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1、集團公司人事檔案借閱及轉遞管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團公司人事檔案管理規定1.總則1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據之一。為加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經歷和德才情況的真實記錄；保密性，它屆黨和國家的機密；可靠性，它必須具有完備的手續；獨立性，它是以個人為立案單位。1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統一管理。2.人事檔案的歸檔范圍2.12、 組織人事部門應當歸檔的材料包括：a 干部履歷表；b 中層干部任免、聘任及解聘材料；c 科技干部技術職稱確定呈報表；d 大中專畢業生轉正定級表；e 各類干部的鑒定材料；f .出國人員審批表及出國人員鑒定表；g 學歷證明；h 干部退休、離休審批表；i 干部違紀處分決定、批復等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料；j 取消或撤銷行政違紀處分決定、批復、平反決定材料及本人申訴材料；k 后備干部考核材料及登記表；1 工程技術人員和業務管理人員獎勵材料；m 大中專畢業生、對調和單調干部以及轉業干部檔案；n 發展新黨員有關材料，如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉正申請；o 中國共產黨黨員登記3、表；p 公司以上先進獎勵材料；q 中國共產黨黨員退黨的有關材料；r 預備黨員延長預備期及取消預備黨員資格材料；s 中共黨員違紀處分決定，批復及處分的甄別材料及平反決定材料。2.2 勞資部門應歸檔的材料主要有：a 員工登記表；b 各種審批表：如勞動合同制審批表、調整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業崗位審批表；c 各類生產工人檔案；d 工人行政違紀處分決定及本人檢查材料；e 撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料；f. 退職、退休人員提高待遇審批表；g 開除廠籍及解除合同的有關材料。2.3 保衛部門應歸檔的材料主要有：a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書；b 刑事處分材4、料；c 勞動教養通知書及教養期滿釋放有關材料。2.4 公司工會應歸檔的材料主要有：a 公司級以上先進生產者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事跡材料；b 干部、工人死亡后組織上寫的悼詞；c 干部、工人非正常死亡的調查材料及善后處理意見。2.5 團委應歸檔的材料主要有：a入團志愿書、入團申請書；b退團申請書及退團登記表；c團員及團干部各種獎勵材料；d 團員違紀處分材料及撤銷處分的決定；e 團員各種鑒定材料。3 人事檔案的管理3.1 人事檔案歸檔要求 歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚，并寫在材料醒目的位置。 歸檔的材料，應鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書5、寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開折頁。 形成材料的部門要認真填寫以下內容：a 形成材料的部門應蓋公章；b 單位負責人應簽字；c 個人形成的材料，形成材料人應簽字；d 填寫形成材料的年、月、日。3.2 人事檔案的保管要求： 對存放檔案的庫房要求，主要有：a 庫房清潔、適用和牢固；b 有防盜及防火措施和工具；c 既能防潮，又能防曬；d 有防蟲及防鼠措施。. 按“企業檔案分類”規定，必須做到認真鑒別，分類準確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案、卡片、人員、名冊四統一。 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環境情況，若發現問題及時采取措施加以解決。 經常保持人事檔案6、與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發現問題及時采取措施糾正。 每半年進行一次抽查，每年進行一次全面檢查。4 人事檔案的借閱4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續：a 調資；b 提級考核；c 調動工作；d 任免事項；e 政審；f 組織處理；g入黨；h 出國；I 離、退休等。4.2 查閱人事檔案的手續 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借；必須外借時，需經有關組織部門領導批準，但不得中途轉借。外借檔案必須在十五天內歸還。 查閱人事檔案人員，對檔案應嚴加保密，不得向無關人員泄密。 查閱人事檔案時，不準在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復印。 閱檔時必須7、抄錄有關材料，需經檔案室主管人員同意。 組織、人事、紀委、保衛等部門查閱檔案時，須經本部門主管領導批準。 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：.1 由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。.2黨委組織部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。.3證明材料由黨委組織部門主管領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。5 人事檔案的轉遞5.1 人事檔案轉入或轉出，人事檔案部門要審批手續完備，登記清楚，責任明確。5.2 凡員工調動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。5.3 凡調往外省、市的工人、干部，其本人檔案內黨委組織部門負責郵遞。5.4 人事檔案轉遞方式 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴密包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。 市內人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應郵寄，不得本人攜帶