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1、設備公司人事檔案管理制度附借閱申請表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規范化、制度化、科學化，結合公司實際，特制定本制度。2. 職責人力資源部負責本制度的起草、執行和修訂。總經理負責對本制度進行審定、批準，并敦促人力資源部嚴格執行。人力資源部在執行過程中主要負責人事信息的收集、甄別、整理和保管，保證原始資料及相關信息齊全完整，確保人事檔案管理的保密性和使用的方便性。3. 適用范圍：全公司各部門及全體員工。4. 檔案分類4.1 員工入職2、檔案：分在職員工檔案和離職員工檔案。該檔案包含了員工入職過程中的所有記錄材料，及員工自進入公司開始個人崗位發生變化、個人調動、獎懲記錄等可以記錄員工在公司內部發展軌跡的材料。4.2 基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。4.3 薪酬福利檔案：主要包括每月工資發放記錄，工資表，社會保險繳納記錄；各類商業保險、假期、旅游等公司福利；各種獎金記錄等。4.4 績效管理檔案： 包括但不限于試用期、月度、季度、年度、任職、轉職/轉崗、晉升、降職、獎勵、處罰等各類員工績效考核報告，以及相關的附件等資料。4.5 員工培訓檔案：包括培訓計劃、培訓教材、培訓簽到表3、培訓總結、培訓考核成績等與員工培訓有關的所有資料。4.6 人力資源工作檔案：在人力資源管理工作中形成的材料按屬性、內容、年份分類保存。如員工試用期工作評定表、辭職申請表、職責交接工作程序、離職/轉職手續辦理清單等資料。5. 檔案管理規定5.1 “員工人事檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內部管理。5.2 員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按入司順序編號歸檔，按每人一個檔案袋整理，以便查找。（1） 員工人事檔案分電子檔案和紙質檔案，要確保兩份資料的信息完全一致、同步更新。（2） 員工人事檔案4、中保存應聘錄用、勞動合同、薪資福利（休假、醫療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，由人力資源部專人負責管理。（3） 在職員工的基本資料有變（如學歷變動、個人技術職稱、婚姻狀況等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。否則，因員工未及時申報、導致信息錯誤和不完整造成的損失，將由員工本人承擔；人事專員必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。（4） 員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工人事檔案封存；檔案保存原則上3年后方可銷毀，管理層檔案需保存8年以上。檔案銷毀須經人力資源部負責人及總經理批準，銷毀員工檔案必須按員工檔案銷毀流程5、嚴格執行。（5） 人力資源部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關的員工檔案，查閱員工檔案必須按員工檔案借閱流程嚴格執行。（6） 任何人員不得私自更改人事檔案內容，員工檔案僅供公司內部使用。（7） 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查閱員工人事檔案應經總經理批準，并辦理登記手續，原則上應當天歸還。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。（8） 根據安全保密、便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。6. 檔案的保密6.1 嚴格遵守公司關于資料檔案文印管理的各項制度，維護檔案完整和安全，不向外人泄露檔案秘密。6.2 對重要的文件要設專柜存放。7. 人事檔案管理流程6、7.1 人事檔案管理流程，見附件17.2 人事檔案借閱申請表人事檔案借閱申請表申請日期姓名借閱內容審批人簽字歸還日期備注7.3 人事檔案銷毀申請表人事檔案銷毀申請表申請日期姓名銷毀內容審批人簽字銷毀日期備注8. 執行人力資源部應嚴格遵照此規章制度執行。本制度的執行情況將作為相關責任人績效考核的重要內容。9. 修訂：本制度由人力資源部根據公司具體情況不定期進行修訂。10. 時效：本制度從年11月15日開始執行。11. 分發及送達：本制度在全公司公示，并使每位員工知曉。12. 附件12.1 附件1：檔案建立流程、檔案借閱流程、檔案銷毀流程。有限公司人力資源部起草人： XXX 審核人： XXX 簽發人： XXX 日 期： XXXXXX 日 期： XXXXXX 日 期： XXXXXX