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1、新能源科技股份有限公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1、 目的遵照國家政策、法規(guī)、技術(shù)性能要求對公司正常運(yùn)作所需物資及器件的采購進(jìn)行控制，使公司采購規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于準(zhǔn)確及時將公司所需物資及器件適時、適量、適價、適質(zhì)、適地購入。2、 相關(guān)文件本制度與采購控制程序供應(yīng)商管理制度供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書（見本制度附件）共同規(guī)范采購業(yè)務(wù)全流程的工作，使用人務(wù)必同時熟讀附件文件中對采購業(yè)務(wù)的實(shí)施要求。3、 適用范圍本程序適用于原、輔材料、石墨化回料、設(shè)備和備品備件、勞保用品、辦公用品等日常所需零件物資和服務(wù)2、的采購管理。4、 作業(yè)程序4.1. 采購計(jì)劃4.1.1. 采購計(jì)劃制定及審批工作流程，參見采購控制程序（CX-08）中的5.1條款要求。4.1.2. 采購計(jì)劃過程中產(chǎn)生的月度物料需求計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、物料請購單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.2. 主要原、輔材料申購4.2.1. 主要原 、輔材料采購的申請及審批工作流程，參見采購控制程序（CX-08）中的5.2條款要求。4.2.2. 主要原 、輔材料采購過程中產(chǎn)生的合格供方名錄、供應(yīng)商代碼表等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.3. 設(shè)備、備品備件及低值易耗品申購4.3.1. 設(shè)備、備品備件及低值易耗3、品采購的申請及審批工作流程，參見采購控制程序（CX-08）中的5.3條款要求。4.3.2. 設(shè)備、備品備件及低值易耗品采購過程中產(chǎn)生的物料請購單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.4. 采購詢價及貨源、合同/訂單訂立程序4.4.1. 采購合同訂立及審核工作流程，參見采購控制程序（CX-08）中的5.5條款要求。4.4.2. 采購合同訂立及審核過程中產(chǎn)生的采購合同審批表、供應(yīng)商詢價記錄及推薦審批表、采購合同會簽等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.4.3. 原則上所有采購均需簽訂采購合同，由于備品備件的采購過于零散，但單筆備品備件采購額超過人民幣伍仟元的，都4、應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同；對于超過伍仟元但特殊原因不能簽訂采購合同的，由采購部經(jīng)理提出無需簽訂采購合同的申請報(bào)告，交財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.4.4. 對于已經(jīng)簽訂框架采購合同的采購，每次采購業(yè)務(wù)必須填制采購訂單，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后，由采購部經(jīng)理與供應(yīng)商簽訂采購訂單。4.5. 采購合同/訂單的跟進(jìn)及交付4.5.1. 采購合同/訂單的跟進(jìn)及交付工作流程，參見采購控制程序（CX-08）中的5.6條款要求。4.5.2. 采購合同/訂單跟進(jìn)及交付工作過程中產(chǎn)生的物料到貨跟進(jìn)表、采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表、到貨通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.6.5、 入庫/退貨管理4.6.1. 采購入庫/退貨工作流程，參見物料收貨管理程序條款要求、采購控制程序（CX-08）中的5.8條款。4.6.2. 采購入庫/退貨工作過程中產(chǎn)生的不合格品報(bào)告單、物料不良改善通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.6.3. 到貨前，采購部需及時將采購供應(yīng)商、物料名稱、單位、數(shù)量以及到貨日期通知倉庫。4.6.4. 倉庫入庫完成后，倉管員應(yīng)及時將入庫單、供應(yīng)商送貨單分別給到采購部采購專員和財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)。4.6.5. 采購部采購專員根據(jù)收到的入庫單、供應(yīng)商送貨單核對采購訂單或采購合同，核對無誤后，應(yīng)登記采購入庫明細(xì)登記表，注明入庫日期、供應(yīng)商名稱、品名6、數(shù)量、單價、金額等，并將信息與財(cái)務(wù)部及時共享。4.7. 采購對賬與付款4.7.1. 每月月初5號前，采購部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商結(jié)款期限編制本月采購付款計(jì)劃，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人。4.7.2. 每月月初5號前，要求供應(yīng)商編制上月采購貨款對賬單，加蓋供應(yīng)商公章或財(cái)務(wù)專用章，交給采購部；對賬單內(nèi)容包括：供應(yīng)商名稱、來貨日期、物料名稱、單位、數(shù)量、單價、金額、本年累計(jì)發(fā)生額等。4.7.3. 