離職會審”流程或填寫員工離職會簽單。1.5. 離職會簽部門主要包括：信息管理部（個人ID和相關電腦資料注銷）、考勤管16、理（出勤天數計算，考勤卡和上崗證上交）、物業管理（住宿退房及費用結算）、財務部（借款結算、工量具歸還）、行政人事部（上交書面離職報告、工作交接清單、手機短號，終止社保關系，開具勞動關系解除、失業證明等）。1.6. 工資福利結算。辭職員工領取工資、享受福利待遇的截止日為正式離職日期。2. 公司辭退2.1. 員工嚴重違反公司規章制度的，在證據確鑿的情況下，公司可以辭退員工，并報行政人事部備案。2.2. 員工不能勝任本職工作的，經過考核、調崗、培訓還是不合格的，部門可提前一個月提出辭退申請，經行政人事部審核，審批人（與員工辭職審批人同）批準后執行。2.3. 員工在收到被辭退通知后，需辦好交接工作和移17、交手續，在EHR系統中提交“離職會審”流程，提交書面“離職報告”和“工作交接單”，在EHR系統中提交“離職會審”流程或辦理書面離職會簽后，行政人事部方可開具相關離職證明。3. 自動離職連續3天未履行任何請假手續而無出勤記錄的人員，視作曠工，按自動離職處理，各部門須一周內上報員工自動離職情況表至行政人事部備案。八、 附則此制度自生效之日起此前所有相關制度均廢止。本制度是公司人力資源管理制度的組成部分，原則上一年修訂一次，由置業行政人事部負責定期修訂、解釋并監督施行，各二級公司共同執行。九、 附表 錄取通知書應聘登記表入職跟進項目表入司告知書體檢聯系單廉政承諾書家訪記錄表政審表 保密協議競業限制協議檔案移交簽收單 檔案借閱登記表專業及管理人員流動登記表合同到期預警通知書終止（續訂）勞動合同意向通知書勞動合同蓋章審批單內部競聘報名表公司間調動會簽單公司內部調動單離職面談記錄表員工自愿離（退）職會簽單工作交接單培訓費用扣款情況單員工自動離職情況表解除（終止）勞動合同證明書解除（終止）勞動關系證明書失業人員登記證明書