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1、畜牧有限公司銷售及應收款內部控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXXXX畜牧有限公司企業內部控制制度銷售及應收款管理制度第一章 總 則1. 為了加強對銷售業務的內部控制，規范銷售、市場推廣行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊的風險，根據國家有關法律法規和企業內部控制基本規范，制定本制度。2. 本制度所稱銷售，主要是指企業銷售生豬并取得貨款的行為。3. 企業的銷售業務內部控制的目標主要為減低銷售業務的下列風險至可控制水平：i. 銷售行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。ii. 銷售未經適2、當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。iii. 銷售政策和信用政策管理不規范、不科學，可能導致資產損失或資產運營效率低下。iv. 合同協議簽訂未經正確授權，可能導致資產損失、舞弊和法律訴訟。v. 應收賬款和應收票據管理不善，賬齡分析不準確，可能由于未能收回或未能及時收回欠款而導致收入流失和法律訴訟。vi. 對應收款項的客戶信用和償還能力評估不足，導致壞賬準備計提不足。4. 企業在建立與實施銷售內部控制中，對下列關鍵方面或關鍵環節的控制：i. 職責分工、權限范圍和審批程序應當明確規范，機構設置和人員配備應當科學合理。ii. 銷售政策和信用管理應當科學合理，銷售與發貨控制流程3、應當規范嚴密。iii. 應收賬款應當有效管理，及時催收；往來款項應當定期核對，如有差錯,及時改正。iv. 銷售的確認、計量和報告應當符合國家統一的會計準則制度的規定。第二章 職責分工與授權批準1. 銷售業務的內部控制建立起銷售與收款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理銷售與收款業務的不兼容崗位相互分離、制約和監督，適當的職責分離有助于防止各種有意或無意的錯誤。2. 業務歸口辦理：i. 銷售部門 (或崗位) 主要負責處理訂單, 執行銷售政策, 須及時了解和掌握銷售行情信息，做好銷售市場調研工作，開發銷售市場，建立客戶檔案，評價客戶信用，管理銷售過程中的所有事宜。ii. 運輸人4、員主要負責運送生豬及簽收確認出欄的數量, 豬車的管理, 如消毒保養等, ；iii. 財務部門(或崗位)主要負責銷售款項的結算和紀錄、監督管理貨款回收；iv. 銷售收據和發票由財務部門指定專人開具，銷售人員應避免接觸銷售現款v. 門衛室主要負責出門管理, 嚴格憑出門條放行，每月出門條應裝訂成冊，妥善保管，公司不定期派人檢查門衛是否盡責履行門衛責職。3. 銷售與收款不兼容崗位包括：i. 客戶信用管理、與銷售合同協議的審批、簽訂。ii. 銷售合同協議的審批、簽訂與辦理發貨。iii. 銷售貨款的確認、回收與相關會計記錄。iv. 銷售退回貨品的驗收、處置與相關會計記錄。v. 銷售業務經辦與發票開具、管理5、。vi. 壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。4. 公司的銷售主要由銷售部負責。有關銷售的架構如下, 其崗位職責列于內控制度之內控環境中:第三章 銷售與發貨控制公司的銷售主要有仔豬及種豬銷售, 有關之流程及控制制度如下:i. 每天上班時，銷售定價員根據市場實際情況擬定生豬價格, 銷售價格會經總經理審批后交銷售代表及財務部作為執行依據。ii. 每一天，各基地及代養農戶應將當天可售生豬頭數告知農戶管理部。iii. 銷售代表應和長期合作的客戸訂立書面銷售合同, 定立銷售條款如貨期等交由總經理審批。iv. 客戶會以電話方式或傳真向銷售代表提出銷售請求。v. 銷售代表應查閱過往簽定的銷售合同及遵從銷6、售合同的條款進行交易。如客戶為新客戶時，客戶專員應上報銷售經理備案，并制定合作協議書供客戶進行確認。vi. 