公司采購部工作制度及崗位職責職務說明書.doc
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1、公司采購部工作制度及崗位職責、職務說明書編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、采購部工作制度1、采購員須注重職業道德,品行端正。做到不吃回扣,不貪污受賄,不吃請,不虛開發票,不從中牟利,不卡、拿、要,公正廉明。2、不遲到、不早退。采購員在工作中要多跑、多對比、多總結,邊學習邊實踐,不斷提高自己的采購業務水平。3、定期匯總所進的采購資料,協助財會進行工程成本核算。4、建立材料采購供應渠道,進行供應商的擇優選擇,新供應商的開發工作。5、加強與使用材料部門的聯系,尤其是按時、按質、按量控制好工程所需的各種材料,確保工程能順2、利進行。6、所購大宗材料必須要求供應商提供合格證明,嚴禁購進質量不合格材料,同時監控材料使用狀況,控制不合理材料的采購與浪費的情況發生。7、控制材料入戶的數量與質量,能準確無誤分配好材料運送到所需工地,做好材料的存放、堆碼管理工作。8、根據工程部施工計劃及剩余材料情況做好材料采購工作。9、在購進材料時發生質量、數量異常情況下,應立即采取緊急措施,并與施工有關部門進行協商處理。10、做好供應商的選擇、評議工作,建立牢固、可靠的供應基地,并不斷挖掘供應商,以保證項目材料供應的不間斷性。二、采購部工作流程圖填寫注購單項 目 部審 批采購計劃采購計劃總 經 理財務結算入 倉驗收合格驗收合格報總經理審批3、退 貨交貨驗收合同的簽訂)采購洽談(下單)尋價 議價 比價尋找供應商財務部確認付款條件及帳期:一、目的為規范采購流程,提高采購工作效率,特制定本制度。二、適用范圍適用于本公司采購管理。三、內容1、總則:為加強采購工作的管理,提高采購工作效率,制定本制度。所有采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。2、采購基本流程各部門請購單采購計劃 尋找供貨商 詢價、比價、議價 采購洽談(下單) 合同的簽訂(確定付款條件、貨運方式、售后服務) 交貨驗收 質檢(不合格退貨) 入庫 財務結算。 1)采購計劃:采購員應根據請購單和公司生產需求制訂采購計劃。 2)供應商的選擇和考核:供應商的選擇與考核,一般從經4、營情況、供應能力、技術能力、品質能力等方面評定,并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。 3)詢價、比價、議價。 4)合同的簽訂:買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程,最后雙方簽訂有關協議,合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求,供應間的情況,企業本身的管理要求,采購方針等要求的不同頁各不相同,需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。 5)交貨驗收:采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以彩購員的確定和合同為驗收依據。 6)質檢:貨物質檢合格則入庫,不合格的,需安排補救和退貨。 7)財務結算:貨物入庫后,財務結算。3、采購管理制5、度: 1)建立供應商資料管理(表)冊,售后服務管理表。 2)建立健全比價制度,保證采購設備的質優價廉。 3)每月未將本朋付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結,并提出下月用款計劃。 4)簽訂采購合同后,應全面了解發貨情況,如不能及時供貨應將原因提前兩天通知請購部門或請購人。 5)所有貨物一律開箱驗收,發現問題及時和供應商聯系,盡早解決。 6)驗收合格后在一個工作日內辦理入庫手續。 7)采購部每月5日前,將上一個月的采購合同編號整理成冊,交人事部備案。