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物業管理公司小區成立業主委員會工作手冊附公告范本
物業管理公司小區成立業主委員會工作手冊附公告范本.doc
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員工手冊
上傳人:yua****ong 編號:969335 2024-09-03 21頁 149.50KB

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1、業主委員會工作手冊目錄一、目的二、適用范圍 三、編制依據四、基本流程圖五、具體程序及操作要求、注意事項1、向有關部門提出成立業主委員會申請2、組建業主大會籌備組3、召開籌備組會議4、籌備召開業主大會準備工作5、召開業主大會公開驗票6、召開業主委員會會議7、業主委員會備案六、成立業委會的示范資料1、成立業主委員會的申請表2、成立業主大會籌備組通告3、籌備組成員報名/推薦表4、籌備組成立及成員名單通告5、籌備組會議紀要6、業主委員會候選人選舉辦法公告7、業主委員會候選委員名單公告8、召開業主大會會議通告9、首次業主大會會議表決票票樣10、表決票發放、回收登記表11、首次業主大會會議表決票統計表122、業主委員會成立公告一、 目的總結xx項目成立業主委員會的過程、要求及注意事項等,以備集團其他項目日后成立業委會借鑒使用,推動其他項目成立業委會進程、避免出現遺漏環節,同時使物業中心管理人員熟悉掌握此方面知識并進行知識傳遞。二、 適用范圍適用于集團所屬住宅、商業、辦公等類型物業管理項目成立業委會使用。三、 編制依據主要依據為國務院頒發的物業管理條例、建設部頒發的業主大會規程等有關條款規定及xx項目成立業委會的過程經驗總結。四、基本流程向有關政府部門提出申請成立業主委員會 組建業主大會籌備組籌備組召開會議制訂成立業主委員會工作計劃籌備組公告業主委員會候選委員產生辦法籌備組組織推選出業主委員會候選3、委員籌備組公告業主大會會議召開的有關事項、候選委員名單、各業主投票權清冊及管理規約、業主大會議事規則草案等內容籌備組將以上情況告知相關政府主管部門籌備組發放、回收表決票籌備組主持召開首次業主大會會議當選委員召開業主委員會會議推選出業委會主任及副主任業主委員會備案五、具體程序及操作要求、注意事項1、向有關部門提出成立業主委員會申請 操作要求: 物業管理區域內業主提出成立業主委員會的,要以書面形式(并有1/10以上業主聯合簽名)向物業所在地的街道辦事處(居民委員會)或物業主管部門提出申請,并聽取主管部門和街道辦事處、社區居民委員會的指導和建議。如果是開發建設單位或物業管理企業提出成立業主委員會的,4、同樣需要提出單位以書面形式進行申請。 注意事項:(1)提出要求成立業主委員會的物業管理項目需符合以下條件中的一項方可申請:A:首批業主入住時間已滿2年;B:入住業主建筑面積累計達到物業規劃總建筑面積(包括分期建設)1/2以上。 (2)必須要嚴格參照執行物業主管部門和街道辦事處、社區居民委員會提出的建議和指導意見,否則將存在業主委員會成立過程的合法性問題。 (3)無論哪一方提出申請成立業主委員會,政策規定均由開發建設單位牽頭組織。但物業企業應主動積極參與,以為方便日后工作開展做好鋪墊。 2、組建業主大會籌備組 操作要求:按照政策規定,應當由業主代表和建設單位代表共同組成業主大會籌備組,負責業主大5、會的籌備工作。為了讓籌備工作能夠體現公開、公平、公正,能夠依法順利完成各項工作,業主應當與建設單位在充分溝通、形成共識的基礎上,發出籌建業主大會籌備組的通知。考慮不同物業類型面積的情況,以業主自愿報名和推薦相結合的方式,從各方業主代表中產生籌備組成員,籌備組成員確定后,應向全體業主告知業主大會籌備組已正式組建及籌備組成員名單情況。注意事項:(1)籌備組的組建工作按照政策規定是由開發建設單位牽頭與業主共同完成的,但在實際運作當中往往因各種因素影響制約,而最終是由物業企業主要負責完成籌備組的組建工作。