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1、公司庫房貨物流轉及內部控制工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 庫 房 管 理 制 度第一章 總 則 第一條 為加強公司庫房管理，規(guī)范貨物流轉、儲存養(yǎng)護和內部控制，維護公司資產的安全、完整，加速資金周轉，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司庫房管理工作。 第三條 公司庫房分辦公區(qū)、待驗區(qū)、復核區(qū)、裝箱區(qū)、發(fā)貨區(qū)、貨物區(qū)六大區(qū)域，貨物區(qū)下設合格品庫、不合格品庫、宣傳物料庫三類貨物庫，貨物庫獨立裝門上鎖。庫房辦公區(qū)用于開票員開票、庫管員對賬、駕駛員和一般人員休息；待驗區(qū)用于交貨人、庫管員和復核人驗貨及簽單；復核2、區(qū)用于復核人驗貨復核；裝箱區(qū)用于裝箱人按購貨單位統(tǒng)一裝箱；發(fā)貨區(qū)用于庫管員和收貨人辦理裝箱貨物的交接與簽單；貨物區(qū)按合格品庫、不合格品庫、宣傳物料庫分別存儲相應貨物。合格品是指離效期半年以上，且包裝完好、無污染、無任何質量問題的產品；不合格品是指離效期半年以下，或包裝破損、已污染等存在質量問題的產品；宣傳物料則主要指贈品。貨物庫管理的基本原則是：出入庫搬運協(xié)調配合，存儲養(yǎng)護和賬實核對分系列包干，每周盤點，周清周結。 第二章 崗位設置及崗位職責 第四條 庫房屬財務部管理，庫房設庫房主管（兼）、庫管組長、庫管員、復核員、開票員、駕駛員等崗位負責庫房日常工作。 庫房組織結構圖：財務部庫房主管開票員駕3、駛員庫管組長庫管員復核員 第五條 庫房主管（兼）崗位職責： 1、主持庫房日常工作。 2、參與采購合同的審核，負責采購合同的保管。 3、參與貨物計劃的編制工作。4、負責庫房管理協(xié)調工作。 5、負責庫房監(jiān)督、檢查、指導、考核工作。 6、對庫房工作成效負責。 7、負責上級交辦的其他工作。 第六條 庫管組長崗位職責： 1、負責庫管員日常管理、協(xié)調、檢查、指導、考核工作。 2、負責庫房出入貨物的搬運工作。 3、負責藥品的驗收入庫工作。 4、負責藥品的出庫工作。 5、負責藥品的儲存及養(yǎng)護工作。 6、負責藥品的安全衛(wèi)生工作。 7、負責藥品盤點及核對，保證周清周結，賬實相符。 8、負責備貨裝箱。 9、負責上級4、交辦的其他工作。 第七條 庫管員崗位職責： 1、負責庫房出入貨物的搬運工作。 2、負責本崗位所屬保健品系列的驗收入庫工作。 3、負責本崗位所屬保健品系列的備貨出庫工作。 4、負責本崗位所屬保健品系列的儲存及養(yǎng)護工作。 5、負責本崗位所屬保健品系列的安全衛(wèi)生工作。 6、負責本崗位所屬保健品系列盤點及核對工作，保證周清周結，賬實相符。 7、負責上級交辦的其他工作。 第八條 復核員崗位職責：1、 負責庫房出入貨物的搬運工作。2、 負責庫房出入貨物的復核工作，保證單實相符。3、 負責上級交辦的其他工作。 第九條 開票員崗位職責： 1、負責開具“藥易通”出入庫貨物票據(jù)。 2、負責開具“藥易通”退換貨物票5、據(jù)。 3、負責上級交辦的其他工作。 第十條 駕駛員崗位職責： 1、負責采購提貨工作。 2、負責貨物的發(fā)送工作。 3、負責貨物托運后的跟蹤工作。 4、負責現(xiàn)款現(xiàn)貨三終端的收款。 5、協(xié)助庫管員搬運貨物。 6、負責上級交辦的其他工作。 第三章 貨物出入庫 第十一條 貨物入庫： （一）采購入庫： 1、外購商品到貨后，駕駛員應及時提貨。