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1、公司采購(gòu)與付款流程內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購(gòu)與付款制度采購(gòu)與付款是公司支付貨幣，取得物品或者勞務(wù)的過(guò)程，是公司經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，是公司生存發(fā)展的基礎(chǔ)。因此為進(jìn)一步規(guī)范公司物資采購(gòu)程序，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保公司經(jīng)營(yíng)的持續(xù)穩(wěn)定，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度：一.采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制定義 采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指為了規(guī)范公司采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)與舞弊，保證采購(gòu)在滿足銷(xiāo)售的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本而采取的一系列控制措施。二.采購(gòu)與付款的基本流程 2、為了充分發(fā)揮采購(gòu)與業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，針對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)容，規(guī)范了以下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度：（一）請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、合同訂立、驗(yàn)收1請(qǐng)購(gòu)與審批：物品采購(gòu)由部門(mén)主管根據(jù)訂單、合同、用量提出申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理審批。2詢價(jià)與確定供應(yīng)商：由采購(gòu)部門(mén)主管和相關(guān)部門(mén)共同參與詢價(jià)程序并確定供應(yīng)商，需有三家以上供應(yīng)商的詢價(jià)。3采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)：公司應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)下訂單或起草購(gòu)貨合同并經(jīng)財(cái)務(wù)審計(jì)及總經(jīng)理審批；4采購(gòu)與驗(yàn)收：公司采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作；以保證采購(gòu)數(shù)量的真實(shí)性和采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購(gòu)記錄和會(huì)計(jì)核算的正確性；工程部材料的驗(yàn)收由項(xiàng)目監(jiān)理負(fù)責(zé)、外貿(mào)產(chǎn)品的驗(yàn)收由3、QC負(fù)責(zé)、電商部產(chǎn)品的驗(yàn)收由QC負(fù)責(zé)、行政后勤的驗(yàn)收由行政專員負(fù)責(zé)。（二）采購(gòu)授權(quán)審批1公司經(jīng)營(yíng)所需的工程材料、外貿(mào)產(chǎn)品、電商產(chǎn)品、固定資產(chǎn)、的采購(gòu)以及價(jià)格由會(huì)計(jì)審核，總經(jīng)理審批。2其他物資的申購(gòu)（如辦公用品）由行政專員統(tǒng)一申請(qǐng)，由主管審核，經(jīng)理審批。3對(duì)于公司重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證或?qū)嵭屑w決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。4采購(gòu)合同的簽訂需經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)人員審批及簽訂。（三）單據(jù)保管要求交由采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同資料需按月、按編號(hào)整理好全部交由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一保管。第三條 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制 采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程包括請(qǐng)購(gòu)、詢4、價(jià)、采購(gòu)作業(yè)、合同、預(yù)付訂金、驗(yàn)收入庫(kù)、對(duì)帳、貨款結(jié)算。（一）請(qǐng)購(gòu) 公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需最多的工程材料、外貿(mào)產(chǎn)品、電商產(chǎn)品、固定資產(chǎn)，各部門(mén)根據(jù)合同、訂單、預(yù)計(jì)銷(xiāo)售，填寫(xiě)訂購(gòu)單，由采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)的人員共同參與請(qǐng)購(gòu)的審核，由公司總經(jīng)理審批。訂購(gòu)單上注明請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、請(qǐng)購(gòu)材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。重要物品或者勞務(wù)的請(qǐng)購(gòu)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)決策論證和特殊的審批程序；零星需要的物品，由使用者根據(jù)實(shí)際需要直接提出申請(qǐng)，經(jīng)使用部門(mén)主管審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，交采購(gòu)部門(mén)辦理采購(gòu)；特殊原因需取消請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知采購(gòu)部門(mén)停止采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在原請(qǐng)購(gòu)單寫(xiě)上“作廢”，并退回給請(qǐng)5、購(gòu)部門(mén)。（二）詢價(jià)1定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為公司采購(gòu)決策提供可靠信息；2對(duì)潛在供應(yīng)商就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；3對(duì)于大宗和重要物品的采購(gòu)，就由采購(gòu)、技術(shù)等部門(mén)參與的比質(zhì)比價(jià)，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等；4對(duì)公司的重大投資項(xiàng)目采購(gòu)可以采用招標(biāo)的方式；5經(jīng)審核確認(rèn)后的報(bào)價(jià)，由總經(jīng)理簽名確認(rèn)后交財(cái)務(wù)存檔。