(2)以建設單位名義分別發出組建業主大會籌備組通告及成立業主大會籌備組通告,其中每張通告均需在物業6、公共區域公布不少于7天,并接受廣大業主的咨詢。(3)業主自薦或推選進入籌備組的,一般是在物業企業進行登記,籌備組成員數量按照物業規模大小而確定(物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會一般會給予意見,應在5人以上),如報名和推薦的人數太多,可按照不同物業類型面積比例,由籌備組候選人推選確定籌備組正式人員。(4)籌備組成員除業主代表、建設單位代表外,還應有物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會等有關政府部門工作人員參加。另,物業企業也應積極協商并派成員參與到籌備組中。(5)業主大會籌備組組成以后,必須要以書面形式將籌備組成員名單告之物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會。(6)籌備組正式組建7、后至首次業主大會會議召開期間的有關通告均以籌備組的名義發出并同時告知物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會。3、召開籌備組會議操作要求:籌備組成立后,應及時召開籌備組會議,會議應確定以下事項。(1)確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式及內容。(2)按照政府相關部門制訂的示范文本,擬訂業主大會議事規則草案、管理規約草案。(3)確認業主身份及各業主在首次業主大會會議上的投票權數。(4)確定業主委員會委員候選人產生辦法及委員名額。(5)做好召開首次業主大會會議的其他準備工作。注意事項:(1)按照有關政策規定,籌備組應當自成立之日起30日內召開首次業主大會會議并選舉產生業主委員會,所以籌備組成8、立后應盡快召開會議。(2)首次業主大會會議召開的時間確定在籌備組成立之日起30日內,如未能如期召開,應及時告知物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會并征求其意見,召開形式一般采用書面征求意見。(3)業主身份的確認,應以建設單位或物業管理企業提供的業主產權清單、業主提供的房屋所有權證、購房合同等相關文件予以確定或認定;業主在首次業主大會會議上的投票權數按照地方性政策確定,如地方無此政策規定,可采用以戶數為投票權單位計算,也可采用房屋建筑面積以1平方米為1個投票權的單位來計算,但采用后者較為公平。如一名業主在一個物業管理區域擁有兩處以上的物業,將各物業的建筑面積累加計算投票權數,需要注意的是,屬9、全體業主共有的物業管理用房、設施設備用房等物業面積不計入總投票權數,總投票權數是各業主所擁有的建筑物面積累加之和。(5)業主委員會委員候選人的產生辦法應為業主推薦與報名相結合的方式,業主委員會委員必須符合差額選舉的原則。委員名額根據物業項目規模大小而定(或按照物業主管部門、街道辦事處、社區居民委員會的意見而定),一般為單數且5人,但候選人應具備熱心公益事業、責任心強、有一定的工作時間及模范履行業主義務等條件。4、籌備召開業主大會準備工作 操作要求: 籌備組會議確定各事項后,應由籌備組成員著手準備召開業主大會所涉及的各方面工作,主要有:(1)將召開首次業主大會會議的有關內容以公告形式在物業公共區10、域內進行公示并接受業主咨詢。(2)擬訂業主大會議事規則草案、管理規約草案,在物業公共區域進行公示并接受業主所提出的意見。(3)將每位業主在首次業主大會會議上的投票權數進行公示。(4)接受候選委員的報名與推薦登記,記錄候選委員的個人履歷情況并確認其業主身份,候選委員的報名與推薦應有時間限制,一般不超過7天。候選委員確定后要在物業公共區域進行公示并要上報物業主管部門、街道辦事處、社區居民委員會。(5)制訂召開首次業主大會會議使用的表決票票樣。(6)發放表決票并組織業主投票,投票應有時間限制,投票時間段一般要按照物業主管部門、街道辦事處、社區居民委員會的意見確定,但最長不超過7天。