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1、飯店員工人事檔案保管借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.02.03.03.13.23.33.44.04.14.24.34.44.55.05.15.25.3目的規范及完善人事檔案管理工作。適用范圍員工錄用后，人事檔案庫的建立與管理。職責人力資源部經理負責其他部門對人事檔案借出、查閱的審批。 部門負責人負責借、閱人事檔案的審核。人事檔案管理員職責負責人事檔案的接收、整理、裝訂、存放；人事檔案的借、閱、登記、統計；員工花名冊的更新與存檔。保密工作。部門兼職秘書職責負責本部門操作層員工人事檔案的接收、整理、裝訂2、存放；操作層員工花名冊的更新與存檔。內容員工檔案管理員工基本檔案資料的確定，凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：a) 員工登記表； b)8張一寸紅底照片 ；c)個人簡歷；d)畢業證書復印件；e)各類職稱及資格證書復印件；f)學歷鑒定書；g)身份證復印件；h)社保卡復印件；I)獨生子女證明復印件；j)與公司簽訂勞動合同原件；k)新員工承諾書；l)工作安排通知單、內部調動通知、晉升任免通知；m)指定醫院體驗報告證明；n)原公司離職證明；o)深戶擔保書等為方便查閱檔案資料，根據員工入司先后時間進行編號，編號采用四位阿拉伯數字，例如：00001。為便于系統化管理，檔案分為在職員工檔案庫和離職員工檔案庫，當3、員工離職時，其編號停止使用，號碼也隨之作廢，檔案調入離職員工檔案庫。人事檔案管理員須將員工檔案按編號進行整理、編號、歸檔，及時將個人檔案的姓名、編號、個人資料等，逐一登記在員工花名冊上，并根據內部調動通知單、晉升任免通知等對員工花名冊的內容及時修改。員工花名冊由人事檔案管理員每月整理一次，交檔案管理員保存。操作層員工檔案管理操作層員工的人事檔案管理各部門兼職秘書可依據以上程序進行，每三個月整理一次，并將電子版的操作層員工花名冊發郵件至人事檔案管理員，交公司檔案管理員保存。檔案保管人事檔案管理員必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜工作，應定期對檔案進行檢查。人事檔案資料保存期限為長期。員工4、人事檔案借閱人事檔案一般只限于公司員工及總公司需要借閱的人員借閱。檔案一般只限于在檔案室內查閱，因工作需借出或復印時，必須填寫人檔案借閱申請審批表。人檔案借閱申請審批表經部門負責人簽字部門經理批準簽字后，方可借出檔案。借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失并保證如期歸還。檔案管理意外事件處理程序發生意外事件時，首先應立即將事件情況報告人事經理。當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案。當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原；若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門及相關人員協助設法重新補制。在進行補救工作的同時，對意外事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰。對發生的意外事件及處理情況須進行登記。記錄人事檔案借閱申請審批表員工花名冊操作層員工花名冊