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1、股份有限公司內銷及收款內部控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內銷與收款內部控制制度第一章 總則第一條 為加強對*股份有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）國內銷售與收款業務的內部控制，預防國內銷售與收款過程中的各種弊端，提高國內銷售與收款業務的質量，根據財政部內部控制基本規范、XX證券交易所上市公司內部控制指引等相關法律法規及本公司有關規定，特制定本制度。第二條 使用范圍：公司所屬相關部門、分公司、全資子公司；控股子公司據此制定制度并通過內部決策程序審批后執行；參股公司參照執行。第二章 管理職責第三條 2、職能劃分1、銷售業務人員負責銷售計劃的制定，產品具體報價；客戶開發，接單與合同簽訂；發貨的跟蹤處理；應收款的對賬與催收；客戶信用檔案的建立與維護；退換貨的具體處理；產品客戶與銷售人員管理。2、銷售部門信用專員負責客戶信用額度初步核定。3、銷售部門主管負責合同的審核、客戶信用額度審核、權限范圍內的銷售價格核準。4、銷售主管副總負責銷售計劃審批、銷售折扣審批、銷售合同簽訂。5、財務部負責產品成本與價格計算的基礎工作；客戶信用條件的審核；應收款對賬函的編制，各項應收款的對賬；收款結算與發票開具。6、法務專員負責合同的法律條款審核。7、倉儲部門負責銷售發貨的銜接工作。第三章 管理內容第四條 銷售計劃13、年度銷售計劃銷售部門各銷售業務員在年底11月前擬定次年的銷售目標與營銷計劃，填制年度銷售目標表，交所屬銷售部門主管審核、匯總。銷售部門主管據并結合市場分析報告以及公司營銷策略制定年度銷售目標與計劃后填制xxxx年度銷售計劃，交主管副總審批。xxxx年度銷售計劃副本向主管副總報備，作為年度銷售部門考核參考依據。2、月度銷售計劃各銷售業務員每月底25日前擬定次月的銷售計劃、資金回款計劃，填制xx月度銷售計劃，交部門主管審核、匯總。公司每月最后一個工作日由銷售主管副總召開銷售分析會，銷售部門、倉儲部門、財務部，在總結分析當月銷售計劃完成情況的同時確定次月具體的銷售計劃、資金回款計劃。資金回款計劃在4、財務部備案。3、銷售部門上交銷售計劃時需提供銷售計劃編制說明，詳細列明訂單及庫存等情況。銷售部門對年度月度銷售目標與營銷計劃的合理性負責，并對銷售計劃、回款計劃的完成性進行差異分析，在月度銷售分析會上進行總結。第五條 產品定價管理1、生產部根據原輔料成本、人工成本、車間管理成本及其它成本情況提供產品生產成本，外協部門提供外協加工成本；財務部根據產品生產成本及公司管理成本提供產品綜合成本；銷售部門根據市場情況提供產品市場均價及市場最低價。2、銷售部門主管收集產品市場信息，結合各方提供的成本填寫產品定價表經銷售主管副總審批，并提交財務一份，時間周期為每月一次。產品價格劇烈波動期，由銷售主管副總負責5、及時調整。3、產品定價所需產品成本、產品市場價分析及最終形成的產品月度定價為公司絕密資料，各涉及部門應做好保密工作。銷售業務員禁止把公司的銷售價格表隨意流傳到第三者手中。第六條 銷售報價1、銷售部門對公司旗下產品實行統一集中銷售的政策。銷售業務員在獲得某顧客購買公司產品的意向后應通過售前服務及電話、傳真等多種形式全面了解客戶的全部要求。2、了解客戶要求后，銷售業務員依據審批后的產品定價表編制產品報價單。未低于產品定價表底價的，交銷售部門主管審批后對客戶進行報價，并應在定價表的基礎上加上運費等相關費用。3、當產品售價低于底價10%以內時，由銷售業務員填寫特殊優惠價申請表經銷售主管副總審批，超過16、0%的還需報總經理審批。4、所有報價均需經相關權限人審批后，方可對外報價，并向財務部報備。第七條 合同簽訂和審批1、報價經客戶初步認可后，銷售業務人員全面了解至少應包括產品數量、等級、質量、規格、交付方式、交付日期、信用條件等要求，與客戶協商一致后銷售業務人員可起草合同文本，一般要求采用公司指定的標準文本。2、合同評審（1）評審依據：書面的合同文本、客戶資料或電話記錄。（2）評審形式：開會討論或傳遞評審。（3）評審內容一般合同由銷售業務員分別就質量要求、生產能力、交貨期、結款方式、信用條件等內容進行評審后，將評審意見填入合同評審記錄表中簽名，并注明日期，交部門主管審核。重要合同在銷售業務員登記7、填寫了合同評審記錄表后，按合同涉及的內容傳遞到各相關部門，由生產部、外協部等部門做出相應的評定，并將評審意見填入合同評審記錄表中，并注明日期，交部門主管審核。合同經銷售部門審核通過后隨合同評審紀錄表，報財務部、法務專員、內審部審核通過報主管副總審批。所有評審環節責任人均需在合同評審表中簽字確認，不得越環節進行合同評審。