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1、地產公司圖章管理員崗位說明書及印章外借操作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 8.圖章管理員崗位說明書崗 位圖章管理員崗位編號所在部門財務部崗位定員1人直接上級財務主管所轄人員無直接下級無本職工作描述負責付款業務票據的審核；負責財務專用章、公司公章、合同專用章、發票專用章等的管理；負責發票、收據及其他各類票據管理；完成上級主管交辦的其他工作任務崗位職責與績效標準工作職責描述 （按重要性程度由上到下列出；）工作標準1.負責審核付款憑證及原始憑證附件再加蓋“付訖”戳記，在支票上加蓋相應公司有效印章準確率1002. 負責2、審核相關文件的審批情況，對手續齊全的相應文件加蓋公章及時審核3. 對每次加蓋公章業務做好登記，并將蓋章申請表整理存檔并保存好完整準確4. 對各類票據購入、領用、核銷進行管理安全妥善5. 負責財務專用章、公章、合同專用章、發票專用章等的保管；接到批文可將公章借出,要求借出人作好借出、歸還登記及時準確6. 完成上級主管交辦的其他工作任務按時按質定期工作內容1. 每月月初核對各公司的票證數,根據實際情況填寫發票使用情況表,交各公司主辦會計核對數據準確，及時報送2. 每月對每間公司所用的票據做統計,并做發票繳銷表到稅所進行一個驗舊供新數據準確，及時報送3. 定期對車票進行加蓋有效發票專用章準確無誤4.3、 定期對所繳銷的發票存根聯進行封箱標識完整有序工作權限1. 對未履行審批程序的付款業務拒絕蓋章權2. 對不符合公司管理規定的文件、證明材料等拒絕蓋章權工作關系1. 內部協調關系：各部門。2. 外部協調關系：銀行、國稅、地稅。任職資格要求年 齡22-40歲性別不限職業資格學歷大專或以上專業管理類性格描述謹慎細致語言要求普通話、粵語良好；優秀的表達溝通能力專業知識1. 熟悉國家、企業有關圖章管理方面的法律、法規2. 具有管理學、會計學理論等學科基礎知識。工作經驗1. 行業：需具備一年以上房地產行業工作經驗2. 崗位：一年以上相關崗位工作經驗能力描述1. 通用能力：優秀的語言表達溝通能力，較強的組織4、協調能力，較強的親和力2. 專業能力：熟悉財務會計工作等管理規章制度。其他技能熟悉辦公自動化設備的使用和操作。其他要求認同集團的價值理念，為人誠實正直、責任心強。四、圖章管理員崗位1、供應商貨款支付操作規程1.1 工作目標：確保貨款的正確支付。1.2 工作范圍：所有已經經采購部審核，審批的貨款。1.3 操作規程：發票，入庫單等經采購部審核，審批完畢后交到財務部審核以下資料及相關內容： 核對貨物是否記入本公司倉庫，收款人與發票專用章是否一致，金額是否與發票開具的一致。如有錯誤應退回供應商，更改后重新辦理；入庫單的最終審批人是否正確；支票、發票臺頭應正確填寫公司名稱，大小寫金額必須相符；發票有采購5、部負責人簽名（而不同的貨款內容還需相應的負責人員簽名），最終審批人簽名。非采購部負責的貨款由分管各公司的董事簽名審批上述單據審核完畢后由出納簽發支票，交圖章管理員復核審核原始單據，附件及支票是否真實、合法、完整。審核無誤后在支票上加蓋完整全套印鑒。發票、全部附件蓋付訖章，交還出納。2、工程款支付操作規程2.1 工作目標：確保工程款的正確支付2.2 工作范圍：所有工程款2.3 操作規程：外包工程需填寫進度款支付申請表，按照表中格式逐項審批。集團內公司承建的工程由廣東騰越建筑工程有限公司或雅駿裝飾設計工程有限公司會計主管提出書面申請經最終審批人審批財務部審核以下資料及相關內容：支票、發票臺頭應正確6、填寫公司名稱，大小寫金額必須相符；外包工程需填報（集團付款/預付申請單），審批人審批簽名在申請單上簽名確認 。若憑發票付款的將發票附后。上述單據審核完畢后由出納簽發支票，交圖章管理員復核審核原始單據，附件及支票是否真實、合法、完整。審核無誤后在支票上加蓋完整全套印鑒。發票、全部附件蓋付訖章，交還出納。2.4 相關表格：進度款支付申請表3、資金往來款的操作規程： 3.1工作目標：確保資金往來的正確調撥3.2工作范圍：所有資金往來3.3 操作規程：各公司會計的書面申請資料；填寫集團公司內部資金調撥申請表上市公司的資金的內部往來：由梁裕尤經理簽名審批，楊文杰總經理簽名審批；非上市公司的資金的內部往來7、：由楊美容簽名審批資金外調最終由崔健波總裁審批。