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1、股份公司物料采購申報(bào)審批、內(nèi)部控制制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一章 總則第一條 目的：提高公司物資采購的準(zhǔn)確性和可控性，規(guī)范約束和監(jiān)督采購業(yè)務(wù)活動，進(jìn)一步加強(qiáng)對入庫物資數(shù)量質(zhì)量的控制，降低采購成本。第二條 適用范圍：股份有限公司所屬相關(guān)部門、分公司、控股子公司，參股公司參照執(zhí)行。第三條 定義：（一）物資類別：公司主要物資包括原材料、工具、模具、化學(xué)品、包裝材料、五金零件及設(shè)備等。（二）供應(yīng)商：凡供應(yīng)本公司原輔材料、半成品、成品之廠商，包括外協(xié)加工廠商。（三）采購部門：采購部負(fù)責(zé)采購公司所需所有物料。第四條2、 職責(zé)：（一）直接責(zé)任人：指物資采購經(jīng)辦人或部門。 （二）監(jiān)督責(zé)任人：指對直接責(zé)任崗位負(fù)監(jiān)督責(zé)任的人。（三）領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人：董事長或董事長授權(quán)的人。第二章 業(yè)務(wù)處理第一節(jié) 物料采購申報(bào)與審批第五條 原材料的申購：采購需求計(jì)劃應(yīng)包括：采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交期等要求。（一）采購計(jì)劃：采購部門根據(jù)生產(chǎn)管制科制定的生產(chǎn)計(jì)劃和內(nèi)銷制定的銷售計(jì)劃編制原材料需求計(jì)劃，結(jié)合目前的在途訂單情況制定原材料采購計(jì)劃和資金預(yù)算表，交董事長審批后執(zhí)行。（目前公司無資金預(yù)算，無年度采購計(jì)劃）（二）在采購計(jì)劃實(shí)際執(zhí)行過程中，生產(chǎn)管制科如發(fā)現(xiàn)實(shí)際訂單執(zhí)行情況出現(xiàn)明顯差異時(shí)，必須及時(shí)通知采購部門做好相應(yīng)調(diào)整工作。（三3、）庫存原材料低于或即將低于安全存量時(shí)，生產(chǎn)管制科應(yīng)迅速反饋采購部門編制臨時(shí)采購作業(yè)計(jì)劃。第六條 其它物料(五金、工具及零備件模具、機(jī)器設(shè)備或檢驗(yàn)設(shè)備、包裝材料、化學(xué)品等)的申購：（一）需求部門通過系統(tǒng)查詢或電話確認(rèn)倉庫無存貨或存貨不足時(shí)，方可正式下達(dá)請購單。（二）若請購物品在電腦系統(tǒng)現(xiàn)有“物料清單”無查索記錄，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)管制科信息維護(hù)員聯(lián)系確認(rèn)。由信息維護(hù)員錄入物料編碼，需求單位據(jù)此再填報(bào)請購單。（三） 設(shè)有安全庫存的外購物資數(shù)量低于“最低存量”（請購點(diǎn)）時(shí)，責(zé)任倉管員應(yīng)及時(shí)列出詳細(xì)清單和合理申購量，并經(jīng)倉庫主管簽字、生產(chǎn)管制科主管批準(zhǔn)后，直接作為申購依據(jù)交采購部門執(zhí)行。（四）采購部門需在每4、天規(guī)定時(shí)間內(nèi)對各單位提交的“請購單”核查確認(rèn)無誤，并分類匯總。第七條 因生產(chǎn)急需等原因而緊急采購物資時(shí)，需求部門應(yīng)填寫緊急采購請購單，按照緊急采購程序進(jìn)行作業(yè)。第八條 設(shè)備采購作業(yè)，按設(shè)備采購管理制度執(zhí)行。第二節(jié) 供應(yīng)商選擇第九條 供應(yīng)商的選擇主要原材料由采購部門根據(jù)計(jì)劃和訂單匯總情況從合格供應(yīng)商信息庫中擇優(yōu)選擇供應(yīng)商報(bào)董事長確定后進(jìn)行采購。除主要原材料外的其他常用輔料的采購由采購部門根據(jù)匯總計(jì)算的采購物資清單從合格供應(yīng)商信息庫中擇優(yōu)選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購，合格供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商均與公司簽訂長期框架合同。（一）采購部門在采購原材料或重要輔料時(shí)，應(yīng)咨詢獲取三家以上（含）合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。但有下述5、情況之一時(shí)可以例外：獨(dú)家產(chǎn)品或獨(dú)家代理；專利產(chǎn)品；原供應(yīng)商的原料或零部件現(xiàn)市場無替代品；顧客特別指定某家供方。（二）采購其它輔料時(shí)，采購部門應(yīng)按公司合格供應(yīng)商的生產(chǎn)情況和優(yōu)勢，確定供應(yīng)商比例，合理分配相應(yīng)供應(yīng)商的訂購量。選擇的供應(yīng)商應(yīng)符合公司的最大利益，保證生產(chǎn)質(zhì)量、降低采購成本、物資及時(shí)抵達(dá)等要求。若現(xiàn)有合格供應(yīng)商檔案中無合適供應(yīng)商，則根據(jù)供應(yīng)商管理手冊進(jìn)行新供應(yīng)商開發(fā)。