貿易有公司各事業部及人力資源部薪酬管理流程.doc
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1、貿易有公司各事業部及人力資源部薪酬管理流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: xx貿易有限公司薪酬管理流程一 管理流程圖1. 涉及部門:各事業部(品牌經理、店長)、財務部、人力資源部;協助部門:IT部。2. 流程圖:開始 項目:工資資料準備及錄入負責:各店鋪店長日期:當月2日18:00前確認并上傳至品牌經理核實錄入 否店長錄入內容:審核所錄內容是否正確 ?項目:基礎數據核查負責:分管品牌經理日期:當月3日18:00前 確認上傳至品牌會計銷售目標、實際銷售、店鋪人數、考勤、績效分數、扣款、應補、店員超享、加班工資、累計超2、享 是 否是否正確?項目:財務數據核查負責:品牌會計日期:當月7日12:00前 確認上傳薪酬主管 是項目:異動人員薪酬核算; 工資調整; 工資表生成負責:人力資源部日期:當月12日18:00前確認傳財務部薪酬審核崗審核所錄內容是否正確 ?否 財務審核內容:銷售目標實際銷售、店鋪人數、當月超享、丟貨賠款、其它扣款(各類罰款) 人事審核內容:超享、人數、加班工資、各項扣款當月13日18:00前由人力資源部制表、上級領導審批,15日發放工資是 結束圖1二 薪酬管理流程說明1.工資資料準備工作1.1人事專員工作準備計薪酬當月最后一個工作日前,人事專員必須完成當月員工異動(含:入職、轉正、晉升、降級、調3、動、離職等)、工裝扣款、保險扣款等項目的系統錄入工作,為次月薪酬計算作準備。每月5日18:00以前,人事專員應將新入職人員身份證復印件交到薪酬主管處辦理工資卡。由于人員變動情況的統計直接涉及員工薪資待遇問題,故要求人事專員仔細記錄、認真核實,若因疏忽未能及時錄入系統而造成的后果,將按規定給予處罰。1.2 培訓部工作準備 每月1日,培訓部應把計薪當月蓄水池員工的考勤記錄(電子版本和簽字確認后的紙質版)交到人事專員處匯總以備薪資計算,名單上應注明培訓人員計薪當月的在職情況(包括所屬店鋪、是否離職)。1.3店長工資資料準備在工資資料準備過程中,若有員工入職、轉正、晉升、降級、調動(事業部內部調動或跨4、部門調動)、離職等,店長必須督促員工在3個工作日以內到公司辦理相關手續(辦理時間為每周一 、三下午13:30-18:00,周五上午10:00-12:00),未按要求辦理的將對相關責任人進行處罰。店長應在計薪當月28日以前將店鋪員工月度異動情況表(見附件)上傳至人力資源部人事專員處以便再次確認。次月1日,店長開始準備該店店員的工資資料(包括內容為:銷售目標、實際銷售、考勤、績效分數、其他應補、店員超享、加班工資(必須事先經過申請并批準)、累計超享、工資計算人數、丟貨賠款、各類罰款,以備系統錄入使用。若該店有調店人員,則要求調出及調入店店長進行工作交接并填寫調店店員的店鋪員工月度調店情況表。運用薪5、酬系統進行薪資計算可省去以往對完成率、績效獎金、考勤扣款等項目的計算工作。目前,店長僅需統計出該店店員當月的出勤天數(包括考勤記錄)、銷售目標、實際銷售、績效分數、店員超享、丟貨賠償、其他扣款等情況錄入系統參與計算即可。2.工資信息錄入工作2.1 工資資料錄入以下為店長操作界面,店長在進行操作時僅需按要求輸入系統所需數據(紅字標注),認真核實,并在規定的時間內完成各項數據的錄入即可。其中,在輸數據時,若遇到店員銷售目標和實際銷售為“0”,注意要在“銷售目標”一項輸入“1”。則若涉及到異動人員薪資計算則應按要求在“特殊薪資”中計算并標明詳細備注。每月2日18:00以前,店長把錄入完整的數據上報品6、牌經理,并且要對該店店員工資的以下項目的準確性負全責:工資計算人數、考勤記錄、實際銷售、績效分數、超享獎金、加班工資計算、店鋪賠款及罰款,若有差錯按相關規定給予處罰。圖22.2 注意事項店長在進行數據錄入時要仔細核對員工的考勤記錄,若有請假、曠工、遲到的員工須在“添加”(見下圖)中進行設置,而不應在“考勤小計”中輸入。店長在錄數據時,若發現無歸屬店鋪的名稱,則立即通知人力資源部人事專員。人事專員在接到通知半小時內必須登陸系統添加基礎信息。3 工資資料審核要求3.1 品牌經理數據審核要求各事業部品牌經理應于每月3日18:00以前提交盤點表至財務。