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1、外貿(mào)公司采購與付款內(nèi)部控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規(guī)范公司的采購與付款、銷售與收款業(yè)務，加強內(nèi)部管理，防范經(jīng)營風險，依據(jù)中華人民共和國會計法、內(nèi)部會計控制基本規(guī)范等相關(guān)法律法規(guī)，制定本公司采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第二條 除非特別說明，本制度所稱內(nèi)部控制制度是指采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第三條 建立公司內(nèi)部控制制度應達到以下基本目標：（一）建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學的決策機制、執(zhí)行機制和監(jiān)督機制，確保經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)；（二）建立行之有效的風險控制2、系統(tǒng)，強化風險管理，確保各項業(yè)務活動的健康運行；（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護財產(chǎn)的安全完整；（四）確保國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。 第四條 公司內(nèi)部控制堅持如下原則：（一）關(guān)鍵點控制原則：針對業(yè)務處理過程中的關(guān)鍵控制點，將內(nèi)部控制落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)；（二）符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司的實際情況，全體員工必須遵照執(zhí)行，任何部門和個人都不得擁有超越內(nèi)部控制的權(quán)力；（三）保證公司內(nèi)部機構(gòu)、崗位及其職責權(quán)限的合理設置和分工，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構(gòu)和崗位之間權(quán)責分明、相互制約、相互監(jiān)督；（四）成本效益原則：公司3、在設置各個控制點時應合理考慮所得到的收益應大于控制成本的基本要求，如果無法確認控制點所帶來的收益，則應考慮滿足既定控制前提下，使控制成本最小。第二章 采購與付款內(nèi)部控制制度第五條 公司采購與付款業(yè)務程序主要包括請購、簽訂采購合同、驗收和會計處理等環(huán)節(jié)（附圖一）。公司生產(chǎn)用物資采購，在需要時，對此流程進行修改，然后執(zhí)行。第六條 公司各科研項目小組必須按照公司資金管理制度的有關(guān)規(guī)定，在月初合理預計本月的設備和物資采購量，財務部據(jù)之編制月度資金預算。第七條 公司所有固定資產(chǎn)和科研項目小組所須實驗用試劑、物料實行零庫存管理，在需要時，提出請購申請交采購部采購。（一）科研項目小組需要采購設備或物資時，由4、使用人員填寫請購單一式兩聯(lián)。（二）職能部門需要采購設備時，由使用人填寫申請單一式兩聯(lián)。（三）科研項目小組請購單應交負責人簽字，職能部門請購單應交部門經(jīng)理簽字，如果請購內(nèi)容超出了月度資金預算，科研項目小組請購單須報中心主任簽字、職能部門請購單應交執(zhí)行總裁簽字。（四）經(jīng)簽字批準后的請購單一份請購人員留底，一份交物資采購部。第八條 公司職能部門和科研項目小組所須日用辦公物品，由公司辦公室統(tǒng)一保管，保管人員應該建立實物領用登記簿。每月初，辦公室根據(jù)各科研項目小組和各職能部門的辦公物品使用申請，合理確定本月辦公物品采購量并報財務部。第九條 辦公室辦公物品管理員應該制定每種辦公物品庫存的控制上下限，執(zhí)行限5、額管理。（一）原則上，控制下限不超過公司一周的使用量，控制上限不高于公司一月的使用量。（二）當辦公物品庫存不足控制下限時，填寫請購單，請購數(shù)量等于控制上限減去實際庫存量。（三）請購單一式兩聯(lián)，需經(jīng)辦公室主任簽字，如果采購內(nèi)容超出了月度資金預算，須報執(zhí)行總裁批準。