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1、移動智能辦公平臺軟件使用手冊（管理員）北京xx科技有限公司二一一年八月目 錄第1章運行環境1第2章系統設置12.1用戶群組設置1創建群組1群組說明（非常重要）2編輯群組4刪除群組4添加用戶4編輯用戶4刪除用戶52.2知識管理5增刪欄目5權限分配6板塊排序7類別管理72.3廣播管理82.4人事管理8考勤時間設置、節假日設置82.5工作流程管理9快捷批復短語10審批崗位設置10公章簽名10管理表單（重點）11創建工作流（重點）14管理工作流152.6公文流轉管理15主題詞設置16發文號設置16部門設置（非常重要）17角色設置 (非常重要)17用戶管理設置（非常重要）19公文流轉管理19發文設計（重2、點）20發文活動設計21發文規則設計23收文設計（重點）24收文活動設計25收文規則設計272.7郵件管理282.8移動信息管理282.9系統日志29查詢日志29備份日志30恢復日志30刪除日志31第3章常見問題處理323.1修改SQL數據庫密碼323.2添加Sa用戶登陸323.3添加Internet來賓帳戶323.4異常報錯處理33第1章 運行環境所需軟件環境如下：操作系統為：windows xp,windows2003,vista等。推薦windows xp。瀏覽器：IE6,IE7,IE8 推薦IE6。辦公軟件：office2003,office2007等。推薦office2003。第2章3、 系統設置首次使用智能辦公平臺軟件，只是一個沒有任何數據的平臺。在這里，您可以通過系統所提供“系統更多功能”結合您公司的實際情況來完成如下設置：2.1 用戶群組設置開始使用智能辦公平臺軟件時，需要管理員對所屬員工進行帳號分配，并進行部門、權限等分配。在用戶群組設置中主要有六個操作：2.1.1創建群組點擊“ 功能使用區 用戶群組設置群組管理 添加群組”進入添加群組界面，這里所創建的組屬于部門組（請緊密對照下面2.1.2群組說明）：2.1.2群組說明（非常重要）如下圖所示系統已經自帶部分系統功能組，用戶必須屬于系統功能組，才能擁有該組的權限。這些群組不可刪除。在上述創建群組中提到，可根據企業的組織4、架構創建部門組，如行政部、人事部、財務部、市場部、研發部、總經辦等。可先將系統功能組添加到部門組，再將用戶添加到部門組，那么部門組就會擁有系統功能組的權限。這樣在后續的“知識管理”里分配權限時，將用戶添加到部門組就可以了，而不必再去逐一選擇系統功能組。群組名稱（系統功能組）群組屬性all/全體用戶擁有查閱系統主頁面上的知識管理的權限，這是最基本的權限，建議每個用戶都應屬于該組。adbbss/知識管理組系統后臺功能，允許進入后臺添加、刪除、編輯知識管理欄目，并分配用戶對知識管理欄目的權限adbfiledb/文件庫管理備用，可忽略adbfastnews/滾動廣播組系統后臺功能，允許進入后臺查詢、添5、加、刪除廣播信息adfixedassets/固定資產組擁有固定資產管理權限admanmanage/人事管理組擁有人事管理權限,包括設置、添加和刪除信息admanview/人事查看組擁有人事查看權限，僅僅能查閱信息admeeting/會議管理組能對所有已開會議、未開會議、會議紀要進行管理，并能預定、刪除會議。administrators/系統管理組擁有郵件空間管理、移動信息管理、系統操作日志管理的功能adsing/電子印章組擁有添加個人電子印章的權限adstream/工作流管理組系統后臺功能，擁有工作流和標準工作流后臺管理設置權限adusers/用戶管理組系統后臺功能，擁有用戶、群組管理，權限分6、配等所有后臺管理的權限，該組權限最大，請謹慎分配。