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1、多式聯運運輸代理公司會計內控管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、內部會計控制目標內部會計控制的目標是保證業務按照適當的授權進行；保證業務活動以正確的金額，在規定的會計期間，記錄于規定的賬戶；保證賬面資產與實有資產定期核對，并揭示薄弱環節；保證企業經濟活動依法、有效、有序地進行。二、 會計內控制度的主要內容1 貨幣資金貨幣資金是指公司所擁有的現金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金的內部會計控制主要是防止現金的錯誤記錄和舞弊行為的產生。1.1 不相容崗位控制出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、2、債權債務賬目的登記工作。出納員開具支票時，必須經財會主管審核批準后方可加蓋銀行預留印章。簽發支票時，應按規定啟用支票使用登記簿。嚴格限制簽發空白轉帳支票。不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程。辦理貨幣資金業務的人員，每兩年進行崗位輪換。1.2 授權批準控制公司對貨幣資金業務建立授權批準制度，審批人根據貨幣資金授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。公司實行資金集中統一管理，各種現金，銀行收付款業務集中于財會部門，其他任3、何部門未經財會部門授權或委托，不得擅自辦理收付款業務和出具收付款收據。未經授權的機構或人員不得辦理貨幣資金業務或直接接觸貨幣資金。1.3 貨幣資金支付程序控制支付申請。公司有關部門或個人用款時，應當提前向審批人提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，并附有效經濟合同或相關證明。支付審批。審批人根據其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人應當拒絕批準。支付復核。復核人應當對批準后的貨幣資金支付申請進行復核，復核貨幣資金支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付公司是否妥當等。復4、核無誤后，交由出納人員辦理支付手續。對于重要貨幣資金支付業務，應當經董事會決策和審批。所有付款業務必須經過總經理批準后方可支付。購買實物、支付費用時，必須有對方開具的發票、收據和必要的驗收憑證，同時有經辦人、驗收人業務主管簽章。各種借款的支付必須寫明用途，按規定履行審批手續。工資、獎金、勞保和勞務費的支付，必須有合法依據。1.4 現金管理按照現金管理暫行條例的規定使用現金。不屬于現金開支范圍的業務應當通過銀行辦理轉賬結算，一律不得支付現金。從銀行提取現金時，要寫明真實用途，同時，必須由公司財會主管審核蓋章后，才能向銀行辦理提款。不得超限額提取備用金。為支付公司日常開支所需, 設立備用金, 標準5、為每日人民幣五千元, 超過庫存限額的現金應及時存入銀行。現金收入應當及時存入銀行，不得用于直接支付公司自身的支出。因特殊情況需坐支現金的，應事先報經開戶銀行審查批準。借出款項必須執行嚴格的授權批準程序，嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。現金出納必須做到日清月結，隨時清點庫存現金。不得挪用現金和以白條抵庫，公司定期和不定期地進行現金盤點，確保現金賬面余額與實際庫存相符。發現不符，及時查明原因，作出處理。銀行存款管理按照支付結算辦法等國家有關規定管理銀行賬戶。 定期檢查、清理銀行賬戶的開立及使用情況，發現問題，及時處理。嚴格遵守銀行結算紀律，不準簽發沒有資金保證的票據或遠期支票，套取銀行信用；不準簽發、6、取得和轉讓沒有真實交易和債權債務的票據，套取銀行和他人資金；不準無理拒絕付款，任意占用他人資金；不準違反規定開立和使用銀行賬戶。定期核對銀行賬戶，每月核對一次，編制銀行存款余額調節表，使銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節相符。如調節不符，應查明原因，及時處理。定期或不定期地對銀行存款日記帳與銀行對帳單及收付款憑證進行核對，每月2次，發現問題要及時處理。 在對銀行對帳單抽查之前，應將公司銀行對帳單的余額與開戶銀行進行核對或取得銀行確認的書面證明。取得的貨幣資金收入必須及時入賬，不得私設“小金庫”，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬。票據及有關印章的管理發票和收據必須按規定保管、登記、使用、檢查。領用空白7、發票和收據必須進行登記, 防止空白票據的遺失和被盜用。財會主管應保管好銀行預留印鑒和個人印章，工作量大的可指定出納員以外的人員代為保管，財務專用章應由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。嚴禁印章和支票由同一個人保管。監督檢查公司定期和不定期地對貨幣資金業務進行檢查，內容包括：（一）貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在貨幣資金業務不相容職務混崗的現象。