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1、股份公司現金、銀行存款和支票內部控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內部控制是指一個單位的管理控制系統，即保證單位經濟活動正常進行、各職能部門、各有關的工作人員之間在處理經濟業務過程中所采取的既相互聯系又相互制約的一系列必要的管理措施。單位實施內部控制的目標主要是保護單位財產，檢查有關數據的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹管理方針。2.1 加強現金管理的庫存現金是通過“現金”賬戶進行核算的。為了詳細了解庫存現金的收支和結存情況，及時發現現金收支工作中存在的問題和可能出現的差錯，企業除了由總賬會計登記現金收2、支情況外，出納還應設置“現金日記賬”進行序時核算。由出納人員根據現金收款憑證和付款憑證，按照業務發生的先后順序進行逐筆登記。每日終了，應計算當日的現金的收入合計數、現金支出合計數，結出賬面余額，于總賬核對，并與實際庫存額核對相符。為了全面反映各項貨幣資金的增減變動及結存情況、貨幣資金的來源渠道和用途，出納人員應每日編制“貨幣資金變動情況表”。見(附表一)為了加強現金管理各部門的現金收入必須全數統一交由財務部保管。各車間、各部門不得私設小金庫。出納到銀行提存現金時，如果金額超過5000元，應由公司的保安人員陪同并派車前往。嚴格控制攜帶大批公款支出，出差人員應按照出差天數、到達地點等，適當借支差旅3、費，一般一人一次借款不超過5000元，并提前一天通知出納。2.2 加強備用金管理備用金是指財務部撥付給所屬報賬各職能部門，用于日常業務零星開支的備用現金。備用金本身既方便了財務部門的工作，又有利于堵塞管理漏洞。但在執行時，許多的職能部門都沒有充分使用備用金。備用金實質上也是現金，因此，各職能部門應派人對備用金指定專人管理。備用金使用部門必須對支付的現金的所有原始憑證按順序編號，與庫存現金一起妥善保管。備用金使用部門應設立現金日記賬，按原始憑證順序逐筆反映備用金的收支情況。財務部設置備用金制度，明確對哪些部門、哪些業務實施備用金管理，各部門應接受財務部門的管理及定期報賬等。財務部對備用金應進行定4、期與不定期相結合的清查盤點，防止挪用或濫用，保證備用金的安全完整。2.3 加強銀行存款和支票的管理凡不能用現金收付款的各項業務，一律應通過銀行轉賬進行結算。出納員使用的各種印章，如 “現金收訖”、“現金付訖”都要妥善保管。未用的支票與財務專用章要異地存放，作廢的支票一定要加蓋作廢章。公司支票的購買由出納負責，并填寫支票備查簿。空白支票由出納負責保管，簽發支票所需的法人章應當由財務主管保管。現金支票只能用于出納從銀行提取現金。出納員不得簽發不確定的日期的支票，不得簽發任何種類的空白支票，當付款金額無法確定時，可簽發限額轉賬支票，并寫明用途和收款單位。在支票簽發前不得預先加蓋簽發支票的印章，簽發支5、票時必須按編號順序使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。交由財務檔案管理人員保管。各部門或個人因工作需要領用支票時，應填制規定的借款單（一式三份），由部門主管、財務經理、財務主管審核簽字，由出納人員簽發。借款人應在支票領用之日起，十日內到財務部辦理報銷手續。支票領用人應妥善保管已簽發的支票，如有丟失應立即通知財務部門并對造成的后果承擔責任。每月月末，要清理未達款項，編制“銀行存款余額調節表”，凡已支付的支票存根，要督促經辦人員盡快報賬。2.4 加強往來賬的管理應收賬款，其他應收款，預付賬款是企業一種重要的流動資產。應收賬款是企業因銷售商品、或提供勞務而形成的債權包括應向6、客戶收取的貨款和代墊的運雜費。其他應收款是企業應收的備用金、差旅費、各種賠款、罰款和應向職工收取的各種墊付款項。預付賬款是指企業按照購貨合同規定預付給供貨方的款項。應收及預付款項作為企業一項重要的流動資產，它能否及時、如數收回，直接影響到企業的資金的周轉速度和企業資產的安全性，甚至關系到企業的生存與發展。而應收款項的收回和預付賬款目的的實現，又取決于債務人的資信情況、現金流量和財務狀況等多種因素。