2、駕駛員提貨時，應仔細核對實物件數(shù)與物流提貨單是否一致，并按實際件數(shù)簽收。3、駕駛員應仔細檢查實物，若有包裝破損、雨淋水濕等情況，當場拒收。 4、貨物提達后，對應貨物系列的庫管員仔細清點核對實物品名、規(guī)格、數(shù)量、批號、效期是否和供應商提供的發(fā)貨單一致，若不一致則第一時6、間將信息反饋給貨物會計。 5、對應貨物系列的庫管員還應核對是否隨貨附有供應商的出廠產品合格檢測報告，若發(fā)現(xiàn)無出廠產品合格檢測報告、檢測為不合格產品或檢測報告和實物不一致時，應第一時間將信息反饋給貨物會計。 6、庫管員也應仔細復查實物質量狀況，若遇包裝破損、雨淋水濕等情況，應予拒收。 7、庫管員驗貨無誤并經(jīng)復核員復核后，完整填制手工采購入庫單，和供應商發(fā)貨單一起交開票員開具“藥易通”采購入庫單。 8、開票員開票前，應仔細核對庫管員的手工采購入庫單和供應商發(fā)貨單，如發(fā)現(xiàn)兩者間項目存在差異，及時與貨物會計聯(lián)系。 9、庫管員分區(qū)域、系列、品名、規(guī)格、批號、效期陳放入庫貨物。 （二）退貨入庫: 1、客戶7、退貨前，應由退貨業(yè)務員填制公司統(tǒng)一印制的退貨申請單。 2、退貨申請單經(jīng)退貨業(yè)務員簽名后，報業(yè)務部門負責人、財務部門負責人和總經(jīng)理審批，審批不全不得辦理退貨手續(xù)。 3、退貨業(yè)務員憑審批后的退貨申請單在五個工作日內參與客戶退貨清理，依照退貨申請單項目內容，分唐部和泰瑞填制退貨清單。退貨清單簽署客戶和業(yè)務員姓名、日期后，業(yè)務員應及時向公司退貨。 4、駕駛員憑審批后的退貨申請單及時提貨。提貨時，駕駛員應將退貨與退貨申請單及客戶和業(yè)務員簽名的退貨清單仔細核對，如有差異，立即將信息反饋給該客戶業(yè)務員。 5、退貨提達后，庫管員應仔細對照退貨、退貨申請單及客戶和業(yè)務員簽名的退貨清單驗貨，發(fā)現(xiàn)三者不一致時，第一8、時間將信息反饋給該客戶業(yè)務員。業(yè)務員辦理退貨日期（以退貨清單日期為準）遲于退貨申請單五個工作日的，庫管員拒收退貨同時通知該客戶業(yè)務員。 6、庫管員根據(jù)貨物效期、外觀（包裝完整情況等）等將客戶所退貨物分為可供銷售和不可供銷售，分別填列清單（退貨客戶名稱、品名、規(guī)格、數(shù)量、批號、效期、性質）并簽字確認后和客戶、業(yè)務員簽名的退貨清單一起交復核員驗貨復核。 7、復核后的清單交開票員開具銷售退回驗收單，業(yè)務員及客戶簽名確認的退貨清單和銷售退回驗收單一起交貨物會計做賬。 （三）員工還貨入庫： 1、員工還貨，應附上借貨時開票員以借貨員工名義開具的銷售出庫單。 2、員工所還貨物的批號不得比原所借貨物的批號早39、個月以上（含3個月），否則，公司不予辦理還貨手續(xù)。 （四）換貨入庫 1、客戶換貨前，應由換貨業(yè)務員填制公司統(tǒng)一印制的換貨申請單。 2、對客戶提供的“不合格品”不得辦理換貨手續(xù)。 第十二條 貨物出庫： （一）銷售出庫： 1、開票員收到要貨計劃后，應及時分產品系列開具銷售出庫單交對應庫管員備貨。 2、備貨必須嚴格依照銷售出庫單中的品名、規(guī)格、產地、數(shù)量、批號、效期、質量情況進行，若銷售出庫單上所列貨物已無實際存貨，備貨庫管員應及時將銷售出庫單退給開票員做作廢處理并上報貨物主管查找原因；開票員重新開具銷售出庫單后，備貨庫管員根據(jù)新的銷售出庫單備貨；嚴禁備貨庫管員私自在銷售出庫單上直接修改任何項目。 10、3、備貨完畢后，庫管員在對應銷售出庫單“倉管”欄簽字，并將所備貨物與銷售出庫單一起送復核區(qū)。 