四、橫向部門工作對接采購部門必須和企業中其它部門建立起密切的工作關系,只有這樣企業中其它部門對物料和信息的需求才能得到及時滿足,同時,采購部門也能從對6、方那獲得相應的信息,進行有效的采購作業。事實上,有采購部門與其它部門的關系正隨著現代化企業管理理念的更新和信息技術的發展越來越來越緊密的聯系在一起。 1、與財務部門的關系采購部門和財務部門在對應付帳款、計劃和預算方面相互作用。采購部門經理常抱怨財務部門過多關注貨物的最低價款,卻不太注重合同中的支付條款,。顯然企業如果不能及時貨款,那合同就不能夠很好的履行,就更不要說獲得現金折扣和保持專供應商的良好關系了,但是從另一方面來看,這會對采購部門的運營費用產生一定的約束,有利于采購費用的節約。這需要加強兩個部門溝通來緩和這些沖突。采購部門提供給財務部門的信息是其進行公司發展、管理預算及確定現金需求量的7、基礎。采購部門提供的有助于財務部門盡心計劃的信息還有:物料、運營成本及期發展趨勢,為了應付需求變大造成的供應短缺或其它可以預測的原因造成供應中斷頁進行運期的采購計劃,同時,采購部門運作的有效性也可以作為衡量財務工作好壞的依據,會計體系不夠精細,就不能發現由于采購決策失誤造成效率低下。 2、與管理部門的關系因為采購是依據項目部提供材料、設備性能要求,和項目進度計劃,實施采購計劃,采購部門通過對這些信息的處理,可以獲得一個有用的、規劃采購和供應業務工具。如采購部門知道項目部門的需求計劃,就可以在正常的提前期內進行采購并獲得有利的最終價格。總之,采購部門與項目部門是一個信息互動、互為協作的關系。五、8、部門人員編制及崗位職責、職務說明書現有人員1人需補充 合同專員1人 合同文員1人 (一)人員編制采購總監部門經理合同文員合同專員三、崗位職責、職務說明書采購部經理之職務說明書崗位名稱部門經理崗位編號所有部門采購部崗位定員1直接上級總經理職系類別職能類直接下級職級范圍崗位分析日期2014年4月本職:1、根據公司總體工作目標,擬定采購部門的工作方針與目標,負責合約規劃;2、擬定采購部門采購工作流程和管理辦法;3、確定采購部門人員工作職責劃分,并負責協調;4、審核年度和季度采購計劃、招標計劃、資金計劃、付款計劃;5、審批部署部門周工作匯報和周工作計劃、月工作計劃;6、指導參與重大設備及大宗材料采購招9、標工作;7、簽訂審核合同、招標文件、訂單、合同請款、簽證、結算;8、主持或參加與采購相關的業務會議并作好部門間協調工作;9、負責部門內行政工作和員工教育、培訓、考核、提出獎懲和使用建議;10、協調供應商、分包商及項目部、總包方關系,確保工作按質完成;11、負責向分管領導的各項匯報工作,完成領導交辦的其它工作;12、對采購過程進行監督,負責部門內各項工作的布置、落實和檢查;13、負責供應商數據庫的建立、更新、增刪的管理工作;14、審核批準部門對外發文工作,審批并落實部門收文工作。時間節點安排:權力:1. 有對采購部進行全面業務管理、行政管理,有權根據需要修改完善部門職務說明書;2. 分供單位的招10、標、考察和參與和審核權。3. 公司材料設備及分項工程招投標開標、評標工作的參與權;4. 下屬員工工作計劃執行情況的監督、檢查、考核、獎懲提名權;5. 下屬員工任免的建議權;6. 審批部門各類計劃、報告、收發文及 1 日以內請假申請的權力7. 審核部門請款、合同、招標、成本分析、商務比較分析、報銷的權力。工作協作關系:內部協調關系公司領導層、各部門負責人、部門員工外部協調關系政府相關職能及相關供應商等任職資格:專 業房地產管理、工民建等相關專業業務水平精通行業知識、了解施工工序,熟悉常用建筑材料、構配件、制品以及常用設備執業資質具體行業相關資質證書者為佳經 驗5年以上地產行業采購管理、招投標管理11、經驗;職位要求具有較強的領導才能和責任心,較強的計劃組織能力和解決問題的能力、執行能力;具備一定的財務管理知識、法律知識(尤其是國家的招投標法和合同法),具備相應的房地產專業知識、建筑、項目管理知識,熟悉房地產行業相關政策、法律法規;工作認真,作風正派,廉潔自律并有良好的職業道德,作風嚴謹務實,關注事實和細節,富有創造性和推動性,整體意識強;其他要求積極主動、工作細致、嚴謹的工作熱情和責任感,團隊意識強,具有高度責任感,原則性強,誠實可靠;其他工作環境辦公室、施工現場工作時間特征正常工作時間,根據工作情況加班。