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1、裝備公司人事檔案收集保管制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規范化、制度化、科學化，在公司經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為各項工作服務，特制定本管理制度。2 適用范圍本制度適用于集團公司及下屬子公司各崗位員工的人事檔案管理工作。3 機構與職責3.1. 人事檔案管理工作由人力資源部負責，主要職責如下：3.1.1. 負責制訂、修改和完善人事檔案管理制度；3.1.2. 負責人事檔案管理制度的宣講并監督有效執行；3.1.3. 專設檔2、案管理場所或設施（檔案室或檔案柜）進行統一管理；3.1.4. 設置專崗（專職或兼職）由專人負責員工人事檔案管理工作；3.1.5. 監督、檢查、指導檔案管理人員做好人事檔案的管理工作。3.2. 檔案管理人員的職責：3.2.1. 保管員工檔案；3.2.2. 收集、鑒別和整理員工檔案材料；3.2.3. 辦理員工檔案的查閱、借閱手續；3.2.4. 登記員工工作變動情況；3.2.5. 為有關部門提供員工情況；3.2.6. 做好員工檔案的安全、保密、保護工作；3.2.7. 辦理其它有關事項。4 人事檔案的分類和內容4.1. 人事檔案的分類：4.1.1. 外部人事檔案：記錄員工從入學至今的履歷、自傳、鑒定（3、考評）、入黨入團、獎勵、處分等記錄的紙版資料，存于外部人事機構；4.1.2. 內部人事檔案（以下簡稱員工人事檔案）：記錄員工自入職至今的履歷資料、職位情況、學歷證明、身份證明等記錄的紙版資料，由員工提交的個人資料和公司表單等組成，存于公司人力資源部。4.2. 員工人事檔案的內容：4.2.1. 應聘資料：應聘人員（外部）登記表、應聘人員面試評價表、個人簡歷；4.2.2. 入職手續：員工人事登記表、身份證復印件和掃描件、戶口頁復印件和掃描件、學歷證復印件和掃描件、學位證復印件和掃描件、一寸照片原件和掃描件、就失業證、養老保險手冊、原單位解除勞動合同證明書、勞動合同、雙方約定等有關材料；4.2.3.4、 員工工作檔案：進入公司后的轉正鑒定表、續簽合同通知、調動、任免、聘用、升職、降職、退休、辭職等有關材料；4.2.4. 專業技術職稱、職業資格證：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復印件和掃描件、職業資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復印件和掃描件、特殊工種上崗資格證復印件和掃描件等有關材料；4.2.5. 獎勵和處分材料：包括科技、業務及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料；4.2.6. 其他與人事檔案相關的材料。5 內部人事檔案管理5.1. 檔案編號管理：人力資源部根據員工入職5、日期的先后順序進行排序，編制員工工號，建立員工人事檔案。離職員工再次入職的重新編制員工工號。5.2. 檔案排序：5.2.1. 在職人員檔案：按工號順序排列；5.2.2. 離職人員檔案：以離職手續辦理日期為準每月合并歸檔，按月份排列。5.3. 歸檔方式：5.3.1. 紙質檔案：本制度“4.2.”所涉及的內容以紙質形式保存一份；5.3.2. 電子檔案：（1） 員工信息錄入員工花名冊，工作變動情況錄入員工工作情況變動表；（2） 員工身份證件及各種證書以掃描件形式保存一份。5.4. 歸檔標準：5.4.1. 紙質檔案采用十一孔文件袋盛裝，配檔案封皮一張；5.4.2. 員工信息掃描件新增內容達到500兆刻6、入光盤備份一次，一次備份兩份。或至少半年備份一次；5.4.3. 電子檔案備份要做好備份內容及時間記錄。6 檔案的收集、保管6.1. 新員工正式入職后，15個工作日內，必須將個人信息證件、學歷及資格證等證件原件交公司人力資源部復印掃描，照片、就失業證、養老保險手冊交由公司人力資源部保存。未按期遞交者，導致的招工、保險、公積金及其它事項無法如期辦理所產生一切后果由員工本人承擔。6.2. 員工進入公司，人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集、整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚、手續齊備。6.3. 離職人員檔案與離職手續材料保存期限為37、年。6.4. 退休人員檔案與退休手續材料保存期限為永久。6.5. 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節嚴肅處理。對違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法的，要依法處理。7 檔案的提供和利用7.1. 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：7.1.1. 人事檔案除特殊情況一般不得借出查閱。員工個人或部門因工作需要向政府、辦事機構提供員工檔案信息復印件的，需由個人或部門主管提出申請，經人力資源部經理批準，并嚴格履行檔案查看、借閱手續方可借出。7.1.2. 查閱權力：（1） 全部內容可查：公司人力資源部、員工本人。（2） 部分內容可查：綜合部、財務部8、秘書部、員工所在部門領導。（以上人員均無權查看員工戶口頁信息）7.1.3. 人事檔案的借出期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。7.1.4. 檔案管理人員、員工本人、借閱人，任何人不準以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準將應歸檔材料據為已有或者拒絕歸檔；不準將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。7.1.5. 查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節輕重和造成的后果，對負有主要責任人員和直接9、責任人員進行批評教育，或給予相應處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，從嚴從重處理，并不得繼續從事人事檔案管理工作，情節嚴重的要追究其法律責任。8 檔案材料的轉入與轉出8.1. 凡符合公司所在地區存檔政策的員工須在招工手續辦理完畢后一個月內將外部人事檔案交人力資源部轉入公司所在地人才中心或勞動局存檔，具體操作步驟以公司所在地區檔案管理政策為準。檔案逾期未轉入本公司指定存檔機構，造成離職無法享受失業金或其它后果的，由員工本人承擔。8.2. 員工辭職、解除合同或被開除、辭退等，應由人力資源部在一個月內，將公司內部人事檔案中的勞動合同、養老保險手冊、退工退檔手續表單與該員工存放在人才管理10、中心的外部人事檔案合并后轉交其新的工作單位或員工指定的人才管理中心、戶口所在地街道勞動（組織人事）部門。8.3. 轉遞檔案應遵守下列規定：8.3.1. 派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；8.3.2. 對轉出的材料，不得扣留或分批轉出；8.3.3. 做好退檔記錄，備查。9記錄員 工 檔 案 工號：姓名： 性別：所屬中心： 部門： 崗位：必要項應聘人員（外部）登記表： 應聘人員面試評價表：入職測評相關資料： 個人簡歷：員工人事登記表：身份證：復印件 掃描件 戶口頁（首頁及本人頁）：復印件 掃描件學歷證：復印件 掃描件學位證：復印件 掃描件一寸照片：原件 電子檔就失業證原件：（單獨存放）養老保險手冊原件：（單獨存放）原單位解除勞動合同證明書：新員工提交文件通知：勞動合同： 實習協議： 退休返聘協議：雙方約定： 保密協議：特殊項相關證書： 職稱證 特崗證 資格證 退休證 退伍證 入職人員請仔細閱讀以下注意事項本人向公司出示的、陳述的任何有關自身情況的說明都是真實的。本人自身情況包括但不限于本人的學歷、學位、職稱、執業資格、職業技能、工作經歷、教育培訓經歷、身體狀況等等。本人就上述自身情形做出不實陳述、出示不實材料，則視為欺詐行為，依據國家相關法律規定，公司可以據此解除與本人的勞動合同，公司不負擔任何賠償責任。 本人簽字： 年 月 日備注