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1、財產保險公司人力資源系統管理辦法附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 人力資源系統管理辦法第一章 總則第一條 為加強人力資源系統的管理，明確各級系統操作人員的職責與權限，提高人力資源系統運行的效率和效果，確保人力資源各項數據及時、準確、完整，更好地為公司、員工提供服務，特制定本辦法。第二條 人力資源系統是公司應用軟件系統中的基礎系統，實現員工人事信息管理、人事異動處理、員工招聘管理、績效管理、培訓管理、人力資源報表管理、員工自助服務等人力資源管理功能。第三條 人力資源系統管理原則：1、 權限與責任對等原則：誰使用，誰2、負責，按照授予的權限進行系統的操作，并承擔相應的責任。2、 嚴格保密原則：系統各項人事信息、薪酬數據必須嚴格保密，未經授權，不得泄漏。3、 準確完整原則：系統各項信息必須準確、完整，并及時更新。第四條 本辦法適用xx財產保險股份有限公司人力資源系統的管理。第二章 職責與權限 第五條 組織機構一、總公司（一）人力資源部：1、 人力資源管理系統的建設規劃、組織選型和系統實施。2、 人力資源系統在全公司的推廣使用、升級優化和監督檢查。3、 制定、完善人力資源系統各模塊指導操作手冊。4、 負責人力資源系統用戶權限管理。5、 負責人力資源系統中總公司各部門、分公司、分公司職能部門、三級機構組織架構裂變（3、包括新設、合并、拆分、升級、降級、撤銷，下同）的管理。6、 指導、監控、解決人力資源系統運行中出現的問題，并對總公司員工、分公司系統管理員進行培訓。7、 負責總公司員工、分公司經營班子、委派財務負責人以及稽核人員信息的維護。（二）信息技術部：1、 參與人力資源管理系統的建設規劃、系統選型和系統實施。2、 對人力資源系統提供網絡與設備維護等支持和技術保障。3、 組織人力資源系統與公司其它系統接口的開發與維護。4、 負責人力資源系統自定義報表的設計工作。5、 負責人力資源系統數據庫的備份與安全管理。（三）市場部：1、 及時向總公司人力資源部提供二級機構、三級機構的裂變信息。2、 負責核心業務系統中4、與HR系統對接信息的維護。3、 公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。二、分公司（一）人力資源部：1、 負責人力資源系統在分公司和所屬三級機構的推廣使用。2、 人力資源系統中所屬三級機構部門、四級機構、業務團隊的設置。3、 負責分公司各項人力資源數據的及時更新、日常維護，確保數據的及時、準確和完整。4、 對分公司本部、所屬三級機構人力資源系統的使用進行指導和檢查監督，并負責對分公司本部、同城三級機構員工以及異地三級機構系統管理員進行系統操作培訓。5、 及時反饋分公司使用人力資源系統中的問題以及優化建議。6、 負責權限范圍內分公司員工、三級機構經營班子人員信息的維護。（二）市場部：1、 負5、責分公司前線人員在系統中的各項人事事務操作。2、 及時向分公司人力資源部提供四級機構裂變及業務團隊變動（包括新設、合并、撤銷）信息。3、 分公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。三、三級機構（一）同城三級機構：原則上統一集中到分公司本部進行各項人力資源系統操作。（二）異地三級機構：1、 負責人力資源系統在三級機構的推廣使用。2、 負責對三級機構員工進行系統操作培訓。3、 及時反饋三級機構使用人力資源系統中的問題以及優化建議。4、 負責三級機構員工信息的維護。5、 第六條 系統管理員（一）總公司系統管理員1、參與人力資源系統的建設規劃和系統實施。2、組織優化公司人力資源管理系統以及完善相關6、操作手冊。3、負責人力資源管理系統用戶權限、經理人自助常用報表的設置和主控臺的管理。4、協助信息技術部處理與公司其它應用系統進行對接。5、組織分公司系統管理員和總公司員工進行系統使用的培訓。