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1、信息科技發展企業人力資源文件歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX集團人力資源文件歸檔管理制度1 目的及適用范圍1.1 集團人力資源文件歸檔管理制度是針對集團各中心、各集團公司人力資源檔案的管理、真實全面記錄職員的全部工作經歷，使檔案管理標準化、制度化；1.2 集團各中心、各集團公司及其子公司須嚴格遵守本制度，各集團公司可依據本制度，根據各集團公司的實際情況制定相應實施細則，報集團人力資源委員會審批通過后執行。2 釋義2.1 職員檔案：指集團全體職員勞動合同、培訓、福利等所直接形成的對企業有存儲價值的各種2、文字、憑證、證件等不同形式的歷史記錄。3 原則3.1 統一管理原則：集團全體職員檔案由集團人力資源中心分不同情況存檔或備案；3.2 職員檔案完整原則：確保職員檔案完整、準確，反映職員的真實內容和歷史過程；3.3 時限原則：集團全體職員入職、轉正、調動、離職后7個工作日內，人力資源部門需更新該職員的職員檔案，并報集團人力資源中心備案。4 組織管理及權限4.1 集團人力資源委員會4.1.1 審批XX集團人力資源文件歸檔管理制度；4.2 集團總裁4.2.1 審核XX集團人力資源文件歸檔管理制度；4.3 集團人力資源中心4.3.1 XX集團人力資源文件歸檔管理制度的制定、解釋、修改；4.3.2 集團各3、中心職員檔案的建立、監約、審核、備案；4.3.3 各集團公司副總經理級以上職員檔案原件歸檔；各集團公司副總經理級以下職員檔案復印件備案；4.3.4 各集團公司子公司副總經理級以上職員檔案原件歸檔；各集團公司子公司副總經理級以下職員檔案復印件備案；4.3.5 計劃財務中心全體職員、各集團公司及其子公司負責印信、證照管理的職員檔案原件歸檔。4.4 各集團公司人力資源管理部門4.4.1 本集團公司職員職員檔案的維護管理；4.4.2 各集團公司副總經理級以上職員檔案復印件備案；4.4.3 各集團公司副總經理級以下職員檔案原件歸檔；4.5 各集團公司子公司人力資源部門4.5.1 負責本公司職員檔案的維護4、管理；4.5.2 各公司副總經理級以上職員檔案復印件備案；4.5.3 各公司副總經理級以下職員職員檔案原件歸檔；5 檔案管理5.1 職員檔案內容5.1.1 職員檔案自職員報到之日起由各級人力資源部門建立，職員須保證職員檔案資料內容的完整性、實效性、真實性，并有責任向人力資源部門提供所要求的一切資料。5.1.2 基本類5.1.2.1 身份證（或戶口卡）原件及復印件；5.1.2.2 畢業證書、學位證書原件及復印件；5.1.2.3 職稱證書原件及復印件；5.1.2.4 駕駛執照原件及復印件；5.1.2.5 近期1寸照片4張 ；5.1.2.6 體檢表原件；5.1.2.7 入職準備工作安排單；5.1.25、.8 入職手續辦理單；5.1.2.9 職員入職登記表；5.1.2.10 新職員入職引導確認書；5.1.2.11 職員轉正申請審批表；5.1.2.12 轉正述職報告書 ；5.1.2.13 轉正評審會議記錄單；5.1.2.14 轉正評估表；5.1.2.15 勞動合同；5.1.2.16 職稱證明。