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1、地產集團物業管理公司貨幣資金、銀行存款制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團物業資金管理制度 (20xx-10-9)1、目的和適用范圍規范集團內物業管理公司的資金管理行為，為提高集團物業資金管理水平服務本規范適用于集團內全資及控股的所有物業管理公司（以下稱物業公司）2、規范制訂依據本規范是根據國家相關內部控制規范的要求，在集團資金管理制度基礎上，根據物業管理特點作出相關調整，本規范未涉及的內容按集團資金管理制度執行。3、職責集團資金管理中心負責督促、檢查各一線公司對所屬物業公司遵守國家及集團資金方面相關法律法規、2、規章制度情況；各一線公司負責督促、檢查所屬各物業公司制訂相關資金管理制度及執行情況；各物業公司參考本制度制訂相應的資金管理制度并遵照執行。4、內容4.1貨幣資金管理貨幣資金是指單位所擁有的現金、銀行存款和其他貨幣資金。崗位分工和授權批準.1各公司應當建立貨幣資金業務的崗位責任制，明確相關崗位的職責權限，確保辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。其中：出納員負責本部門現金的日常管理，并對收款員和值班收費人員的工作負責，非出納人員不得經手現金。出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務（除現金、銀行存款日記賬以外的）賬目的登記工作。各公司不得由一人辦理貨幣資金業務。3、各公司財務部應對資金業務經辦人員進行相關制度和崗位職責的培訓，保證所有人員確認已接受培訓并清楚國家、集團、公司的財務制度和個人的職責。4.1.1.2各公司應當配備合格的人員，辦理貨幣資金業務，并根據公司具體情況進行崗位輪換。辦理貨幣資金業務的人員應當具備良好的職業道德，忠于職守，廉潔奉公，遵記守法，客觀公正。必須取得會計從業資格證書，并不斷接受會計人員后續教育。.3各公司應當對貨幣資金業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對貨幣資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責范圍和工作要求。審批人應當根據貨幣資金授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，4、不得超越授權審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務，經辦人員應拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。.4各公司應當按照規定的程序辦理貨幣資金支付業務。.5支付申請各公司有關部門或個人用款時，應當提前向審批人提交貨幣資金支付申請，款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，并附有效經濟合同或相關證明。 支付審批審批人根據其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人應當拒絕批準。 支付復核復核人應當對批準后的貨幣資金支付申請進行復核，復核貨幣資金支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確，手5、續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當等。復核無誤后，交由出納人員辦理支付手續。 辦理支付出納人員應當根據復核無誤的支付申請，按規定辦理貨幣資金支付手續，及時登記現金和銀行存款日記賬。.6各公司對于重要貨幣資金支付業務，應當上報上級地產公司或集團總部審批，并建立責任追究制度，防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。.7嚴禁未經授權的機構或人員辦理貨幣資金業務或直接接觸貨幣資金。現金管理本規則所指的現金包括：人民幣和外幣庫存現金、有價證券等。各公司對現金的使用應遵守國務院頒發的現金管理暫行規定。.1各公司必須根據現金管理暫行條例的規定，結合本公司的實際情況，確定本公司的現6、金的開支范圍。不屬于現金開支范圍的業務應當通過銀行辦理轉賬結算。.2各公司根據當地銀行的要求來確定庫存現金限額。當日結余超出限額的部分，出納要在當天存入銀行賬戶。.3各公司取得的貨幣資金收入必須及時入賬，不得私設“小金庫”，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬。嚴禁“白條”抵充庫存現金，更不得挪用現金。.4以現金方式獲取的收入，應于當天送存銀行。在銀行營業時間結束后收進的現金，應當采取妥善保管措施，于第二天送存銀行。因特殊情況需坐支現金的，應事先報經開戶銀行審查批準。各公司借出款項必須執行嚴格的授權批準程序，嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。.5不得為任何單位、個人套取現金。.6對于現金和各種有價證券，出納7、要確保其安全和完整無缺，因保管責任造成的短缺，當事人要負賠償責任。.7出納保險柜內不允許存放私人物品（含現金及其它物品），也不允許存放代業主保管的現金及物品。