（二）貨幣資金授權批準制度的執行情況。重點檢查貨幣資金支出的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。（三）支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業務所需的全部印章交由一人8、保管的現象。（四）票據的保管情況。重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全，票據保管是否存在漏洞。2 實物資產每年四季度對實物資產進行一次財產清查，保證帳簿記錄與實物相符。對盤盈或盤虧的財產要按規定及時處理。各項實物資產應當有專人保管，對造成財產非正常損失或流失的，要按規定追究有關人員的責任，確保財產安全和完整。實物資產的保管人員、使用人員、核算人員、收發審批人員相互分離。實物資產的收發、增減和使用等審批權限應當經董事會授權。2.1 固定資產控制保證固定資產取得合理性。購買固定資產時充分考慮固定資產的技術性能、企業規模發展的需要、資金的投入與投資回報等因素。避免低效率使用甚至因閑置而造成資金9、擱置。保證固定資產計價的正確性。固定資產賬面上應準確反映取得這些資產時和正式投入使用前所支付的一切必要和合理的支出。保證固定資產的實際存在和合理保養維護。為使固定資產賬面余額與實際存在相一致，需有專門部門和人員管理，建立臺賬和卡片，并實施維修保養制度，使資產發揮其正常的使用效率。保證固定資產折舊和攤銷方法的合理性和計算的正確性，防止用折舊來調節各期費用和成本。折舊方法的確定,變更報須經批準2.2 存貨控制存貨存放地點有專門人員負責保管。公司對存貨實行永續盤存制度，對各種存貨進行合理分類，記錄收入、發出的數量。物資盈虧要進行分析和報告，報損要經董事會審批。存貨計價計價方法一旦確定，不能任意改變。10、3 采購與付款3.1 不相容崗位控制公司對下列采購與付款業務分開設立： 請購與審批， 采購合同的訂立與審計， 采購、驗收與相關會計記錄， 付款審批與付款執行不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。對辦理采購與付款業務的人員每兩年進行崗位輪換。3.2 采購程序控制根據銷售要求確定采購的物資。采購物資的一切活動，包括定貨要求、供應公司的報價、材料和商品的質量驗收，必須嚴格按照生產和銷售要求，防止為了個人私利而犧牲企業利益的行為發生。一般物品或勞務等的采購采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買方式。應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況，由采購、11、使用等部門共同參與比質比價，確定供應商。驗收部門或指定專人根據據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。對驗收過程中發現的異常情況，立即向有關部門報告，查明原因，及時處理。財會部門的物資（材料）明細帳與物資部門的有關明細帳應定期核對相符。3.3 付款控制財會部門在根據采購合同結算支付貨款之前，應當對所采購物資的原始憑證進行認真審查核對，審核的內容應包括：品名、單價、數量、金額等是否相符，計算是否正確；各種原始憑證之間是否一致；是否有必要的檢驗和驗收手續；大宗物資采購是否有計劃、是否有合同或協議。必須在確認內容一12、致、責任明確、手續完備，方可編制付款憑證，結算貨款。真實揭示已享有的各種采購的折扣和折讓，合理地沖銷相應的應付賬款，不得將公司享有的折扣或折讓隱匿起來，避免公司獲得的利益為私人占有。結算貨款時，除達不到銀行結算起點的可支付現金外，均必須通過銀行結算。保證現金支付后獲得相應的原料、商品、服務.加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。3.4 監督檢查公司定期和不定期地對采購與付款業務進行檢查，內容包括：（一）采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付13、款業務不相容職務混崗的現象。（二） 采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。（三） 應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。（四） 有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。4 銷售與收款4.1 不相容崗位控制辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門分別設立，互相獨立。 （一）銷售部門（或崗位）主要負責處理訂單、簽訂合同、執行銷售政策和信用政策、催收貨款（二）服務部門（或崗位）主要負責審核銷售單據是否齊全并辦14、理提供服務的具體事宜。（三）財會部門（或崗位）主要負責銷售款項的結算和記錄、監督管理貨款回收。公司不得由同一部門或個人辦理銷售與收款業務的全過程。4.2 程序控制銷售談判。在銷售合同訂立前，由專門人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。