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1、集團人事檔案借閱保密及保存期限管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 集團人事檔案管理制度一、總則為了將集團人事檔案管理工作制度化、規范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關人事檔案材料的借閱和使用，結合我集團的實際情況，特制定本制度，本辦法適用范圍：集團所屬各子公司。二、人事檔案管理內容（一）入職檔案1、個人簡歷、員工求職登記表、入職試卷、面試評價表、入職聲明、身份證復印件、學歷學位證書復印件、各類資格證書復印件、離職證明原件、體檢報告，一寸彩色照片，入職基線表等個人入職基本信息。2、勞動合2、同、保密協議、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議，勞動合同簽收單存根等。（二） 培訓檔案1、培訓申請表2、培訓記錄表3、培訓簽到表4、培訓總結表5、新員工入職培訓試卷6、培訓心得7、培訓效果評估表8、培訓服務協議9、員工個人培訓檔案（三）職位檔案1、職位說明書2、職務任命書3、職務變動申請4、職位職務變更記錄。（四）薪酬考核檔案1、試用期考核表2、員工試用期總結表3、季度/年度考核記錄表4、考核成績5、考核面談記錄6、工作記錄7、調薪申請單8、調薪/降薪記錄。（五）離職及其他檔案1、離職申請2、離職工作交接單3、離職談話記錄4、離職證明存根5、補償金協議等6、其他補充協議7、各類獎勵、處罰記錄3、等。三、人事檔案的歸檔（一）歸檔的員工入職前,人事主管對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。（二）當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料復印件交人事部歸檔，原件當場查驗。（三）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚。（四）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。（五）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，以便查閱。（六）歸檔4、程序如下：首先對各類人事資料進行鑒別、整理，看其是否符合歸檔的要求，由集團指定專門的人事專員進行整理、分類、歸檔與保管，再由人事專員轉交集團檔案室統一保管。四、人事檔案的借閱（一）主管級以上人員可以到人事專員處或者檔案室查看檔案，需填寫檔案查閱登記表，其他人員不得要求檔案查閱，如有特殊需要，經行政人事經理批準，方可查閱或者復制，并辦理借閱登記手續。查閱或者復制人事檔案的人員，嚴禁在人事檔案上涂畫、拆封和抽換。檔案管理人員要做好查閱的資格審查及登記工作。（二）所有經過批準，注明借閱時間的人事檔案需在規定時間內歸還檔案室(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印、遺失檔案者集團5、將給予警告或開除處罰。五、人事檔案保密規定及保存期限1、集團指定專門的人員負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。2、文書檔案(人事政策性通知及資料,含月度考勤結果),應聘者檔案、解聘人員檔案、試用期員工檔案、正式員工檔案屬保密檔案；管理人員檔案,人事證件檔案屬機密檔案、年度部門崗位規劃表、考評結果、調資審批表及每季度更新存檔的員工花名冊、聘任結果、員工工資表等屬極機密檔案。保密以上檔案的查閱必須經借閱人所在部門總監及行政部總監的批準方可借閱。3、集團的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀，高管及核心人員離職后保存至8年方可銷毀，應聘人員簡歷保存2年即可銷毀。六、本辦法從公布之日起執行，凡與本辦法不符的，一律以本辦法為準。 xx企業集團有限公司 20xx年8月28日