待店長將錄入系統的數據上報品牌經理后,要對全部項目7、進行審核,并且須對以下項目的準確性負審核責任:店長考勤記錄、工資計算人數、店鋪銷售目標、店鋪實際銷售、店長績效分數、超享獎金(當月及累計)、加班工資計算、各類罰款,因品牌經理疏忽導致的差錯,將按相關規定給予處罰。數據審核完畢后,若無異常情況則應立即上傳至財務部品牌會計;若數據存在差錯則要求品牌經理在“備注”中做詳細標注后返還店長進行修改或由品牌經理本人直接更改,待修改完畢再次進行確認后,上傳財務部品牌會計處進行審核。以下為品牌經理操作界面。 圖33.2 財務品牌會計審核要求以下為品牌會計操作界面。 圖4每月47日,品牌會計對各品牌經理上報的數據進行審核,并對店鋪工資以下項目的準確性負審核責任:8、工資計算人數、銷售目標(店鋪及個人)、實際銷售(店鋪及個人)、當月超享獎金、店鋪丟貨賠款及各類罰款,若有差錯按相關規定給予處罰。其中,在對丟貨賠償金額審核之前,財務須對各店鋪盤點表、丟貨數量及金額進行確認。審核全過程必須在規定時間內完成并于當月7日12:00前傳人力資源部薪酬主管。在審核過程中發現錯誤,要及時與品牌經理或店長進行溝通并解決,若審批完畢后的項目仍出現差錯,且該過失與財務審核有直接聯系,將按相關規定給予處罰。3.3 人力資源部薪酬計算及審核要求為規范各部門薪酬系統操作流程,保證提供數據的準確性和及時性,人力資源部薪酬主管負責對薪資上報的全流程進行跟進。每月7日以前薪酬主管應確認所有9、的薪酬計算資料已經準備完畢。接財務傳來的薪酬數據后,薪酬主管應首先對“特殊薪資統計”部分進行計算并對該部分工資計算的準確性負全責。“特殊薪資統計”人員包括:入職、轉正、晉升、降級、調動、離職、工資調整及其他特殊情況。人力資源薪酬主管應對財務所傳的數據進行審核,并對店鋪工資以下項目的準確性負審核責任:店員基本工資及崗位工資(僅人力資源部薪酬主管有修改權限)、工資計算人數、超享獎金、各類罰款,若有差錯按相關規定給予處罰。人力資源薪酬主管同時應對系統運行的準確性進行檢查,對系統運行中出現的問題進行記錄并交IT部進行調整。每月12日18:00以前薪酬主管將已計算完成的工資表傳財務薪酬審核崗進行最后審核10、,財務薪酬審核崗應對“特殊薪資統計”部分中個人銷售目標、個人實際銷售、當月超享獎金、店鋪丟貨賠款及各類罰款進行審核并負審核責任。財務薪酬審核崗應于13日18:00以前審核完畢并將已審核工資表傳人力資源部,同時就工資總金額進行資金準備。人力資源薪酬主管應于每月14日14:00以前將工資表進行打印并報人力資源經理、行政副總、財務副總、總經理審批,審批完畢后交財務出納處。人力資源部接到財務工資發放通知前,若有疑義,人力資源部薪酬主管須在當月12號內進行修正并對修正后的工資明細制表打印。現金發放和工資卡發放的情況須進行區分。現金發放表交財務部出納,工資卡發放明細電子版傳銀行指定郵箱,并告知對方。薪酬主11、管在每月15號內領取新員工工資卡,新卡號須在每月月底前錄入系統。每月15日起,為工資發放期,員工可于每月1520日下午14:0018:00通過電話或親自到人力資源部(由主管薪酬人員負責)對工資進行查詢。現金查詢撥打:3642475;銀行卡查詢撥打:96500或直接到附近自動提款機進行查詢。每月16日20日,由各品牌經理到人力資源部薪酬主管處領取工資條進行分發。3.4工資發放要求財務部應于每月14日12:00以前準備好工資資金,并于14日下午17:00前打入銀行以確保每月15日員工工資準時到賬;現金部分應于15日按人力資源部提供的發放明細準時發放;新辦銀行卡發放由人力資源部薪酬主管于15日發放。12、3.5 IT部工作要求IT部系統維護員應對系統運行的穩定性負責,并及時對系統中出現的問題進行調整和測試。三項目與處罰項目負責人工作標準提交日期罰款金額督促店員辦理異動手續店鋪店長品牌經理1.各品牌經理(或店長)督促店長(或員工)3個工作日內辦理完異動相關手續并將資料交人事專員處存檔備查。2.店長于計薪當月最后一個工作日將店鋪員工月度異動情況表通過OA系統上傳人事專員。3個工作日內辦理異動手續;每月最后一個工作日前上傳異動情況。店長未能及時督促店員辦理手續或上報異動情況致使人事專員不能及時更改人員變動信息,罰款20元/人/次。監督人員:人力資源部人事專員。人員異動登記各類保險及工裝扣款登記提供新13、員工工資卡辦理資料人事專員1.及時更改員工入職、轉正及晉升、調店、離職等信息。2.及時辦理并錄入員工保險信息。3.及時記錄員工工裝扣款信息。每月1日完成(1)、(2)項;每月5日上交(3)項。