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1、步行街物業公司公文管理制度附模板編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了實現公司公文處理工作的規范化、標準化和制度化，提高公文處理的質量和效率，保證公文的嚴肅性，根據國家行政機關公文處理辦法的原則，結合公司實際，特制定本制度。 第二條 公文處理必須做到及時、準確、安全、規范，必須嚴格執行有關保密法規，確保公司商業秘密的安全。第三條 公司各部門應當高度重視公文處理工作，遵守本制度并加強對公文處理工作的領導和檢查。經常深入實際、調查研究，養成實事求是和認真負責的工作作風，提高公文處理工作的效率和質量。2、建立收發文記錄，發文部門必須填寫發文簿，收文部門必須對收到資料進行收文登記。第四條 公司行政部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指導各部門公文處理工作，負責公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第五條 凡以公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均適用本制度。第二章 公文種類第六條 公司常用公文種類主要包括：（一） 決定：用于對重要事項作出決策和安排。（二） 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。（三） 通知：用于任免干部，傳達上級指示，轉發上級和不相隸屬有關單位的公文，發布要求各部門辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。（四） 通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重3、要精神、交流重要情況。（五） 報告：用于向上級匯報工作、反映情況、答復上級有關單位的詢問。（六） 請示：用于向上級或有關單位請求指示、批準。（七） 批復：用于公司回復有關單位的請示。（八） 制度（辦法）：用于發布公司的規范經營管理等行為的規章制度，用于對特定范圍內工作和事務制定具有約束力的行為規范。（九） 函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向與公司無隸屬關系的有關業務主管部門請求批準相關事項等。（十） 會議紀要：用于記載和傳達公司內各有關重要會議主要精神和議定的事項。第七條 公文按照行文方向分為：上行文：指下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。平行文：指平行機4、關或不相隸屬的機關之間的發文，主要是函，也包括一些紀要。下行文：指上級機關對所屬下級機關的發文，如決定、通知、通報、批復等。第三章 公文格式第八條 公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。（一） 涉及公司商業秘密的公文應當標明密級。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。公文按機密程度可分為以下幾類：1絕密：指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的公文。2機密：指次為重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的公文。3秘密：指不宜向公司以外人5、員透露內容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。5傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的公文。（二） 緊急文件應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。（三） 發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。（四） 發文字號應包括公司代字、年份、序號組成。（五） 上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。（六） 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號方正小標宋簡體字居中排布6、。（七） 正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。（八） 主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。（九） 抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。（十） 公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件序號和名稱。應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識。（十一） 成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以領導簽發的日期為準；一般信函、傳真，以發出日期為準。成文日期用漢字將年月日標全，“零”寫做“”。（十二） 內容不宜對外公開的，應當在文件首頁右上角適當位置注明“內部文件”。（十三） 公文除會議紀7、要以外，應當加蓋印章。（十四） 公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，后標全角冒號，詞目用3號黑體字，詞目為三個能反應文章內容的詞組，詞目之間空1字。第九條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第十條 公文中其他各組成部分的標識規則，按照國家行政機關公文格式國家標準執行。第四章 行文規則第十一條 行文應當確有必要，注重效用。第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十三條 上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。第十四條 公司內設部門機構原則上不得對外正式行8、文，只就一般事務性函行文。第十五條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。第十六條 除公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。 第五章 文件編號第十七條 每份文件都必須設置編號，不得重復或遺漏。（一） 紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。（例：步物管20121號，表示為“步行街物業管理有限公司2012年第1號紅頭文件”）（二） 會議紀要按年度順序編“步物管會紀20號”。（三） 其他類型的文件公司其他文件，根據業務發展和管理的需要，另行確定9、。第六章 發文辦理第十八條 發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第十九條 擬稿：公文由相關部門負責擬稿，初稿形成后，經相關部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應當做到： （一） 符合國家的法律、法規及其他有關規定。（二） 情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。 （三） 結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。（四） 引用公文應當先引標題，后引發文字號。應當使用國家法定計量單位。（五） 文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并10、注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（六） 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十條 核稿:正式文稿經部門負責人審核，交行政管理中心主任復核。核稿把關的重點是：（一） 是否需要行文；（二） 是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；（三） 涉及多個部門的文件是否已會簽；（四） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（五） 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關規定。第二十一條 簽發：經行政部復核后，擬稿部門須規范填寫公司行政部11、統一印制的發文稿紙，按權責劃分細則規定的授權，報集團領導簽發。第二十二條 對不符合本制度規定的文稿，各級領導和把關部門應當退回重擬。第二十三條 公文正式印制前，應當重點復核以下內容：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。復核后需要對文稿進行實質性修改的，應按本制度規定程序復審。第二十四條 印制。對文件打印清樣進行全面校對無誤后方可印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數準確。行政部負責紅頭文件的印制和裝訂。第二十五條 用印。（一）監印人須按規定用印，用印前應當對公文進行全面審核，手續完備方可用印。（二）印章要蓋得清楚端正，印章的位置在成文時間處，整個印模應當壓年壓月；法12、人名章在成文時間上方；不得在文件的空白頁上蓋章。