物業(yè)公司辦公秩序及環(huán)境行政管理制度匯編.docx
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1、物業(yè)公司辦公秩序及環(huán)境行政管理制度匯編編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 行政管理制度目錄頁數(shù)一.總 則2二.辦公秩序管理3-4三.辦公環(huán)境管理5-6四.文件處理7-10五.證照、印鑒管理11-12六.會議管理13-15七.形象管理16一. 總則為加強(qiáng)公司內(nèi)部行政管理及形成良好的工作氛圍、提高辦事效率,形成“自覺、自律、團(tuán)結(jié)、協(xié)作、積極、務(wù)實(shí)”的行為規(guī)范,特制定本行政管理制度。本制度對公司全體員工具有約束力,各員工務(wù)必遵照執(zhí)行。 本制度執(zhí)行部門為人事行政部,各部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)協(xié)助人事行政部貫徹執(zhí)行。二. 辦公秩序管理12、 全體員工必須嚴(yán)格遵守公司的其它各項管理制度和工作流程,工作過程需要服從工作安排,自覺維護(hù)公司形象,不得進(jìn)行欺騙公司、向客戶索取利益、收受賄賂、泄露公司機(jī)密等任何有損公司形象及利益之行為,否則,按員工守則及獎懲規(guī)定予以處理及直至作出解聘處理。2、 辦公時間內(nèi),員工不得擅離職守,不得睡覺、賭博、嬉戲、串門、閑聊、上網(wǎng)、玩游戲和看工作無關(guān)書籍等一切與工作無關(guān)的事務(wù); 3、 因工作原因需要進(jìn)入其它辦公室,必須先輕敲門,征得同意后方可進(jìn)入。4、 辦公時間內(nèi),如有來訪人員,前臺人員必須先行接待,問明事由及征得被訪人同意后,再做出正確處理。5、 辦公時間內(nèi),員工不得帶引與工作無關(guān)的人員進(jìn)入行政辦公區(qū)域,3、員工與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員的會面不得超過5分鐘及不得占用公司會議室。需要延長時間的,在獲得上級主管的許可后,按照事假處理。6、 辦公時間內(nèi),員工應(yīng)謹(jǐn)慎處理私人電話,未經(jīng)許可,員工不得撥打長途電話,工作電話亦應(yīng)簡明扼要,盡量縮短通話時間,禁止閑聊或撥打與工作無關(guān)的聲訊電話。7、 工作時間需要外出公干,須說明理由及前往地點(diǎn)、預(yù)計時間,并經(jīng)部門主管或公司負(fù)責(zé)人同意,并在公司外出公干記錄上作登記,否則,按照曠工處理并不予報銷相關(guān)費(fèi)用。8、 員工必須遵照通知出席參加有關(guān)工作會議,按公司及部門規(guī)定定時提交工作報告和工作計劃,不得籍以任何理由延誤。9、 各部門應(yīng)在每月月初規(guī)定之時間內(nèi)向公司提交上月工作總結(jié)和下月4、工作總計劃,待公司決策層審批后落實(shí)執(zhí)行。10、 員工或部門在進(jìn)行工作協(xié)作中出現(xiàn)分歧或發(fā)生沖突時,須以公司及客戶利益為首要考慮,由各部門負(fù)責(zé)人及時妥善處理,不得以任何理由作出推搪。11、 如非工作需要,只安排午休及下班后時間閱讀公司訂閱之報紙,閱后須自覺整理放回原處,以方便其它同事閱覽及有關(guān)部門作資料整理。12、 辦公室內(nèi)及辦公時間嚴(yán)禁進(jìn)食,以保證有良好之辦公環(huán)境。13、 公司任何對象未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶外出,更不得據(jù)為己有。14、 全體員工必須以良好的工作態(tài)度、恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒皶r完成各項工作。15、 對違反上述有關(guān)規(guī)例的相關(guān)人員將按照員工守則及公司獎懲條例作出處理,情節(jié)嚴(yán)重,態(tài)度惡劣而不知悔改5、者,上報公司從嚴(yán)從重處理或作出即時解雇。 