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1、航運(yùn)物流公司財務(wù)、業(yè)務(wù)及人事管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 為了加強(qiáng)對總公司下屬各分支機(jī)構(gòu)的管理，理順業(yè)務(wù)程序，規(guī)范操作行為，特制訂本辦法。第一部分綜合管理一、基本管理制度及業(yè)務(wù)流程各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)遵照集團(tuán)及總公司的有關(guān)管理規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，并結(jié)合自身的工作實際，建立起文件化的管理體系，經(jīng)總公司辦公會批準(zhǔn)后報備企劃部。文件化的管理體系須包括以下幾方面的基本管理制度及業(yè)務(wù)流程：1、2、3、財務(wù)制度；人事、行政制度；業(yè)務(wù)管理辦法及流程；4、其他基本管理制度。二、工作計劃及匯報：1、在上一年度（或月度）末，擬制工作計劃2、經(jīng)營及管理指標(biāo)等，于規(guī)定時間內(nèi)報與企劃部匯總報批。2、對批復(fù)獲準(zhǔn)的工作計劃、指標(biāo)等，再分解到本分支機(jī)構(gòu)內(nèi)的各個部門。所分解指標(biāo)要求明確、具體、量化，有可操作性。3、每月25日前按照公司固定格式上報本分支機(jī)構(gòu)的月度報告（如遇節(jié)假日，應(yīng)提前一、二天上報）。4、遇有重大事件或緊急情況應(yīng)及時與公司總經(jīng)理或相關(guān)職能部門聯(lián)系，采取及時、有效的應(yīng)對措施。三、人事工作1、招聘辭退依據(jù)年度招聘計劃，根據(jù)實際工作需要，向總公司提出招聘申請（應(yīng)包括招聘崗位名稱、名額、性別、工資待遇、年度招聘計劃完成情況等），獲得批準(zhǔn)后，即組織信息發(fā)布、初試篩選工作，并將相關(guān)信息發(fā)往總公司。2、日常管理經(jīng)批準(zhǔn)錄用的員工，各分支機(jī)構(gòu)3、除了要為其辦理各項手續(xù)外，還需在內(nèi)部為其建立人事檔案，以備日后查閱及管理。各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人依照集團(tuán)、公司及自身的管理制度負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)的日常管理工作，實行獎勤罰劣，并將獎罰情況以書形式于每月22日前報總公司備案。3、員工培訓(xùn)員工培訓(xùn)工作應(yīng)按年度公司制定的培訓(xùn)計劃執(zhí)行，對于已完成的培訓(xùn)，需在每月二十五日前將情況報備總公司存檔。4、人員選拔及調(diào)整各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)做好內(nèi)部人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期與員工進(jìn)行溝通交流。四、行政工作1、對外關(guān)系未經(jīng)總公司同意，任何分支機(jī)構(gòu)不得對外開展諸如合作等正常業(yè)務(wù)以外的事項，如有發(fā)生，將追究8當(dāng)事人的相關(guān)責(zé)任。2、合同管理分支機(jī)構(gòu)經(jīng)常性合同應(yīng)制定范本，報總公司企劃部組織評審4、后方可實施；合同范本中的實質(zhì)性條款如有重要變更，應(yīng)報總公司審批。