第二十六條 分發與登記，發文部門按文件簽批意見分發文件，并作好發文登記。第七章 收文管理第二十七條 行政部負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門負責本部門外來文件以及公司下發文件的處理。第二十八條 收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十九條 簽收：收到文件應以簽字或蓋章的方式給發文單位以憑據。第三十條 登記：對收文的特征和辦理要求進行記載，如標題、發文單位、緩急度等。第三十一條 擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要來件應先匯總至公司13、行政部，由行政部拆開后據情填寫收文處理簽提出辦理意見，送上級領導批閱。第三十二條 分發：行政部根據領導批示，對來文進行跟進辦理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負責傳達；對需要傳閱的文件送達給相關責任人，并做傳閱登記。對于需要公司領導傳閱、批閱的文件，應先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，由送閱人采取一送一退的辦法交領導依次傳閱。對于閱知性文件一般按領導的排列順序從前往后傳閱；對于閱批性文件，則按領導排列順序從后往前傳閱。第三十三條 承辦：各責任部門（責任人）對需要辦理的事項應及時進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文單位；凡涉及其他部門14、業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級領導審批。承辦情況與部門或個人績效考核結合。第三十四條 督辦：行政部有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環節，根據事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第三十五條 時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間范圍內向公司領導、行政部反饋辦理情況。公文辦理時效納入部門或個人績效考核。第八章 公文立卷、歸檔和銷毀第三十六條 公15、文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。第三十七條 公文立卷，應當以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯系為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特征和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。第三十八條 公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。案卷要寫標題，填寫卷內目錄、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。第三十九條 沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司檔案管理制度有關規定，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘16、密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。第九章 罰則第四十條 公司各部門在公文辦理過程中，均應嚴格遵守本制度，凡違反本制度的，給予20-200元處罰。第四十一條 公司各部門在執行本制度過程中出現差錯，則給予責任人50元/次的處罰；若造成嚴重后果，除賠償經濟損失以外，并處罰款200元/次，通報批評直到降職降薪處理。第十章 附則第四十二條 本制度由公司行政部負責解釋，并修訂完善。本制度自公布之日起施行 附件:公文模板目錄一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸二、紅頭文件紙 四、請示五、報告六、部門間工作聯系單七、決定八、通知九、批復十、通告十一、會議紀要十二、傳真十三、傳閱單十四17、文件簽收單37mm1mm 天頭28mm1mm 訂口17mm156mm210mm225mm297mmA4型公文紙頁邊及版心尺寸步行街物管公司文件字20號（仿宋三號居中）(紅色反線距此4mm)標題（宋體小二號居中）主送單位（仿宋三號左側頂格）：自然段（左空2字）。附件：1.（仿宋三號左空2字） 2. （蓋章生效） 二一 年 月 日（右空4字） 主題詞（黑體三號居左頂格）：詞目（宋體小三號） 抄送（仿宋三號左空1字）：、 印發機關（仿宋三號左空1字） 201 年 月 日印發 步物管內部請示 秘密請字 號 特急總經理或總經理授權人批示：主管副總經理意見：標題：內容摘要： 附件：1. 2.簽報人：年月18、日呈文部門：經辦人：聯系電話：注：辦公室負責審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。會 簽 頁文件名及字號：會簽單位會 簽 內 容會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：負責人簽字： 簽字時間： 年 月 日會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：負責人簽字： 簽字時間： 年 月 日會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：負責人簽字： 簽字時間： 年 月 日會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：負責人簽字： 簽字時間： 年 月 日原件存檔部門復印件存檔部門關于X X X問題的請示（標題二號宋體字加粗居中）X X X: （主送機關和正19、文：仿宋3號）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1.20、 X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X （呈文單位） 二一 年 月 日步物管內部報告 秘密報字號 特急總經理或總經理授權人批示：主管副總經理意見：標題：內容摘要：附件：1. 2.簽報人：年月日呈文部門：經辦人：聯系電話：原件存檔部門復印件存檔部門注：辦公室負責審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。關于X X X問題的報告（標題二號宋體字加粗居中）X X X: （主送機關和正文：仿宋3號）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X21、 X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X 22、X X X X （呈文單位） 二 年 月 日步物管工作聯系單日 期： 編 號：題 目收件部門收 件 人具體內容發文部門部門負責人辦理期限對方簽收備 注關于XXX的決定（標題二號宋體字加粗居中）XX決字 號正文 （仿宋3號） 為此，特決定如下：一、二、三、 發文單位/部門（蓋章） 二八年X月X日主題詞：（黑體小三） XX XX 決定（宋體小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份數：共印X份 存X份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印關于XXX的通知（標題二號宋體字加粗居中） 主送單位：（主送機關和正文：仿宋3號）為了XXXXXXXX，經XXXXXXXX研究決定：一、XXXX；二、23、XXXX；三、XXXX。特此通知。 發文單位/部門（蓋章） 二八年X月X日主題詞：（黑體小三） XX XX 通知（宋體小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份數：共印X份 存X份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印 關于XXX請示的批復（標題二號宋體字加粗居中） XX批字 號單位/部門：（主送機關和正文：仿宋3號）你公司字19981號文收悉，經研究，同意你公司，特此批復。 發文單位/部門（蓋章） 二XX年X月X日主題詞：（黑體小三） XX XX 批復（宋體小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份數：共印X份 存X份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印發關于的通告24、（標題二號宋體字加粗居中） XX通字 號正文（主送機關和正文：仿宋3號）特通告如下：一、二、三、 此告 發文單位/部門（蓋章） 二XX年X月X日X X X會會 議 紀 要（二號宋體字加粗居中）X X會字 號 簽發人：時 間：（仿宋四號）地 點：主 持 人：出席人員：列席人員：缺席人員：記 錄：議 題：（仿宋四號，加粗）（正文，仿宋四號）主送： X X X抄送：X X X （共印 份）步物管傳真主 題： 時 間：200年月日 收件人： 發件人： 傳 真： 傳 真：電 話： 電 話：頁 數：共頁（含本頁） E-mail：緊急 請審閱 請批注 請回復 請傳閱您好：致禮！傳 閱 單傳閱內容傳閱要求序 號傳閱部門批示內容主辦部門： 聯系人： 簽批人： 20XX年 X月X日文 件 簽 收 單文件名稱序號簽收部門簽收日期簽收人返回日期備注12345678主辦部門： 聯系人： 簽批人： 20XX年 X月 X日