銷售談判的全過程應有完整的書面記錄。選擇客戶時，應當充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等有關情況，降低賬款回收中的風險。合同訂立。簽訂合同應符合中華人民共和國合同法的規定。金額重大的銷售合同的訂立應當征詢法律顧問或專家的意見。簽訂業務合同時，必須按合同法的規定，明確付款方式、付款時間和爭議的處理形式等內容，盡可能縮短債權期限。合同審批。15、合同應經總經理審批。組織銷售。銷售部門按照經批準的銷售合同安排服務計劃，同時編制銷售發票通知單，經審批后下達給財會部門，由財會部門根據銷售發票通知單向客戶開出銷售發票。編制銷售發票通知單的人員與開具銷售發票的人員應相互分離。銷售部門設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發貨、收款情況。銷售臺賬應當附有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執等相關購貨單據。銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、發貨憑證、運貨憑證、銷售發票等文件和憑證要相互核對。4.3 收款控制財務部門定期與往來客戶通過函證等方式核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。對跨年度的債權或債務，在每16、年年底前主動與對方核對有關數據，并取得對方簽認的手續，避免發生不必要的爭議。按客戶設置應收賬款臺賬，及時登記每一客戶應收賬款余額增減變動情況和信用額度使用情況。對長期往來客戶應當建立起完善的客戶資料，并對客戶資料實行動態管理，及時更新。財務部門進行應收賬款賬齡分析，對逾期應收賬款催收督促銷售部門加緊催收。銷售部門應當負責應收賬款的催收。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。對于可能成為壞賬的應收賬款應當報告董事會，確定是否確認為壞賬。公司發生的各項壞賬，應查明原因，明確責任，并在履行規定的審批程序后作出會計處理。備查登記注銷的壞賬，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時及時入賬，防止形成17、賬外款。應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批準。公司應當有專人保管應收票據，對于即將到期的應收票據，應及時向付款人提示付款；已貼現票據應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。銷售人員應當避免接觸銷售現款。4.4 監督檢查公司定期和不定期地對銷售與收款業務監督檢查，內容包括：（）銷售與收款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在銷售與收款業務不相容職務混崗的現象。 （二）銷售與收款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。（三）銷售的管理情況。重點檢查信用政策、銷售政策的執行是否符合規定18、。（四）收款的管理情況。重點檢查公司銷售收入是否及時入賬，應收賬款的催收是否有效，壞賬核銷和應收票據的管理是否符合規定。5 成本費用5.1 成本費用支出控制根據公司的發展目標和成本效益原則, 實行成本費用預算制度，在年初確定當年成本費用預算。公司制定費用的開支范圍、標準和費用支出的申請、審核、審批、支付程序，嚴格控制各項費用的開支。會計部門在辦理費用支出業務時，應當根據經批準的費用支出申請，對發票、結算憑證等相關憑據的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。根據國家統一的會計制度規定，公司建立合理的成本費用核算制度，確定后不得隨意改變確認標準或者計量方法，不得虛列、多列、不列或者少列成本費19、用。公司建立成本費用內部報告制度，實時監控成本費用的支出情況，對于實際發生的成本費用與成本費用預算的差異，應及時查明原因，并作出相應處理。5.2 監督檢查成本費用監督檢查的內容包括；（一）成本費用業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在成本業務不相容職務混崗的現象。（二）成本費用業務授權批準制度的執行情況。重點檢查成本費用業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。（三）成本費用預算制度的執行情況。重點檢查成本費用支出的真實性、合理性、合法性和是否超出預算范圍。（四）成本費用核算制度的執行情況。重點檢查成本費用的記錄、報告的真實性和完整性。6 對外投資6.1 不相容崗位控制對外投20、資不相容崗位一般包括：(一)對外投資預算的編制與審批；(二)對外投資項目的分析論證與評估(三)對外投資的決策與執行；(四)對外投資處置的審批與執行；(五)對外投資業務的執行與相關會計記錄。6.2 對外投資決策控制編制對外投資建議書，組織相關部門或人員對投資建議項目進行分析與論證，必要時應對被投資公司進行資信調查和實地考察。