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1、公司采購與付款內部控制制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購與付款內部控制制度 第一章總則 第一條為了加強XXXXXX有限公司(以下簡稱公司)對采購與付款的內部控制,規范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯和舞弊,公司根據國家有關法律法規,制定本制度。 第二條本制度所指的采購業務包括采購計劃、采購訂單、采購合同、價格評審、貨物入庫、采購發票、應付賬款和支付貨款等業務。 第三條本制度適用于公司以及下屬機構。 第四條公司審計部對本公司采購與付款內部控制的建立健全和有效實施監督審計,主管采購業務的負責人和財務負2、責人對采購與付款業務的真實性、合法性負責。 第二章崗位分工與授權批準 第五條公司應當建立采購與付款業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離,制約和監督。 采購與付款業務不相容崗位至少包括: 1、請購與審批; 2、詢價與確定供應商; 3、采購合同的訂立與審計; 4、采購與驗收; 5、采購、驗收與相關會計記錄; 6、付款審批與付款執行。 不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。 第六條公司的采購部是負責采購和付款的直接責任單位,其他部門和個人辦理采購和付款業務時,必須經主管領導批準,并執行本制3、度規定的執行程序和辦理。 第七條公司應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。 1 第八條公司的采購部門應當建立內部的職責分工權限,確保采購與審批人員分開,采購與貨物驗收或倉庫人員分開。 第九條公司應根據具體情況對辦理采購與付款業務人員進行崗位輪換。 第十條采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負責外,還應對公司的存貨的安全性和計量的準確性負責。 第十一條采購部門要保證對已采購的貨物價值計量準確,以便于成本核算的準確性。 第十二條公司采購部門在辦理采購業務時應按如下程序執行:根據各部門下達的采購計劃需求做采購準備,對采購計劃進行審核,對使用4、部門提出的請購申請進行審核,然后進行詢價、比價,重大金額采購需要通過招投標且審計部參與監督,主管領導審批后確定供應商,簽訂合同,采購、辦理驗收入庫,登記入賬、支付貨款。采購部負責大宗商品采購,行政后勤物品由行政部負責,參照現有行政后勤物品采購審批流程進行。 第十三條采購部門負責審核(編制)請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購貨物、請求付款等。 第十四條財務部門負責結算采購款項,登記存貨及應付款項等賬務處理。 第十五條財務部門在確保采購業務的真實性、合理性以及符合付款手續后,按合同約定付款方式支付貨款。 第十六條付款及審批執行公司的資金審批權限表: 1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃,經采5、購負責人、財務總監和總經理審批后履行審批程序。 2、經手人負責填寫資金支出申請,要求填明資金的數量、原因、使用部門和數量及支付方式(現金、支票、電匯、匯票),經手人本人簽字確認。 3、采購負責人必須審核采購貨物數量和價格的合理性及是否需要采購的適用性,對采購貨物的質量進行供應商選擇把關,對采購渠道進行審核,對資金支付的風險負責。 4、主管領導負責審批程序的合理性和采購效益性,是否有采購計劃、是否符合公司規定標準,供應商的選擇及價格是否合理,超標準使用資金需要特殊說明。 5、財務總監負責審核采購審批程序是否健全,對資金的支出計劃做出審批,對往來款項進行賬目核對,對采購資金進行合同核對,對資金的支6、出風險進行審 批。 6、總經理可對上述的所有審核提出質疑并要求審計部介入監督檢查。 7、因特殊情況審批單審批手續不健全的,由財務總監負責對總經理進行溝通,財務總監不在,由財務經理(主管會計)負責對財務總監及總經理進行溝通并在相關單據寫明溝通結果,并盡快讓相關責任人補批簽字。(審批人可按照資金審批權限授權委托相關人員代簽名,待審批人回到公司后在單據上進行補簽名。) 8、采購資金支付嚴格按公司審批權限表審批。審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務,經辦人員有權拒絕辦理,并及時向審批人的上級授權部門報告或者向7、審計部門投訴處理。(采購資金支付:得附有采購合同所載明約定的結算款期與結算方式來進行操作,凡是有發生業務的供應商,采購部門都得梳理列明各供應商的結算款期與結算方式明細表;該表一式四份,采購經手人員一份,采購負責人一份,財務部一份(按表監督采購部門的支付款項是 否按規則來操作),審批人一份。 