銷售代表根據銷售請求,銷售合同及銷售價格的條款編制客戶訂貨單, 如已簽定合同可賒銷的, 需在客戶訂貨單上注明, 銷售代表亦需查看逾期欠款表確定能否與客戶確認訂單。vii. 客戶訂貨單需交予銷售部經理簽處核實, 如有任何問題，銷售代表應修改后再給銷售部經理簽處核實。viii. 經核實之訂貨單需交予農戶管理部并安排指定基地或代養農戶備貨以應付需求。ix. 確認后的客戶訂貨單一式四聯，一聯銷售部存根，二聯財務部，三聯養殖場, 四聯運輸。x. 養殖場收到客戶訂貨單后安排出欄，養殖場通知運輸人員安7、排豬車至出欄區，運輸人員必須確保豬車已經按消毒制度消毒及記錄在消毒登記薄上。xi. 養殖場安排出欄并記錄出欄豬的類形及數量在出欄單, 出欄單備注欄注明客戶訂貨單號。出欄單作為養殖場發出產品的憑證。xii. 運輸人員需根據出欄單數量對應客戶訂貨單數量, 點算無誤后簽處確認。xiii. 出欄單一式三聯，一聯財務，二聯倉庫，三聯收貨單位及四聯銷售部。出欄單填錯的不能丟棄，應填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出欄單全部聯次按月裝訂成冊保管。xiv. 運輸人員收到已簽處的出欄單后運送豬只至侍運區。xv. 銷售員收到已簽處的出欄單, 后按照客戶訂貨單的單價計算總金額并編制結算單, 結算單須記錄出欄單編號(8、如一次銷售需要多于一次豬車運載), 經銷售經理簽處確認后交至客戶, 客戶到財務付款。結算單一式三聯，一聯財務部，二聯客戶, 三聯銷售部。xvi. 財務部人員將客戶訂貨單, 出貨計量單, 結算單互相核對，核對正確后向客戶收款, 每一筆收款都必須開具收款收據,備注欄注明結算單號及由出納, 及客戶簽收確認。收款實施兩人控制制度, 一位負責收款及編制現金日報表, 另一位財務出納應將當天收到的現金存入銀行戶口 (如當天的銷售現金款未能存款, 應在后一天早上存款)。 如屬賒銷的, 財務部先核實是否可賒銷, 并于結算單上, 簽處并注明賖銷銷售。xvii. 收款收據一式三聯，一聯財務存根，二聯客戶, 三聯辨公9、室。xviii. 客戶憑已簽處的結算單或收款收據到侍運區將豬只轉至自備之車輛, 而辨公室人員根據已簽處的結算單或收款收據點算豬只數量, 確認并開出出門單。 出門單應注明結算單或收款收據號, 車牌號碼號，出門單需經辦公室指定人員簽名確認并加蓋出門專用章方為有效。xix. 出門單一式兩聯，一聯辨公室存根，二聯門衛室。xx. 門衛室工作人員，對出門商品應檢查是否提有合法、有效的出門單，如沒有不得放行, 門衛室工作人員簽處確認出門單并放行客戶車輛。出門單填錯的不能丟棄，應填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出門單全部聯次（即一聯及二聯都必須留存，不得丟棄）按月裝訂成冊保管。xxi. 銷售部門根據銷售流程10、建立銷售臺帳，每天填制銷售臺帳日報表（包括所有單據除收款收據外）。xxii. 外部代養豬場發生之銷售需于每周未, 把所有關單據裝訂并交回總部財務復核及記賬。xxiii. 出門單、出門專用章實行專人專管制度及收發登記制度。xxiv. 一切產品銷售禁止客戶直接到生產線領取產品。xxv. 當天15點前收到的現金銷售款應于當天存入公司指定銀行帳戶或交存總部出納。對于直接將現金移交總部出納的，場部出納應向總部出納索取收款收據，以便明確責任。每月初5號前應填制銷售臺帳月報表提交財務部對數, 任何采購賬目上的差誤都要分析, 解釋和調整。xxvi. 監磅員當天下班前在稱磅軟件上打印銷售稱磅明細表，按周提交財務11、部復核帳務。i. 公司的銷售主要有商品豬 (小育肥及大育肥)，有關之流程及控制制度如下：ii. 屠宰場客戶會以電話或傳真向銷售部提出銷售請求。iii. 銷售部應查閱過往簽定的銷售合同及遵從銷售合同的條款進行交易。iv. 銷售部根據銷售請求，銷售合同及銷售價格審批的條款編制客戶訂貨單，如已簽定可賒銷合同，需在客戶訂貨單上注明，銷售部亦需查看逾期欠款表確定能否與客戶確認訂單。v. 客戶訂貨單需交予銷售部經理簽署核實，如有任何問題，銷售部應修改后再給銷售部經理簽署核實。vi. 經核實訂單需交予農戶管理部并安排指定代養農戶欄以應付訂單需求。vii. 