6、指導、監督人力資源系統的運行，研究、解決分公司反饋系統使用過程中的問題，并提出處理意見。7、負責人力資源系統的運行、數據維護監督和日常管理。（二）分公司系統管理員1、 負責權限范圍內，人力資源系統在分公司的應用管理，確保分公司人力資源數據的及時、準確、完整。2、 組織所屬三級機構系統管理員和分公司員工系統使用的培訓。3、 及時反饋分公司使用HR系統中的問題以及優化建議。4、 指導、解決分公司員工、所屬三7、級機構系統管理員反饋的問題。（三）三級機構系統管理員1、 負責權限范圍內，人力資源系統在三級機構的應用管理，確保三級機構人力資源數據的及時、準確、完整。2、 負責三級機構員工系統使用的培訓。3、 及時向分公司系統管理員反饋三級機構使用HR系統中的問題以及優化建議。第七條 員工1、 在權限范圍內，按照系統操作說明書進行員工自助操作。2、 及時向所屬機構人力資源部反饋個人變動信息、使用HR系統中的問題以及系統優化建議。第三章 系統使用管理第八條 系統中的所有使用人員要自覺遵守系統管理相關的規章制度，按照授予的權限（附件一：系統權限分配表（一期），認真完成本人在系統中所承擔的職責。（備注：目前權限僅8、按照人力資源系統一期實施項目進行授權）第九條 用戶因工作需要變更個人操作權限，須認真閱讀本辦法，并按照以下流程進行辦理： 員工填寫權限變更申請表（附件二）分公司人力資源部審核總公司人力資源部審批總公司系統管理員進行權限授予第十條 公司員工持有唯一的系統登陸帳號。員工應保證個人帳戶密碼的安全性，不得將密碼透露給他人。員工取得初始密碼后應立即修改，若因帳號、密碼被他人使用造成不良影響，一切后果由本人承擔。第十一條 員工忘記密碼的，應向總公司系統管理員發送郵件，提出修改密碼申請，經總公司系統管理員核實后重新設置員工密碼。第十二條 任何用戶不得索取他人帳戶密碼，未經授權，不得用其他人員帳號進行系統操作9、。第十三條 分公司和異地三級機構必須明確一位系統管理員，負責本機構人力資源系統的日常管理（具體職責見第二章）。系統管理員必須責任心強，具有良好的職業操守，一定的人力資源管理知識和應用軟件操作知識。第十四條 同城支公司如因工作需要須設系統管理員，須按第九條流程向總公司人力資源部提出書面申請，審批同意后授予相應的系統操作權限。第十五條 擔任系統管理員的員工須屬于人力資源系列。總公司系統管理員為人力資源部HR項目經理，分公司系統管理員由分公司指定，三級機構系統管理員為人事行政崗。分支機構須在系統管理員確定后一周內將系統管理員名單（附件三）以分公司為單位上報總公司人力資源部。第十六條 分支機構系統管理10、員有變動的，由上一級系統管理員進行人員異動處理，并在3日內將新系統管理員名單上報總公司人力資源部，由總公司系統管理員進行權限授予。第十七條 分支機構新系統管理員上崗前應到上一級人力資源部進行不少于3天的崗前技能和實務操作培訓。第四章 系統維護管理第十八條 人力資源系統是公司人力資源管理的基礎系統，人力資源數據的統計、查詢來源于該系統。各項人力資源系統操作應合理分工，操作職責落實到人，保證各項數據的及時、完整和準確。第十九條 分支機構人力資源系統操作人員分工有變化的，須填寫信息維護落實表（附件四），并上報總公司人力資源部。第二十條 系統維護人員須嚴格按照規范操作系統，認真、及時維護員工各項人力資11、源數據。第二十一條 新入司員工的基本信息須在發入司通知書3日內錄入系統，入司時間以入司通知書為準，人員信息中必填項須按要求填寫完整、準確。未提供完整入司資料的，人員基本信息暫不錄入系統。第二十二條 員工個人信息發生變動，要及時向人力資源部提供人員信息及相關證明材料，經所在機構人力資源部核實后在系統中修改員工信息，保證系統中人員信息的及時準確。第二十三條 人員信息發生變動后，系統維護人員須按照授予的權限，及時進行相關的人力資源事務操作，維護人員信息。員工離司的，需在3日內進行更新維護；其他人員信息發生變動的，系統維護人員必須在當月20日前更新維護完畢。