4、復核員對照銷售出庫單項目，逐一復核所備貨物。 5、庫管組長在裝箱區(qū)對備貨按“購貨單位”分類，統(tǒng)籌裝箱后發(fā)貨。對現(xiàn)場提貨的，由提貨人驗貨后在銷售出庫單上依提貨人身份在“客戶簽名”或“業(yè)務員”欄簽名；非現(xiàn)場提貨的，交駕駛員驗貨并在銷售出庫單“發(fā)貨”欄簽名。 6、駕駛員驗貨簽名后，應立即發(fā)運貨物。辦理托運的貨物，駕駛員須及時跟蹤貨物是否順利運達目的地，區(qū)縣業(yè)務員每月開會時，應帶回全部上月客戶簽名的銷售出庫單結算聯(lián)交貨物會計；直接送達客戶的賒銷貨物，駕駛員將銷售出庫單交客戶在“客戶簽名”欄簽字，客戶簽字確11、認的銷售出庫單交貨物會計保管；直接送達客戶的現(xiàn)銷貨物，駕駛員次日以前將前日（節(jié)假日順延）客戶簽字的銷售出庫單和現(xiàn)金交市區(qū)三終端助理，三終端助理用所收現(xiàn)金與銷售出庫單核對無誤后，現(xiàn)金轉公司出納開具現(xiàn)金收據(jù)，同時，銷售出庫單交貨物會計。 7、貨物會計按月清理經(jīng)客戶簽名的銷售出庫單結算聯(lián)，對欠缺該單據(jù)的業(yè)務員，每月15日前，貨物會計報庫房主管，庫房主管據(jù)以對業(yè)務員進行處罰。 8、現(xiàn)金現(xiàn)場提貨（零售、市區(qū)三終端現(xiàn)款店等）須有庫房開票員出具的現(xiàn)金收據(jù)，開票員收取現(xiàn)金開具現(xiàn)金收據(jù)時，應在現(xiàn)金收據(jù)上注明： （1) 購貨單位和業(yè)務員姓名；（2）出庫單號、產品系列。每周六上午，負責收款的開票員將現(xiàn)金、收據(jù)存根與12、財務聯(lián)分唐部、泰瑞后交對應公司出納，出納收訖現(xiàn)金后應向交款人開具收據(jù)，并注明“年月日到年月日貨款”，該收據(jù)僅作收取開票員現(xiàn)金的證明，不能做回款的賬務處理依據(jù)。9、開票員、庫管員應協(xié)調配合，確保每天16：00前完成備貨裝箱。 （二）采購退貨：1、對依照采購合同可以辦理采購退貨的庫存物資，庫房每月退貨一次。月度上旬，庫管員盤點擬退貨不合格品并出具退貨清單，交開票員開具采購退貨單。 2、庫管員按開票員開具的采購退貨單項目內容辦理退貨。3、其他參照本制度“銷售出庫”的規(guī)定執(zhí)行。 （三）員工借貨：1、員工需要借貨的，須由本人出具借據(jù)交部門負責人簽名后送總經(jīng)理簽名。2、借貨人將簽名手續(xù)齊全的借據(jù)送開票員開13、具銷售出庫單。 3、庫管員按開單員開具的銷售出庫單辦理出庫。 4、其他參照本制度“銷售出庫”的規(guī)定執(zhí)行。 （四）物資報廢： 1、庫房盤點清理出來的不合格品和退回的不合格品，庫管員應將其分類存放于對應的不合格品庫。產品進入不合格品庫前，應辦理書面的轉庫手續(xù)，轉庫手續(xù)上應有對應庫管員、庫管組長、庫房主管的簽名。 2、不合格品每半年集中報廢一次。報廢前，財務部組織人員對不合格品進行全面盤點并填制不合格品盤點清單，不合格品盤點清單經(jīng)對應庫管員、監(jiān)盤人、庫房主管簽名后交開票員開具報損出庫單。 3、庫管員按報損出庫單項目內容辦理報廢出庫。 4、報廢時，除庫管員、監(jiān)盤人、庫房主管，財務部負責人外，還應邀請有14、關部門人員到場，共同見證物資報廢。 第四章 物資儲存及養(yǎng)護第十三條 藥品的儲存及養(yǎng)護 1、根據(jù)藥品的性能及要求，將藥品分別存放于常溫庫（0 30），陰涼庫（10 20），冷柜（2 10），相對濕度保持在：45%-75%。