審核最終審批人簽名無誤后在支票上加蓋完整全套印鑒。在往來資金申請表上加蓋付訖章，交還出納。3.4 相關表格：集團公司內部資金調撥申請表4、支付借支、員工報銷操作規程4.1工作目標：確保借支、員工報銷的支付4.2工作范圍：所有借支、員工報銷4.3 操作規程：員工借支：填寫集團個人借支申請單，預計還款日期不得超過45天，所借款項必須在本申請單約定的還款日期前歸。借支単上需有總裁或主管、董事審批簽名及清晰的還款日期。 員工報銷：填寫員工報銷費用報銷單。審核以下資料及相關內容：支票、發票臺頭應正確填寫公司名稱，大小寫金額必須相符； 票據是否超過使用期限，8、使用范圍，有無出現白條憑證等。需有部門主管及經理簽名，以及董事或者總裁簽名。 核對所報銷的發票上的名稱、項目是否完整正確、原始單據，附件及支票是否真實、合法。審核無誤后在支票上加蓋完整全套印鑒。發票、全部附件蓋付訖章，交還出納。4.4 相關表格：集團個人借支申請單、員工費用報銷單5. 其他類業務支付操作規程5.1工作目標：確保其他類業務的正確支付5.2工作范圍：所有其他類業務支付5.3 操作規程：（1）審核支票、發票臺頭是否正確填寫公司名稱，大小寫金額必須相符；（2）審核票據是否超過使用期限，使用范圍，有無出現白條憑證等。（3）核對所報銷的發票上的名稱、項目是否完整正確、原始單據，附件及支票是9、否真實、合法。（4）審核無誤后在支票上加蓋完整全套印鑒。發票、全部附件蓋付訖章，交還出納。5.4 相關表格：填寫其他業務相關的表格。6. 合同類文件蓋公章操作流程6.1工作目標：確保合同類文件按公司圖章管理流程正確加蓋公章6.2工作范圍：所有合同類文件6.3 操作規程：文件蓋章時需填寫文件蓋章（非法人簽名文件）確認表（詳見附表一），該確認表必須經最終審定人簽名同意后再到圖章管理部門蓋章。填寫合同類文件簽約代表人簽名確認表，該確認表必須經最終審定人簽名同意后再到圖章管理部門蓋章。審核審批人是否已簽名，審核完畢蓋公章。蓋章后收取一份合同正本存檔，交相關會計人員核算相關成本費用。若不能即時交會存檔的10、則需在文件蓋章（非法人簽名文件）確認表內的預計日期前移交。辦理合同的登記手續，如經辦人、部門、事項、涉及金額等資料。6.4 相關表格：文件蓋章（非法人簽名文件）確認表、 合同類文件簽約代表人簽名確認表、蓋章登記表（見附表）7. 非合同類文件蓋公章操作流程7.1工作目標：確保非合同類文件按公司圖章管理流程正確加蓋公章7.2工作范圍：所有非合同類文件7.3 操作規程：（1）文件蓋章時需填寫文件蓋章（非法人簽名文件）確認表（詳見附表），該確認表必須經最終審定人簽名同意后再到圖章管理部門蓋章。（2）審核審批人是否已簽名，審核完畢蓋公章。（詳見附表）（3）辦理文件的登記手續，如經辦人、部門、事項、涉及金11、額等資料。（4）重要文件蓋章后必須存檔。7.4 相關表格：文件蓋章（非法人簽名文件）確認表、蓋章登記表（見附表）6.5及7.5流程圖： 8、票據、各種IC卡管理業務的操作流程8.1工作目標：確保票據，各種IC卡數目收發、結存數量準確8.2工作范圍：所有票據、IC卡8.3 操作規程：開票員、出納、屋村管理處在圖章管理員處領取各種票據、IC卡時需在票據登記本上簽名確認。使用完畢后經圖章管理員核對無誤后，確認還票日期。每月月初開票員、出納、屋村管理處交報表與圖章管理員核對各種票據、IC卡的開具、結存數量。8.4 相關表格：財務領用庫存月報表9、新成立公司印章、法人私章、業務專用章刻制及領用的操作流程12、9.1工作目標：確保印章按公司印章管理辦法的流程進行刻制及領用9.2工作范圍：所有印章9.3流程圖：（1）新成立公司印章刻制及領用流程 （2）法定代表人私章刻制與領用流程（3）業務專用章刻制與領用流程9.4相關表格：印章簽收表、印章領用審批表、印章刻制申請表、（見附表）10、印章外借的操作流程10.1工作目標：確保印章外借按公司印章管理辦法的流程10.2工作范圍：公章、財務專用章、法人私章等10.3流程圖： 10.4相關表格：借用印章審批表（見附表） 11、印章收繳、銷毀流程的操作流程11.1工作目標：確保印章收繳、銷毀的規范11.2工作范圍：所有印章11.3流程圖：11.4相關表格：印章收繳申請（備案）表、印章銷毀申請（備案）表（見附表）