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1、公司固定資產作業程序內部控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核準權責編撰日期0第1版（新發行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Internal Control）之固定資產循環（Asset）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。1.2. 適用范圍凡本公司有關內部控制之固定資產循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規范辦理。1.3. 權責單位管理、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認2、單位授權，負責本文件之管制，并確保依據本文件之規范作業。2. 固定資產循環2.1. 循環圖【見】（資料1）固定資產循環圖。2.2. 循環作業本循環之各項作業：1) 固定資產取得作業（CA101），另訂之。2) 固定資產異動盤點作業（CA102），另訂之。3) 固定資產減損作業（CA103），另訂之。4) 投保作業（CA104），另訂之。5) 工程管制作業（CA105），另訂之。6) 差異分析作業（CA106），另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實施本文件屬于管理文件，經經營會審議后，呈請董事長核準承認后，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。3.2. 編號、版本、日期、頁次頁數本文3、件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1）固定資產循環圖（資料1）固定資產循環圖采購及付款循環|-|CA105|工程管制-|-|CA101CA104|固定資產取得-投保|-|CA102CA103|固定資產異動盤點固定資產減損|CA106|差異分析-第1節 作業程序1) 固定資產因新建、購置而取得，經驗收后交由使用單位使用并統籌由資產管理人員管理。2) 資產取得之后，由資產管理員依資產編號原則編號，并設置資產卡歸檔保管。3) 將資產號碼卷標，貼于固定資產上。4) 若有移轉資產，須經董事長核準后，始可接受。4、受移轉單位領取后，知會資產管理人，完成點收及估價手續后，使用單位填固定資產領用單，資產管理人填固定資產取得單后入帳。5) 固定資產取得后，應決定殘值、使用年限及定期維修期間，并按期提列折舊。6) 資產管理人將資料填制于固定資產取得單后，交由財會單位入帳。7) 資產項目由管理人員每年提列，除記入資產卡外，并制表轉財會單位。8) 固定資產之使用單位區分不易時，以總務單位為管理單位。第2節 控制重點1) 固定資產之取得應依據固定資產相關管理規定處理，使用單位申請新建、購置，必經相關主管核準。2) 購買土地、房屋等不動產，或其它金額較大之固定資產，應先報告董事會同意后、依預算編列程序辦理，事前并作效益5、評估。3) 關于房屋、土地等不動產之取得或處分時，應先取得客觀公正與超然獨立之不動產專業鑒價報告書。4) 固定資產依規定設立資產卡及明細帳，帳卡金額合計數應與總帳金額相符。5) 不可將資本支出列為費用支出或將費用支出列為資本支出。6) 固定資產應按期提列折舊，計算方法力求正確，已重估資產應依重估后價值計提折舊。第3節 相關資料資產卡、固定資產領用單、固定資產取得單等。第1節 作業程序1. 固定資產異動1) 固定資產調撥，應由撥出單位填固定資產調撥單，由管理人員在資產卡上記錄變動。2) 固定資產科目名稱變更、范圍變更、移轉或轉列閑置資產時，均由固定資產管理人員，填固定資產變更單通知財會單位，并記6、入資產卡。3) 固定資產修配之人工及領用材料，除依一般作業程序管理外，并由財會單位將成本計算入帳，并填固定資產增值單通知資產管理人員。4) 固定資產分割則由資產管理人員就分割資產填固定資產消失單，分割資產分別填固定資產取得單，登錄資產卡，并通知財會單位。5) 固定資產合并，則由資產管理人員分別填寫固定資產增值單與固定資產減值單，除記入資產卡外并通知財會單位。2. 固定資產盤點1) 各稽核單位依盤點計劃及預定實施進度，編制固定資產盤點預定進度表，送董事長室一份備查。