三. 辦公環(huán)境管理1. 辦公環(huán)境的日常管理工作由人事行政部負(fù)責(zé),人事行政部必須進(jìn)行不定期檢查,并糾正處理違反公司規(guī)定的行為,相關(guān)部門要及時整改直至解決。2. 辦公室內(nèi)的清潔衛(wèi)生由各部門自行負(fù)責(zé),全體員工必須自覺維護(hù)公司的辦公環(huán)境,保持辦公區(qū)域的整潔,不得隨意丟棄垃圾雜物。3. 辦公環(huán)境要保持安靜,禁止高聲喧嘩、打鬧、嬉戲、閑聊及做與工作無關(guān)之事。4. 辦公環(huán)境衛(wèi)生要求做到,辦公對象擺放整齊,無隨意堆放的物品,文件柜內(nèi)文件歸檔整齊有條理,及時清倒垃圾,公共區(qū)地面保持清潔,地面干凈無廢棄物,墻壁無涂抹色涂劃。5. 通知公告等應(yīng)該張貼于公告欄內(nèi),所有通知等文6、檔應(yīng)適時有效,已實(shí)施或超過有效時間的文件應(yīng)及時整理及歸檔,辦公場所不允許出現(xiàn)隨意張貼的情況。6. 公司的辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以保持環(huán)境清新及保障員工身心健康,公司員工必須遵照公司規(guī)定不得在辦公時間吸煙以維持公司形象。7. 員工應(yīng)愛護(hù)公司任何財產(chǎn),不得作出任何破壞、涂污、損毀和偷盜公司財產(chǎn)對象和設(shè)施設(shè)備的任何行為,遇到任何人違反規(guī)定,應(yīng)自覺主動予以制止及向公司檢舉。8. 公司員工在使用茶水間或衛(wèi)生間時,須維持有關(guān)場所之整潔,使用完畢應(yīng)注意沖洗,及關(guān)閉水龍頭,不得放任自流,浪費(fèi)資源。茶渣垃圾不能傾倒在洗手盆內(nèi)。9. 員工應(yīng)注意節(jié)省公司資源,各部門要保證辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施的完好,下班后,最后離開辦公7、室的員工必須及時關(guān)閉辦公室的電燈、電腦、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等非必要運(yùn)行設(shè)備的電源。10. 辦公場所內(nèi)的電腦服務(wù)器、路由器、后備電源、電話交換機(jī)和電氣設(shè)備等重要設(shè)施,未經(jīng)培訓(xùn)的人員不得隨意動用,避免發(fā)生意外或造成任何損壞。11. 辦公室的所有電氣設(shè)備修理和更換,必須由持證電工擔(dān)任,其它人員嚴(yán)禁修理更換,禁止超負(fù)荷使用電源插座,電源電纜不應(yīng)直接埋設(shè)在地毯下面。12. 辦公時間內(nèi)遇到臨時性停水停電的情況,各部門人員必須及時切斷電器設(shè)備的電源和關(guān)閉好水源,以防止恢復(fù)供電或供水時燒毀辦公設(shè)備或造成漏水的情況。13. 公司實(shí)施門禁管理系統(tǒng),員工應(yīng)使用工作卡進(jìn)入辦公區(qū)域,員工應(yīng)妥善保管工作卡,如工作卡丟失要照價8、賠償。節(jié)假日和非辦公時間原則上不允許進(jìn)入或停留在辦公區(qū)域,如確實(shí)因工作需要加班,應(yīng)征得上級主管同意。14. 公司員工應(yīng)將印鑒、錢款、貴重物品、重要文件等妥善保管,下班前將抽屜及文件柜鎖好,存有重要資料的保險柜等設(shè)有技防裝置的辦公室,應(yīng)將技防裝置設(shè)定在開啟狀態(tài),并在鎖門前必須認(rèn)真檢查辦公區(qū)域內(nèi)的門窗是否關(guān)好,電源是否切斷,保證無任何安全隱患方可離開。15. 公司物品運(yùn)出辦公區(qū)域需填寫放行條,由部門主管和行政管理部門批準(zhǔn)后方可搬離。 四. 文件處理1. 目的 加強(qiáng)文件資料的制度管理,確保文件制度的有效實(shí)施。2. 職責(zé)2.1 本制度各環(huán)節(jié)由人事行政部文員負(fù)責(zé)處理。