未完成評審環節的合同不得進入合同簽訂環節。所有涉及客戶提出信用條件的合同還需按照公司客戶信用額度管理制度的相關規定進行信用評審。3、合同審批后，由銷售主管副總或其授權相關人員代表公司與客戶簽訂銷售合同。加蓋印章時，除特殊情況使用企業公章外，一律使用公司的合同專用章，其他印章不準代8、替使用。否則，財務部有權拒絕辦理結算手續。公司所有客戶均應簽訂書面購銷合同。4、銷售合同的日常管理、變更和解除嚴格遵照公司的合同管理制度執行。第八條 生產安排1、銷售部門業務員每月25日前根據已簽訂的合同和正在洽談的合同，綜合制定下月銷售計劃，交部門主管審核匯總。銷售計劃需包含產品名稱、類別、數量、交付日期等必要信息，注意事項在備注中列明。2、月度銷售計劃發生產部作為排產依據。若公司生產能力無法滿足銷售要求，生產部及時估算生產能力缺口，交外協部聯系外協加工事宜。外協加工的產品質量、交貨及時性由外協部負責。第九條 發貨準備1、銷售業務員在發貨前應通知生產部、外協部、倉庫和相關分公司、分廠，做好備9、貨工作。發貨時，根據合同或銷售計劃，詳細填寫發貨通知單經部門主管審核后送倉儲部門。發貨通知單一式兩份，銷售部和倉儲部門各留一份。2、倉儲部門接到發貨通知單后，及時做好備貨發貨準備。若相關產品仍未辦理入庫手續，倉儲部門通知相關責任生產部門及時辦理產成品入庫。所有產成品均須辦理入庫手續后方可發出，嚴禁先發貨再補辦入庫、出庫手續。第十條 發貨、開票和應收款掛賬1、發貨前，銷售部業務人員開具開票通知單（一式三聯，存根聯、記賬聯、財務聯）經部門主管審核后，交財務部。2、財務部根據開票通知單財務聯審核并開具發貨單（一式五聯，財務聯、提貨聯、出廠聯、客戶回單聯、銷售存查聯），由銷售業務人員或經授權的運輸公司10、憑提貨聯至倉儲部門。倉儲部門根據發貨單負責發貨。款到發貨的，財務部須核查是否已收妥相關款項。未收妥款項的，不得開具發貨單。對授予信用額度的客戶，財務部門嚴格審核客戶信用條件等資料，對于超信用額度而未獲得相關權限人員審批的應不予辦理發貨手續。3、具體發貨事宜參照公司存貨管理內部控制制度執行。4、開具發貨單后，財務部開具增值稅專用發票，并辦理相關應收賬款入賬手續。發票由相關銷售業務人員轉交客戶。應收賬款掛賬需經獨立第三人復核。第十一條 應收賬款對賬1、每月末，財務部應與銷售部門對應收款項進行對賬。對于重點客戶或有賬務異議的客戶，每季度結束后30日內由財務部編制對賬函函證；對于所有客戶，財務部每半年11、編制對賬函函證。編制好的對賬函提交相關業務員，并由業務員溝通聯絡和跟蹤回款情況。2、業務員在對賬函寄出20天內必須收回對賬函并轉交財務部。所有對賬函發出前要仔細核對數據的正確性，銷售部門主管必須全力配合財務部對發出的對賬函跟蹤收回，必須取得欠款人對所欠款的書面確認，客戶加蓋公章，原件寄回，確保對賬之后要形成具有法律效應的文書。第十二條 應收賬款催收1、財務部每月最后一天提供所有授信客戶下月應收賬款回款目標報表，按照1-5日、6-15日、16-25日、25-30日四個時間段分別統計應回收的貨款金額，并于每月5號、15號、25號編制應收賬款跟蹤表，報送銷售部門主管、銷售主管副總。2、財務部應全盤掌12、握公司全體客戶的信用狀況及來往情況，對于應收款超過信用期限的客戶，按照下表中確定的責任人員催收超期款。 超期額 責任人 超期天數50萬50萬30天業務員銷售部門主管30天以上銷售部門主管銷售主管副總3、財務部對未按制度執行的人員及時上報至總經理，總經理落實相關人員完成超期貨款的回收工作。對于超期半年以上的貨款，銷售部門主管必須說明超期的原因和收款對策，同時做好法律訟訴的準備工作。對于確認壞賬的，移交法務專員進行訴訟，銷售部門做好配合工作。法務專員必須在銷售分公司移交后15天內提起訴訟。4、財務部應監督責任業務員在銷售產品和清收賬款時不得有下列行為，一經發現，立即呈報銷售主管副總：（1）收款不報13、或積壓收款；（2）退貨不報或積壓退貨；（3）收取現金改換承兌匯票的；（4）收到發票不轉交客戶的。第十三條 離職移交1、財務部負責追蹤、監督銷售分公司調換、離職的業務員完成經手的應收賬款交接手續，監督責任業務員把經手的應收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔保，若在一個月內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的，應通知人力資源部不予辦理離職。2、 財務部應追蹤接替業務員接交時與客戶核對賬單，如有疑問或賬目不清時必須立即向銷售部門主管和銷售主管副總反映，如接替業務員未立即呈報，有意代為隱瞞者應與離職人員同負全部責任。3、財務部在監督接替業務員辦理交接過程中發現有貪污公款、短缺物品、現金、票據或其他憑證者，14、除監督限期賠還外，情節重大時應呈報股份公司總裁并依法追訴法律責任。