備 注采購部副經理之職務說明書崗位名稱副經理崗位編號所有部門采購部崗位定員1直接上級12、總經理職系類別職能類直接下級職級范圍崗位分析日期2014年4月本職:1、按照部門業務專業劃分,負責對應采購物項的采購招標工作;2、協助部門經理開展本部門各項日常工作,經理外出時由經理授權可行使經理職權 ;3、參與編制對應專業采購項目的采購計劃 招標計劃 資金計劃 付款計劃;4、參與重大設備、大宗材料的招標組織工作;5、審查部門年度資金計劃、月度付款計劃;6、協助處理重大采購供貨進度問題;7、協助處理重大質量問題;8、 組織開展新產品、新工藝的調查研究工作;9、參與與項目、技術等相關部門的聯系和協調工作;10、組織對供應商進行考評;12、主導配合總師室制定裝修標準;13、主導采購成本分析,實現成13、本目標,尋找成本降低方案;14、完成上級領導交辦的其他任務。15、采購工程師應承擔的其它工作職責。時間節點安排:1、 按季度提交新產品 新工藝調研報告2、 按季度提交采購質量和進度報告3、 年度提交供應商評估報告4、 周五提交周工作匯報及下周工作計劃;月底總結本月工作情況及安排下月工作計劃。權力:1、 審核各類工作計劃、合約規劃、付款計劃、招標計劃;2、 提出各類工作效率改善、產品品質提高、成本降低之建議。3、 采購材料設備的建議權;4、 依據采購章程和公司制度,獨立開展專業項目采購工作的權利。5、 領導授予的其它權利。工作協作關系:內部協調關系分管領導、部門經理、部門員工、公司內部員工外部協14、調關系相關供應商等任職資格:專 業工民建、經濟管理等相關專業;業務水平熟悉房地產給排水、暖道、電氣、精裝修等知識,熟悉建材質地、價格,了解市場行情,熟悉房地產行業相關政策、法律法規;經 驗3 年以上地產材料、設備采購管理工作經驗;職位要求具有優秀的工程項目協調、談判、指揮能力,較強的人際溝通和協調能力、計劃與執行能力;工作認真,作風正派,廉潔自律并有良好的職業道德,作風嚴謹務實,關注事實和細節,富有創造性和推動性,整體意識強;其他要求其他工作環境辦公室、施工現場工作時間特征正常工作時間,根據工作情況加班。備 注采購部主管之職務說明書崗位名稱主 管崗位編號所有部門采購部崗位定員1直接上級總經理職15、系類別職能類直接下級職級范圍崗位分析日期2014年4月本職:1、按照部門業務專業劃分,負責對應采購物項的采購招標工作;2、參與編制對應專業采購項目的采購計劃 招標計劃 資金計劃 付款計劃;3、負責材料設備采購的采購調研 廠家考察 招標組織 商務洽談 合同擬定 生產跟催 到貨驗收工作;5、負責材料設備選型配合和翻樣替代工作,保證質量 效果 進度 成本的高度統一 ;6、跟蹤材料到貨工作 實時把握現場狀態和進度需求以及處理各種質量問題;7、擔負新材料 新能源 新設備 新工藝的調研工作 組織公司內部講座 報告 和學習會;8、負責統計分析材料 、設備類采購成本和訂立成本降低措施;9、配合副經理開展供應商16、評估工作;10、參與公司交房工作;11、完成上級領導交辦的其他任務。12、采購工程師應承擔的其它工作職責。時間節點安排:1. 周五提交周工作匯報及下周工作計劃;2. 月底總結本月工作情況及安排下月工作計劃。權力:1、采購材料設備的建議權;2、部門工作改善的建議權;3、依據采購章程和公司制度,獨立開展專業項目采購工作的權利。4、領導授予的其它權利。工作協作關系:內部協調關系部門經理、副經理、部門員工、公司內部員工、外部協調關系相關供應商等任職資格:專 業工民建、經濟管理等相關專業;業務水平熟悉房地產給排水、暖道、電氣、精裝修等知識,熟悉建材質地、價格,了解市場行情,熟悉房地產行業相關政策、法律法17、規;經 驗2 年以上地產行業材料、設備采購工作經驗職位要求具有較好的工程項目協調、談判能力,較強的人際溝通和協調能力、計劃與執行能力;工作認真,作風正派,廉潔自律并有良好的職業道德,作風嚴謹務實,關注事實和細節,富有創造性和推動性,整體意識強;其他要求其他工作環境辦公室、施工現場工作時間特征正常工作時間,根據工作情況加班。