3、檔案管理各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)逐步建立、完善本機(jī)構(gòu)的檔案資料，包括以下內(nèi)容：（1）營業(yè)執(zhí)照、批準(zhǔn)證書、法人代碼證、稅務(wù)登記證、出資證明。（2）立項審批表、合資合作合同、章程、可行性研究報告。（3）集團(tuán)或總公司重要決議。（4）其它應(yīng)歸檔的文件。以上內(nèi)容如有變更，應(yīng)立即歸檔。4、日常事務(wù)其他如采購、辦公設(shè)備使用等事項按集團(tuán)或總公司的規(guī)定統(tǒng)一辦理。第二部分財務(wù)管理一、分公司財務(wù)制度（一）現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬支出日常辦公性、消耗性支出，事先填寫現(xiàn)金付款申請書，列明事項、金額，傳真至總公司財務(wù)部，交總經(jīng)理審批。收到回復(fù)后方可辦理現(xiàn)金報銷手續(xù)，批件作為附件，5、一并進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）業(yè)務(wù)收付費(fèi)賬單的錄入及轉(zhuǎn)賬無論是上海港、還是內(nèi)支線中轉(zhuǎn)貨，業(yè)務(wù)員均應(yīng)在完船以后當(dāng)天填寫費(fèi)用明細(xì)單，審核無誤后，交給財務(wù)，由財務(wù)做收付費(fèi)轉(zhuǎn)帳。如業(yè)務(wù)員要修改費(fèi)用明細(xì)單，需填寫更改單，并交經(jīng)理簽字后，方可轉(zhuǎn)給操作錄入賬單，再轉(zhuǎn)給財務(wù)。（三）內(nèi)部往來賬的管理通過總公司操作的近洋、遠(yuǎn)洋貨，總公司不再每票開具運(yùn)費(fèi)發(fā)票，雙方財務(wù)通過對往來賬，明細(xì)結(jié)算金額，開具總額發(fā)票，及時入賬。1、直接從上海港出運(yùn)的貨物，每筆運(yùn)費(fèi)均由總公司給業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員據(jù)此填寫費(fèi)用明細(xì)單，如有異議，應(yīng)在三天內(nèi)提出，否則視為確認(rèn)。2、內(nèi)支線中轉(zhuǎn)貨的出口。由財務(wù)人員根據(jù)費(fèi)用明細(xì)單，如有問題，應(yīng)及時反饋。中3、進(jìn)口業(yè)6、務(wù)的費(fèi)用確認(rèn)。分公司目前不操作進(jìn)口業(yè)務(wù)，但有些客戶為了換單方便，愿意將運(yùn)費(fèi)直接支付給分公司。（四）應(yīng)收賬款的管理。分公司在收費(fèi)方面加強(qiáng)力度，加快資金周轉(zhuǎn)速度，及時回收運(yùn)費(fèi)，嚴(yán)格禁止三個月以上的欠款，將應(yīng)收賬款壓至60天以內(nèi)。（五）應(yīng)付賬款的結(jié)算。收到付費(fèi)發(fā)票后，業(yè)務(wù)員應(yīng)先審核，確認(rèn)與費(fèi)用明細(xì)單上的付費(fèi)金額一致后，再轉(zhuǎn)給財務(wù)。（六）發(fā)票管理。發(fā)票由財務(wù)集中保管，業(yè)務(wù)員填寫業(yè)務(wù)聯(lián)系單，財務(wù)根據(jù)費(fèi)用明細(xì)單核對無誤后，開具發(fā)票，不能高開、虛開發(fā)票，建立發(fā)票登記簿。績效考核。分公司根據(jù)業(yè)務(wù)、操作、財務(wù)流程的規(guī)定，制定完善的內(nèi)部獎懲制度。