采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)入庫單、送貨單核對供應(yīng)商交來的對賬單明細(xì)，核對無誤后，在對賬單上簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)。4.7.4. 財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)核對無誤后，對賬單上簽字蓋章確認(rèn)，并給回采購部負(fù)責(zé)人并回傳7、供應(yīng)商。4.7.5. 財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)與采購部負(fù)責(zé)人核對無誤后，通知供應(yīng)商開具發(fā)票。4.7.6. 采購部負(fù)責(zé)人收到發(fā)票后，在采購入庫明細(xì)登記表中核對對應(yīng)的入庫單，并在相應(yīng)的入庫單明細(xì)后注明發(fā)票號，同時，復(fù)印一份發(fā)票的發(fā)票聯(lián)留存，并將發(fā)票聯(lián)與抵扣聯(lián)交給財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)，同時采購部應(yīng)建立發(fā)票登記簿，記錄采購部門發(fā)票遞交情況。4.7.7. 供應(yīng)商月結(jié)期到期后，由采購部負(fù)責(zé)人填寫支付申請單，后附對賬單、入庫單、送貨單以及發(fā)票復(fù)印件，臨時采購另需申請報(bào)告與采購合同，簽訂框架合同的供應(yīng)商貨款需另需采購訂單；4.7.8. 支付申請單申請單填寫完成后，交給采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中8、心費(fèi)用報(bào)銷與付款制度的相關(guān)程序進(jìn)行付款。4.7.9. 對于需要預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，填寫支付申請單并后附采購合同與申請報(bào)告，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷與付款制度的相關(guān)程序進(jìn)行付款。4.7.10. 對于貨到付款的采購業(yè)務(wù)，由采購負(fù)責(zé)人填寫支付申請單并后附采購合同、入庫單、送貨單與發(fā)票，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷與付款制度的相關(guān)程序進(jìn)行付款。4.8. 供應(yīng)商管理4.8.1. 供應(yīng)商管理工作流程，參見供應(yīng)商管理制度（CG-01）中的條款要求。4.8.2. 供應(yīng)商管理工作過程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評估表等文件，應(yīng)按照上述9、條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。4.9. 供應(yīng)商新增4.9.1. 供應(yīng)商開發(fā)工作流程，參見供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書（CG-03）中的4.1-4.6條款要求。4.9.2. 供應(yīng)商開發(fā)工作過程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評估表、樣品測試等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。5、 監(jiān)督及檢查5.1. 本制度經(jīng)審批并實(shí)施的當(dāng)日起，未按本制度要求進(jìn)行執(zhí)行造成經(jīng)濟(jì)損失的，現(xiàn)5.2款所述情形的，根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施：5.1.1. 造成公司重大損失以及構(gòu)成違法行為的，由公司向司法機(jī)關(guān)提起訴訟，追究其法律責(zé)任，由其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；5.1.2. 對公司造成損失但不構(gòu)成10、違法的，由責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并列入當(dāng)期績效考核；5.1.3. 未做成損失且未構(gòu)成違法的，列入當(dāng)期績效考核。5.2. 違規(guī)情形包括：5.2.1. 工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運(yùn)作的；5.2.2. 采購人員以采購回扣、禮品等方式為供應(yīng)商提供從便利，造成公司損失或影響正常生產(chǎn)的；5.2.3. 未及時提交采購計(jì)劃、提交的采購計(jì)劃明顯不合理以及未按本制度提交審批的；5.2.4. 未按規(guī)定進(jìn)行采購詢價或采購詢價未保留詢價記錄的；5.2.5. 采購合同、采購訂單未按規(guī)定進(jìn)行審批的；5.2.6. 采購合同、訂單未建立臺賬、臺賬不完整或者未按規(guī)定跟進(jìn)合同履行情況，導(dǎo)致物料到貨不及時的；5.2.7. 倉庫已將到貨數(shù)量與采購數(shù)量差異告知采購部，但采購部未予處理的；5.2.8. 未按照付款審批流程的要求提交單據(jù)或未按規(guī)定提交審批的； 5.2.9. 未及時提交部門工作日報(bào)的；5.2.10. 其他影響企業(yè)正常運(yùn)營或違反公司相關(guān)規(guī)定的情形。6、 附件6.1. 采購控制程序6.2. 供應(yīng)商管理制度6.3. 供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書