2) 稽核人員會同財會單位就財會單位內之資產帳、資產清冊與資產單位之資產卡核對。3) 稽核人員會同財會單位，就使用單位之資產卡與管理7、人員之資產卡核對。4) 盤點情形記入盤點記錄，并在盤點清冊備注欄說明。5) 盤點帳物不符時，依規定手續辦理。6) 依盤點結果編具盤點報告匯總表，送董事長室核備。第2節 控制重點1) 固定資產異動，非依規定程序辦理，并填妥固定資產調撥單后，不得為之。臨時緊急之調撥，亦須經主管同意，且在兩日內補辦調撥手續。2) 固定資產之大修工程支出應注意有無超過預算，并分析原因。3) 因經濟或效能問題轉列非營業之固定資產，如未能達到原計劃預估年限及收回投資數額時，即屬投資錯誤或計劃缺失，應予檢討。4) 固定資產每年至少盤點乙次，盤點注意事項如下：(A) 擬妥盤點計劃。(B) 召開盤點協調、說明會。(C) 注意有8、無漏盤或重復盤點。(D) 函請會計師參加監盤。(E) 以盤點卡作實地盤點時，盤點卡應連續編號，空白及作廢之盤點卡亦應保存，同時作盤點卡控制表。5) 制作單位資產卡，單位主管調（離）職時，必須辦好移交工作。第3節 相關資料固定資產調撥單、資產卡、固定資產變更單、固定資產增值單、固定資產減值單、固定資產盤點預定進度表、單位資產卡等。第1節 作業程序1. 報廢1) 若為部份報廢，先辦理分割手續，再依資產管理相關之報廢規定辦理。2) 報廢資產若已達耐用年數，或雖未達耐用年數，然重置成本在新臺幣20萬元以內時，每半年匯總核報董事長室。3) 報廢資產未達耐用年數，然重置成本在新臺幣20萬元以上時，隨時項目9、呈報主管。4) 報廢時由使用經管單位填寫固定資產報廢申請表，經核準后交由資產管理人員填寫固定資產消失單，在資產卡注明報廢，并轉與會計后，完成報廢。2. 出售1) 欲擬出售資產，由管理人員依固定資產相關管理規定，提出申請，經董事長核準后始可辦理出售手續。2) 出售單位參酌市面行情及資產狀況，制作出售固定資產擬估底價表。3) 依招標、議價、比價等相關管理規定，決定實行何種方式。4) 資產出售后，管理人員將出售資料及固定資產消失單，在資產卡上記錄外，并轉與財會單位入帳。3. 盜失1) 有盜失情形由使用或保管單位提出書面報告，經主管簽章后交與資產管理人員。2) 資產管理人員依此填固定資產變更單并通知財10、會單位，將該部份列為失竊待追回部份，并將資產卡抽出另外保管。3) 若二年內有追回，將資產卡中失竊待追回部份轉回，并通知財會單位。4) 若二年仍無法追回，則依規定報失并辦理報廢手續。第2節 控制重點1) 固定資產之報廢或減損，應立即辦理報廢手續，同時經有關主管核準，查明待報廢資產使用年限之計算是否正確，未折減余額與已提折舊額有無錯誤。2) 未逾年限即行報廢之固定資產，必須經有權人核準辦理，并查核分析原因。3) 因盜竊或災害而報損之資產，應查核有無失職疏忽，日后如何防范，是否已有改進對策。4) 未達原定使用年限提前報廢者，及因盜竊或災害而損失固定資產，應向稅捐稽征機關報備，并請其派員勘查。第3節 11、相關資料固定資產報廢申請表、固定資產消失單、資產卡、固定資產變更單等。第1節 作業程序1. 驗收取得后投保1) 公司固定資產包括現有、增設或承受，于取得后有尚未投保而具有危險者，應辦理火災保險或加上附加保險，其不易發生損失危險者，得于呈準后不予投保。2) 保險標的及種類(A) 機器設備及廠房建筑設備，投保火險。(B) 運輸設備投保綜合險。(C) 內陸運貨品，投保內陸運輸險。(D) 國外交運貨品投保全險。3) 各種設備均應依保險相關管理規定，決定投保種類及金額，投保金額應與現值相符。4) 各項標的計價基準應有規定。5) 資產部份于取得時，應依保險相關管理規定辦理投保。6) 投保之固定資產因增添、12、減損、移轉及撤除等原因而發生變動時，管理單位應向保險公司辦理另訂契約、變更契約或解約等手續。7) 保單由董事長室專人管理，并設置保險登記簿，載明各項投保紀錄。2. 工程進行中投保工程部份于合約中，應要求承包商于施工期間投保。第2節 控制重點1) 投保金額與投保項目力求適當。2) 保單到期應辦妥續保手續。3) 各種保險權利義務力求明確。4) 投保費用有無異常。5) 各項應保險之固定資產均應投保。第3節 相關資料保單、保險登記簿等。第1節 作業程序1. 工程設計1) 主辦單位依需求單位之申請，擬定基本設計原則，并編列工程概算表，排定總工程要徑關連進度，送委托單位，并投資計劃表或改善項目報告，呈準后13、作為工程各項執行作業之依據。