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1、國際物業(yè)服務公司文書檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文書檔案管理制度第一條 總則第二條 依據(jù)中華人民共和國檔案法，結合公司實際情況，特制訂本辦法。第三條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理，在未交給總經(jīng)辦檔案專員前的檔案（已交辦公室的除外）分別由有關部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。第四條 公司總經(jīng)辦設立專門的2、檔案管理專員，其任務是：1收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2積極開展檔案的提供利用工作；3進行檔案鑒定；4進行檔案統(tǒng)計；5提供檔案備查工作；6認真學習中華人民共和國檔案法有關制度、檔案工作理論、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。集團文書收發(fā)、處理、制作管理規(guī)定第五條 為進一步規(guī)范集團總公司與各子公司之間的文件管理，提高文件流轉速度和處理效率，落實文件的督辦、跟蹤和執(zhí)行，特制定本規(guī)定。第六條 本規(guī)定中所稱“文件”是指除帶密級的財務系統(tǒng)文書（含財務報表等財務資料）和帶密級的法律專用文書（如法律合同）以外的所有各類文件、報告、資料等。第七條 總公司總經(jīng)理辦公室（以下簡稱總3、經(jīng)辦）是本規(guī)定所界定的文件的歸口管理部門，負責總公司各部門、子公司及其它外來文件的統(tǒng)一收文、登記、傳遞、領導批示文件回發(fā)及登記、整理、歸檔和總公司文件的下發(fā)。第八條 為進一步提倡和推動無紙化辦公，總公司在已建立了內部局域網(wǎng)的基礎上，正在試運行一套公辦天下網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)軟件，待成熟后在集團內正式推開。在集團內尚未全面推行網(wǎng)絡辦公前，各子公司在向總公司報送文件時，可報送紙制文件，但必須同時備份電子文本（電子文檔U盤拷錄或是光盤刻錄為宜）。第九條 文件流轉的程序及具體辦法1收文及處理總公司各部門需上報董事長和總經(jīng)理的文書（帶密級除外），子公司各類上報總公司及總公司領導的文書一律送總經(jīng)辦（文書可附“文書4、說明”）；總經(jīng)辦在登記確認后1小時內送至指定報送對象；若報送對象因故未能親自簽收文件，送件人員需貼上相關文書說明置于報送對象的辦公桌上，并在網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)中予以提示，對特別重要、緊急的文件，還將及時電話通知文件接收人。文件報送對象不明確的，由總經(jīng)辦請示分管領導或詢問報送單位（或部門）后送至相關部門和人員。子公司需總公司作出批復的報告、申請、請示等文件，原則上以總公司為報送對象（抄報董事長和總經(jīng)理），由總公司總經(jīng)辦請示分管領導后按總公司文件審批程序送至相關部門和人員簽批意見，并以總公司名義盡快作出批復。各子公司如有特別緊急的待批型文件（特別是需要集團領導簽批的文件），需在文件送達時一并告知緊急程度5、，以便集團總經(jīng)辦統(tǒng)一安排對文件的排簽及催簽。2收文承辦及領導批示文件處理對于報告、申請、請示等候批文件，總經(jīng)辦在傳遞送簽后，還須督促、跟蹤領導批示結果，并對批示結果做詳細登記備份后及時將批示后的文件或總公司以文件形式所作批復送交指定部門或子公司簽收辦理，同時將批示結果附送一份給督辦分管領導。對領導批示后可直接執(zhí)行的非延續(xù)性文件，總經(jīng)辦在辦理后須做詳細登記備份，并將處理結果及時通知相關部門或子公司。 對報總公司備案性質的呈閱型文件，由總經(jīng)辦分送董事長、總經(jīng)理及其他高管人員傳閱后由總經(jīng)辦保管（電子文件可通過內部網(wǎng)絡直接分送）。3發(fā)文總公司各部門需以集團公司名義下發(fā)的文件，下發(fā)前由需發(fā)文部門負責會簽6、完成后交總經(jīng)辦統(tǒng)一編號、簽發(fā)。發(fā)文部門和總經(jīng)辦分別對文件內容和形式的準確性負責。文件簽發(fā)后若需進行更改，發(fā)文部門應嚴格填寫“文件更改申請單”，總經(jīng)辦據(jù)此填寫“文件更改通知單”，然后再根據(jù)發(fā)文登記追蹤到每份文件發(fā)給“文件更改通知單”。文件若經(jīng)二次或二次以上修改，應收回原文件，重新發(fā)布修改后的文件，并視情況對有關責任人作出批評、通報批評、責令檢查、罰款等處理。關于外（上）報文件的審定根據(jù)總公司總經(jīng)理辦公會決定，為提高集團公司對外發(fā)送公文的質量，對外、對上的重要公文和總公司各部門的基本文件須交總經(jīng)辦分管領導把關審定后方可外（上）報。總公司各部門自行發(fā)送的密級文件由各部門自行負責做好登記備案工作。第十7、條 總公司總經(jīng)辦的分管領導總體負責落實對各公司匯報、請示、報告、申請等文件的批復并予督辦，各執(zhí)行單位應當予以配合。第十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋和修訂權歸總公司。總公司原發(fā)布的相關文件中有與本規(guī)定規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。集團文書檔案立卷歸檔制度第四條 為加強集團文檔立卷工作，特制定本制度。第五條 需歸檔立卷的文檔包括除帶密級的財務系統(tǒng)文書（含財務報表等財務資料）和帶密級的法律專用文書以外所有各類文件、報告、資料等，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。如有條件還應盡可能保存?zhèn)浞菀环蓦娮游臋n。第六條 總經(jīng)辦是公司文檔歸口管理部門，各部門需設各自的專（兼職）文書管理人員負責文檔收集。公文8、承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時交專（兼）職文書人員歸檔，最后交由總經(jīng)辦檔案管理專員統(tǒng)一歸檔管理。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第七條 文件點收文件結案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收：1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸還。2文件如經(jīng)常抽查，應有管理部門主管的簽認。3文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦。4與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。5有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。第八條 9、堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指導專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。每季度的末月25日統(tǒng)一交由總經(jīng)辦檔案管理專員歸檔。若各部門文書管理人員變動應及時通知總經(jīng)辦以便進行文檔遺交。第九條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）一律由總經(jīng)辦統(tǒng)一收集管理。第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由總經(jīng)辦收集歸卷。1公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動后，必須將會議的主要文件資料向總經(jīng)辦辦理歸檔手續(xù)。2本公司召開會議，由會議主辦部10、門指定專人將會議材料、聲像檔案等向總經(jīng)辦辦理歸檔手續(xù)。第十一條 各部門專（兼）職文書的職責1了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件、材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末月的25日應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦辦好交接簽收手續(xù)。交接前的文檔管理工作由各部門專（兼）職文書負責。3承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第十二條 本制度中所指文檔包括：1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言，會議簡報、會議記錄等。2上級機關發(fā)來的與本公司有關的11、決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。3本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。4公司的請示與上級機關的批復。