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1、股份公司內部控制采購及付款循環制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核準權責編撰日期0第1版（新發行）總則制定目的為促使本公司內部控制（Internal Control）之采購及付款循環（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。適用范圍凡本公司有關內部控制之采購及付款循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規范辦理。權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，2、并確保依據本文件之規范作業。采購及付款循環循環圖【見】（資料1）采購及付款循環圖。循環作業本循環之各項作業：請購作業（CP101），另訂之。采購作業（CP102），另訂之。進口作業（CP103），另訂之。驗收作業（CP104），另訂之。與合約不符作業（CP105），另訂之。付款作業（CP106），另訂之。差異分析作業（CP107），另訂之。附則制修廢與頒布實施本文件屬于管理文件，經經營會審議后，呈請董事長核準承認后，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。編號、版本、日期、頁次頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。附件相關資料（資料3、1）采購及付款循環圖（資料1）采購及付款循環圖預算CP101-請購|-|CP102CP103|采購進口|-|CP104|驗收|是否合格否CP105|-與合約不符|是|-|CP106入庫|付款|CP107|差異分析-作業程序提出需求調節性采購依市場行情、用料變動等采購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由采購單位采購。預算采購依銷售預算或客戶訂單之進度，由生管單位填具請購單，經單位主管核準后再交給采購單位，并將請購核準紀錄填入采購預算內。預算采購，包括下列二種采購：直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。間接材料（常用物料）系指間接耗用之材料4、，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。檢查庫存采購前應先檢查存貨是否具有下列情形：目前存量尚未達請購點/安全庫存。請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。申請之原物料是否仍具采購價值，還是已失經濟性。臨時需求緊急采購由需求單位提出，經過庫存檢查后須采購者，經制造單位主管核準后，逕交采購單位購買，惟事后仍須補填請購單。A. 控制重點請購單必須詳細注明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須采用特別運送及保存方式者，應加注意事項。請購單必須經先作庫存審核，核準時應遵照核決權限辦理。緊急采購不應經常發生，事后應補開請購單，追究原因是否為不可抗5、力，有無改善計劃。應定期檢討請購單，有無延遲采購情形，請購數量應符合經濟采購量要求。B. 相關資料銷售預算、客戶訂單、請購單等。作業程序查詢供應商資料準備采購。調閱供應商資料/廠商料件基本資料報表，了解過去采購及詢價紀錄。向廠商詢比議價。決定購買方式依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商采購者。議價采購人員經詢價后，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高于前批采購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。牌價收購根據核定之收購價格收購者。長期合約采購向簽訂長期供應合約，或項目報準之6、買賣合約廠商采購者。招標采購之材料如有三家以上可供應，且其預估采購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經采購單位主管核準后采購。更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入供應商資料/廠商料件基本資料內。C. 控制重點詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。請購單詢比議價單必須經主管核準后，方得辦理采購。辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定采購程序控制追蹤。大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約采購為原則，并應保持兩家同時供料，以免受到供7、貨質量之限制，影響到生產作業。重要采購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。為提高進貨質量，降低進貨成本，便于管理，應建立可完全配合之協力廠商。遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連系；報告呈核后，立即采取應變措施。D. 相關資料供應商資料廠商料件資料、請購單、詢比議價單等。作業程序需比例結匯由采購單位計算結匯所需金額。所需金額申請表及各類相關憑證，一并送交主管人員核準。預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。記帳請款條件審核無誤后，開立應付憑單，制作傳票，記入帳冊。應付憑單交由出納單位開出支票。支票經簽章后，應交由經辦人申請開立信用狀。申請信用狀準備下列文件8、向結匯銀行申請開立信用狀：開發信用狀申請書。已繳納收訖或已核章之結匯申請單。依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。于進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請：商業發票（Performance Invoice）。目錄或型錄。特別規定。銀行開具信用狀上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。在途品作業起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規定辦理。對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。貨品裝船后，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，并通知倉儲單位。準備提貨資材部單位于接9、獲船務公司通知預定到港通知后，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員(深圳）。倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量后，預先安排人員搬運及存置位置。財會單位于知悉預定結匯還款日后，安排調度各項財務資源，準備結匯。結匯還款檢核利息計算是否正確。結匯費用是否依銀行之收費標準計算。依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之進口器材付款紀錄表。提貨費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。對于無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核準。實收數量少于裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少于10、公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。E. 控制重點有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核準，內容必須合理。應按同一進口采購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤后，始簽付。