4、財務部監督應收賬款交接賬目的全部逐一核對，無異議的賬款由接交人負責接手清收，有關交接項目概以應收賬款移交清單為準，移交清單若經交、接、監三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發現賬目不符時由接交人負責。5、離職業務員經手的理賠事宜如已取得客戶的書面確認，則不影響離職手續的辦理，其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經手人的離職而無效。6、應收賬款移交清單至少一式四份，由移交、接交人核對內容無誤后雙方簽字，并由監交人簽字后交財務總監審批。應收賬款移交清單保存在移交人一份，接交人一份，監交人一份，公司人力資源部存留一份。第十四條 應收賬15、款壞賬處理如應收賬款被確認為壞賬，財務部應提請銷售主管召集銷售部門等組織評審，分析原因，同時確定責任業務員的賠款標準。財務部將賠償標準呈交人力資源部對相關人員進行考核。第十五條 售后事宜及退換貨處理1、當產品質量標準或檢測方法發生重大變更，銷售部門應及時通知顧客和相關第三方。應當通知顧客或相關第三方的變更內容包括：國家質量標準發生重大變更、導致產品質量發生變化的工藝變更、檢測方法變更、產品規格變更。2、客戶投訴處理收到客戶投訴后，銷售業務人員根據客戶投訴信息，分析投訴責任并將投訴內容及要求詳細填寫于客戶投訴處理表后報銷售部門主管審核。銷售部門主管審核后提交質管部對客戶投訴處理表進行評審，必要時16、可由質管部派人上門調查，確定責任部門、責任原因和處理方案，然后報銷售主管審批。確系公司原因，需要給客戶退/換貨的，由銷售業務員制作退貨清單及客戶退/換貨單提交銷售部門主管審核、銷售主管副總審批后進行處理。需要進行現金賠償或當次給予現金折讓的，由銷售部門主管與對方協商相關協議后提交銷售分公司總經理審批。協商賠償協議經雙方簽字確認后由銷售部門填制付款申請單或折讓申請單提交銷售主管副總審批后交財務進行處理。現金賠償和現金折讓必須附有雙方簽字確認的相關協議、對方稅務收據，否則財務部不予辦理。需要在后續訂單中進行折讓賠償的，需由銷售主管副總在客戶投訴處理表上簽署明確意見并作為后續相關合同定價的依據。3、17、退/換貨退/換貨申請經批準后，所退回貨品按存貨管理制度有關要求入庫。貨品退回后，倉儲部門及時通知財務部。公司開具增值稅專用發票后，發生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況需要開具紅字專用發票的，視不同情況分別按以下辦法處理：因專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證的或因購貨方所購貨物不屬于增值稅扣稅項目范圍，取得的專用發票未經認證的，財務部通知客戶填報開具紅字增值稅專用發票申請單，并在申請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的信息，經主管稅務機關審核后獲得開具紅字增值稅專用發票通知單；因開票有誤購貨方拒收專用發票的，財務部須在專用發票認證期限內向主管稅務機關填報開具紅字增值稅專用發票申請單，并在申18、請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的信息，同時提供由購貨方出具的寫明拒收理由、錯誤具體項目以及正確內容的書面材料，經主管稅務機關審核確認后獲得開具紅字增值稅專用發票通知單，財務部憑通知單開具紅字專用發票；因開票有誤等原因尚未將專用發票交付客戶的，財務部須在開具有誤專用發票的次月內向主管稅務機關填報開具紅字增值稅專用發票申請單，并在申請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的信息，同時提供由客戶出具的寫明具體理由、錯誤具體項目以及正確內容的書面材料，經主管稅務機關審核確認后獲得開具紅字增值稅專用發票通知單，財務部憑通知單開具紅字專用發票；發生銷貨退回或銷售折讓的，除按照上述規定進行處理外，19、財務部還應在開具紅字專用發票后將該筆業務的相應記賬憑證復印件報送主管稅務機關備案。退/換貨單一式四份，分別存于銷售部門、倉儲部門、生產部和財務部留底備案。折讓申請單一式三份，分別存于銷售部門、生產部和財務部留底備案。第四章 附則第十六條對違反和影響銷售與收款內部控制制度執行的人，公司將追究其責任。第十七條本制度接受中國法律、法規、中國證券監督管理委員會或其授權機構公布的規范性文件、上市地交易所的有關規則以及本公司章程的約束。本制度未盡事宜，依照有關法律、法規的有關規定執行。本制度與有關法律、法規的有關規定不一致的，以有關法律、法規的規定為準。第十八條本制度由董事會授權總經理負責制定并解釋，經總經理批準之日起生效。