對有特殊溫濕度儲存條件的藥品，應設定相應的庫房溫濕度條件，保證藥品的儲存質量。 2、庫房配備空調，庫管組長每天上午8：309：30、下午2：303：30各一次對庫房溫濕度進行測量并記錄“溫濕度記錄表”，發(fā)現(xiàn)問題立即糾正，確保藥品儲存安全。 3、庫房按安全、方便、節(jié)約的原則，合理利用空間，保持墻距不小于30cm；、垛距不小于100 cm、頂距不小于30 cm、燈距不小于30 cm15、底距不小于10 cm，并做到堆碼合理、整齊、牢固，無倒置現(xiàn)象。 4、藥品實行分區(qū)、分類管理。性質互相抵觸、互相串味、品名和外包裝容易混淆以及養(yǎng)護、滅火方法不同的貨物必須分開存儲，麻醉藥等危險藥品應專庫存儲。5、不合格品、贈品分別進不合格品和贈品庫。 6、藥品分品種、規(guī)格、批號、效期陳列，按批號和效期先后順序從下到上由里至外擺放，以滿足“先進先出”的需要。 7、實行藥品的效期儲存管理，對近效期的藥品設立近效期標志并按月催銷。8、保持庫房、貨架清潔衛(wèi)生，庫管員應每天對自己的責任區(qū)域進行清掃，定期進行清理和消毒，做好通風、避光、防塵、防火、防盜、防潮、防腐、防鼠、防污染等工作。第十四條 保健品、宣16、傳物料的儲存及養(yǎng)護保健品、宣傳物料的儲存及養(yǎng)護參照藥品儲存及養(yǎng)護方法辦理。第十五條 不合格品以利于盤點為原則，分品類、規(guī)格、批號、效期存儲。 第五章 庫房盤點及對賬 第十六條 每周六上午10：00，庫房暫停辦理出入庫手續(xù)，開票員按庫管員所轄產品系列從“藥易通”中打印庫存盤點單交對應庫管員盤點。第十七條 庫管員對自己所轄品類合格品全面盤點，并在庫存盤點單上逐一計算盤贏盤虧數(shù)。第十八條 對于不能確定原因的贏虧，庫管員報庫管組長共同查找原因，庫管組仍不能確定原因的，于周一上午（節(jié)假日順延）上班時，由出現(xiàn)盈虧的庫管員報庫房主管登記。第十九條 庫房主管每周對所有庫管員所轄至少三個單品抽查盤點一次，編制庫17、存盤點單交庫管員簽字確認后帶回。 第二十條 每月最后一天為庫房月度盤點日（12月為年度盤點日），盤點日前一天下午庫房暫停貨物出入庫后，開票員應及時通知財務部，以便其打印庫存盤點單。 第二十一條 月度盤點日，相關財務人員和所有庫管員均應參與盤點，填制庫存盤點單并逐一計算盈虧數(shù)后，交對應庫管員查找原因。 第二十二條 經(jīng)查找原因據(jù)實調整的庫存盤點單一式四份，交庫管員和監(jiān)盤人簽名后，由庫管員、貨物會計、庫房主管、公司領導分別保管。 第六章 物資賬務管理第二十三條 公司應收賬款管理1、應收賬款的事前規(guī)劃。公司應建立賒銷管理制度，對賒銷客戶要簽訂專門的期結合同，落實簽約前業(yè)務人員和片區(qū)經(jīng)理對賒銷單位的資信18、調查，并由相關人員對合同進行評審，從嚴審批期結合同。2、應收賬款的事中控制。公司貨物會計應分商家編制應收賬款賬齡分析表，詳細填列：商家名稱、地址、結賬電話、主管業(yè)務員姓名及電話、結算方式與期限、應收賬款期初余額、本期發(fā)生額、本期回款、期末余額及各期欠款金額、形成逾期款的原因和對策。貨物會計要定期或不定期（至少每月一次）與業(yè)務員對賬，每月對賬后業(yè)務員應在應收賬款賬齡分析表上簽字予以確認。同時，貨物會計還必須和期結商家對賬（至少每季度一次），對賬必須采取書面的對賬函并取得期結商家的簽章。對逾期款商家，貨物會計和業(yè)務人員應特別關注并每月對賬。加大逾期應收款的管理力度，將逾期應收款納入對主管業(yè)務員、財19、務人員、分管人員的過程考核，與相關人員每月收入掛鉤。