預付貨款之支付一律規定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現金方式支付者，須合于現金付款方式。已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背后應有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發生。開發信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款：開立保兌信用狀。押匯手續由買方負擔。可裝運于甲板上。信用狀可轉讓。指定開狀銀行或押匯銀行。可憑倉11、庫收據（尚未裝船）押匯等。在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸帳未解，有無虛列帳目情形。對于在途產品發生遺失及短損，依合約規定處理。約定條款要合理，已支付費用不可損及公司權益。核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應立刻請公證機構公認。實收數量少于裝運數量，須辦理索賠。是否有結匯費用不符規定者，或金額不符之情形，核算各項計費方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項費用是否均有合理憑證。F12、. 相關資料進口器材暫付款紀錄表等。作業程序采購通知倉儲采購單位于確定采購內容及交期后應通知倉儲單位。倉儲單位于收到經核準之采購單時，應依采購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。廠商交貨廠商于交貨日備妥送貨資料（送貨單）、三聯式發票于廠內指定地點交貨。屬計重之材料入廠時，應予過磅其重量，并以過磅單作為核對收料重量之依據。警衛登記檢查警衛應將廠商交貨卡車之資料，登錄于進出廠登記簿。廠商交貨時，警衛人員應就廠商檢附之送貨單、與采購單核對，無誤后與倉儲人員聯系，并由其指示廠商卸貨地點，并要求應依規定之堆棧方式卸料。數量核對點收卸貨完畢后，倉儲人員應依過磅單核對其重量，或依計算13、之方式核對數量。核對無誤后，倉儲人員除簽章暫收材料外，并通知品管單位準備檢驗。檢驗材料暫收后，品管人員應依材料檢驗規定或是買賣合約辦理取樣，并開立進貨檢驗報告單。檢驗之質量標準以采數值表示方法為原則(IQC檢驗標準)。材料檢驗規定應包括：取樣樣品數。依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。各檢驗項目之質量標準或可接受范圍。檢驗單位就檢驗結果評定樣品系正常或異常，并就檢驗情形加以說明，以供呈核及收用與否之參考。入庫記帳檢驗合格時，品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位，并即登入料件管制卡進料欄內，辦理入庫，并于備注欄注明收料單之號碼。請款辦理入庫后，倉儲單位應將驗收單據（驗收單）、發票等轉送采購單位辦理14、請款。索賠若檢驗不合格時，則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手續。依與合約不符作業規定辦理。G. 控制重點驗收作業應依照材料檢驗相關規定辦理。發票之原物料名稱、規格、數量、金額與送貨單或驗收單必須相符。原料驗收，必須會同驗收單位與采購單位辦理。如已分批收料，倉儲人員應在訂購單采購單上注明分批收料日期、數量，以復印件送采購人員。不合格之原物料應通知采購單位退回或扣款。H. 相關資料采購單、送貨單、發票、進出廠登記簿、訂購單、進貨檢驗報告單、料料管制卡、進貨單、驗收單等。作業程序逾期未交貨之交易，應去電寄函催辦。違約情形若須經法律途徑解決時，交由公關單位提出告訴。延期交貨之購置，按合約規定罰款。15、所交貨品之質量、規范如不符合但仍可使用者，亦屬違約情形，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由采購人員將計算處理方式填入不履行合約處理單，始可減價收貨。將不履行合約情形及處理過程，記入不履行合約處理單，并核算不履行合約對公司之損失，列入供應商往來紀錄。I. 控制重點各項違約是否依供應商管理規定及合約規定處理。貨品因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送貨品到達日期為準。所交貨品之質量、規格與合約不合，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應經有關單位主管事前認可，按規定扣款或減價(折讓單)處理。如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司有關主管同意，并確定逾期罰款或其16、他處理辦法。如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否有事后立即檢具之認可證件。因事實無法依采購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須經有權人員批準。J. 相關資料不履行合約處理單折讓單等。作業程序請款倉儲單位于辦理收料手續完妥并經品管單位檢驗合格后，應將各項單據及發票（扣抵、收執二聯）轉送采購單位請款。采購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證，批上采購材料單價，經主管簽核后轉財會單位核對審核。核對財會單位依上述之程序詳細審核，若有不合規定或異常之情事者，應反映之。記帳請款條件審核無誤后，開立應付憑單，制作傳票，記入帳冊。于每月固定日期整理應付憑單交由出納單位開出支票。開立支票出納單位收到支出傳17、票后，應注意其支付程序是否已齊備。除現金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付。支票送蓋印鑒時，應在支出傳票或應付憑單注明銀行戶號、支票號碼及日期。支票之到期日應與付款條件相符。若有廠商特別要求以非禁止背書轉讓之支票支付時，應報備主管核準后辦理之。將支票號碼、到期日、賬號，填于應付憑單內。蓋印將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。領款付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式：以掛號郵寄。定期（如每個月之5、20日等）。隨時。K. 控制重點出納付款時，應嚴格核對支付憑證上之金額數目，領款人身份與印鑒必須相符；如有疑問，應于查詢后始能支付18、。支付款項，除有特殊理由，得以現金支付外，其余一律開立抬頭劃線支票；如受款人堅持免劃線或抬頭，應即聯絡資材部或經辦人員。經其同意并保證無誤后，準予免填，必要時，得呈報董事長核準。出納人員支付各項貨款及費用，支票或現款均應交予受款人或廠商，公司人員不得代領；如因特殊原因必須代領者，應經主管核準。支付手續應俟支付單據審核完妥，并經財會人員編制傳票后始得為之。請購案交貨延期罰款暨質量不良罰扣之列計，須經過詳細核對，確認合理。已屆法定或約定支付期限，尚未支付者，應追查其原因并簽報催辦情形。支票送蓋印鑒時，應在支出傳票或應付憑單上，注明銀行戶頭、支票號碼及日期。已付款原始憑證是否蓋付訖章，支付傳票背后是19、否有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發生。領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其原因。L. 相關資料發票、應付憑單等。作業程序將購買實際數量及金額與標準成本或預算比較，分析差異原因是否合理。計算不良品比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。大宗用料之采購應分析其成本是否合理。分析庫存呆廢料原因與變化情形，并通函各單位。分析采購數量時機及運送方式是否經濟。對各項差異原因，作通盤檢討并擬對策改善之。研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。M. 控制重點差異如系人為因素造成，當追查并懲戒或獎賞。材料質量不良造成公司之損失，在許可范圍外者，必須索賠。國外購置應利用避險方法，使成本固定或將匯率變動損失降至最低。