（四）經(jīng)簽字批準后的請購單一份請購人員留底，一份交物資采購部。第十條 采購部在接到相關(guān)部門或人員的請購單后，應該編制采購單一式兩聯(lián)，詳細列明采購物的價格、數(shù)量、規(guī)格、供應商等資料，區(qū)別情況處理。（一）如果采購金額不超過1000元，采購部直接采購。（二）如果采購金額超過1000元，但不足10000元，采購部應填寫采購單并送財務部審批簽字。6、1財務部應該不斷積累公司所用設備和辦公物品的相關(guān)價格資料，用以判斷采購部所報價格的合理性。2財務部認為價格合理的，予以簽字蓋章，將一聯(lián)采購單留底，用以和驗收單核對。3財務部認為價格不合理的，注明詳細情況，并將采購單返回采購部，要求其重新編制。4采購部取得財務部簽字確認的采購單后，執(zhí)行對外采購。（三）如果采購金額超過10000元，采購部應該填寫采購單，并牽頭進行采購合同的談判與簽定。1采購合同的談判應該由至少兩個部門參加，除采購部外，物品使用部門和財務部都可以參與合同的談判，大額采購應由三個部門同時參與談判。2大型設備的采購應該堅持技術(shù)談判和商務談判分離的原則，由使用部門牽頭進行技術(shù)談判，采購部7、門牽頭進行商務談判，談判結(jié)果報公司總裁辦公會決策。3小額采購合同財務不能參與談判的，在合同簽字之前，必須報財務部會簽同意。4采購部根據(jù)簽定的合同，要求供應商按時、按質(zhì)、按量提供采購物品。（四）對于公司需求量大、日常不斷消耗的物品，采購部應該與至少兩家供應商簽定年度采購框架協(xié)議，以降低價格、標準供應。第十一條 采購物資到貨后，由請購人員現(xiàn)場驗收，驗收單一式三聯(lián)，經(jīng)驗收人員、采購人員簽字后，一聯(lián)由采購人員保管、一聯(lián)由請購人員保管、一聯(lián)連同發(fā)票一起交財務部報帳。第十二條 財務部接到驗收單和發(fā)票后，與采購單或采購合同核對，核對不一致的，由采購人員說明情況并報財務總監(jiān)批準，方可入帳。第十三條 如果驗收時8、出現(xiàn)數(shù)量或品質(zhì)與采購但或采購合同不符，采購部應填寫退貨通知單一式三聯(lián)，一聯(lián)由采購部留存，附于采購、驗收單后歸檔；一聯(lián)送財務部門；一聯(lián)通知供應廠商退貨。第十四條 公司與采購有關(guān)的付款遵照資金管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十五條 公司在采購與付款業(yè)務程序中，應保證以下職務的相互分離：1采購人員不能同時負責采購物資的驗收保管。2采購人員、保管人員、使用人員不負責賬務的記錄。3采購人員與負責付款審批的人員分離。4審核付款人員與付款人員分離。第三章 銷售與收款內(nèi)部控制制度第十六條 銷售與收款業(yè)務程序內(nèi)部控制制度包括銷售部門、財務部門、保管部門及其它銷售與收款業(yè)務的參與人（附圖二）。第十七條 銷售與收款業(yè)務程9、序的主要環(huán)節(jié)包括報價、信用調(diào)查、接受訂單、核準付款條件、填制銷貨通知、發(fā)出商品、開具發(fā)票、核準銷售折扣、核定銷售折讓或退貨條件并辦理退款或接受退貨、收取貨款以及各環(huán)節(jié)的賬務處理等。第十八條 在銷售與收款業(yè)務程序應保證以下職務的相互分離：（一）接受客戶訂單的人不能同時負責核準付款條件和客戶信用調(diào)查工作。（二）填制銷貨通知的人不能同時負責發(fā)出商品工作。（三）開具發(fā)票的人不能同時負責發(fā)票的審核工作。（四）辦理各項業(yè)務的人員不能同時負責該項業(yè)務的審核批準工作。（五）記錄應收賬款的人員不能同時負責貨款的收取和退款工作。（六）會計人員不能同時負責銷售業(yè)務各環(huán)節(jié)的工作。第十九條 公司銷售部門應該制定恰當?shù)匿N10、售政策，明確定價原則、信用標準和條件、收款方式以及涉及銷售業(yè)務的機構(gòu)和人員的職責權(quán)限等相關(guān)內(nèi)容，強化對商品發(fā)出和賬款回收的管理，避免或減少壞賬損失。第二十條 公司銷售人員應該關(guān)注市場情況及公司的銷售情況，按基本報價表，在公司授予的一定權(quán)限內(nèi)，結(jié)合客戶的需求及競爭者的報價情況，向客戶報價。（一）如報價超出其權(quán)限范圍，需按公司規(guī)定權(quán)限逐級上報。