2.2 各相關(guān)部門予以協(xié)助。3 收文9、處理規(guī)程3.1 流程圖(見圖1)3.2 各步驟工作內(nèi)容序號步 驟責(zé)任者工作內(nèi)容與規(guī)范1收領(lǐng)公文文 員按要求及時領(lǐng)取或接收文件2分類登記文 員登記、收文登記本3分送傳閱文 員呈公司領(lǐng)導(dǎo)層或相關(guān)部門閱批4回收文 員從公司領(lǐng)導(dǎo)層或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)處取回文件5分辦文 員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將文件轉(zhuǎn)發(fā)承辦部門6督辦相 關(guān)負(fù)責(zé)人督促承辦部門辦理7檢查相 關(guān)負(fù)責(zé)人檢查承辦部門辦理情況8存檔文 員歸類存檔7檢 查8存 檔1收領(lǐng)文件2分類登記3分送傳閱5分 辦6督 辦圖14回 收4. 發(fā)文處理規(guī)程4.1 流程圖(見圖2)4.2 各步驟工作內(nèi)容序號步 驟責(zé)任者工作內(nèi)容與規(guī)范1接受任務(wù)文員公司或人事行政部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)發(fā)文任務(wù)2收集10、資料文員或相關(guān)人員根據(jù)草擬要求,調(diào)查收集有關(guān)資料3擬稿文員或相關(guān)人員按時擬定初稿4核稿、會簽人事行政部主任或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人文員將初稿送人事行政部主任或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核5簽發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)6編定文號文員根據(jù)文件類別編定文號7編校打字員或文員按規(guī)定格式打印,并審查文字及格式8用印人事行政部主任人事行政部主任審核加蓋公章9分發(fā)文員登記上報或下發(fā)公文10存檔文員底稿和打印稿交文員存檔圖21接受任務(wù)2收集資料3擬 稿4核稿、會簽5簽 發(fā)6編定文號7編 校8用 印9分 發(fā)10存 檔五. 證照、印鑒管理1. 目的規(guī)范公司、各管理部門及管理處印鑒的正確使用,并為有效加強(qiáng)對證照、印鑒的管理,特制訂11、有關(guān)管理規(guī)定2. 管理規(guī)定2.1公司、管理處的各類證照(如營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼、稅務(wù)登記等)及印鑒由分別由公司總辦和管理處總辦統(tǒng)一管理、保存,專人負(fù)責(zé),管理人員對印鑒使用負(fù)全部責(zé)任。部門印鑒由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管,其使用范圍僅限于對內(nèi)發(fā)文,不得對外。印鑒用于文件和憑證,代表著公司、管理處的權(quán)利和義務(wù),所有印鑒均要填入印鑒登記表,加蓋印模,交由人事行政管理部門保管。2.2各類證照正本原則上不外借,確實(shí)因工作需要,需經(jīng)公司或管理處總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借出。2.3公司內(nèi)部的管理制度及其它文件需蓋章時,由總物業(yè)經(jīng)理審批后方可加蓋;內(nèi)部一般行政事務(wù)使用印鑒,由人事行政管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.4公司一12、般性對外文件及蓋管理處印鑒之文件、報表、證明等材料,需經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理審批同意,簽字后方可執(zhí)行。2.5公司及管理處對外承諾書、委托書、經(jīng)濟(jì)合同及法律文書按規(guī)定權(quán)限審批后方可加蓋印鑒。