表決票的發放、回收11、應嚴格進行登記,并有相關人員簽字。注意事項:(1)前款四項公示內容時間均應不低于7天(可同時公示),但必須要在首次業主大會會議召開15日前公示。(2)按照政策規定,候選委員應具備業主身份(業主是指房屋所有權證登記的人員),但實際居住使用房屋的往往非業主本人,這時可視具體情況而定,需要注意的是,表決票的簽字必須落款為業主姓名。(3)候選委員數量必須籌備組已確定的業主委員會委員數量。(4)表決票票樣必須具備三項內容,業主大會議事規則表決、管理規約表決、業主委員會委員人選表決;表決票票樣要上報物業主管部門、街道辦事處、社區居民委員會知曉并要得到其認可。(5)表決票的發放與回收應盡量采取送達業主本人的12、方式,但也可采取掛號信郵寄、傳真等方式,采用后者則必須要留取有關證據,表決票經業主簽字方為有效,需要注意的是,簽字日期必須控制在有效時間段內。表決票的回收可由籌備組上門收取至投票箱內或由業主直接投入投票箱內,投票箱應設置在物業公共區域并派專人看護。(6)表決票的回收必須達到本物業區域內總投票權的1/2以上,否則在公開驗票及統計票權時將被視為無效。 5、召開業主大會公開驗票操作要求:首次業主大會會議的召開應由籌備組主持,采取書面征求意見形式召開的,有部分業主參加見證即可;采取集體討論形式召開的,須有物業區域內1/2以上業主參加方為有效(業主可委托代理人參加)。無論采取何種形式召開,均必須有物業主13、管部門或街道辦事處、社區居民委員會等有關人員參加。(1)如期召開業主大會進行公開開箱驗票,確定唱票人、計票人、監票人。(2)進入唱票、計票、監票階段,表決3項內容:業主大會議事規則、管理規約、業主委員會委員人選。(3)統計各表決項得票。(4)宣布業主大會議事規則、管理規約生效結果及業主委員會委員名單情況。(5)由物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會等政府部門人員對首次業主大會會議的召開進行總結性發言。注意事項:(1)公開驗票一般由2名以上非候選委員業主及物業主管部門或街道辦事處、社區居民委員會工作人員擔任監票員,唱票員、計票員分別由1人擔任即可。(2)各表決事項得票都必須超過參加投票業主所14、持投票權的1/2方為有效。各候選委員得票相等不能排位當選的,應對得票相等的候選人再次選舉確定;已選定的業主委員會委員少于正式委員數額的,應在當選之外的其他候選人中再次選舉確定;(3)為便于統計票數,也可采取反對票的方式進行計算(應排除棄權票、廢票)。(4)參加業主大會會議的業主均應進行簽到,業主大會議事規則、管理規約的表決通過及業主委員會委員當選情況均須由籌備組成員簽字確認。(5)首次業主大會會議的表決票必須封存留檔。(6)需要特別注意的是,首次業主大會會議必須全部成功完成三個表決事項,否則需要從組建籌備組開始重新做起,所以準備工作必須充分。6、召開業主委員會會議首次業主大會會議召開表決通過三15、事項后,標志著業主委員會已正式成立。按照政策規定,業主委員會應當自選舉產生之日起3日內召開首次業主委員會會議,推選產生業主委員會主任1人,副主任12人。7、業主委員會備案業主委員會產生后,按照有關規定,應自選舉產生之日起30日內持相關材料到物業所在地的區、縣主管部門辦理備案手續。注意事項:(1)備案前,應到物業所在地街道辦事處(鄉鎮人民政府)與社區居民委員會簽署意見。(2)備案資料要準備齊全,一般包括業主委員會委員名單、個人履歷、未欠繳物業費用證明、業主大會決議、業主投票權清冊等。(3)備案資料要主管部門接收人員簽字確認,按照有關政策規定,其要在7日內對符合備案要求的給予備案。(4)備案完成后16、,憑備案表到物業所在地的區、縣公安局辦理業委會印章刻制。(5)業主大會籌備組一旦成立,需在2個月內完成所有工作直至備案完成。所以說,應在籌備組成立之前把相關工作準備充分,實際成立運作案例當中,有很多社區均未能一次成功。六、成立業委會的示范資料1、成立業主委員會的申請表成立業主委員會的申請致:XX區(縣)物業主管部門 物業項目位于 市 區 路 號,共 戶住戶,于 年首批業主開始入住,至今業主入住已有 年時間。