確需承辦代業主保管現金及物品業務的，應單獨使用專門的保險柜。.8各公司提取、運送現金、印鑒及其它貴重物品時，原則上要求一位安全人員陪同。同時，知情人員不可對外透露；路程較遠的，出納有權要求有關部門及時安排車輛，有關部門應予以最大程度的協助。.9出納必須嚴守保險柜密碼；保險柜鑰匙由出納妥善保管，不得隨意亂放或任意轉交他人。.10出納在辦理收付時，應堅持“當面點清”制度，每筆現金收付后應當即入賬。.11銷售、工程等業務部門在業務活動中收取的現8、金必須及時上交財務管理部，不得自行用于任何開支。.12出納員應具有高技能鑒別假鈔真偽能力，一旦收取假鈔后果自負；公司應為收款員配備必要的驗鈔設備。.13出納須做到現金日清月結。若出現差異應及時查明原因并報財務部負責人進行處理；次日尚不能查明原因、彌補差異的，應及時報公司財務負責人進行處理。.14財務負責人（或授權人）應每月最后一天（或第一天）、并在當月任意確定一天，監督出納進行庫存現金的盤點，形成盤點記錄，相關人員簽字后將盤點與核對記錄報公司財務負責人。.15節假日售樓、銀行非辦公時間收款等原因需要開立個人銀行存折的，銀行存折和取款密碼須交由兩人保管；第一個工作日內必須將全部金額轉入公司賬戶，9、不得保留余額。嚴禁用銀行存折直接提取現金或對外付款。銀行存款管理.1各公司應當嚴禁按照支付結算辦法等國家有關規定，加強銀行賬戶的管理，嚴格按照規定開立賬戶，辦理存款、取款和結算。.2新開銀行賬戶（含因業務需要開具個人存折）財務管理部必須出具專項報告，說明開戶理由、賬戶用途，報財務部經理、公司第一負責人、地產公司財務負責人、總部資金管理中心，全部得到批準后方可開戶，并嚴格按照當初開戶的用途使用；未經審批同意，嚴禁以任何名義開立賬戶。.3財務部門應定期對各開戶行的戶頭進行清理、核對，對不再使用的賬戶應及時辦理銷戶手續；清理（銷戶）前后必須將余額核對清楚，做到收付單據齊全。.4嚴禁出租、出借銀行賬戶10、，并不得以任何形式幫助任何單位或個人進行洗錢行為。.5財務管理部不得將以本公司名義開立的銀行賬戶預留印鑒轉交別人使用，除客戶購房后退房及正常業務中的保證金、（訂）定金等收退外，不得對任何單位或個人發生代收代付、先收后付行為。.6出納在每月終了后5個工作日內，應根據銀行對賬單仔細核對和清理銀行日記賬，查明未達賬項及其原因，編制銀行存款余額調節表及其說明，報財務負責人（或其授權人）審核。 財務印鑒及票據管理 .1財務印鑒須由兩人分別保管。財務專用章需由財務負責人或其授權人保管，出納不得保管財務專用章。.2當財務印鑒保管人員外出時，征得財務負責人同意并在其監督下辦理書面移交手續后將財務印鑒交于其他財11、務人員保管，代保管人須將代保管期間發生業務登記在印鑒交接代保管清單上。.3原則上財務印鑒不得帶出公司，如有需要，需經分管副總或總經理審批同意后方可辦理。.4銀行結算票據等統一由出納保管，財務印鑒不得預留在空白票據上。.5支票、承兌匯票等結算票據必須實行登記領用制度，詳細登記金額、日期、號碼、收款單位和用途等內容，并由領用人簽字；對已使用過的票據手冊要妥善保管存檔。.6付款經辦人在領取支票時，應在付款通知單的領款人處簽字，同時必須在寫明簽發日期、金額、用途、收款單位的支票領用登記簿上簽字確認；特殊情況簽發支票不能明確金額、必須開具限額支票的，要在支票上寫明收款單位名稱、款項用途、簽發日期、規定限12、額等，并由領用人在付款通知單和登記簿上簽字確認，限額支票只能由公司內部人員領用，且必須在交付對方前填上限額內的具體結算金額。對不能明確限額，又不能明確收款單位的，不得予以開具。嚴禁超限額使用限額支票。.7各物業公司需辦理承兌匯票結算的，視同融資行為，按內部借款有關規定辦理審批手續（具體條款本中心另行制訂），待審批同意后方可辦理。同時建立應付票據的輔助臺賬，在承兌到期日時要保證由足夠的資金兌付承兌匯票。.8嚴禁簽發空頭、空白支票、無能力按期支付的商業承兌匯票和有效期超出5日的遠期支票。.9在收到客戶開出的遠期結算票據時，應立即向有關銀行咨詢票據的真偽，并在相關的登記簿上登記，注明各種內容及經辦人13、等，到期收到款項后，予以注銷；到期未能收到款的票據，應根據登記簿上的內容及時采取追索措施。款項未到賬時，不得向對方開具收據和發票。.10在收到客戶簽發的即期結算票據，應立即向銀行申請兌付，如遇退票應及時通知前臺收款及相關業務經辦人員進行追討；對客戶以銀行匯款、轉賬和劃款等方式支付的款項，應堅持收妥確認原則，未經確認，不得作出相應行為。.11出納員收到票據后，應及時存入公司銀行賬戶，不準擅自壓票，以保證公司資金及時回籠。.12出納應具有高技能鑒別客戶出具的銀行票據的真偽能力，不能確定時，應向有關銀行咨詢、求助。.13票據遺失需及時以最低限度降低公司損失為原則妥善處理；直接責任人應立即通知出納，并14、由其去銀行辦理掛失手續。.14逾期未用的票據，領用人應及時交回出納，辦理注銷手續；對填寫錯誤、過期失效的票據，出納應加注“作廢”記號，連同存根一并保存。財務有關人員應定期對票據使用情況予以查核。4.1.5備用金管理4.1.5.1發行中行xx聯名信用卡的地區，公司原則上不向職員借支備用金，鼓勵職員使用（聯名）信用卡代替現金進行消費。4.1.5.2本公司職員因公出差、接待客戶或購買小額物品等，申請借支備用金時，財務部門根據業務情況，確定借支備用金的合理限額，并將嚴格控制職員借取大額備用金。