第三部分業(yè)務(wù)管理一、內(nèi)陸地區(qū)聯(lián)運(yùn)貨物提單簽發(fā)管理規(guī)定（一）總則l內(nèi)陸7、地區(qū)聯(lián)運(yùn)貨物泛指長江內(nèi)支線經(jīng)長江運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸?shù)缴虾８塾纱芭撐恢修D(zhuǎn)至目的港的出口貨物；l內(nèi)陸地區(qū)聯(lián)運(yùn)貨物出口提單簽發(fā)由總公司統(tǒng)一負(fù)責(zé)；長江沿岸由分公司負(fù)責(zé)；l提單不得作為貨代或其他聯(lián)運(yùn)提單簽發(fā)（江海聯(lián)運(yùn)貨物可以簽發(fā)船務(wù)提單）。l內(nèi)陸代理所需正本提單按照實際使用額度預(yù)先向總公司申領(lǐng)，并編號留存，下次申請時必須將原簽發(fā)出去的提單副本或銷毀的正本提單一并交到總公司統(tǒng)一存檔。（二）提單的繕制1、提單的基本內(nèi)容與繕制要求l提單編號（B/L NO.）提單編號位于提單右上方，編制規(guī)則由總總公司統(tǒng)一制定。l托運(yùn)人（SHIPPER）此欄請?zhí)顚懲羞\(yùn)人的名稱和地址。l收貨人（CONSIGNEE）此欄請?zhí)顚懯肇浫说?、全稱和地址；為便于卸港代理通知收貨人，請盡可能的填寫電話號碼或傳真號碼。收貨人可以是“TO ORDER”或“TO ORDER OF XXX”，如果是“TO ORDER”通常作為“憑托運(yùn)人指示”理解。l通知人（NOTIFY PARTY）當(dāng)提單上收貨人已有詳細(xì)地址和名稱，通知方一欄可以是任何一國的名稱和地址；當(dāng)簽發(fā)收貨人為“TOORDER”提單時，此欄必須填寫通知方的全稱、地址和電話號碼/傳真號碼。如果托運(yùn)人的信用證有要求，此欄可再填寫位于任何國家的第二通知方的名稱和地址。注：關(guān)于托運(yùn)人對通知方一欄的申報應(yīng)符合卸港或交貨地點的習(xí)慣要求，否則一切后果概由托運(yùn)人負(fù)責(zé)。如有些國家、地區(qū)要求通知方必須為當(dāng)9、地，否則不允許貨物進(jìn)口。l海運(yùn)船（VESSEL/VOY NO.）此欄填寫海運(yùn)船的船名和航次，但在貨物被轉(zhuǎn)運(yùn)時填寫此欄需注意：1）程海運(yùn)船的船名和航次具有不確定性，一般不體現(xiàn)在提單上；2）如客戶要求必須在提單上體現(xiàn)二程船信息，請?zhí)顚憽癟OBENAMED”或者“XXX（二程船名）ORHERSUBSITUTE”。l裝港（PORT OF LOADING）此欄填寫貨物實際裝船港口。當(dāng)貨物被轉(zhuǎn)運(yùn)時填寫貨物被裝上干線海運(yùn)船的港口，此欄的港口名稱應(yīng)與海運(yùn)船一欄的船名相對應(yīng)。l卸港（PORT OF DISCHARGE）此欄填寫貨物卸船的港口名稱（為避免港口名稱重復(fù)，應(yīng)加注國家名）。l交貨地（PLACE OF D10、ELIVERY）此欄僅在貨物被轉(zhuǎn)運(yùn)時填寫，表示承運(yùn)人最終交貨的地點。l貨物欄1）標(biāo)志和序號、箱號和簽封號（MARKS&NOS.；CONTAINERNO./SEAL NO.）2）集裝箱數(shù)量和件數(shù)、貨物情況（NUMBER AND KIND OFPACKAGE；DESCRIPTION OF GOODS）3）總重（GROSS WEIGHT）此欄填寫裝入集裝箱內(nèi)貨物的毛重（公斤）。4）體積（MEASUREMENT）此欄填寫裝入集裝箱內(nèi)貨物的總體積（立方米）。5）集裝箱總數(shù)或件數(shù)總數(shù)（TOTALNO.OFCONTAINERSORPACKAGES）在整箱貨運(yùn)輸?shù)那闆r下，此欄填寫承運(yùn)集裝箱的總數(shù)；在拼箱貨運(yùn)輸11、的情況下，此欄填寫收到貨物的件數(shù)。