5.1.3 人事變動類5.1.3.1 職員調動、借調表；5.1.3.2 人事變動手續辦理單；5.1.3.3 勞動關系轉移通知單；5.1.3.4 工作移交清單；5.1.3.5 離職申請和審批表；5.1.3.6 離職手續辦理單；5.1.3.7 工作交接單；5.1.3.8 終止/解除勞動合同通知單；5.1.3.96、 辭退建議表；5.1.3.10 辭退通知書；5.1.3.11 解除勞動合同的證明；5.1.3.12 協商解除勞動合同協議書；5.1.3.13 職員離職補償金發放通知單。5.1.4 福利類5.1.4.1 購房申請表5.1.4.2 購房補助金額通知單5.1.4.3 購房協議書5.1.4.4 公務購置申請表5.1.4.5 公務車使用協議書5.1.5 培訓類5.1.5.1 培訓協議書5.1.5.2 XX集團MBA學習推薦表5.1.5.3 借款協議5.1.5.4 外派培訓申請表5.1.5.5 培訓成效總結表5.1.6 其它5.2 歸檔時間5.2.1 入職職員檔案5.2.1.1 新職員入職后7個工作日之內7、人力資源部門為新職員建立職員檔案；5.2.2 調動職員檔案5.2.2.1 內部調動職員調動后7個工作日之內人力資源部門完成調動手續的辦理，并更新職員檔案；5.2.3 離職職員檔案 5.2.3.1 離職職員離職后7個工作日之內人力資源部門調整職員檔案存放位置，及更新職員檔案；5.3 人力資源文件的歸檔管理5.3.1 集團人力資源中心負責職員檔案相關材料的收集、整理和維護工作，保證職員檔案的完整性和準確性；5.3.2 每月15日前，各集團公司人力資源部門匯總職員檔案通報集團人力資源中心歸檔、備案；5.3.3 集團人力資源中心為每位職員按職員編號設立職員檔案冊。5.4 職員人力資源文件借閱5.4.18、 職員檔案的借閱，只限于集團人力資源部門及各集團公司管理層；5.4.2 借閱手續，必須經過集團首席人事官同意后，方可借出。5.5 職員人力資源文件保密5.5.1 檔案室（柜）和鑰匙必須有專人保管；5.5.2 建立閱檔記錄，防止失密泄密；5.5.3 檔案室嚴禁煙火和放置易燃、易爆等物品；5.5.4 對所保管的職員檔案每月度核對一次；5.5.5 非管理人員及無關人員一律不得進入檔案室；5.5.6 人力資源部門負責職員檔案的職員不準向無關人員談論、泄露有關職員檔案的內容。5.6 職員人力資源文件的保護5.6.1 人力資源部門應設立規范的檔案室存放檔案，檔案室應嚴格管理，保證檔案資料的完整、安全。5.9、6.2 檔案室管理要求具體見XX集團檔案管理制度；5.7 人力資源文件保管期限5.7.1 在職：永久保存5.7.2 離職：5.7.2.1 總監級以上職員永久保存5.7.2.2 經理級職員保存10年5.7.2.3 經理級以下職員保存8年6 監約管理6.1 集團人力資源中心職業生涯部、ISO管理與監約部為集團及各集團公司職員檔案管理的業務指導和監督檢查管理部門，每季度對各集團公司及其子公司進行一次服務與監約。集團人力資源中心對每次指導檢查的結果予以公布。7 相關表格7.1 案卷目錄7.2 職員檔案借閱登記表7.3 職員檔案移交清冊7.4 職員檔案交接單8 附則8.1 本制度為第二級制度，即無論是集團的核心層、中堅層和集團相關職員必須了解、認識并能夠在實際工作中遵守和執行；8.2 本制度自XX年7月10日起試行3個月，XX年10月10日正式實行,本制度自試行之日起生效。XX投資集團有限公司XX年7月1日附件1：案卷目錄序號責任人案卷題名時間頁數備注123附件2：職員檔案借閱登記表序號文件題名頁數借閱時間借閱人歸還時間經辦人123附件3：職員檔案移交清冊單位：序號責任人文件題名時間頁數備注123移交人： 接收人： 監交人：日期： 日期： 日期：附件4：職員檔案交接單序號文件名稱頁數份數移交人： 接收人： 監交人：日期： 日期： 日期：