備 注采購部工程師之職務說明書崗位名稱工程師崗位編號所有部門采購部崗位定員1直接上級總經理職系類別職能類直接下級職級范圍崗位分析日期2014年4月本職:1、按照部門業務專業劃分,負責對應采購物項的采購招標工作;2、參與編制對應專業采購項目的的采購計劃 招標計劃 資金計劃 付款18、計劃;3、熟悉所經辦材料設備及指定分包工程的功能、性能并了解與其相關的規范、法律、法規;4、不斷調研開拓優質供應商、分包商;5、建立并維持與供應商、分包商的正常關系;6、收集價格情報及替代品資料,配合各項成本分析和預測工作;7、嚴格按采購管理程序采購并自始至終對所負責項目進行跟蹤記錄;8、編制所負責材料設備之招標文件,全面負責整個招標過程之招標工作;9、跟蹤處理對應專業采購范疇采購供貨進度問題;10、跟蹤處理對應專業采購范疇重大質量問題;11、開展新產品、新工藝的調查研究工作;12、貫徹成本觀念 尋找成本降低方案;13、協調跟催技術確認工作 材料翻樣工作 現場供貨工作;14、辦理、審核各類請款19、簽證、扣款;15、辦理各類材料設備工程結算;16、其它領導交辦的工作。時間節點安排:1. 周五提交周工作匯報及下周工作計劃;2. 月底總結本月工作情況及安排下月工作計劃。權力:1、采購材料設備的建議權;2、部門工作改善的建議權;3、依據采購章程和公司制度,獨立開展專業項目采購工作的權利。4、領導授予的其它權利。工作協作關系:內部協調關系部門同事、公司內部員工、外部協調關系相關供應商、部門同事等任職資格:專 業工程造價、工程經濟、工民建等相關專業;業務水平掌握地產行業采購流程和制度,了解工程施工工序,熟悉常用建筑材料、構配件、制品以及常用設備。職位要求具備較好的溝通能力,較強的計劃組織能力和解20、決問題的能力、執行能力;工作認真,作風正派,廉潔自律并有良好的職業道德,作風嚴謹務實,關注事實和細節,富有創造性和推動性,整體意識強;其他要求其他工作環境辦公室、施工現場工作時間特征正常工作時間,根據工作情況加班。備 注采購部文員之職務說明書崗位名稱文 員崗位編號所有部門采購部崗位定員1直接上級總經理職系類別職能類直接下級職級范圍崗位分析日期2014年4月合同專員本職:1、采購合同文稿校對及合同流轉;2、采購合同管理;3、采購請款、簽證、結算辦理;4、牽頭編制季度、年度資金計劃計劃 更新季度付款計劃;5、完成上級領導交辦的其他任務。采購文員本職:1、管理部門日常行政文件并進行歸檔管理,處理部門21、日程行政事務;2、統一管理部門間收發文,及圖紙、樣板,并分類歸檔管理 和工程師需求之復印工作;3、維護供應商數據庫、管理材料樣板庫;4、匯總整理部門周工作匯報和周工作計劃;5、匯總整理部門采購計劃并及時更新;6、完成招標工作相關事務;7、其它采購管理程序和招標程序中約定的文員工作。8、編寫部門月計劃和部門月度工作信息;9、完成上級交辦的其它任務。時間節點安排:1、 每周五匯總整理部門周報和下周工作計劃;2、 每月 20 日交財務部下三個月的預算及下月合同訂立計劃;3、 每月 21 日將領導確認過的考勤表交人事部;4、 每月 28 日交行政部月度信息報告;5、 每月 20 日提交到期未付款合同明22、細,督促財務;權力:1、獨立記錄部門人員工作考勤的權力;2、對合同中部分條款做出調整建議的權力;3、對部門辦公用品等固定資產管理的權力和督促執行相關行政規章制度的權力。4、根據工作需要,督促部門采購工程師完成相應計劃、狀況、信息、數據提資的權利。工作協作關系:內部協調關系部門經理、部門同事、公司內部員工、外部協調關系相關供應商任職資格:專 業工民建、經濟管理等等相關專業;業務水平熟悉采購招標流程及合同管理流程,了解房地產開發知識,熟悉房地產行業相關政策、法律法規。經 驗3 年以上采購文員工作經驗或合同管理工作經驗為佳;職位要求工作認真,作風正派,廉潔自律并有良好的職業道德,作風嚴謹務實,關注事實和細節,富有創造性和推動性,整體意識強;其他要求其他工作環境辦公室、施工現場工作時間特征正常工作時間,根據工作情況加班。備 注