對外投資項目如有其他投資者時，還應根據情況對其他投資者的資信情況進行了解或調查。公司財會部門應當參與投資建議項目的分析論證等工作。公司根據投資建議項目的分析與論證情況以及資信調查和實地考察結果，決定對投資項目是否立項。重大投資項目立項后，公司組織相關部門或人員或委托具有相應資21、質的專業機構進行可行性研究。可行性研究應當全面，客觀、及時、可靠。公司財會部門應當參與可行性研究工作，對投資項目所需的資金、預期現金流量、投資收益、以及投資的安全性等進行測算和分析。公司組織相關部門和人員對已立項項目進行評估，比較選擇投資方案，提出對外投資決策建議。6.3 資產投出控制公司對需要簽訂合同的對外投資業務，應當根據對外投資決策內容，并以對外投資分析與論證或可行性研究為依據與被投資公司進行談判，談判必須有兩人以上參加。對外投資合同需經授權部門或人員審查批準后簽訂。公司投資執行部門會同財會部門和其他相關部門編制投資計劃，并且按照計劃所確定的項目、進度、時間、金額和方式投出資產。6.4 22、對外投資處置控制對投資收回的資產，應及時足額收取，并按規定入賬。提前或延期收回對外投資的，應經董事會審議批準。收回貨幣資金的，應及時辦理收款業務。收回實物資產的，應編制資產回收清單并由相關部門驗收。收回無形資產的，應檢查核實被投資公司未在繼續使用。收回債權的，應確認其真實性和價值。公司財會部門按相關規定及時進行對外投資處置的會計處理。財會部門在進行資產處置的相關會計處理時，應當認真審核與對外投資處置有關的審批文件、會議記錄及相關資料，以確保資產處置的真實、合規。財會部門應認真審驗對外投資處置后的資產回收清單和驗收報告，審核對外投資轉讓的作價，保證回收資產的安全和完整。對需辦理產權轉移手續的資產23、，應查驗其產權轉移情況。6.5監督檢查對外投資內部控制監督檢查的內容主要包括：(一)對外投資業務相關崗位設置及人員配備情況。重點檢查崗位設置是否科學、合理，是否存在不相容職務混崗的現象，以及人員配備是否合理。(二)對外投資業務授權審批制度的執行情況。重點檢查分級授權是否合理，對外投資的授權批準手續是否健全、是否存在越權審批等違反規定的行為。(三)對外投資業務的決策情況。重點檢查對外投資決策過程是否符合規定的程序。(四)對外投資資產的投出情況。重點檢查各項資產是否按照投資計劃投出；以非貨幣性資產投出的，重點檢查資產的作價是否合理。(五)對外投資持有的管理情況。重點檢查有關對外投資權益證書等憑證的24、保管和記錄情況，投資期間獲得的投資收益是否及時足額收回。(六)對外投資的處置情況。重點檢查投資資產的處置是否經過授權批準，資產的回收是否完整、及時，資產的作價是否合理。(七)對外投資的會計處理情況。重點檢查會計記錄是否真是否合實、完整。7 擔保7.1 不相容崗位控制擔保業務不相容崗位至少包括：（一）擔保業務的評估與審批；（二）擔保業務的審批、執行與監督；（三）相關財產的保管與擔保業務記錄。公司不得由同一部門或個人辦理擔保業務的全過程。7.2 擔保評估對外公司的擔保業務，應當組織相關人員對申請擔保公司主體的資格，申請擔保項目的合法性，申請擔保公司的資產質量、財務狀況、經營情況、行業前景和信用狀況25、申請擔保公司反擔保和第三方擔保的不動產、動產和權利歸屬等進行全面評估，形成評估報告。根據評估報告，訂立擔保合同。簽訂合同應符合中華人民共和國合同法和中華人民共和國擔保法的規定。重要擔保業務合同的訂立，應當征詢法律顧問或專家的意見。7.3 擔保執行、財產保管與記錄控制公司應當監測被擔保公司、被擔保項目資金流向，定期了解被擔保公司的經營管理情況，形成報告。對異常情況應及時要求被擔保公司采取有效措施化解風險。監測方式包括：（一）參加被擔保公司與被擔保項目有關的會議、會談和會晤；（二）對被擔保工程項目的施工進度和財務進行審核；（三）必要時，可派員進駐被擔保公司工作，被擔保公司應提供方便和支持。公司集中26、妥善保管有關擔保財產和權利證明，定期對財產的存續狀況和價值進行復核，發現問題及時處理。同時對擔保的對象、金額、=期限和用于抵押和質押的物品、權利及其他有關事項進行全面的記錄。7.4 監督檢查擔保業務控制監督檢查的內容主要包括：（一）擔保業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在擔保業務不相容職務混崗的現象；（二）擔保業務授權批準制度的執行情況。重點檢查擔保對象是否符合規定，擔保業務評估是否科學合理，擔保業務的審批手續是否符合規定，是否存在越權審批的行為；（三）擔保業務檢測報告制度的落實情況。重點檢查是否對被擔保公司、被擔保項目資金流向進行日常監測，是否定期了解被擔保公司的經營管理情況并形成27、報告；（四）擔保財產保管和擔保業務記錄制度落實情況。重點檢查有關財產和權利證明是否得到妥善的保管，擔保業務的記錄和檔案文件是否完整。8 會計信息質量每一財務會計事項的處理，不得由一個人負責辦理全過程，必須由兩個人以上人員辦理。財會人員對各項經濟業務的真實性、合法性要進行認真審查，保證會計記錄的真實性、合法性和及時性。會計核算中，必須做好帳證、帳表、帳實、帳帳的及時核對工作，保證相互間的數“據一致。在規定時間內按照規定編制月份、季度、年度會計報表，不得為了趕編會計報表“而提前結帳，不得任意估計數字，嚴禁弄虛作假。表內各項目，包括補充資料，都應填寫齊全。任何人不得篡改或者授意、指使、強令他人篡改會計報表的有關數字。