第三節(jié) 采購合同的簽訂第十條 合同價(jià)格的確認(rèn)（一） 單筆采購合同主要原材料的采購均需簽訂采購合同，采購部門接收備選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，進(jìn)行價(jià)格核算，并與市場同類物資價(jià)格對比。對報(bào)價(jià)合理的備選供應(yīng)商，由采購經(jīng)理組織相關(guān)人員組成價(jià)格談6、判小組，負(fù)責(zé)與備選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判。采購合同的價(jià)格談判過程及結(jié)果，需由采購部門整理形成會談記錄，參與談判人員會簽留檔。（二） 采購框架合同其他常用輔料類的采購需簽訂采購框架合同，采購部門可以依據(jù)框架合同在合同有效期內(nèi)根據(jù)約定的方式進(jìn)行采購。框架合同一般不約定采購具體價(jià)格，但約定采購價(jià)格的計(jì)算方式，包括物料時(shí)價(jià)確定的時(shí)間、方式和價(jià)格計(jì)算公式等。對于選擇的供應(yīng)商，由采購總監(jiān)組織相關(guān)人員組成價(jià)格談判小組，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格或價(jià)格計(jì)算公式的談判。框架合同的價(jià)格談判過程及結(jié)果，需由采購部門整理形成會談記錄，參與談判人員會簽留檔。第十一條 合同條款的確定采購部門根據(jù)公司合同管理制度的相關(guān)規(guī)定與對方簽訂7、合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括采購的種類、價(jià)格或者價(jià)格確定方式、付款方式、付款進(jìn)度、合同有效期、違約賠償?shù)葪l款。價(jià)格確定方式、付款方式等相關(guān)合同條款的談判由采購經(jīng)理組織談判小組進(jìn)行，采購合同的條款談判過程及結(jié)果還需整理形成會談記錄，參與談判人員會簽留檔。第十二條 合同的審批與簽訂公司主要原材料及合同采購金額在500,000（具體金額待定）元以上的采購合同的價(jià)格和條款由采購經(jīng)理審批并簽訂合同，其他采購合同的價(jià)格和條款可由采購經(jīng)理授權(quán)采購科長審批并簽訂合同。合同簽訂后，采購部門將相關(guān)資料備份一份移交給財(cái)務(wù)部。第十三條 合同的修改若合同需要修改，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商后提出申請，報(bào)采購經(jīng)理審核并同時(shí)遞交公司法8、律顧問進(jìn)行法律方面的審核后（公司目前無相關(guān)法律顧問，存在一定風(fēng)險(xiǎn)），主要原材料及合同采購金額在500,000元以上的采購合同報(bào)采購經(jīng)理審批后進(jìn)行修改，其他采購合同的修改可由采購經(jīng)理授權(quán)采購科長審批。第十四條 合同管理采購合同的日常管理嚴(yán)格遵照公司的合同管理制度執(zhí)行。所有簽訂的采購合同由采購部門妥善保管，并將合同副本交財(cái)務(wù)部留底備案。第十五條 其他注意事項(xiàng)（一）采購框架合同期滿前一個(gè)月雙方約定是否重新簽訂采購框架合同。（二）簽訂采購合同的同時(shí)，必須與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第四節(jié) 物料采購第十六條 所有原材料及其他常用輔料的物料采購都必須基于已經(jīng)簽訂的采購合同。 第十七條 對于簽訂采購框架合同的9、物料采購由采購部門根據(jù)實(shí)際需求和庫存情況確定采購數(shù)量后，由采購員從合格供應(yīng)商中選擇兩到三家進(jìn)行比價(jià)，初步確定供應(yīng)商。比價(jià)結(jié)果交采購科長審核，如價(jià)格等無異常情況，采購科長審核后下訂單，訂單分別經(jīng)過采購員、采購科長、采購經(jīng)理簽字確認(rèn)；如價(jià)格等出現(xiàn)異常情況，采購科長審核后由部門經(jīng)理審核，如差距過大還應(yīng)交總經(jīng)理審核，審核后下訂單，訂單分別經(jīng)過采購員、采購科長、采購經(jīng)理簽字確認(rèn)。采購部門將審批確認(rèn)后的訂單發(fā)送給供應(yīng)商簽字確認(rèn)，收到經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)后的訂單后，通知供應(yīng)商發(fā)貨。第十八條 采購訂單需連續(xù)標(biāo)號，連續(xù)使用。分別存于采購部門、倉庫和財(cái)務(wù)部。第五節(jié) 物料零星采購、緊急采購第十九條 需求部門提出零星采購10、緊急采購申請單，詳細(xì)說明需求理由，由需求部門審核后交相應(yīng)權(quán)限人審批。零星采購（采購金額在2000元以下）和采購金額在10,000以下的緊急采購由采購科長審批，采購金額在10,000以上的緊急采購由采購經(jīng)理審批。（具體金額待定）第二十條 申請單一式三份，分別在需求部門、采購部門和財(cái)務(wù)部留底備案。第二十一條 采購部門在收到審批后的申請單后，尋找合適供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)比較，零星采購、采購金額在10,000以下的緊急采購不需要簽訂采購合同，由采購科長負(fù)責(zé)確定供應(yīng)商后執(zhí)行采購。對于采購金額在10,000以上的緊急采購需要簽訂合同，合同條款談判由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)辦理，合同簽訂流程參照正常采購合同的簽訂流程執(zhí)11、行，談妥的合同由董事長審批由采購部門執(zhí)行。