按照有關法律法規及政策的相關規定, 物業項目已符合成立業委會的條件,因此特向 (區、縣)相關主管部門申請成立業主委員會,并請相關部門給予指導意見及對成立業委會的過程進行監督。申請人:(物業區17、域1/10以上業主聯合簽名申請)2、成立業主大會籌備組通告 (物業名稱)籌建業主大會籌備組的通告各位業主:根據物業管理條例、業主大會規程等有關法規政策的規定,本物業已具備成立業主大會的條件,現就籌建業主大會籌備組的有關情況通知如下:一、籌備組是為業主大會的成立提供服務的,臨時負責業主大會籌備工作,自業主委員會選舉產生移交有關資料時自行終止。二、籌備組的籌備工作內容:(一)、確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和內容;(二)、參照政府主管部門制訂的示范文本,擬定業主大會議事規則(草案)和管理規約(草案);(三)、確認業主身份,確定業主在首次業主大會會議上的投票權數;(四)、確定業主委員會委18、員候選人產生辦法及名單;(五)、宣傳物業管理的有關法規、規章、政策;(六)、做好召開首次業主大會會議的其他準備工作。三、籌備組由建設單位代表和熱心公益事業、責任心強、具有一定組織能力與必要時間的業主代表組成的。籌備組成員采用業主自薦與推薦方式產生,根據本物業的實際情況,原則上按照別墅X人、公寓樓X人、高層住宅X人、商業X人、建設單位1人、居委會代表(或街道辦事處)X人,共計 人組成籌備組。四、報名時間: 年 月 日截止時間: 年 月 日聯系地址: 聯系電話: 備注: 報名或推選其他人員參加業委會籌備組的業主請到 填寫“業主大會籌備組成員報名表/推選表”。 房地產開發有限公司年月日3、籌備組成員19、報名/推薦表籌備組成員候選人姓名性別年齡樓幢單元門牌號房屋建筑面積自愿報名/推選他人推選人房號及姓名備注4、籌備組成立及成員名單通告 (物業名稱)籌備組成立及成員名單通告各位業主: 根據物業管理條例、業主大會規程等有關法規、政策的規定,本物業于 年 月 日張貼了成立業主大會籌備組的通告,經小區業主進行推選,本物業已于 年 月 日成立了業主大會籌備組,現將籌備組成員名單公告如下。對本公告如有異議,請于三日內以書面形式向籌備組提出。 籌備組成員名單及情況簡介:職務 姓名 性別 房間號 所屬單位及職務 備注組長 組員 組員組員組員 房地產開發有限公司年月日5、籌備組會議紀要 (物業名稱)業主大會籌備20、組會議紀要會議時間:會議地點:參加人員: 記錄人:會議主題:1、確定首次業主大會召開的時間、地點、形式和內容;2、討論制定業主大會議事規則草案和管理規約草案;3、確定業主委員會委員侯選人產生的辦法及名額;4、確定業主在首次業主大會會議上的投票權數;5、其他事項。會議內容:1、2、3、4、5、籌備組成員簽字:6、業主委員會候選人選舉辦法公告 (物業名稱)業主大會業主委員會候選人選舉辦法公告各位業主:根據業主大會規程的規定,業主委員會委員候選人應當符合下列條件:(一)、本物業管理區域內具有完全民事行為能力的業主(業主是指在房屋產權證上登記的人);(二)、遵守國家有關法律、法規;(三)、遵守業主大會21、議事規則、管理規約,履行業主義務;(四)、熱心公益事業,責任心強,公正廉潔;(五)、具有一定組織能力;(六)、具備必要的工作時間。經業主大會籌備組討論,本物業業主委員會將由X名委員組成,其中設主任1名,副主任X名。業主委員會委員侯選人采取業主推選與業主自薦相結合的方式產生,報名時間自 年 月 日起,截止到 年 4月 日止,在此期間廣大業主可到籌備組進行推選或報名。業主委員會委員將實行差額選舉方式產生,委員侯選人必須多于 人,業主在選舉時對候選人可以投贊成票,可以投反對票,也可以棄權。選舉所投的票數,多于投票人數的無效,等于或者少于投票人數的有效。當獲得與會業主所持投票權1/2以上的候選人人數多22、于應選名額時,以獲得投票權數多者當選;如果投票權數相等,不能確定當選人時就獲得投票權數相等的候選人再次選舉,以獲得投票權數多者當選。本物業業主大會業主委員會各委員的選舉必須經與會業主所持投票權1/2以上通過。 (物業名稱)業主大會籌備組 年月日 7、業主委員會候選委員名單公告 (物業名稱)業主大會業主委員會候選委員名單公告各位業主: (物業名稱)業主大會籌備組于 年 月 日在物業公告欄內張貼了本物業業主委員會候選委員的產生辦法公告,報名截止日期為 年 月 日。通過業主推選,并經籌備組統計及對侯選委員進行業主身份確認,本物業區域共產生業委會侯選委員X人,現將名單及其個人履歷公告如下:候選委員姓名23、 性別 年齡 房間號 建筑面積 個人履歷 XXXXXX (物業名稱)業主大會籌備組 年月日 8、召開業主大會會議通告 (物業名稱)召開首次業主大會會議公告各位業主:經討論研究, (物業名稱)業主大會籌備組決定于 年 月 日 時在 (地點)召開首次業主大會會議。會議采用書面征求意見形式,須有本物業持有1/2以上投票權的業主參加方為有效。本次業主大會會議將討論業主大會議事規則(草案)、管理規約(草案)、選舉業主委員會委員等事項,現將會議籌備組織的有關事項通知如下:一、本次業主大會會議由業主對有關事項以書面簽字的投票方式進行審議,各業主于 月 日前到籌備組領取表決票, 月 日至 月 日為業主填寫表決24、意見時間,各業主應于 月 日前將表決票及業主意見返還籌備組,屆時由籌備組在業主大會會議上對表決情況進行公開統計,并就業主所提意見進行討論。 二、業主大會議事規則(草案)、管理規約(草案)現已由籌備組參照建設部制定的相關示范文本,并結合實際情況擬定完畢并公布。 三、根據物業管理條例、業主大會規程等有關法規、政策的規定,在廣泛征求業主意見的基礎上,業主大會籌備組確定并公告本物業首次業主大會業主委員會委員候選人產生辦法。根據這一辦法, 月 日至 月 日,通過業主推選,產生了本物業首次業主大會業主委員會候選人共計 名。 四、以上各事項,業主可及時向籌備組以書面形式提出建議。 (物業名稱)業主大會籌備組25、 年月日 9、首次業主大會會議表決票票樣 (物業名稱)首次業主大會會議表決票編號:房間號: 建筑面積: 投票權數: 表決事項業主大會議事規則管理規約表決意見同意 不同意 棄權同意 不同意 棄權候選人姓名擁有物業地址及建筑面積意見(同意/反對/棄權)其他建議其他建議備注:1.請在您同意的候選人處填寫“”,不同意的候選人處填寫“”,棄權填寫“”,如不填則視為同意;2.請在 年 月 日前將本票投入指定投票箱;3.選舉意見一欄要求填寫、不得涂抹;4.未在規定時間前交票至指定地點的,未填寫的空白票視為棄權/同意。業主簽字:填票日期: 10、表決票發放、回收登記表 (物業名稱)首次業主大會會議表決票發放、26、回收登記表單元門牌號表決票編號業主姓名領取情況回收情況備注領票人發票人時間交票人收票人時間 11、首次業主大會會議表決票統計表 (物業名稱)首次業主大會會議表決票統計表本物業管理區域內業主總數本物業管理區域內投票權總數參加投票業主數參加投票業主所代表的投票權數管理規約投票情況同意票不同意票棄權票業主大會議事規則投票情況同意票不同意票棄權票各候選委員所獲權投票情況同意票不同意票棄權票經籌備組人員確認,以上情況統計屬實。籌備組成員簽字: 12、業主委員會成立公告 (物業名稱)業主大會暨業主委員會成立公告各位業主: 年 月 日,依據建設部業主大會規程的有關規定,在XX街道辦事處及XX社區居民委員會等有關單位的指導和監督下,本物業召開了首次業主大會會議并完成了成立業主大會須完成的各事項,現將首次業主大會會議的有關情況公告如下: 擁有本物業管理區域 %投票權的 名業主以書面簽字形式表決了投票,會議經投票表決,以超過本物業管理區域內全體業主投票權2/3以上多數通過了 管理規約和 業主大會議事規則,以超過參加投票業主所持投票權1/2以上多數票權選舉XXX、XX、XXX等共 人為業主委員會委員。會后,經選舉產生的 名業主委員會委員召開了第一次業主委員會會議,會議推選XXX為 (物業名稱)業主大會業主委員會主任,XX為副主任。 (物業名稱)業主大會業主委員會年月日
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