企業發生的應收賬款的主要原因是擴大銷售，增強市場競爭力，因此，應收賬款管理的首要目標就是縮短期，盡可能避免壞賬損失。應收賬款作為一項資金投放，是為了擴大銷售和盈利而進行的投資。而投資肯定要發生的成本。7、由于應收賬款業務是在繽紛復雜的銷售業務中產生、收賬的，它也銷貨業務緊密聯系。一方面，它在企業內部主要由銷售部門管理，很大程度上系于銷貨人員的職務行為；另一方面，該項資產的發生又在很大程度上系于客戶的行為。為了加強應收賬款管理，財務部應定期或不定期的與客戶對賬，及時了解客戶的財務狀況，并將對賬結果和對客戶財務狀況的了解傳遞給銷售部門，以便及時采取有效措施，減少壞賬損失。可以通過編制“應收賬款對賬單”見（附表二），并將該表寄客戶核實。發生的應收賬款時間有長有短，一般來講，拖欠的時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的可能性越大。對此，企業應建立應收賬款的收賬監督制度，隨時掌握回收情況。隨時掌握回8、收情況，對應收賬款回收情況進行監督，可以通過編制“應收賬款賬齡分析表”，見（附表三）預付賬款若供應商不能如期交貨也未退款，就會造成壞賬損失。對超過合同期的預付賬款，應由供應部調查合同的逾期原因，并根據供應商的實際情況采取催貨、收款等得力措施，以保證快速收貨和預付賬款的安全。其他應收款業務主要有兩個方面：一是對外發生的債權，對外發生的債權同應收賬款管理制度。 二是發生在企業內部的備用金借款和差旅費借款，企業內部的備用借款見上述的備用金管理制度。企業的差旅費借款，是企業經常發生的業務，其管理、控制標準是既要保證業務的正常運行，又要及時清賬，以防止報賬不及時導致的會計信息披露不準確和發生壞賬損失。企9、業的差旅費借款，應遵循逐筆清欠的制度，即要求無論何人，何事，在第二次借款前必須首先報清上一次借款，若上次借款尚未報賬，不能借款。出差人員借支差旅費的，需在回公司5天內辦理報銷手續，不得無故拖欠。凡超過規定時間，幾經催促仍不能報賬的，將在其工資中扣除。出差人員回公司后，再次出差的，應在第一次差旅費清完之后在續借。財務部每月末對差旅費借款進行清理，防止發生壞賬損失。為防止由于單位員工調動、離職等因素而發生的借款損失，在辦理調動、離職時，必須經財務部門經理或相關授權人簽字，證明其已辦理還款等財務手續后，人事部門方可為其辦理調動、離職等手續。 對現有的差旅費管理制度應完善，應分清各大城市住宿的最低標準10、，對白天坐火車或空調車的超過12個小時并且沒有坐的，是否應給給予補助，應商榷。 2.5 庫存商品出庫流程的加強目前的產成品出庫方式主要有以下三種：1 委托發貨：公司通過鐵路，航空，郵寄的方式發貨。2 客戶自提：客戶自己派人或派車來公司的庫房提貨。3 銷售人員自提：哈爾濱近途，銷售人員自己送去。無論采用何種方式：市場部人員都要詳細填寫出庫單，出庫單上應詳細標明客戶名稱、發貨時間、出庫產品名稱、出庫型號、出庫數量、出庫方式選擇（1.委托發貨、2.客戶自提、3.銷售人員自提）、運費結算方式（1.公司代墊運費、2.公司負擔運費）、銷售人員姓名、提貨人簽字。成品庫保管人員簽字、生產質量管理部負責人簽字。11、出庫單一式四份：第一聯：存根； 第二聯:成品庫留存； 第三聯：財務部留存； 第四聯：提單，提貨人留存或作出門證。如果客戶自行提貨，出示出庫單在市場部人員和庫房保管人員的協調下，按指定的貨位、品種、數量搬運貨物裝到車上。保管人員做好出庫質量管理，嚴防破損，做好數量記錄，核實品種、數量和出庫單。 出庫單應及時傳遞財務部。2.6 加強低值易耗品和固定資產的管理由于我公司對低值易耗品采用一次攤消法，對買來的金額較大的低值易耗品編制“低值易耗品備存賬簿”，見( 附表四)。登記金額較大的低值易耗品的購入、領用情況。每年由財務部牽頭，生產質量管理部和供應部配合，組成盤點小組，定期對低值易耗品盤點兩次。核查包12、括辦公家具、器具和輔助經營器具的實有、使用和毀損情況。現在使用的固定資產由以下幾種情況組成：（1）外購，的外購又分為是從外部購買和從海納公司購買。 （2）自制，是原校驗裝置部為公司自制的老化臺、電能表校驗裝置。 （3）使用哈表所購入 （4）使用原海納固定資產按使用情況又分為以下兩種：（1）在使用的固定資產 （2）閑置、未用的固定資產現在的固定資產模塊只登記了外購的購入、使用情況。為了加強對固定資產的管理，應設置卡片，對固定資產連續編號，設置備查賬簿，分清是自制的，還是使用哈表所、海納公司。固定資產發生內部轉移，保管人發生變化，都應當辦理會計手續，填制固定資產調撥單。對電子設備應查明配置，登記備13、查賬簿管理，各部門使用的固定資產，應保留說明書，保修卡。對未入賬（在使用、閑置的未用）的固定資產應設置內部賬簿，登記未入賬的固定資產，按固定資產的剩余年限計提折舊，按使用部門分攤費用。對閑置、未用的固定資產計入管理費用-折舊費，以反映單位產品成本的正確性。保護資產的安全完整。對固定資產應當每年至少盤存兩次，由財務部牽頭，設備管理員和供應部配合組成固定資產盤點小組，核查固定資產模塊中的固定資產清單和固定資產備查簿中登記的固定資產、設備清單和固定資產實物是否一致。固定資產重點盤查的內容有：（1） 固定資產各部門使用情況（2） 固定資產購建、調撥、轉移、報廢等辦法和規定的執行情況（3） 固定資產帳、14、卡、物三相符情況（4） 固定資產的維護、保養、管理情況對盤盈、盤虧、毀損、閑置未用的固定資產應當查明原因，寫出書面報告，上報管理層。2.7 材料采購控制制度存貨采購是企業存貨管理的第一環節，對于來說，存貨的采購是生產的準備階段，為了生產適銷對路的盈利產品，必須采購生產適用，價格公道、質量合格的原材料。由于采購業務發生頻繁，工作量大，運行環節多，容易產生漏洞。采購業務直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加。在材料采購的控制過程中，公司應對供應商建立包括供應商數據、財務狀況、供貨材料及報價等檔案，并對其進行有效控制，定期復審及信用等級評定；采購合同要詳細列明所購材料的要求，規定對供應商提供的材料進15、行驗證的方法，明確驗證責任和供應商違約索賠或要求折讓等，材料采購嚴格按采購計劃進行，采購數量嚴格控制在規定的儲備定額之內，避免盲目采購，造成材料長期積壓占用資金的情況。要合理揭示企業應享有的購貨折扣和折讓。采購員和驗收員之間要建立明確的分工和相互監督制度，建立嚴格的有關質量和數量的驗收制度。2.8 加強銷售業務和發票的使用和管理 無論是自行生產，還是外購的庫存商品，都只有通過銷售業務的完成才能獲得收入并賺取利潤。而銷售的收款水平又決定了收入的質量，進而決定了利潤的質量。銷售業務的發生直接導致貨幣資金或應收賬款的增加。根據客戶訂貨需求填制合同計劃通知單，詳細填寫合同號、客戶名稱、客戶聯系電話、稅16、務號、賬號、客戶聯系人、合同簽訂人、產品名稱、規格型號、數量、標明是庫提還是自制，如果自制，應通知生產質量部下生產計劃通知單 對賒銷的客戶，應做好客戶備案。應設置備查簿詳細登記合同號、客戶名稱、發貨的產品名稱、規格型號、數量、單價、欠款金額。每月定期與客戶進行一次對賬，以明確法律責任。對退貨業務，銷售退回相對于企業的正常銷售來說是少量不經常發生的業務，但由于銷售退回直接影響企業的信譽和銷售收入、應收賬款的確認，直接抵減了企業的經濟效益，也可能產生舞弊行為。對發生銷售退貨，應明確整個銷售環節每一個環節的責任人，當發生退貨業務時，能夠找到承擔損失的責任人，并給予相應的處罰，以加強生產、銷售等環節業17、務人員的責任意識，減少不必要的退貨損失。由于在激烈的市場競爭中，企業為樹立信譽、擴大銷路，須對售出產品進行質量擔保，如果在規定一定的保修期內，產品在保修期內發生的質量問題，由企業負責免費修理。在規定的范圍內為客戶服好務，同時又必須將保修費用降到最低標準。對售后服務人員服務對象、服務的時間范圍、服務標準、服務的客戶、從單位帶出的零部件，市場部應建立備案手續。對銷售發票，應妥善保管。開具發票后，如發生銷售退回（1）對在一個月內，在對方未做賬的情況下，應收回第二聯發票聯和第三聯抵扣聯，在第一、二、三、四聯上蓋“作廢”章。并在增值稅專用發票開具系統里在發票上點擊作廢。（2）如果是在一個月以上，對方不能退回發票，對方應從稅務局取得“進貨退出或索取證明單”需開具負數發票，第四聯沖抵銷售收入和銷項稅額。 綜上所述，內部管理控制制度的好壞，需要各個部門的密切配合。