l運(yùn)費(fèi)1）費(fèi)和其他費(fèi)用（FREIGHT & CHARGES）一般不填寫實際的運(yùn)費(fèi)費(fèi)率，只注明“FREIGHT PREPAID”或“FREIGHT COLLECT”或“FREIGHT PAYABLEAT XXX”及附加費(fèi)的支付方式（FAF、YAS等）。2）付費(fèi)地點（PAYABLE AT）此欄填入到付運(yùn)費(fèi)及第三地付費(fèi)的付費(fèi)地點。3）簽發(fā)地點和日期（PLACE AND DATE OF ISSUE）此欄填入提單繕制和簽發(fā)的地點和日期。4）正本提單的數(shù)量（NUMBER OF ORIGINAL BS/L）此欄填入根據(jù)托運(yùn)人要求簽發(fā)的正本提單的數(shù)量，通常為三份。l裝船日期（12、LADEN OF BOARD THE VESSEL）此欄通常填寫承運(yùn)船舶離開提單項下裝港的日期并在日期上簽章。l特殊條款1）終目的地（FINAL DESTINATION）如果托運(yùn)人堅持要求提單上標(biāo)明最后目的地，可在貨物情況（DESCRIPTIONOFGOODS）欄目中加注“FINALDESTINATION OF THE GOODS NOT THE SHIP:XXXXX，F(xiàn)ORMERCHANTSREFERENCE ONLY”。2）裝卸條款鑒于有些港口關(guān)于裝卸費(fèi)用劃分或貨物檢疫的特殊規(guī)定，提單上需要加注特殊的條款，如CY/FO，CY/LINEROUT等，這些條款必須根據(jù)該航線的航運(yùn)慣例由船務(wù)決定是13、否接受。l冷箱溫度在運(yùn)輸冷箱時，應(yīng)盡量避免在提單正面標(biāo)明冷箱設(shè)定溫度。有關(guān)裝船日期的特殊情況顯示有裝船日期的提單被稱為“已裝船提單”(S.O.B B/L),與此相對應(yīng)的是“收貨待運(yùn)提單”（RECEIVED FOR SHIPMENTB/L），“收貨待運(yùn)提單”通常用在聯(lián)運(yùn)中，顯示的是在裝貨場站收受貨物的日期。（三）提單的簽發(fā)l提單必須在貨物離港或出運(yùn)后簽發(fā)，簽單之前預(yù)先確認(rèn)貨物已經(jīng)全部裝船；l不得倒簽、順簽、預(yù)借提單；l提單簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)格式要求：l非普通貨物接載必須預(yù)先得到總總公司確認(rèn)；（四）特殊情況下提單的簽發(fā)l預(yù)借提單l倒簽提單l轉(zhuǎn)換提單1、要求a)記名提單在辦理轉(zhuǎn)換提單時，需由收貨人提出申請，并經(jīng)發(fā)貨人背書；指示提單在辦理轉(zhuǎn)換提單時，需由發(fā)貨人提出申請，或經(jīng)發(fā)貨人背書轉(zhuǎn)讓的提單持有人（一般為通知方）提出申請；b)貨主（申請人）在辦理轉(zhuǎn)換提單時，必須提供保函，并確認(rèn)由其承擔(dān)因轉(zhuǎn)換提單而引起的一切責(zé)任和風(fēng)險；c)貨主（申請人）要求辦理轉(zhuǎn)換提單時，必須提供第一套提單中發(fā)貨人的書面確認(rèn)；費(fèi)用預(yù)審：1、在當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生的所有費(fèi)用（包括堆存費(fèi)、上下車費(fèi)、調(diào)箱費(fèi)、滯期費(fèi)等），由二級公司的箱管負(fù)責(zé)預(yù)審，然后再報給總公司的箱管。2、收到當(dāng)?shù)囟褕龅馁~單后，二級公司的箱管必須在一周內(nèi)審核完畢。3、滯期費(fèi)由二級公司箱管負(fù)責(zé)向當(dāng)?shù)叵涔芏酱偈杖。⒂诿吭?0日前審核完上月的滯期費(fèi)，交總公司箱管。