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1、集團(tuán)公司內(nèi)部人事檔案管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一條目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍集團(tuán)公司內(nèi)部人事檔案管理。第三條人員職責(zé)1. 負(fù)責(zé)接收、鑒別和整理員工的檔案2. 負(fù)責(zé)保管員工檔案，并做好員工檔案的安全、保密保護(hù)工作。3. 負(fù)責(zé)辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。第四條檔案的分類1. 員工入公司前隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。2. 員工公司后的員工檔案管理材料，包括個(gè)人簡歷、培訓(xùn)情況、任免、工資調(diào)整、2、職稱變化及員工基本情況復(fù)印件備查材料。第五條員工檔案的管理，1. 員工人事檔案管理。（1）一般情況在員工試用期滿后，需要轉(zhuǎn)移人事檔案的員工向人力資源部提交檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，由人力資源部向其人事檔案關(guān)系所在單位發(fā)出調(diào)函，交予需要轉(zhuǎn)移檔案的員工，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把檔案轉(zhuǎn)入公司。檔案管理人員應(yīng)在接到調(diào)入檔案時(shí)當(dāng)場拆封查驗(yàn)，如有缺漏或疑點(diǎn)，應(yīng)將檔案密封交員工本人退回原單位補(bǔ)齊或作出書面解釋。（2）員工合法終止解除勞動(dòng)合同，有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在終止解除勞動(dòng)關(guān)系手續(xù)清單上簽字，確認(rèn)無遺留問題；離職員工轉(zhuǎn)出人事檔案時(shí)，由該員工出具新接收單位的調(diào)檔函，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封人事檔案，連同開具的“檔案材料轉(zhuǎn)移單”及3、其他相關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位。（3）人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（經(jīng)理）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、檔案材料內(nèi)容。2. 員工管理檔案的管理（1）員工管理檔案是公司為每一位員工建立的內(nèi)部管理檔案。包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。建立此檔案詣在方便內(nèi)部管理。（2）員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)歸進(jìn)員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。（3）員工管理檔案中保存應(yīng)聘記錄、勞動(dòng)合同、薪酬福利（休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓(xùn)等）4、獎(jiǎng)懲、考核、體驗(yàn)等所有材料的原件，人力資源部指派專人負(fù)責(zé)管理。（4）員工管理檔案中不應(yīng)包含秘密內(nèi)容，人力資源部員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱員工的管理檔案，任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容。（5）員工管理檔案僅供公司內(nèi)部使用。第六條檔案的歸類、排列和編號(hào)按照文件材料的名稱進(jìn)行歸類，歸類后，每類材料應(yīng)按一定的順序排列，即按照材料形成的時(shí)間先后，依次排列。采用這種方法，便于了解事物的來龍去脈，掌握員工的成長和發(fā)展變化情況，有利于新材料的繼續(xù)補(bǔ)充。按照一定的順序?qū)γ款悪n案進(jìn)行科學(xué)的編號(hào)，是檔案整理和保管工作的重要一環(huán)。第六條檔案的銷毀1、 公司簡歷的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，對(duì)于辭職、辭退、離職等人員的檔案，資源供離職之日起保存兩年后可銷毀。2、 按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并將銷毀申請(qǐng)單存檔。第七條附則人力資源部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改，解釋權(quán)歸人力資源部