b2m/移動商務組擁有移動移動商務訊息的發布權限crammanager/客戶關系組擁有客戶關系管理里面的查閱和刪除權限，普通用戶沒有刪除權限meeting/會議查看組能夠查看近期會議及預訂會議，屬于基本權限plan/計劃總結組擁有計劃總結管理的權限，能查詢其他用戶的計劃總結和分派任務等，同時還能分配其他用戶在指定范圍內的查詢權限。setworksearch/任務查詢組擁有計劃總結管理的權限，能查詢其他用戶的計劃總結和分派任務等，但不能分配其他用戶的查詢權限。sms/短信發送組擁有短信發送權限。注：提醒類短信不屬于這個組也能發。votegroup7、/投票管理組擁有投票管理權限，能設置投票題目、方式、投票結果等。webset/外網訪問組擁有通過外網訪問系統的權限2.1.3編輯群組點擊“用戶群組設置 群組管理 需要修改的群組名稱”進入群組編輯界面。同上步。2.1.4刪除群組點擊“用戶群組設置 群組管理”進入群組列表：2.1.5添加用戶點擊“功能使用區用戶群組設置用戶管理 添加用戶”進入用戶列表，如下圖：重要：此處選擇組時必須選擇系統功能組（不能缺省），同時可根據情況選擇部門組。部門組主要是為“知識管理”和“流程審批”服務。2.1.6編輯用戶在用戶列表中點擊用戶名進入用戶信息編輯界面，同上步。2.1.7刪除用戶在用戶列表中點選需要刪除的用戶，8、點擊刪除。如下圖：注意：用戶一旦刪除，將不能再恢復！2.2 知識管理知識管理是管理員可以根據本企業的實際情況，設置相應的信息發布欄目，同時可對每個信息欄目指定相應的信息創建、閱讀、刪除、編輯權限，如設置：公司信息、通知通告、規章制度、新聞公告、項目文檔、產品介紹等欄目。 點擊“功能使用區 知識管理設置”進入欄目列表：2.2.1增刪欄目在上個界面中，欄目分為三級，點擊“文檔柜管理”進入第一級欄目管理。點擊創建文檔柜欄目，點擊欄目名稱可進行修改，點欄目后對應的進行刪除界面如下圖：創建文檔庫時如下圖所示：點擊“文檔庫管理”進入第二級欄目管理，界面如下圖：點擊創建文檔庫欄目；點擊欄目后對應的進行刪除；9、點擊進行編輯；點擊對應的新建三級欄目。2.2.2權限分配點擊對應的設置文檔庫權限，具體如下圖注（重要）：如果沒有進行此項操作，除管理員的用戶將看不到知識管理欄目。選擇組時直接選擇部門組即可，而不必再逐一添加系統功能組。2.2.3板塊排序可對知識管理欄目里的文檔排列順序進行修改，修改后面的順序號即可，如下圖：2.2.4類別管理 除了前面描述到的文檔柜/文檔庫/文件夾以外，還可再設下級分類欄目，如下圖所示：下圖是“類別管理”在前臺使用中的體現：2.3 廣播管理點擊“功能使用區 信息廣播管理”進入信息廣播管理頁面： 點擊添加信息可以新增廣播信息，信息包括：標題、資料來源、結束時間（請按要求的格式設置10、）和詳細內容。詳細內容可以插入視頻、FLASH動畫、音樂等多媒體信息；點擊歷史記錄可以查看以前發布過的廣播信息；點擊信息查詢可以按自己的需求搜索已經刪除的廣播信息。2.4 人事管理2.4.1考勤時間設置、節假日設置 上下班時間設置的主要目的是：一、系統自帶考勤管理功能，可在此處設置上下班考勤時間；二、對流程審批時間進行計算。如下圖：設置節假日的主要目的是：在流程審批計算審批時限時系統可以自動去除節假日時間（此步驟可省略，不會對使用造成影響）。2.5 工作流程管理標準工作流程后臺定義，點擊“功能使用區工作流管理”進入工作流管理界面：進入下圖，請依次按：快捷批復短語/審批崗位設置/公文模板/公章簽11、名/管理表單/創建工作流，的順序進行設置。該界面中顯示已經定義過的所有工作流。點擊工作流名稱查看詳細信息；點擊創建工作流，建立一個新的工作流程；點擊定義后臺管理員給用戶分配工作流管理權限。2.5.1快捷批復短語 在審批流程時可直接選擇快捷批復短語進行意見批復，如：同意、拒絕、退回、暫緩等，點擊“功能使用區工作流管理快捷批復短語”，進入如下圖：2.5.2審批崗位設置點擊“功能使用區工作流管理審批崗位設置”，進入如下頁面：點擊“添加崗位”，進入如下頁面：2.5.3公章簽名 可將電子印章導入到系統中，在進行公文流轉可依據權限調用。