5公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄。統(tǒng)計報表及簡報。6提案工作材料和企業(yè)文化建設（內部刊物、文體活動綜合資料）7公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（非密級）8公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。9公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。10公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。11 項目投資及運作相關數(shù)據(jù)、經(jīng)營目標分析情況、責任書等。12財務報表、財務分析等（非密級）第十三條 各部門都要建12、立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書統(tǒng)一保管。第十四條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第十五條 公文承辦人員應及時將處理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影印本歸檔。第十六條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放于平時保存文件卷存內“對13、號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第十七條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角，理齊釘牢。3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第十八條 檔案分類1檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及大類14、“或”小類二級。3同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。4每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔進依序編號、登錄，并以每一安一個“目次”編號為原則。5檔號的表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第十九條 檔案名稱及編號1檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2各級分類、卷次及目次的編號，均以十進15、制阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。3檔案分類各類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨進增補之用。5檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第二十條 檔號編寫1新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔號。2檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。3檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸16、入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。4檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第二十一條 檔案整理1歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第二十二條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦吾細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖17、；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2十年保存：（1）預算、決算書等；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存十年的文書。3五年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4一年保存：結案后無長期保存必要者。5各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第二十三條 檔卷整理1檔案管理人員應隨時擦試檔案，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內注明銷毀日期。2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保18、留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第二十四條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職文書配合，總經(jīng)辦文書檔案員負責組卷、編目。第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十六條 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件夾的頁數(shù)均應齊全完整；第二十七條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十八條 不同年度的文件一19、般不得放在一起立卷，跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的的排列。第三十條 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。第三十一條 案卷標題要簡明準確，整理好的案20、卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫案卷文件目錄。填寫的字跡要工裝。卷內目錄放在卷首。第三十二條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填寫清楚以示負責。備考表應置卷尾。第三十三條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物（如訂書釘、曲別針等），對破壞的文件材料應當裱糊并要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷最好運用三孔一線封底21、打活結的方法裝訂。第三十五條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第三十六條 本制度自印發(fā)之日起實施。集團檔案調卷、借閱規(guī)定第三十七條 調卷程序1各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填寫“調卷單”經(jīng)其部門主管核準后向管檔人員調閱。2檔案管理人員接到“調卷單”，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則按歸還日期先后整理，以備催還。3在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。“調卷單”，由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５谌?2、八條 調卷管理1“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2調卷人員對于所調檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，也須報明原因，請管檔人員負責處理。3調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應變更調卷登記，不得私自授受。4調閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關，如調閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。第三十九條 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領導批準方能借閱。第四十條 案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。第四十一條 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。第四十二條 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。第四十三條 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告領導。第四十四條 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第四十五條 外單位摘抄卷內檔案，應經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。第四十六條 本規(guī)定自起實施。