4.1.5.3借支備用金需由經辦人填寫“借款申請單”，并注明借款用途、金額、預計還款時間等，并按照公司內部審批15、程序，完善借款手續后方能辦理借款。4.1.5.4借支備用金應在預計還款時間內報銷或還清。財務部門逐月清理并將備用金結欠情況通報各有關部門和個人，欠款未結清者不得再次借款。4.1.5.5職員非公務事項不得從公司借支備用金款項。4.1.5.6除得到集團總部批準以外，各公司不得以任何方式向個人發放任何形式的貸款。4.1.5.7xx職員離職時，原所在部門應督促其還清各種借款，借款未清者，人事部門不予以辦理離職手續；職員在集團內部之間調動，可憑職員簽字確認的欠款單由原服務單位轉入調入單位。監督管理.1各一線公司應對所屬各物業公司的貨幣資金管理進行定期或不定期檢查。.2各物業公司本身也應建立貨幣資金業務的16、監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期和不定期地進行檢查。.3貨幣資金監督檢查的內容主要包括：.3.1貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查資金支出的貨幣資金業務不相容職務混崗的現象。.3.2貨幣資金授權批準制度的執行情況。重點檢查貨幣資金支出的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。.3.3支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業務所需的全部印章交由一人保管的現象。.2.4票據的保管情況。重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全，票據保管是否存在漏洞。.3各一線公司及所屬物業公司對監督檢查過程中發現的貨幣資金管理的薄弱環節，應立即制訂整改措施；對發現的重17、大問題，應當及時做出處理建議并上報總部資金管理中心備案。4.2收款管理崗位分工與授權批準.1各公司應當建立和完善物業收費管理辦法、收費票據的印刷、領用、核銷等管理制度及收款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理收款業務的不相容崗位的相互分離、制約和監督。.2各公司應當將辦理收費業務、收款業務的部門（或崗位）分別設立。財務部（或崗位）主要負責款項的結算和記錄、監督管理各款項的回收。各公司不得由同一部門或同一人辦理收費業務與收款業務的全過程。.3各公司應當配備合格的人員辦理收款業務。.3.1辦理收款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。.3.2各公司應當根據具體情況對辦理18、收款業務的人員進行崗位輪換。.4各公司應當對收款業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人員對收款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人的職責范圍和工作要求。.4.1審批人應當根據收款授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。.4.2經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理收款業務。對于審批人超越授權范圍審批的收款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向各公司管理層及上一級地產公司財務部或管理層報告。.4.3嚴禁未經授權的機構和人員經辦銷售與收款業務。收款管理.1各公司應將各項收費及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。租售業務經辦人不得經手現款。.19、2收款人員必須嚴格按照國家、集團規定的收費標準計費、收費，任何人員不得擅自減、免費用或少收、多收費用。.3使用xx物業收費管理系統的單位，任何人不得隨意改變軟件中的收費數據。收費管理系統中計費、收費、數據管理業務不得由一人經辦。.4除銀行托收項目外，所有收款均需開具收據或發票。當地政府主管部門規定應使用發票的，不得使用收據。對于通過銀行托收收款需開具發票的，應在發票備注欄中注明“銀行托收”。4.2.2.5各物業管理處退還客戶押金及預收款時，必須收回原收款收據原件(只有當原付款人為單位的，可以提供原付款單位開具的收據方可辦理退款，但必須需注明原收據號)，退款后需及時登記押金或預收款臺賬，客戶遺失20、原收款收據原件。經查確未退款者，需由客戶本人說明原因，并注明責任自負后，退還款項。.6各物業管理處應做好收款人員與出納、出納與公司財務部的款項交接工作。各管理處的收費人員與出納、出納與公司財務部的款項交接必須以票據的領用及核銷為依據，并由收款方開具收據或在收款日報表上簽收。收款日報表必須詳細列明收款金額、收款日期、收款票據號等內容。.7各公司應當按客戶設置應收賬款臺賬，及時登記每一客戶應收賬款余額增減變動情況。建立應收帳款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度，并督促業務部門加緊催收。對拖欠時間超過三個月的，應保留書面催收記錄。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。.8各公司對于可能成為21、壞賬的應收賬款應當報告上級地產公司，由其進行審查，確定是否確認為壞賬。