2.6印鑒使用須建立登記制度,真實(shí)填寫使用日期、事由、用印內(nèi)容、用印份數(shù)及審批人,并由具體經(jīng)辦人簽字,單獨(dú)建檔保存。2.7辦理借取證照,用印事宜應(yīng)盡量安排在工作時間之內(nèi),特殊情況除外。2.8管理處各類證照、印鑒若有遺失或被盜,應(yīng)立即報告總物業(yè)經(jīng)理,并按規(guī)定程序申報遺失和補(bǔ)辦。2.8管理處各類證照的年審、更換,印鑒的新刻或改制均由總辦匯報總物業(yè)經(jīng)理后,安排責(zé)任人進(jìn)行辦理。2.9不得私制公司印鑒,若因磨損或損壞,需經(jīng)總物業(yè)13、經(jīng)理批準(zhǔn)后按規(guī)定辦理換章手續(xù)。印鑒的銷毀,須提交申請,經(jīng)人事行政管理部門負(fù)責(zé)人及總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后,由兩名以上的人員監(jiān)督進(jìn)行銷毀。2.10管理處需對外懸掛之營業(yè)執(zhí)照、收費(fèi)許可證、稅務(wù)登記證,在不違反規(guī)定的情況下,盡量采用副本。2.11嚴(yán)禁將印鑒攜帶外出,如不得不帶出公司時,需經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理(或由總公司人事行政部經(jīng)理)的批準(zhǔn)。2.12各類證照、印鑒應(yīng)妥善保管,不得損壞和遺失,否則將根據(jù)情況進(jìn)行處罰。3. 蓋印手續(xù)需加蓋重要印鑒或交易用章時依照以下手續(xù)進(jìn)行:3.1持需蓋章文件填寫使用目的、蓋印期限、日期和蓋印數(shù)量等規(guī)定的內(nèi)容,經(jīng)所屬部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報印鑒管理人員。3.2接到申請的印鑒管理人員,確認(rèn)手續(xù)14、完備和申請上填寫無誤后,將其與文件一起交人事行政管理部門負(fù)責(zé)人批復(fù),人事行政管理部須留存歸檔蓋印后的文件副本。3.3蓋過印的文件正本由印鑒管理人員將文件返還申請人。3.4行政管理部門負(fù)責(zé)人若認(rèn)為文件有不完善之處,要由印鑒管理人員向申請者及時反饋。六.會議管理1. 目的:為改進(jìn)會風(fēng)、減少會議、縮短會議時間,提高會議品質(zhì),特制訂本制度。2. 適用范圍:適用于公司各類會議。3. 內(nèi)容3.1 會議分類及組織。3.1.1 公司級會議:主要包括公司管理例會、全體員工大會及各種代表大會等。3.1.2 專業(yè)會議:公司的各種專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)會議。3.1.3 部門會議:各部門召開的工作會等。3.1.4 班組會議。315、.2 管理例會例會各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加,每周一上午8點(diǎn)召開。總結(jié)上周工作情況,提出存在問題,部署下周工作任務(wù)、討論有關(guān)公司的事宜。3.3 公司員工大會:每年召開一次。總結(jié)上年工作情況,部署本年度工作任務(wù),表彰上年度先進(jìn)集體、個人。3.4 部門級會議:班組長以上人員或部門全體人員參加(視情況而定)。檢查、總結(jié)、布置工作,解決部門存在問題。3.5 其它會議:根據(jù)管理的實(shí)際需要,由公司經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人召集人員就某一個案召開專題會議。3.6會議組織準(zhǔn)備:召開會議的組織者(人事行政部、會議主持人,召集部門),必須在第一時間內(nèi),將會議主題明確,組織人員在會議前做好會議日程,日程包括會議召開起止時間、16、會議地點(diǎn)、會議主題、會議內(nèi)容、會議主持、會議記錄人、與會人員名單等,交主持者審核后,并提前發(fā)放會議主題告之與會人員,做好會議前準(zhǔn)備。