（二）銷售人員接到顧客詢價，需在客戶要求的時間內(nèi)及時報價，不準借故拖延。第二十一條 為了確?？蛻舻男庞脿顩r，銷售人員在接受訂貨以前，應對客戶的信用狀況進行調(diào)查。（一）銷售人員應該通過公司各種渠道，搜集諸如客戶名稱、負責人、資產(chǎn)狀況；重要管理人員及其背景資料；11、創(chuàng)建時間及經(jīng)過情形；業(yè)務內(nèi)容及損益狀況；設備內(nèi)容、員工人數(shù)及生產(chǎn)能量；金融單位往來情況；銷售對象及推銷能力；在同行的地位及評語等資料。（二）銷售人員將上述資料報客戶管理人員，客戶管理人員根據(jù)銷售人員的資料及現(xiàn)有資料庫，對客戶進行信用評估，結(jié)果與報價情況一起報公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務總監(jiān)。第二十二條 公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務總監(jiān)根據(jù)銷售人員和信用評估人員上報的資料決定是否批準銷售。第二十三條 批準后，公司法人代表或銷售人員經(jīng)授權(quán)與客戶簽定銷售合同，銷售合同一式兩份，銷售部門和客戶各一份，財務部應該復印留底，以備核查和催收款項。（一）合同簽訂后，若因條件變更而需要更改，應及時辦理更改，其變12、更程序同簽訂程序。（二）銷售人員應及時查對合同的履行情況，若發(fā)現(xiàn)顧客違約或其他異常，立即呈報上級，采取適當對策。第二十四條 銷售部門根據(jù)銷貨合同規(guī)定的時限，填制發(fā)貨通知單。發(fā)貨通知單通常一式四聯(lián)，一聯(lián)銷售部門留存，一聯(lián)連同銷貨合同送財務部門作為開具發(fā)票的依據(jù)，一聯(lián)送倉庫部門作為發(fā)貨的依據(jù)，一聯(lián)交客戶。第二十五條 倉庫部門接到發(fā)貨通知單后，應嚴格按照發(fā)貨通知單所載貨物名稱、數(shù)量組織發(fā)貨。第二十六條 銷售部門將發(fā)貨通知單、銷售合同及客戶回款記錄中的相關(guān)內(nèi)容核對正確無誤后，填制“開具發(fā)票申請單”交財務部門，財務部門復核銷售合同、發(fā)貨單后，開具銷貨發(fā)票。第二十七條 如顧客驗收貨物后，因貨品質(zhì)量或其他原13、因提出退貨，銷售人員應協(xié)同銷售部門經(jīng)理對原因進行詳細調(diào)查，如確屬正當理由，應及時出具審查報告以及客戶的退貨理由書，待子公司經(jīng)理審查批準后，接受客戶的退貨。同時，收回銷貨發(fā)票并待貨物驗收入庫后，及時進行賬務處理。對貨物的質(zhì)量問題由生產(chǎn)部門加以解決。第二十八條 銷售人員與財務部門均應隨時注意貨款的收回事宜。財務部門應根據(jù)發(fā)貨通知單、銷售合同、銷貨發(fā)票等及時登記銷售收入。（一）財務部門要按照客戶及產(chǎn)品明細按月編制應收賬款明細表，一份送銷售部門、一份自存，并按時清查應收款項，以求貨款的安全收回。（二）銷售部門編制“銷售統(tǒng)計表”，包括合同內(nèi)容，發(fā)貨情況、預付款、到貨款、初驗款、終驗款、質(zhì)保金的應收和實收14、情況，根據(jù)銷售款的應收和實收情況，及時向客戶催款。（三）收到客戶的貨款時，由財務部門填制“回款傳達通知單”給銷售部門，經(jīng)銷售部門確定收款的合同歸屬后，會計制作收款憑證，進行收款結(jié)算，銷售部門在銷售統(tǒng)計表上注明合同實收款項。銷售部門與財務部門主管會計每月核對“銷售統(tǒng)計表”和“應收賬款明細表”，如有差異，及時查清。第四章 附則第二十九條 本制度由公司財務部擬定，報總裁辦公會批準后執(zhí)行，解釋、修改權(quán)歸總裁辦公會。第三十條 本制度自年3月1日起執(zhí)行。簽定采購合同是否超1萬元驗收單傳至財務部驗收是否合格價格是否合理是否超1000元財務部物資采購表是否超預算科研項目小組請購單辦公室請購單執(zhí)行總裁簽字物資采購部實物入庫、領用采購中心主任簽字項目經(jīng)理簽字辦公室主任簽字是否超預算是是否否否是否是否是否是附圖一：采購與付款流程附圖二：銷售與收款流程詢價終止催款終止賒銷現(xiàn)金會 計出 納發(fā)貨通知單（4份）（銷售、財務、倉庫、客戶）終止銷售人員組織發(fā)貨財務部銷售人員銷售合同（3份）（銷售部、客戶、財務部）信用評估客戶管理人員客 戶執(zhí)行總裁、中心主任財務總監(jiān)批準是發(fā)票報價否