9、財務部出納員接到審批健全的付款審批單方可支付資金,對于審批不健全的單據應拒絕支付。 10、要求現金和支票當天支付,電匯或匯票在24小時內支付,因資金控制或資金調整,財務部有權決定進行一次性支付或分批支付。 11、原則上不允許使用現金進行物資采購,特殊情況需要財務總監審批,并作特殊說明。 12、財務部將采8、購資金分別按供應商掛“應付賬款”,個人領用的備用金或現金零星采購掛申請人“其他應收款”。 13、采購貨物要求必須使用國家稅務總局發行的正規發票(可抵扣),特殊情況需要財務總監審批,并作特殊說明。 14、發票報銷的手續:已經借款報賬的,要求經手人簽字,部門經理審核,主管領導審批,財務總監審批,總經理審批;未借款直接報賬,要求經手人簽字、部門經理審核,然后按公司的審批權限執行。 15、經手人憑審批過的發票沖回自己的采購借支或要求財務部核銷往來,沒有往來的由財務部支付。 第三章貨物采購驗收控制 第十七條加強采購與驗收環節的管理,對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序等做出明確規定,確保采購過程的透明化9、。 第十八條應當根據采購貨物性質及其供應情況確定采購方式。公司及各下屬機構大宗原材料采購由公司采購部統一負責;一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式;小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。 第十九條應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況,采取由采購、使用、財務、倉儲、銷售等部門共同參與程序,并按規定的授權批準程序確定供應商。 第二十條采購貨物到達后,采購人員盡可能的做初步檢查,檢查物資與合同是否相符,然后由質檢人員對采購貨物進行質量檢查。 第二十一條采購人員及質檢員檢查后,應及時送交倉庫。倉庫人員接到貨物后,須檢查所購物資是否附有供方合格證,到貨數量是否正10、確,是否有破損,經檢查無誤,在驗收入庫單據上進行登記,送貨人員要在單據上簽字。 第二十二條檢查合格的貨物,倉庫人員要及時填寫材料入庫單,入庫單一式三聯,第一聯,存根聯,倉庫記賬用,第二聯,財務聯,財務記賬用,第三聯,對賬聯,采購人員報賬用,材料入庫單必須連續編號管理。 第二十三條入庫單的傳遞程序如下: 1、倉庫人員接到檢驗合格的貨物后,填制材料入庫單。 2、倉庫填寫入庫單時,要填寫供貨單位、材料名稱、規格、計量單位、數量。 3、倉庫人員根據填好的入庫單第一聯登記進銷存臺賬或者系統賬務。 4、材料入庫單經采購部門簽字后,將第二聯和供應商發票一同交由財務報賬,第三聯留給采購部門對賬用。 5、入庫單11、第二聯留財務部門做登記材料明細賬用;月末存貨盤點時,核對 賬實是否相符。 第二十四條倉庫人員要根據材料入庫單及時登記倉庫物資臺賬,保證審計 部門或者財務部門審計調查工作。對于檢驗不合格的貨物,要及時通知采購人員,由采購人員與供應商聯系,辦理換貨或退貨等事宜。 第四章應付賬款入賬 第二十五條財務主管會計負責應付賬款入賬,應付賬款的入賬必須取得的 憑證有:供應商的送貨單及發票(增值稅發票包括發票聯和抵扣聯)、請購單、訂貨合同、入庫單等;對于材料已入庫發票未到的采購業務,按照現有暫估流程操作、采購人員報賬情況以及供貨方開發票情況。 第二十六條財務部門在辦理付款業務時,應當對采購發票、結算憑證、驗收證12、明、入庫單據等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。 第二十七條財務人員對所收到的購貨發票及相關憑證按規定檢查無誤后,方能進行會計處理。 第二十八條公司財務人員、采購人員應定期和供應商核對應付賬款往來賬。 第二十九條公司應當加強應付賬款和應付票據的管理,由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。 第五章監督檢查 第三十條公司審計部負責建立對采購與付款內部控制的監督檢查工作,定期或不定期地進行檢查。采購與付款內部控制監督檢查的內容主要包括: 1、采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。 2、采購與付款授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全,是否存在越權審批的行為。 3、應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。 4、有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全。 5、使用和保管制度是否存在漏洞。 對監督檢查過程中發現的采購與付款內容控制中的薄弱環節,審計部提出整改意見和建議,涉及部門及時加以糾正和完善。 第六章附則 第三十一條本制度由公司董事會制訂和修改,并享有最終解釋權。 第三十二條本制度經公司董事會批準后生效。 XXXXXXXX有限公司