點擊“功能使用區工作流管理公章簽名 增加公章”，進入如下頁面：下一步，12、如下圖所示，導入電子印章圖片即可。2.5.4管理表單（重點） 可創建各種日常工作中所需要的工作流程表單，如請假表單、報銷表單、會議申請表單、發文表單、收文表單等等。點擊“功能使用區工作流管理管理表單 創建html表單”，進入如下頁面，表單可刪除或重置恢復使用。在創建所需要的流程表單時，請使用FrontPage2003或Dreamweaver等網頁設計軟件創建表格，如下圖所示。如果使用Word或excel將會產生垃圾代碼，導致使用時出錯。如在使用FrontPage2003或Dreamweaver上有問題可找分管該企業的工程師咨詢。注意（重要）：要有如下發文效果，后臺定義的表單名稱必須含有“發文”13、字眼（注意：不是工作流名稱，是表單名稱），否則將不能出現紅頭、發文自動編號、發文日期等內容。如下圖： 后臺操作如下圖所示：注意（重要）：要有如下收文效果，后臺定義的表單名稱必須有“收文”或“來文”字眼。后臺操作如下圖所示：創建完表單后可看到如下頁面：2.5.5創建工作流（重點）創建一個工作流，點擊“功能使用區工作流管理創建工作流 ”，進入如下頁面：2.5.6管理工作流點擊“功能使用區工作流管理管理工作流 ”，點選所要編輯的工作流名稱，進入編輯刪除界面。2.6 公文流轉管理通過功能使用區-公文流轉管理，進入公文流轉管理設置界面。進入公文流轉管理設置界面，可以對公文流轉的工作流進行添加，修改，查詢14、等操作，如果第一次使用還需要先定義主題詞，發文號，部門，角色，用戶管理。2.6.1主題詞設置*所填寫主題詞為國務院公文主題詞表內容。對主題詞進行維護，點擊“主題詞”可以看見系統已經設置好的主題詞；主題詞維護主題詞設置可以選擇該主題詞的上級分類，當前的主題詞名稱；2.6.2發文號設置對發文號進行維護，點擊“發文號”可以看見系統已經設置好的發文號；發文號維護可設置文號的代字，開始序號，使用部門；*序號是指系統初始化的時候，自動生成發文字號，如上圖,如果為1的話，表示第一個發文字號的格式為 行政20111號。2.6.3部門設置（非常重要）對部門進行維護，點擊“部門”可以看見系統已經設置好的部門信息；15、*在第一次使用本系統的時候，請先填寫好本單位的部門。部門維護可設置部門的部門名稱，部門負責人，上級部門，部門電話；2.6.4角色設置 (非常重要)設定了2級角色，系統管理員，普通用戶；*在用戶登錄系統前，請先為用戶設置角色,把此用戶添加到相應的角色中!系統管理員角色可以使用所有的菜單。而普通用戶默認不能使用公文流轉管理中的功能。*請在添加用戶的時候，確認要添加用戶是否為普通用戶，如果是普通用戶請不要給此用戶開放公文流轉管理。上圖中點系統管理員，如圖：上圖中【設定角色應用權限】為設置系統管理員所有的角色，默認為全部權限。點【設定角色應用權限】，如圖：上圖中如果想查看某個模塊的權限情況，例如，想查16、看發文管理模塊中的權限，點【設置】，如圖：上圖中列表顯示的即為發文管理中的權限。如果想修改發文管理模塊的權限，請點上圖中【設置權限】，如圖：在上圖中通過勾選，來實現權限的設定。最后點【確定】。【用戶列表】，為添加能使用公文流轉的用戶名字。如圖：上圖中下拉框中選擇要添加的用戶，點【增加】。如果想刪除此用戶的管理員角色，在圖中右面點【移除】。普通用戶的操作類似。2.6.5用戶管理設置（非常重要）對用戶進行維護，點擊“用戶”可以看見系統已經設置好的用戶信息；*在第一次登陸本系統后，請先為用戶指定所屬部門！