指定農戶需安排出欄并編制代養出欄單記錄出欄豬的類形及12、數量, 代養出欄單備注欄注明客戶訂貨單號。代養出欄單作為養殖場發出產品的憑證。viii. 客戶運輸人員會根據代養出欄單數量對應客戶訂貨單數量, 點算無誤后簽處確認。ix. 代養出欄單一式三聯，一聯財務部，二聯代養農戶，三聯倉庫(農戶管理部)。出欄單填錯的不能丟棄，應填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出欄單全部聯次（即一、二、三聯都必須留存，不得丟棄）按月裝訂成冊保管。x. 客戶運輸人員會運送豬只至公眾過磅臺施磅 (而本廠的會在本廠的過磅臺施磅), 運輸人員將出欄單交至施磅員,稱磅實施兩人控制制度，施磅員根據系統的記錄打印出貨計量單，打印出貨計量單后由施磅員、監磅員即銷售代表公眾過磅單(商品豬從13、代養農戶出欄是根據) 作銷售重量依據。xi. 一同簽名確認。出貨計量單備注欄注明出欄單號。xii. 出貨計量單一式三聯，一聯銷售代表，二聯財務部，三聯客戶。xxvii. 銷售員收到已簽處的出貨計量單、出欄單, 后按照客戶訂貨單的單價計算總金額并編制結算單, 結算單須記錄所有有關的出貨計量單或出欄單編號, 經銷售經理簽處確認后交至客戶, 客戶到財務付款。結算單一式三聯，一聯財務部，二聯客戶, 三聯銷售部。xiii. 財務部人員將客戶訂貨單, 出貨計量單(或公眾過磅單), 結算單互相核對，核對正確后向客戶收款, 每一筆收款都必須開具收款收據,備注欄注明結算單號及由出納, 及客戶簽收確認。收款收據一14、式三聯，一聯財務存根，二聯客戶, 三聯辨公室。xiv. 本廠客戶憑已簽處的結算單或收款收據到侍運區將豬只轉至自備之車輛, 而辨公室人員根據已簽處的結算單或收款收據點算豬只數量, 確認并開出出門單. 出門單應注明結算單或收款收據號, 車牌號碼號，出門單需經辦公室指定人員簽名確認并加蓋出門專用章方為有效。xv. 出門單一式兩聯，一聯辨公室存根，二聯門衛室。xvi. 門衛室工作人員，對出門商品應檢查是否提有合法、有效的出門單，如沒有不得放行, 門衛室工作人員簽處確認出門單并放行客戶車輛。出門單填錯的不能丟棄，應填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出門單全部聯次（即一聯及二聯都必須留存，不得丟棄）按月裝15、訂成冊保管。xvii. 銷售部門根據銷售流程建立銷售臺帳，每天填制銷售臺帳日報表（包括所有單據除收款收據外）。xviii. 外部代養豬場發生之銷售需于每周末, 把所有關單據裝訂并交回總部財務復核及記賬。第四章 應收帳款管理制度i. 本公司之應收帳風險是相對較低的, 因本公司對于長期合作的客戶才會批準賖銷的行為, 所有新客戶及小客戶都必須遵守先付款后發貨的制度。而本公司批準給客戶的帳期亦不會超于7天。ii. 應收帳款管理由財務部負責, 財務收到銷售的結算單后, 如是賒銷的, 財務人員根據客戶名稱, 銷售日期, 銷售金額及應收到款項日期編制應收帳款日報表。iii. 每天上班時, 財務員將應收帳款日16、報表提交至財務經理, 財務經理根據應收到款項日期一欄, 讓出納確認還未收款, 再讓銷售代表催收客戶貨款。iv. 如客戶逾期付款, 財務人員將編制逾期欠款表列明逾期欠款明細并交于銷售部備案, 如有逾期欠款的, 銷售部不應再與此客戶確認客戶訂貨單。v. 所有賒銷必須要求客戶轉賬至公司指定銀行帳戶, 會計經理應每天查核網上銀行資料, 確認銀行已收到款項, 再與客戶確認后出納發出收款收據至客戶及一聯存檔。vi. 當收到款后, 財務應在應收帳款日報表更新并注明收款收據號。如是逾期欠款的, 財務經理應通知銷售部切削逾期欠款表并由財務經理及銷售經理簽處確認。第五章 文件列表文件填寫審核附件銷售合同銷售員總經理1客戶訂貨單銷售代表銷售部經理2出欄單養殖場人員運輸人員3出貨計量單施磅員監磅員4結算單銷售員銷售經理5收款收據財務人員財務經理6現金日報表出納財務經理7出門單辨公室門衛室8應收帳款日報表財務人員財務經理9逾期欠款表財務人員財務經理10銷售稱磅明細表監磅員財務經理11客戶銷售臺帳各經運部門助理各經運部門經理12本制度于二零一零年四月一日起施行