第二十四條 員工休假超過3個月或者無故曠工312、天以上的，信息維護人員須在系統對其員工狀態作不在職、員工類別作待崗處理。第二十五條 員工離司須進行辭職或辭退事務處理，不得刪除人員信息。在辦理完離職手續之前，信息維護人員須在系統里對其作待崗處理，待其相關手續辦完后，再對其作離職處理。第二十六條 在人事事務處理中，員工如發生內部調動，員工調動日期須與新入職日期一致，日期以調動通知時間為準。如無調動通知的，以公司領導簽字日期為準。第二十七條 機構組織架構進行調整的，須按照以下程序進行辦理：（一） 總公司部門新設、合并、名稱改變或分公司新設、升降級的：總公司信息維護人員根據公司發文進行相關系統操作，機構組織架構調整時間以發文日期為準。（二） 三級機13、構新設、合并的：總公司市場部須向總公司人力資源部發三級機構新設或合并的工作聯系函，內容包括三級機構新設/合并的批準時間、三級機構名稱等，總公司信息維護人員據此進行相關系統操作。（三） 分公司部門新設、合并的：總公司信息維護人員根據分公司報備的發文進行相關的系統操作，機構組織架構調整時間以分公司發文時間為準。（四） 分公司業務機構（團隊）新設、合并的：分公司市場部須向分公司人力資源部發相關的工作聯系函，內容包括公司批準時間、機構（團隊）名稱等，分公司信息維護人員據此進行相關系統操作。 組織架構發生變動的，其人員在系統中的異動處理須在當月20日前操作完畢，人員異動時間與入新職時間一致。第二十八條 14、分支機構成立新部門的，應及時向總公司人力資源部提供新設部門標準的職位設置和職位說明書，由總公司相關人員在系統中設置新部門和新職位。第二十九條 分支機構不得擅自修改系統標準職位設置，新設部門要按照總公司下發的標準職位進行設置，如因工作需要須增加新職位的，分支機構須向總公司人力資源部申請，經同意后由總公司相關人員進行設置。第三十條 人力資源系統正式運行后，公司所有人員的薪酬須在系統中進行計算發放。每月人員薪酬信息不得晚于下月15日前錄入系統進行計算、發放。第三十一條 系統使用人員遇到問題或優化建議，可填寫系統問題反饋單（附件五），并提交給總公司人力資源部。總公司系統維護人員須認真解答、反饋答復。第15、三十二條 為提高系統的穩定性、可靠性、安全性和運行速度，總公司人力資源部保有隨時對軟件操作系統進行升級的權利。如因系統維護或升級的需要而需暫停服務，總公司人力資源部將在事先進行通告。第五章 系統安全管理第三十三條 系統使用人員須遵守公司保密紀律規定，并對權限范圍內的人力資源數據的保密性、準確性、完整性、安全性負責，不得危害系統的安全運行。第三十四條 各級系統管理員應定期檢查人力資源系統，發現問題及時解決，無法解決的要立即與總公司人力資源部聯系，確保系統正常運行。第三十五條 當使用人員發現系統問題，應填寫系統問題反饋單，并及時通知所在機構系統管理員，系統管理員須認真解決并及時反饋。第三十六條 各16、級系統管理員處理員工反映的問題，須留有記錄，并建立完善的工作記錄，對發生的問題及解決措施有詳細的書面記載。第三十七條 人力資源系統的數據應當有完善的備份制度，重要的人員數據庫信息每周至少備份一次。第六章 獎懲第三十八條 各級人力資源部負責人作為人力資源系統管理的第一責任人，各級系統管理員作為第二責任人，須認真落實管理職責，確保人力資源系統各項數據和操作的準確、及時和完整。第三十九條 系統使用人員應按照系統操作說明書進行系統操作，不得違規做危害系統運行的事情。如造成不良影響的，應負責賠償，并根據情節輕重情況，給予罰款、考核扣分、通報批評、降級、降職、調離崗位、解除勞動合同等處罰。情況嚴重的，依法17、追究民事或刑事責任。第四十條 違反本辦法規定，有下列行為之一的，公司視情節輕重予以處罰： （一） 違反人力資源系統管理辦法有關規定，危害系統安全的；（二） 未經授權，使用他人帳號進入系統操作造成不良影響的；（三） 不按系統操作說明書使用系統造成不良影響的；（四） 未及時錄入或錄入虛假人員信息的；（五） 人事事務操作失誤造成人員歷史信息錯誤的；（六） 擅自在系統外發放員工薪酬的；（七） 其它違反系統管理和安全的行為。