對于已經(jīng)和公司簽訂期結合同的商家，主管業(yè)務員和貨物會計分別根據(jù)商家資信動態(tài)與有無逾期款考評其資質，發(fā)現(xiàn)商家情況異常或有壞賬風險時，及時向分管領導報告。3、應收賬款的事后管理。對于逾期款，公司應根據(jù)形成原因，確立合理的催賬程序；如出現(xiàn)壞賬，應分清責任，嚴肅追究。第二十四條 成本控制為保障市場商品的正常供應，爭取供應商更多的價格優(yōu)惠，公司產生了庫房存貨。但是，存貨過高，要占用較多資金，并且會增加包括倉儲費、保險費、維護費、管理人員工資在內的各項開支；存貨太少，公司又要產生缺貨損失。因此，存貨管理應盡力在各種成本與存貨效益之間做出權衡，達到兩者的最20、佳結合。據(jù)查，公司目前用于庫房管理的“藥易通批發(fā)版”，支持采購合同根據(jù)庫存報警生成，或由配送需求產生。但因“藥易通”軟件供應商未對我公司負責經(jīng)辦采購業(yè)務的軟件操作人員進行培訓，所以暫未啟用。建議公司向“藥易通”軟件供應商提出培訓要求，啟用“提示采購”這一功能。力爭實現(xiàn)存貨資金信息化管理，降低存貨成本。此外，對單價和采購頻率較高的商品進行采購時，在談判過程中，最好按一年的需求量進行談判，而非按一次需求量進行談判，以便獲得最好的價格優(yōu)惠。 第二十二條 進行“藥易通”二次開發(fā)，使“藥易通”具有如下功能：1、以銷售出庫單和銷售退回驗收單為依據(jù)，自動實時生成分客戶的應收賬款賬齡分析表借方發(fā)生額，賬期不受21、跨年影響；2、以采購入庫單和采購退貨單為依據(jù)，自動實時生成分供應商的應付賬款明細表；3、產品價格分為基本價和特價兩類，基本價為采購價，特價為銷售價。特價按客戶分類或分單個客戶管理，獨立確定產品售價，修改產品特價需經(jīng)過代碼申請、密碼授權程序；第二十三條 有關貨物的賬務處理，記賬憑證后須附“藥易通”采購入庫單和采購退貨單結算聯(lián)，財務部貨物會計至少每季度與供應商對賬一次。第七章 庫房安全 第二十四條 公司設庫房安全小組，庫房主管為組長，庫管組長為副組長，開票員、庫管員、駕駛員為組員。第二十五條 待驗區(qū)、發(fā)貨區(qū)分別安裝高清攝像頭、全程監(jiān)控貨物收發(fā)。第二十六條 貨物庫房門設“閑人免進”標識，非工作原因，22、庫管員以外人員一律不得出入貨物庫房。庫管員負責對進出貨物庫房的人員把關，因把關不嚴造成的貨物丟失等不良后果由庫管員承擔。 第二十七條 庫管組長每天巡視庫房，檢查門窗等是否完整、牢固、安全，排查安全隱患并做好排查記錄。 第二十八條 庫房按消防要求配備泡沫及干粉滅火器，貨物庫房內禁止吸煙、用火，嚴禁攜帶火種進入貨物庫房。 第二十九條 庫管組長每天負責檢查庫房電器是否符合安全用電要求，老舊電線是否及時更新等消防項目，并做好消防隱患排查記錄。 第八章 獎懲辦法 第三十條 庫房員工的工資分為基本工資和績效工資。績效工資與過程考核得分掛鉤，過程考核滿分為分，具體格式見庫房過程考核評分表。庫管員工月工資基本23、工資+績效工資*過程考核得分/第三十一條 庫房員工工作表現(xiàn)出色的，由庫房主管提請財務部負責人報公司總經(jīng)理給予加分。第三十二條 庫房員工違反本制度規(guī)定的，第一次違紀應重新學習公司該項管理制度；第二次在同一項目違紀的除重新學習公司該項管理制度外，由庫房主管處違紀人員部門內通報批評；三次以上（含三次）就同一項目違紀且總分低于90分的，由庫房主管報財務部負責人研究處理。第三十三條 違反本制度規(guī)定，致使公司財產遭受較大損失并觸犯刑律的，公司將報司法機關依法追究責任人刑事責任。第九章 附 則 第三十四條 本制度自XX年7月1日起試行，從XX年8月1日開始正式實施，原相關庫房管理規(guī)范同時廢止。 第三十五條 本制度解釋權屬公司財務部。