用戶維護可設置用戶的部門信息；2.6.6公文流轉管理可以對公文流轉進行增加，修改，進行可視化地設17、計，下面分別對進行描述；2.6.7發文設計（重點）通過可視化設計發文流程，可新建或者修改原有的流程；這里點擊其中的流程“復雜發文流程”，我們可以看見工作流發文設計的可視化設計界面。*如果想使用系統中已有的流程，請務必把經辦人重新設置！上圖在流程圖中通過鼠標點節點可以彈出。設計公文流程工作流的左邊可以分別看到：流程名稱：對工作流進行名稱設定。公文類型：公文類型時屬于發文還是收文。流程描述：對流程的補充描述。使用部門：該工作流可以使用的部門。是否公開：該工作流是否可以公開。是否使用：該工作流是否可以使用。添加活動：在設計的過程中添加一個活動節點。添加規則：在設計的過程中添加一個規則，規則是活動之間18、流轉地規則。添加標簽：可以對設計添加標簽進行描述說明。保存：保存當前對工作流的修改。容器寬：當當前頁面滿足不了流程設計的寬度，可以擴大設計工作流的寬度范圍。容器高：當當前頁面滿足不了流程設計的高度，可以擴大設計工作流的高度范圍。2.6.8發文活動設計新建一個活動，請點設計頁面左面的【添加活動】，在設計頁上會出現一個孤獨的節點如圖：鼠標放在節點上按住鼠標，可以拖動節點到指定的位置。【添加規則】，設計頁上出現一個孤獨的線條，如圖：可以用鼠標選擇線條拖拉或移動線條到指定位置。線條連接節點方法：把線條的連接上一個節點（把拖動到節點的中心位置）,箭頭的一端連接下一個節點(箭頭拖動到節點的中心位置)。設置19、好流程后,請填寫設計頁如圖內容：填寫流程名稱，流程描述，選擇類型，使用部門，勾選是否公開，勾選是否使用。最后，點【保存】。如果對新建或者對已經存在的活動進行修改；可以雙擊活動圖標。例如雙擊“有關領導會簽”，在彈出的活動細節中可以看到；活動名稱：該節點活動的名稱；活動類型：該節點活動的類型，細分為初始化活動，終結活動，常規交互活動，與分支活動，或分支活動；執行動作：該節點活動的執行動作，細分為擬稿，會簽，核搞，簽發，打印校對，擬稿審核，編文號，分發；經辦人：可制定該節點的經辦人，通過右方地按鈕展開如下界面進行人員制定；2.6.9發文規則設計*規則的意思是，當公文流轉從一個節點到另一個節點流轉中是20、否需要流轉條件。如：如果選擇的是半數通過，則在規則前面的節點上必須有一半的人同意，流程才會向下流動。默認情況下不需要設置規則的流轉條件。新建一個規則，或者對已經存在的規則進行修改；可以雙擊規則線條。例如：點擊活動“起草單位負責人審稿”“辦公室負責人審稿”的規則，可以看見詳細地規則內容；規則名稱：該規則的規則名稱；流轉條件：規則在活動之間流轉的條件，細分為全部通過，只一人通過，半數人通過；線條類型：顯示的線條類型，分為直線，曲線；最后設計好流程后就可以進行保存；2.6.10收文設計（重點）通過可視化設計收文流程，可新建或者修改原有的流程；這里點擊其中的流程“辦公室收文流程”，我們可以看見工作流收21、文設計的可視化設計界面。*如果想使用系統中已有的流程，請務必把經辦人重新設置！上圖在流程圖中通過鼠標點節點可以彈出。設計公文流程工作流的左邊可以分別看到：流程名稱：對工作流進行名稱設定。公文類型：公文類型時屬于發文還是收文。流程描述：對流程的補充描述。使用部門：該工作流可以使用的部門。是否公開：該工作流是否可以公開。是否使用：該工作流是否可以使用。添加活動：在設計的過程中添加一個活動節點。添加規則：在設計的過程中添加一個規則，規則是活動之間流轉地規則。添加標簽：可以對設計添加標簽進行描述說明。保存：保存當前對工作流的修改。容器寬：當當前頁面滿足不了流程設計的寬度，可以擴大設計工作流的寬度范圍。22、容器高：當當前頁面滿足不了流程設計的高度，可以擴大設計工作流的高度范圍。2.6.11收文活動設計新建一個活動，請點設計頁面左面的【添加活動】，在設計頁上會出現一個孤獨的節點如圖：鼠標放在節點上按住鼠標，可以拖動節點到指定的位置。【添加規則】，設計頁上出現一個孤獨的線條，如圖：可以用鼠標選擇線條拖拉或移動線條到指定位置。