因人事專員疏忽未能及時更改人員變動情況造成工資計算錯誤,罰款20元/人/錯一次。監督人員:薪酬主管考勤記錄銷售目標實際銷售店鋪人數各類扣款其它應補店鋪店長品牌經理品牌會計1.當日的考勤記錄店長必須當日完成,禁止月底一次性操作。2.品牌經理及店長對考勤負責,遲到、請假等須分情況處理。3.店長正確填寫銷售情況,品牌經理及會計認真審核,各負其責。4.各類扣款及其它應補須認真核實,不得漏扣或多扣。(1)項每月當日14、完成;(2)、(3)、(4)、(5)項按規定完成。若因各崗位疏忽而導致參與計算的數據錯誤,則罰款20元/錯一次。監督人員:品牌經理、品牌會計、薪酬主管按照薪酬計算流程逐級監督。提交盤點表至財務部品牌經理1. 認真核實各店鋪庫存及銷售。2. 品牌經理對各店鋪存貨數據、總銷售負責。每月3日18:00前盤點表由品牌經理跟進店鋪并提交財務,每遲交一天品牌經理罰款20元/店鋪。若盤點表存在錯誤,須對店鋪店長進行處罰,罰款20元/錯一次。監督人員:品牌會計超享獎金計算及審核店鋪店長品牌經理品牌會計1. 品牌經理及店長對各位店員的當月超享、累計超享及表現獎負責。2. 品牌會計對各位店員的當月超享負責。在規定15、日期內完成若上報人力資源部的超享獎金存在差錯,各崗位責任人罰款20元/人/錯一次。監督人員:品牌經理、品牌會計、薪酬主管按照薪酬計算流程逐級監督。績效分數加班工資店鋪店長品牌經理1. 店長對店員的打分要公平合理并符合制度。2. 品牌經理對店長打分公平合理、客觀公正。3. 加班工資必須經品牌經理確認,不得擅自填寫或多報。每月2日以前完成 若未按規定時間完成打分或者不按規定打分,各崗位責任人罰款20元/人/錯一次;加班工資錯報,責任人罰款50元/人/錯一次。監督人員:品牌經理、薪酬主管超享核查人數核查加班核查扣款核查薪酬主管1.薪酬主管對店員超享、計薪人數、加班天數、各類扣款進行核查,若出現錯誤將16、對責任人追究責任。每月12日18:00以前 若發現上傳至人力資源部的數據存在差錯,則追究責任人,并對責任人罰款20元/錯一次。監督人員:財務工資審核崗、人力資源部經理新員工銀行卡辦理新員工卡號錄入薪酬主管1.在規定時間內準備新員工辦卡資料辦理工資卡。2.根據銀行提供的卡號記錄錄入系統。3.保證卡號與銀行編號準確無誤。(1)項每月5日前上交資料;(2)、(3)項月底前完成若未在規定時間內完成而未耽誤工資發放,罰款20元/天;耽誤工資發放罰款50元/天。出現卡號錄入錯誤罰款20元/錯一次。監督人員:人力資源部經理工資表生成、打印、審批簽字整理發放明細工資條打印分發薪酬主管1.按時打印工資表并填寫款17、項支付單請領導簽字。2.發放明細分現金和銀行兩部分整理提交,并確保準確無誤。3.確保工資條準確無誤。(1)(2)項于每月13日 以前完成,(3)項于每月16號內完成。 超出規定時間罰款50元/天。監督人員:人力資源部經理備注:提交資料的各位責任人應按規定及時、準確地提供相應的資料(如遇出差、請假等情況,需指定部門其他負責人完成),每延誤一天將按規定對責任人進行處罰,因上報資料未全而導致工資未能在當月發放,則憑領導簽字在次月補發,負責人將承擔工資延期發放責任(罰款50元/人)。以上規定日期若遇節假日,則順延。 xx投資集團有限公司人力資源部2008年9月2日附件:xx貿易有限公司店鋪員工月度調店18、情況表異動人員姓名:事業部: 填報人:調店情況調出店鋪調入店鋪(A)調入店鋪(B)店鋪名稱及級別調動時間職位(包括基本、崗位工資)考勤狀況實際出勤遲 到早 退曠 工事 假病 假婚 假喪 假產 假法假加班(天)目標達成情況目標金額(元)實銷金額(元)獎金計算績效分數超享獎金(店長除外)節慶/沖關獎加班/補發各類扣款丟貨賠款工裝折舊費罰 款商場扣款其它扣款其他店長簽字確認備注 店鋪員工月度異動統計表事業部: 店鋪名稱: 日期:姓 名異動原因原店鋪及崗位現店鋪及崗位異動時間 備注:注:異動原因包括員工入職、轉正、晉升、降級、調動、離職(含自動離職)等,若有上述情況,請店長在每月28日以前填寫完畢并通過OA系統上傳至人力資源部人事專員。培訓要求:1. 該月薪資錄入時,做薪酬統計表,以便各級管理人員進行審核。2. 錄入本店員工銀行卡號及編號(若不能確認,找人力資源部核實)。3. 銷售統計涉及到個人累計超享,若未能輸入完全則補充完整。4. 在薪資輸入過程中,若遇到不能自行解決的棘手問題,立即上報。5. 細看薪酬管理流程,明確獎懲方案。