2) 依基本設計原則，參照設計基準及有關法令規定進行設計。3) 工程設計內容應包括施工規范、檢驗基準與操作保養基準等之設計及工程設計、計算與圖面繪制。4) 設計單位依核準之平面圖，參照工程運算基準，詳細計算工料數量，并依供料、帶料及工資順序編列工程預算明細表及匯編工程預算表。5) 工程承攬須知，應包括工程范圍、特殊施工需求，保固內容與期間，及施工應注意事項。6) 工程用料、工時基準、工料數量、金額計算，匯編預算總表及明細表。2. 工程發包1) 發包單位應開發各類工程施工廠商，調查其施工設備、技術能力及承攬實績等，并劃分類別、等級，作為工程發包時，詢價對象選擇之參考。14、2) 發包對象須為已辦理廠商登記之廠商。3) 工程完工發包單位應依據工程驗收（估驗）單所載之驗收意見，將廠商施工質量、工期及其它施工異常事項擇要記錄于該廠商紀錄文件，對發生施工不良、工期延誤或管理不當等情形之廠商，依供貨商登記管理相關規定處理，要求其加強改善或停止往來。4) 發包單位應定期復核廠商登記資料，倘廠商施工設備、人員或其它有關資料變動時，應即予更正。5) 工程發包依如下規定辦理：(A) 工程總價在新臺幣300萬元以下者，慎選丙級以下之廠商，以議價方式辦理（惟許可免向政府主管建筑機關申請建筑執照之工程，其總工程費在新臺幣100萬元以下者，土木包工業可參加比價）。(B) 工程總價在30015、萬元以上，1000萬元以下者，慎選乙級以下之廠商，以比價方式辦理。(C) 工程總價在1000萬元上者，以公開招標辦理，但工程質量規格特殊者，或緊急需要時，得事先簽請董事長核準后，改用比價方式辦理，但以甲級營造廠為限。3. 工程訂約1) 工程決包后發包單位應要求廠商依照工程承攬范圍及議定之預定施工進度擬定施工計劃表，經監工單位確認后，作為施工進度控制之依據。2) 訂約應以工程承攬書為原則，倘擬訂定工程合約書者，應于工程決包紀錄表述明原因。3) 工程承攬書或工程合約書應詳列工程名稱、工程內容施工工期、承攬總價、付款辦法、驗收規定、逾期責任、終止及解約約定、保固責任與保證書等事項，并附施工圖面、施工16、規范、工程承攬須知、報價單、工程明細表、施工計劃表及其它有關資料。4) 為確保材料質量，預拌混凝土與鋼筋等主要材料應以公司供料為原則，并于合約內注明。5) 工程付款方式應以不預付訂金為原則，按實際工程進度分次付款。4. 進度管制與監工1) 由公司指派現場監工單位及人員。2) 監工單位負責工程施工進度與用料控制、施工質量核查、工程異常協調處理及工地管理。3) 監工單位應依據議定工期、施工說明及圖面等與廠商共同檢討，擬定主要施工項目及預定之工期、每日完工量、出工人數、施工機具設備等作為工程施工及進度控制依據，并應與有關單位協調工程施工互相配合事項，以使工程順利進行。4) 監工單位應選擇適當地點設置17、工程需用之電源、水源等，并妥善管理。有關用電安全、防火、防爆、防臺、人員防護、環境衛生、意外事故處理等安全衛生作業規定，依勞工安全衛生相關規定辦理。5) 倘因施工需要，廠商須搭建自用辦公室、倉庫、工寮等臨時性建物時，監工單位應與有關單位協調后再予指定適當場所，其水電費用原則由廠商自行負擔。6) 監工單位應要求廠商依照施工計劃表所訂工期及預定工作量施工，并督促廠商逐日以施工紀錄表詳載施工情形，監工單位與廠商之聯系事項，原則上以施工紀錄表為之。7) 監工單位逐日制作監工日志及晴雨表。8) 監工單位應督促廠商依據施工規范、施工圖面、檢驗基準等要求條件施工及檢驗。9) 監工單位應控制各項工程施工進度，18、倘實際施工進度落后者，應跟催及核查廠商出工之人數與其技術能力及施工機具設備之性能與數量是否符合要求，并即趕工避免影響整體工程進度。10) 監工單位應要求廠商依規定設置工程有關之安全及防護設施，以確保施工安全。11) 廠外施工之工程，監工單位應要求廠商每周提報施工紀錄表，監工單位應按廠商填報之完成進度，依工程承攬書或工程合約書所訂之檢驗階段，派員核查施工質量及實際進度。12) 工程施工質量或用料控制等，倘有不符規定未能及時改善者，或進度延誤達15以上或發生其它重大異常時，監工單位應即呈報董事長室采取措施后，補辦工程異常反應及處理報告表呈核。13) 施工中之增減工程辦理規定(A) 局部工程之變更，19、其增加工程款在工程契約總價百分之十以內而未超過50萬限額者，得由主辦單位會同使用單位同意后辦理。(B) 若超過新臺幣50萬限額時，應依核準權限簽請核定。5. 