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1、集團人力資源文件編號標識、起草發布制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件名稱Document人力資源制度流程控制程序業務類別Business Category人力資源文件管理版 本 號VersionV1.0生效日期Effective Date業務模塊Business Module制度流程控制擬制責任人Prepared by文件審核人Reviewer1. 目的1.1 規范集團人力資源文件起草、發布、執行，保證各種人力資源制度流程有效可控；1.2 通過文件版本控制，保證相關流程負責人和其他人員能夠使用有效版本文件；12、.3 指導各類人力資源制度流程編寫、管理人員職業化工作；2. 適用范圍本制度適用于集團所有人力資源流程、制度、表單類文件；2.1 流程：從一個輸入到輸出的過程，一般流程以流程圖方式表示，標識關鍵環節和關鍵步驟，明確職責分工。2.2 制度（實施辦法）：對流程具體實施辦法的解釋，規定管理必須的關鍵因素，同時指明各類過程表單的填寫時間、結果要求。2.3 表單類文件：對某個關鍵環節進行控制的過程文檔，表單類文件閉環后作為檔案文件進行管理。3. 文件編號、標識、格式要求4.1 文件編號4.1.1 制度（實施辦法）編號人力資源制度（實施辦法）編號原則ABC（公司名稱）/HR WJ 01 流水號 文檔類別編3、號 部門標識l 文檔類別編號文件管理職位管理聘用管理績效管理培訓管理薪酬管理干部管理任職資格保險福利WJZWPYJXPXXCGBRZBX內部溝通預算管理激勵管理統計分析人事檔案員工關系考勤管理手冊類GTYSJLTJDAGXKQSCl 順序號根據文檔類別設計流水號，采取二位數字編碼，從01開始。4.1.2 表單類文件編號人力資源表單類文件編號原則：ABC（公司名稱）/HR WJ-01 001 流水號 文檔類別編號 部門標識4.2 文件標識4.2.1 版本標識所有有效文件應當編制版本號，版本編號規則定為一位英文字母V和二位數字組成，如下：VA.B其中 A 為版本號，初始發布時該號為 1，之后發生換4、版情況下升位（如組織結構重大調整，工作流程方法發生重大變化等等），B為修訂狀態標識，格式從 1.0起計，每次修訂重新發布時，編號升位0.1，在達到0.9后再升位，則版本號加1 ，修訂狀態標識回0。4.2.2 審核批準標識所有發布的制度流程在文檔開始標識審核批準，具體填寫方法如下：文件名稱Document業務類別Business Category版 本 號Version生效日期Effective Date業務模塊Business Module擬制責任人Prepared by文件審核人Reviewerl 文件名稱：文檔中文名稱，要求簡潔、一目了然；l 業務類別：以文檔類別中的分類為標準l 版本號：5、當前文檔版本號l 生效日期：文檔生效日期（文檔發布日期或者內容規定生效日期）l 業務模塊：文檔類別子模塊，根據管理需要設定l 擬制責任人：文件草擬項目經理（起草人）姓名（中文）l 文件審核人：文件審核批準人（根據本制度規定相關負責人）姓名（中文）4.2.3 受控標識所有發布類制度流程應當明確受控標識，具體參見“7.受控版本控制”中有關規定。4.3 格式要求4.3.1 頁眉頁腳l 文件頁眉左上角：添加公司標準LOGO，大小參見公司VI中有關規定l 文件頁腳左下角：標識“受控狀態”，分為“受控版本”、“非受控版本”l 文件頁腳右下角：標識頁碼，以正文開始為頁碼起始頁（1），封面和目錄不計算在起始頁6、碼內4.3.2 字體、字號、頁邊距l 正文部分字號設置為宋體，字號為五號，特殊情況下可以設置其他字號。l 行間距為20磅，文件上、左頁邊距2cm，下、右頁邊距為2cm。l 正文采取國際標準排版，按照1、1 .1進行條目編寫。4.3.3 封面、目錄l 手冊、頁數超過10頁以上的制度流程可根據需要設計封面，封面應當標識文檔名稱、發布部門、版本號、發布日期；l 目錄：手冊、文檔比較復雜的制度流程可根據需要設計目錄4. 文件起草發布5.1 文件起草5.1.1 確定文件起草計劃每季度末，人力資源部各模塊負責人根據本部門文件制度現狀、結合公司管理需求和發現的與制度流程有關的問題，確定文件起草計劃，文件起草7、計劃經人力資源部主任批準后執行。