第四十一條 對認真執行人力資源管理辦法，且取得良好效果的部門和個人，公司將根據情況對直接責任人給予表揚。第七章 附則第四十二條 本辦法由總公司人力資源部負責解釋和修訂。第四十三條 本18、辦法自下發之日起實施。附件一： 系統權限分配表（一期）職位/職員所屬組織單元功能權限權限范圍備注決策層領導總公司經理人自助平臺操作權全公司無總公司系統管理員總公司權限與自定義報表設置權、主控臺操作權、組織規劃操作權全公司無人力資源部總經理總公司人員信息與薪酬數據的查看權、經理人平臺操作權全公司無總公司薪酬核算的復核權總公司無薪酬管理室主任總公司人員信息與薪酬數據的查看權、薪酬核算的設置權、員工自助平臺操作權全公司無總公司薪酬核算的審核權總公司無薪酬管理員總公司人員信息與薪酬數據的查看權、薪酬核算的設置權、員工自助平臺操作權全公司無勞資員總公司人員信息與薪酬數據的查看權、員工自助平臺操作權全公司19、無總公司薪酬核算的計算、修改權總公司無人力管理室主任總公司職員管理、職位體系修改權、員工自助平臺操作權全公司無總公司及總公司部門、分公司及分公司部門、三級機構修改權總公司無人力管理室其他員工總公司職員管理修改權、員工自助平臺操作權全公司無績效管理室員工總公司人員信息查看權、干部任職與職級修改權、員工自助平臺操作權全公司無人力資源部其他員工總公司人員信息查看權、員工自助平臺操作權全公司經有關領導批準，可授予部分人員信息修改權市場部部門班子成員、機構管理室成員總公司前線人員信息與人力成本的查看權、員工自助平臺操作權全公司無分公司經營班子分公司經理人自助平臺操作權分公司無分公司系統管理員分公司職員管20、理修改權、員工自助平臺操作權分公司如分公司系統管理員由薪酬管理員擔任，則可再授予薪酬操作權三級機構下設部門、三級機構下設營銷服務部或業務團隊、分公司直屬的業務團隊的修改權分公司無分公司人力資源部經理分公司人員信息與薪酬數據的查看權、經理人平臺操作權分公司無分公司薪酬核算的審核權總公司經分公司總經理授權，可授予薪酬核算的復核操作權分公司人力管理分公司職員管理修改權、員工自助平臺操作權分公司無分公司薪酬管理分公司人員信息與薪酬數據的查看權、員工自助平臺操作權分公司無分公司薪酬核算的計算、修改權分公司無分公司市場部經理分公司前線人員信息與薪酬數據的查看權、員工自助平臺操作權分公司無分公司營銷管理崗分21、公司前線人員信息修改權和薪酬數據的查看權、員工自助平臺操作權分公司無三級機構系統管理員三級機構職員管理修改權、員工薪酬核算權、員工自助平臺操作權三級機構經三級機構負責人授權，可授予薪酬核算的復核操作權其他員工所在機構員工自助本人無附件二： 系統用戶權限申請表申請人姓名申請人機構/部門用戶任職系列用戶帳號申請原因申請時間申請前權限申請權限部門（分公司）領導意見 簽名： 時間：人力資源部領導意見 簽名： 時間：設置結果 設置人： 時間：申請人確認 簽名： 時間： 附件三： 系統管理員名單日期：機構姓名職位電話郵箱附件四：信息維護落實表模塊功能內容具體事項對象操作依據時間要求責任人聯系電話組織規劃職22、位體系職位體系的建立、修改組織規劃職位體系組織架構的設立、合并、升降級、撤銷人事模塊信息錄入新員工入司信息錄入人事模塊信息維護專業技術資格及職務任職信息表維護人事模塊信息維護員工轉正人事模塊信息維護員工調動/借調人事模塊信息維護員工職務、職級變動人事模塊信息維護員工獎懲人事模塊信息維護后備人才管理人事模塊信息維護員工離司辦理人事模塊信息維護勞動合同管理人事模塊信息維護員工檔案管理人事模塊信息維護員工基本信息變更維護人事模塊信息維護員工學歷與學位信息變更人事模塊信息維護員工家庭成員信息變更人事模塊信息維護兼職信息變更人事模塊信息維護持因公證照員工信息變更人事模塊信息維護外部資格信息變更薪酬模塊核算設置薪酬類別、項目、公式設置與修改薪酬模塊薪酬核算薪酬計算、社保管理薪酬模塊薪酬核算薪酬審核薪酬模塊薪酬核算考勤管理經理人自助常用報表報表方案設置