工程付款1) 承包商依工程進度配合合約付款辦法，向監工單位提出請款申請，經監工單位核對進度無誤后，始可開發票請款。2) 承辦人收到發票后，一天以內將發票轉出，層轉公司辦理付款手續。3) 公司辦理付款時，應再次逐項審核請款資料與合約書規定一切相符后，辦理付款。6. 異常事故處理1) 工期需變更時，反應單位應以異常事項報告注明工程詳細變更原因，會相關單位后，呈主辦單位主管核準。2) 倘工程進度延誤、施工質量不良、用料控制不當或發生如工地事故等20、其它異常事項時，反應單位應于三日內，以異常事項報告表注明工程載明異常原因，并擬訂處理對策。3) 因發生異常致需變更承攬廠商或付款辦法者，由原發包核決主管核準。7. 工程驗收與決算1) 監工單位收到廠商按工程承攬（或合約）書約定之驗收或估驗階段所提出之工程驗收（估驗）申請書后，應于三日內檢查施工進度及質量，并依工程承攬（合約）書所載之工料明細，核算工程驗收（估驗）單，辦理估驗或驗收。2) 估驗檢附工程承攬（合約）書（未訂約之工程，則附工程決包紀錄表、工料明細帳，經變更之工程另附變更數據），依驗收（估驗）核決權限呈核。3) 驗收檢附工程承攬（合約）書（未訂約之工程則附工程決包紀錄表、工料明細帳，經21、變更之工程另附變更數據），圖面、施工紀錄表、帶料進廠清單，經委托單位及有關單位驗收簽名后，連同廠商出具之工程保固書依檢驗（估驗）核決權限呈核。4) 合約明訂估驗階段及估驗金額，均依合約項目、數量、完工驗收時工程驗收（估驗）申請書，得免列工料明細。5) 工程估驗或驗收需作試車或專業檢驗者，應另附試車報告或檢驗報告。6) 工程完工后工地未清理，或余料未辦退料或具殘值之廢料未辦繳庫時，不得辦理驗收。7) 因驗收不合格廠商再行施工而逾工程承攬（或合約）書所訂完工期限時，其逾期部份，仍依約罰扣工程款，但待驗日數應予扣除。8) 工程逾期罰款，依供貨商登記及管理相關規定處理。若工程承攬（或合約）書另有規定，22、其逾期部份，仍依約罰扣工程款，但待驗日數應予扣除。9) 驗收完成后，需請領使用執照者，于領到使用執照后，承包商開具工程保固書連同請款發票一并送承辦人員請領工程尾款。10) 承辦人填制工程施工驗收報告并同固定資產增加單與發票轉公司辦理付款。11) 工程驗收完成后，由工程單位計算工程建造費用，檢討實際與預算差異原因并擬定改善對策。12) 工程結案后有關合約、施工紀錄、標準、決算等資料，存盤備查。第2節 控制重點1) 工程計劃力求完備，須經董事長核準。2) 工程發包應經比價、議價過程或公開招標方式，選定營造商。3) 工程合約必須明確詳細。4) 工程質量必須符合預期水平。5) 工程進度必須符合預定進度23、。6) 工程費用應盡量不超出預算。7) 工程驗收應依規定辦理，如不符規定，應有改善對策或依約罰款。8) 工程請款應依規定程序辦理。第3節 相關資料工程概算表、投資計劃表、改善項目報告、工程預算明細表、工程預算表、工程驗收（估驗）單、施工計劃表、工程承攬書、工程合約書、監工日志、晴雨表、施工紀錄表、發票、工程驗收（估驗）申請書、工程決包紀錄表、工程保固書、試車報告、檢驗報告、固定資產增加單等。第1節 作業程序1. 購置1) 設備不良者，計算其比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。2) 購買之各項資產，至實際可用時之總成本與預算之差異，應分析其各項成本是否合理。3) 購入之各項資產其使用狀況或生產狀24、況，是否讓使用者滿意或符合要求。4) 資產使用后之維修保養費用，實際與預算差異的原因是否合理，及影響大小。5) 對各項差異原因，作通盤檢討并擬對策改善之。6) 研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。2. 工程1) 原擬工程計劃預估投資效益分析與實際完工達成效益分析，其差異原因是否合理。工程完工后，使用績效有無浪費或損及公司權益。2) 對于原預計效益過高，而實際無法達成者，及時依實況重行修正。3) 分段分期完工工程，各段分別考核預定與實際績效。4) 投資工程效益達成及其影響檢討。第2節 控制重點1) 差異如系人為因素造成，應予以追查并視情節獎懲之。2) 固定資產之維修費用應經常記錄，并分析異常情形，對于不同品牌相似類型之固定資產的維修費用應比較分析，作為下次采購參考。3) 各固定資產之維修情形及費用登入資產卡內，作為日后采購參考。4) 工程成本效益應公正客觀比較、檢討，作為未來投資決策（自制或外購）之重要參考。