5.1.2 確定編寫負責人或項目組由總部人力資源部主任根據員工自愿報名和工作能力特點，確定文檔編寫負責人。文檔編寫難度和跨度較大的，應成立專門文檔編寫項目組來編撰文檔，文檔編寫項目組應制訂項目計劃，項目計劃包括項目分工、任務要求、文檔要求、項目目標，報總部人力資源部主任批準后執行；5.1.3 文件起草由文檔編寫負責人或項目組負責編寫相關文檔，文檔編撰方法和流程如下：l 設計文檔編撰目錄根據需要和本制度有關規定，編制文檔編撰目錄，明確完成的各個文檔類別、名稱l 流程圖設計在各類文件正式編撰前，應先討論確定基本流程，形成基本操作思路和步驟，流程以流程圖形式表現。l 8、制度（實施細則）設計：對流程進行詳細描述，重點是關鍵點操作方法和技巧描述，明確各類表單填制、報送流程和要求進行描述。l 表單設計：根據管理需求和職責分工，設計相關表單。總部人力資源部對所有開發流程進行監控指導，保證開發進度。5.1.4 文件內部評審文檔編撰完成后，由項目組組織內部評審小組對流程、制度、表單進行評審，評審內容包括但不限于：l 文檔可行性、可操作性l 文檔內容邏輯性、與其他文件的匹配l 文檔現行狀態（包括版本、編號）l 文檔文字校對 文件內部評審應當有書面記錄。5.1.5 文件修訂及再評審根據評審結果，由開發負責人或項目小組組織對文檔進行修訂。文檔初審發現重大體例和結構問題的，需要9、組織再次評審。5.2 文件批準和發布5.2.1 批準權限l 各模塊基礎制度由人力資源部組織起草，主管副總裁審核，公司總裁批準后發布實施；l 各實施細則由文檔負責人或項目組起草，人力資源部主任審核，主管副總裁批準后實施；5.2.2 批準流程經修訂完畢后的文檔，由人力資源助理負責編寫制度流程發布審批單，根據規定權限辦理批準流程，經主管領導批準后執行。5.2.3 文件發布與保管l 文件發布：經主管領導審批后，總部人力資源部負責制度流程的發布，制度流程發布按照人力資源內部公文中的“通知”格式和要求進行發放，領用人領取紙面件文檔應當在文件領用登記表上簽字確認。l 各部門要確保各使用場所都能得到現行文件的10、有效版本。l 人力資源文件原則上不允許在發放范圍以外進行復制，因因特殊情況需要復制時，必須填寫文件復印審批單，經文件發放部門負責人批準，并按批準的份數復制，領用人在上進行登記。l 上述各類文件持有者工作變動時，由原所在單位收回受控文件，并上報文件發放單位。l 文件保管:由總部人力資源部門保留電子版和紙介質原件，各文件接收部門妥善保管有效版本。l 總部人力資源部每半年匯總有效文件清單，并發布公司人力資源類有效文件清單；5. 文件升級6.1 文件升級情形文件在以下幾種情形下需進行升級：l 重大流程改變l 新流程代替舊的流程l 執行過程中發現的問題累計到一定程度l 公司組織機構權限調整6.2 文件升11、級流程文件升級流程同文件起草發布流程。6.3 文件升級方法文件升級采取兩種方法：l 換版：整體流程制度變動較大，需要進行換版；l 換頁：流程中的一個或幾個操作步驟變更，采取換頁方式6.4 文件升級發布文件升級后，應以人力資源部正式文件下發升級通知。6.5 舊版文件回收采用換頁或換版更改文件時總部人力資源部應把舊頁和舊版收回,填寫文件回收記錄，根據檔案管理規定，把收回的舊頁和舊版文件銷毀，留有文件銷毀記錄。6. 受控版本控制7.1 紙介質版本對紙介質文件的受控版本和非受控版本的標識采取在首頁加蓋受控章和頁腳加上“受控狀態”標識來控制，對作廢版本的控制采用簽章方式進行。專門刻制二個印章，標有“受控12、版本”、“作廢版本”，由人事檔案管理員進行管理。各相關職位均保存一份最新的文件受控版本，并進行發放登記編號，對于已發出的舊版本，均需要加上印記“作廢版本”。對于因各類需要（如在管理咨詢時提供給供應商）的制度流程文件，則在頁腳上加上“非受控版本”的印記。7.2 電子版本電子版本的受控狀態控制由總部人力資源部進行，為一份非受控版本。由總部人力資源部根據需要制訂相應的電子版本文件(*.PDF格式)，電子版本文件的背景明確標有“非受控版本”字樣。電子版本制作完成后，由總部人力資源部文件管理人員向全體相關人員發放文件需求通知函，員工根據工作需要電子版本的非受控文件，向文件管理人員提出申請，文件管理人員根據工作需要給予發放，并作相應的記錄。7. 過程表單清單8.1 制度流程發布審批單8.2 文件領用登記表8.3 人力資源類有效文件清單8.4 文件復印審批單8.5 文件回收記錄8.6 文件銷毀記錄