第二十二條 緊急采購一般應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成。第六節(jié) 采購跟蹤第二十三條 為確保供方交貨準(zhǔn)時(shí)，采購部門應(yīng)時(shí)常關(guān)注ERP中的所有采購訂貨情況記錄并跟催到位。第二十四條 對需要進(jìn)行定期評估考核的供方，供方管理部應(yīng)將相應(yīng)的跟催狀況及時(shí)記錄在該供方的檔案資料中。第二十五條 采購物資因故不能或可能無法按時(shí)采購到貨時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知各需求單位，以便其及時(shí)采取其它對策。第七節(jié) 退貨及折讓處理第二十六條 物料入庫流程參照存貨管理制度執(zhí)行。第二十七條 對于進(jìn)貨檢驗(yàn)質(zhì)量不合格貨物由品保部出具貨物不合格單據(jù)和質(zhì)檢報(bào)告，并組織相關(guān)使用部門和技術(shù)人員對該批貨物進(jìn)行論證，決定采12、取退貨或是折讓接收方式后通知物料管制中心，由物料管制中心負(fù)責(zé)開具退貨單或折讓申請單并附質(zhì)檢報(bào)告，交采購部門處理。對于數(shù)量不合格貨物由物料管制中心開具磅碼單連同質(zhì)檢報(bào)告提交采購部門處理。第二十八條 若采取折讓接收方式則需由采購部門與供應(yīng)商商討折讓條款草擬書面協(xié)議，由采購經(jīng)理審批后辦理折讓事宜。第二十九條 折讓采用申請單一式三份，一份存采購部門，一份做供應(yīng)商考核用，一份存財(cái)務(wù)部。采購部門部需及時(shí)將折讓采用申請單傳遞至財(cái)務(wù)部，以使財(cái)務(wù)部可以及時(shí)處理購物貨款折讓事宜。第三十條 退貨必須附檢驗(yàn)報(bào)告。對于退貨的物料，由物料管制中心開具退貨單，及時(shí)辦理退貨事宜。退貨單一式四份，一份存物料管制中心，一份存供采13、購部門，一份存財(cái)務(wù)部，一份交供應(yīng)商。退貨交回供應(yīng)商后需由供應(yīng)商在退貨單上簽字確認(rèn)。第八節(jié) 付款第三十一條 在物料入庫時(shí)，物料管制中心應(yīng)將相關(guān)訂單和合同核對無誤后附入庫單和收料通知單及時(shí)送財(cái)務(wù)部。第三十二條 公司采購部門和財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按合同規(guī)定和公司相關(guān)制度進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)賬及支付審批制度的相關(guān)規(guī)定對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。第三十三條 應(yīng)付帳款在入賬前需由獨(dú)立第三人進(jìn)行復(fù)核。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期制作應(yīng)付賬款清單，交采購部門使其了解付款進(jìn)度。應(yīng)付賬款的支付根據(jù)合同的約定進(jìn)行，需付款時(shí)由采購部門填制支票申請單附合同、發(fā)票等相關(guān)資料交采購總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部復(fù)核審批后的支票申請單及相關(guān)資14、料后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理。第三十四條 付出定金或預(yù)付款時(shí)，由采購部門填制支票申請單附合同、發(fā)票等相關(guān)資料交采購總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部復(fù)核審批后的支票申請單及相關(guān)資料后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理。預(yù)付款必須獲得由對方開具的正式發(fā)票。第三十五條 對帶款提貨和貨到付款的，由采購部門填制支票申請單附合同、發(fā)票等相關(guān)資料交采購總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部復(fù)核審批后的支票申請單及相關(guān)資料后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理。嚴(yán)禁攜帶空白支票進(jìn)行帶款提貨作業(yè)。第三十六條 對于先付款后取得發(fā)票的采購，采購部門必須在付款后10天內(nèi)（從嘉興地區(qū)采購的）或付款后15天內(nèi)（從嘉興以外地區(qū)采購的）將發(fā)票遞交給財(cái)務(wù)部門第三章 附則第三十七條 對違反和影響本制度執(zhí)行的人，公司將追究其責(zé)任。第三十八條 本制度由董事會負(fù)責(zé)解釋，經(jīng)董事會批準(zhǔn)之日起生效。第三十九條 本制度未盡事宜，依照國家有關(guān)法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。本制度與有關(guān)法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定不一致的，以有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定為準(zhǔn)。