各公司發生的各項壞賬，應查明原因，明確責任，并在履行規定的審批程序后作出會計處理。.9各公司注銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。.10各公司應當定期與往來客戶通過函證等方式核對應收賬款、預收賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。.11每月末，公司財務應與各管理處收費情況進行核對，對收費記錄不一致的找出原因及時處理。監督檢查.1各公司應當建立對收款內部控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。檢查重點是收款業務內部控制制度是否22、健全，各項規定是否得到有效執行。.2收款內部控制監督檢查的內容主要包括.2.1收款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在收款業務不相容職務混崗的現象。.2.2收款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為，檢查是否存在未經審批的隨意多收、少收費用、減免的情況。.2.3收款的管理情況。重點檢查各項收費是否及時入賬；出納每周至少一次對部門各收費點進行突擊檢查并保留有記錄；應收賬款是否及時收回、拖欠款的催收是否有效；壞賬核銷和應收票據的管理是否符合規定。各公司財務部門應每季度至少一次對下屬各部門的資金收、付款情況進行全面檢查，以確保各項財務制度全面得到執行23、，款項及時回收入賬。.3對監督檢查過程中發現的收款內部控制中的薄弱環節，各單位應當采取措施，及時加以糾正和完善。4.3付款管理崗位分工與授權批準.1各公司應當建立和完善財務報銷制度、采購管理制度、付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。.2各公司不得由同一部門或個人辦理付款業務審批及執行的全過程。付款業務不相容崗位至少包括：.2.1付款業務經辦人與授權審批人員不能為同一部門或同一崗位。.2.2建立驗收制度。業務經辦人員完成采購后，應由另一崗位或人員進行驗收。.2.3會計人員不得兼顧采購或驗收。.2.4財務經理不得同時兼付款審批人和24、付款執行人。.3各公司應當配備合格的人員辦理付款業務。辦理付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。各公司可根據具體情況對辦理付款業務的人員進行崗位輪換.4各公司應當對付款業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理付款業務的職責范圍和工作要求。.4.1審批人應當根據付款業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。.4.2經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的付款業務，經辦人員應拒絕辦理，并及時向公司管理層及上級地產公司財務部或管理層報告。.4.3各公司對于25、投資、合作等重大付款業務，應當經過上級地產公司批準方可辦理。.4.4嚴禁未經授權的人員辦理付款業務。付款管理.1各公司財務部在辦理付款業務時，應當對采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。.2各公司應建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。.3各公司應加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。.4各物業管理處應建立押金、預收賬款的臺賬，詳細記錄每個客戶的押金、預收款的收繳、退還情況，并保持與財務總賬的核對一致。.5各公司應當定期與供應商26、核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。監督檢查.1各公司應建立付款內部控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。.2各公司監督檢查機構或人員應通過實施符合性測試和實質性測試檢查付款業務內部控制制度是否健全，各項規定是否得到有效執行。.3付款內部控制監督檢查的內容主要包括：.3.1付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在付款業務不相容職務混崗的現象。.3.2付款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。.3.3應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。.3.4有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。.3.5對監督檢查過程中發現的付款內部控制中的薄弱環節，各公司應當采取措施，及時加以糾正和完善。重大問題應及時做出處理做上報上級地產公司。5、生效日此制度自公布之日起實施。6、解釋權此制度解釋權歸集團資金管理中心。 xx企業股份有限公司 20xx年10月 日