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1、藥業集團人事檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0 總則1.1 目的： 為規范人事檔案管理工作，實現員工信息的準確性、完整性，結合集團實際，制訂本制度。1.2 適用范圍： 集團全體員工。1.3 檔案分類： 外部人事檔案，內部人事檔案。1.3.1 外部人事檔案：是員工入司隨轉的人事檔案材料。目前僅限已辦理xx市戶口，人事檔案在市、區人才交流服務中心代管的人事檔案。1.3.2 內部人事檔案：是員工入司任職信息資料及任職期間培訓、晉升、薪資調整、崗位異動及個人信息變化的資料。1.3.2.1 入司任職資料: 12、）小一寸彩照三張； 2）薪酬設置報告（經理級以上人員，由人力資源中心提供）； 3）入職審批表； 4）面試評估表； 5）應聘申請表（個人簡歷）；6）營銷人員試用期崗位責任書（營銷人員入職必備）；7）經濟擔保書原件及擔保人身份證復印件（營銷人員入職必備）；8）承諾書（營銷人員必備）；9）戶口本首面和本人所在頁的復印件（營銷人員必備）；10）招商銀行儲蓄卡復印件（對于當地無招商銀行的營銷入職人員，可提供其它銀行的儲蓄卡，并按要求提供兩張銀行卡，并在復印件上分出工資卡和費用卡，開戶行名稱并簽名確認）；11）身份證、學歷證（學位證）復印件； 12）暫（居）住證（廣州總部入職人員必備）；13）體檢報告（一3、個月內縣級以上醫院入職體檢報告）； 14）最近一家單位離職證明原件；15）保密協議；16）勞動合同（無畢業證的應屆畢業生只能簽訂實習協議）。.2 任職期間資料:是員工在公司工作期間成長變化的信息資料。主要包括培訓協議、培訓證書復印件、調薪審批表、人事異動申請表、員工獎懲登記表等個人信息資料。2.0 檔案管理2.1 人事檔案屬重要機密，必須專人、專柜管理，確保絕對安全，絕對保密。2.2 內部人事檔案按級別分部門進行管理。總裁辦負責經理級以上員工檔案管理，人力資源中心負責經理級以下員工檔案管理，內蒙康臣、康源基地人力資源部負責本基地人員檔案管理。2.3 外部人事檔案由市（區）人才交流服務中心負責管4、理，具體辦法按人才交流服務中心有關規定執行。2.4 每月15號人力資源中心和內蒙康臣、康源基地人力資源部將經理級以上員工檔案和個人信息變動資料轉遞總裁辦檔案管理人員。2.5 檔案管理人員應每月對員工檔案進行一次維護，每季進行一次檢查，每年進行一次清理。2.6 員工檔案信息資料應做到日日新、月月準，不缺損、不丟失。2.7 離職人員人事檔案應妥善保管,定期清理。保存期限為三年。3.0 檔案建立3.1 人力資源中心招聘組負責員工入職檔案資料搜集，人力資源中心行政組，內蒙康臣、康源基地人力資源部負責員工檔案建立。3.2 檔案管理人員職責：保管員工檔案；收集、鑒別和整理員工檔案材料；辦理員工檔案查閱、借5、閱、和轉遞手續；搜集員工任職期間各類資料；做好員工檔案的安全、保密、保護工作；辦理其它有關事項。3.3 員工檔案資料應裝袋、編號保存，并建立電子查詢庫。3.4 檔案編號應遵循易于標識、便于查找的原則，分區域（部門）進行管理。3.5 檔案袋應粘貼檔案管理簽，檔案資料應有卷內清單。3.6 檔案資料應與卷內清單一致。4.0 檔案借閱4.1 因工作需要，查閱、使用檔案時，應履行批準手續。4.2 集團經理級以上員工的檔案借閱由總裁批準，經理級以下員工的檔案借閱由人力資源負責人批準。4.3檔案借閱須知查（借）閱人事檔案應填寫檔案借閱單，履行有關手續。查（借）閱檔案管理人員必須遵守保密制度，不得擅自拆卷、涂6、改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。查（借）閱檔案人員，對因工作需要摘錄的材料，須經檔案管理部門主管負責人批準，方可摘錄。如遇特殊情況需要外借、外帶時，應做好防丟失工作，并按要求期限及時歸還。5.0 檔案銷毀5.1 對于多余、重復、過時和無保存價值的檔案資料，檔案管理人員可根據有關規定申請銷毀。5.2 銷毀檔案時要登記造冊，逐份清點，辦理銷毀手續。銷毀檔案批準權限按人事檔案借閱批準權限執行。5.3 經審核同意銷毀的檔案，應在指定場所，由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。5.4 對于違反檔案管理規定并造成影響和損失的人員，可視情節輕重，給予相應處罰。本規定解釋權歸集團人力資源中心，本規定經集團總裁核準后執行。