線條連接節點方法：把線條的連接上一個節點（把拖動到節點的中心位置）,箭頭的一端連接下一個節點(箭頭拖動到節點的中心位置)。設置好流程后,請填寫設計頁如圖內容：填寫流程名稱，流程描述，選擇類型，使用部門，勾選是否公開，勾選是否使用。最后，點【保存】。如果對新建或者對已經存在的活動進23、行修改；可以雙擊活動圖標。例如雙擊“領導批示”，在彈出的活動細節中可以看到；活動名稱：該節點活動的名稱；活動類型：該節點活動的類型，細分為初始化活動，終結活動，常規交互活動，與分支活動，或分支活動；執行動作：該節點活動的執行動作，細分為填擬辦意見，分發，審核批示，傳閱或辦理，收文登記，領導批示；經辦人：可制定該節點的經辦人，通過右方地按鈕展開如下界面進行人員制定；2.6.12收文規則設計*規則的意思是，當公文流轉從一個節點到另一個節點流轉中是否需要流轉條件。如：如果選擇的是半數通過，則在規則前面的節點上必須有一半的人同意，流程才會向下流動。默認情況下不需要設置規則的流轉條件。新建一個規則，或者24、對已經存在的規則進行修改；可以雙擊規則線條。例如：點擊活動“起草單位負責人審稿”“辦公室負責人審稿”的規則，可以看見詳細地規則內容；規則名稱：該規則的規則名稱；流轉條件：規則在活動之間流轉的條件，細分為全部通過，只一人通過，半數人通過；線條類型：顯示的線條類型，分為直線，曲線；最后設計好流程后就可以進行保存；2.7 郵件管理點擊“功能使用區郵件空間管理 ”，可對有郵箱容量進行分配，如下圖：2.8 移動信息管理點擊“功能使用區移動信息管理 ”，可對短信發送進行權限設置，如下圖：2.9 系統日志點擊“功能使用區系統操作日志 ”，可查看用戶的使用痕跡。如下圖：2.9.1查詢日志點擊“查詢日志”，可填25、寫條件查詢出來日志記錄。根據條件查詢出來的日志記錄。2.9.2備份日志可按照時間范圍對日志進行備份。2.9.3恢復日志可按照時間范圍對日志進行恢復。2.9.4刪除日志可對所有日志進行刪除，請謹慎執行該功能。第3章 常見問題處理 3.1 修改SQL數據庫密碼“開始” “所有程序” “企業管理器”“安全性”“登陸”，選擇“Sa”，右擊展開菜單，點擊“屬性”，重新輸入密碼即可。3.2 添加Sa用戶登陸“開始” “所有程序” “企業管理器”“安全性”“登陸”，右擊空白處，選擇“新建登陸”，創建一個新的登陸，選擇“SQL Server身份驗證”，輸入密碼進行創建。3.3 添加Internet來賓帳戶“開26、始”“管理工具”“Internet信息服務(IIS)管理器”，選擇“默認網站”，右擊展開列表，點擊“權限”，如下圖： 如果“組或用戶名稱”沒有“Internet來賓帳戶”，點擊“添加”“高級”“立即查找”，選中“Internet來賓帳戶”添加進去。然后返回“權限”，選中“Internet來賓帳戶”，勾選“讀取和運行”、“列出文件夾目錄”、“讀取”三項權限。3.4 異常報錯處理序號出現情況處理措施1)登錄頁面不顯示 聯系系統管理員，排除網絡傳輸等故障2)用戶登錄多次失敗聯系系統管理員，重新為該用戶設置密碼或添加該用戶3)某用戶操作不到某功能聯系系統管理員，為該用戶授權4)中文名附件打開出錯點擊IE瀏覽器的菜單-工具-internet選項-高級-取消“總是以UTF-8發送URL”，確定，然后重新啟動計算機即可。5)即時消息不能自動彈出 請關閉類似“上網助手、百度、google工具欄”攔截廣告的功能，安裝xp2補丁的瀏覽企業也有類似攔截功能，請注意取消。 6)即時消息延時/重復彈出 請清除IE瀏覽器的臨時文件，方法：選擇IE瀏覽器的頂部菜單“工具”internet選項刪除文件刪除所有脫機內容確定 7)不能發送短信，或公司管理信息不能自動轉發手機短信手機號碼必須事先登記，在個人信息中，在個人平臺個人檔案或“短信服務”中設置