6對(duì)于公司零星物品的采購(gòu)，由于采購(gòu)量低、價(jià)格也不高，采用上述方式采購(gòu)成本會(huì)過(guò)高，一般由總經(jīng)理授權(quán)直接采購(gòu)；（三）采購(gòu)作業(yè)1詢價(jià)程序完成后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)資產(chǎn)存儲(chǔ)情況，確定采購(gòu)物6、品的批次和數(shù)量；2根據(jù)詢價(jià)，選擇最有利于公司生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。（四）合同1采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂合同或者采購(gòu)訂單，合同或采購(gòu)訂單必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人審核同意，一份交供應(yīng)商；一份交財(cái)務(wù)部門(mén)以監(jiān)督合同或采購(gòu)訂單的執(zhí)行。注：開(kāi)具增值稅發(fā)票的供應(yīng)商必需簽訂合同，交財(cái)務(wù)部。2對(duì)于零星采購(gòu)的物品，由于數(shù)量不大，不經(jīng)常采購(gòu)的物品，也可以不簽訂合同或采購(gòu)訂單，只需填寫(xiě)申購(gòu)單而直接到市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)，以簡(jiǎn)化手續(xù)。但也必需手續(xù)符合公司的規(guī)定。（五）預(yù)付訂金預(yù)付款供應(yīng)商：采購(gòu)相關(guān)人員需提前二天做款項(xiàng)需求計(jì)劃給到財(cái)務(wù)，然后直接由采購(gòu)人員填制付款申請(qǐng)書(shū)，付款申請(qǐng)書(shū)上內(nèi)容必需填寫(xiě)齊全，并且注明此次采購(gòu)的應(yīng)7、付總額，此次需預(yù)付的款項(xiàng)，預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。付款申請(qǐng)書(shū)需附材料請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單。經(jīng)財(cái)務(wù)審核后，交總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先辦理匯款手續(xù)，財(cái)務(wù)部據(jù)此掛賬，材料入庫(kù)狀況由采購(gòu)人員進(jìn)行跟蹤，辦好入庫(kù)手續(xù)后以及收據(jù)或者發(fā)票來(lái)到后再由采購(gòu)部門(mén)辦理入賬手續(xù)與會(huì)計(jì)沖賬。如果是長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，付款時(shí)需提供供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、國(guó)稅副本復(fù)印件、法人代表授權(quán)收款委托書(shū)，提供不到的情況下，由采購(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)此供應(yīng)商的收款資料真實(shí)性負(fù)責(zé)，如由于供應(yīng)商收款資料的錯(cuò)誤而導(dǎo)致公司的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。（六）貨物驗(yàn)收1.驗(yàn)收人員根據(jù)品質(zhì)鑒定報(bào)告、材料請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單、合同等單據(jù)，對(duì)采購(gòu)物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。并根據(jù)實(shí)8、收的數(shù)量和質(zhì)量填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單上注明供應(yīng)商名稱、收貨日期、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容。入庫(kù)單一式四聯(lián)，一聯(lián)留存，登記倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷(xiāo)存帳；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，辦理對(duì)帳；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)與購(gòu)銷(xiāo)合同、請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)后歸納備案；一聯(lián)交供應(yīng)商，對(duì)帳付款時(shí)提供。2.零星的采購(gòu)由驗(yàn)收人員在單據(jù)背面簽名確認(rèn)即可。（七）月結(jié)客戶對(duì)帳與結(jié)款1月結(jié)供應(yīng)商對(duì)帳時(shí)間：公司規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商付款方式為當(dāng)月交貨后下月底付款為月結(jié)30天，以此類(lèi)推。對(duì)帳時(shí)間為每月的3日之前供應(yīng)商必需傳真對(duì)賬單至采購(gòu)或者財(cái)務(wù)，由采購(gòu)先行對(duì)好帳并且單據(jù)齊全后交財(cái)務(wù)部核對(duì)，采購(gòu)需每月5日前對(duì)完，財(cái)務(wù)則8日前對(duì)好并且回傳給到供應(yīng)商，供應(yīng)商必需在25日之前把請(qǐng)款單據(jù)9、（收據(jù)、發(fā)票、對(duì)帳單）交到財(cái)務(wù)。如是供應(yīng)商未按規(guī)定時(shí)間傳真對(duì)帳單或者請(qǐng)款單據(jù)未交至財(cái)務(wù)部，則貨款的支付時(shí)間按對(duì)帳時(shí)間的延遲情況推遲支付。2月結(jié)款付款時(shí)間為每月26-29號(hào)，有特殊情況財(cái)務(wù)會(huì)通知到采購(gòu)或者供應(yīng)商。月結(jié)款供應(yīng)商需提供資料：收據(jù)或者增值稅專用發(fā)票、供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、國(guó)稅副本復(fù)印件、經(jīng)法人代表簽名授權(quán)收款賬號(hào)，以上資料均需加蓋公章交于財(cái)務(wù)部存檔。3零星采購(gòu)物資采取預(yù)支款項(xiàng)的管理方式，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人先預(yù)支，采購(gòu)后報(bào)銷(xiāo)。第四條 采購(gòu)人員職責(zé)1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人須注重職業(yè)道德、品德端正，做到不吃回扣，不貪污受賄，不吃請(qǐng)，不開(kāi)虛假發(fā)票，不從中牟利，公正廉明。2. 如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員有以違反職業(yè)道德之行為，除賠償公司因此造成的一切損失外，視情節(jié)輕重給予處罰，直到除名或者移交司法機(jī)關(guān)。制訂： 審批： 生效日期：