并落實(shí)會場、備好座位及會議召開所需要之有關(guān)設(shè)備。3.7 會議的安排:部門內(nèi)部會議由各部門安排,涉及多個部門人員的會議,由人事行政部統(tǒng)一安排。3.8 凡已列入計劃的會議,如遇特殊情況需改期,召集部門應(yīng)提前兩天報人事行政部調(diào)整會議計劃。3.9 各部門會期需服從公司統(tǒng)一安排,部門會議不應(yīng)與公司會議同期召開。應(yīng)堅持小會服從大會的原則。3.10 會議注意事項:3.10.1 嚴(yán)格遵守會議的開始時間。3.10.2 發(fā)言內(nèi)容不要偏離會議議題。3.10.3 全體與會人員到要保持安靜17、,專心聆聽發(fā)言。3.10.4與會人員必須準(zhǔn)時出席會議,因各種原因,不得參加者,須提前向組織人員請假,不得無故缺席或遲到。3.10.5與會人員必須攜帶會議記錄本和筆,做好會議記錄。3.10.6會議期間,一切通訊工具處于關(guān)閉或震動狀態(tài),不得隨便走動,不得交頭接耳,不得做與會議無關(guān)的其它事宜,不得抽煙。3.11 會議記錄及執(zhí)行 各級會議的召集人必須指派專人做好會議記錄,會議結(jié)束后,在兩個工作日內(nèi)整理好會議記錄,分派與會者及相關(guān)部門傳閱。對會上決定的事項,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí),并在下次會議召開期間檢討有關(guān)工作進(jìn)度及完成情況,公司兩個部門以上聯(lián)席會議中形成的各項決議,由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行。部門18、之間的聯(lián)席會議,必須經(jīng)過各部門負(fù)責(zé)人商定后,在保證不影響其它工作人員正常的工作下,方可進(jìn)行。班組會議討論之決議由部門主管監(jiān)督實(shí)施。七. 形象管理1. 員工于正常工作日應(yīng)儀表整潔,上班期間必須穿著制服,制服應(yīng)干凈、平整。不得穿著超短、超薄、露胸、露腰(背)的任何衣裙和休閑服裝,紐扣要全部扣好,領(lǐng)帶必須結(jié)正,領(lǐng)帶大箭頭垂到皮帶扣處為標(biāo)準(zhǔn),皮帶扎緊, 領(lǐng)花應(yīng)結(jié)好,佩戴端正,女士裙子長度要過膝,員工工作時必須著黑色襪,襪子不能有破損,黑色皮鞋要保持光亮潔凈。2. 制服外衣衣袖、衣領(lǐng)、制服襯衣領(lǐng)口處,不得顯露個人衣服,制服外不得顯露個人物品,如紀(jì)念章、筆、紙張、BB機(jī)、鎖匙扣等,服裝衣袋不得裝過大過厚物19、品。3. 工作證寫明單位、姓名、職務(wù)、編號等,端正佩帶在左胸上。4. 非當(dāng)值班時間,除因公或經(jīng)批準(zhǔn)外,不準(zhǔn)穿著或攜帶制服離開轄區(qū)。5. 不得披衣、不得敞開外衣、卷起褲腳、衣袖,不得穿著拖鞋,涼鞋或赤腳。6. 頭發(fā)要整潔,男的不留長發(fā)、大包頭,鬢發(fā)長度不能蓋及耳部與衣領(lǐng)。不得留須。女員工的發(fā)型與化妝宜端莊清雅,彩妝應(yīng)以淡雅色調(diào)為主,不涂有色指甲油,指甲長不超過指頭1毫米,不染發(fā)。7. 嚴(yán)禁在公司辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩和使用不文明語言及動作。8. 不在人前做一些不雅觀的動作,如:剔牙、漱口、打哈欠、對人打噴嚏、伸懶腰、挖鼻子、掏耳朵、梳頭、化妝、修剪指甲、壓手指關(guān)節(jié)、咬手指、晃動腿腳、在口內(nèi)玩舌頭、嚼口香糖、用發(fā)夾別頭發(fā)、打響指、騷癢、用手指絞弄頭發(fā)等行為。9. 不得哼歌曲、吹口哨、跺腳,不得隨地吐痰、亂丟雜物。辦公時間嚴(yán)禁吸煙和用餐。10. 口氣、體味要清新,但香水味不宜過濃;上班前不要吃大蒜、洋蔥等有異味的食品,注意檢查和保持儀表,但不得當(dāng)眾整理個人衣服。11. 不得將任何對象夾于腋下。不得敲桌椅或玩弄其它物品。12. 不得紋身,不得戴除手表、結(jié)婚戒指外的其它飾物。13. 嚴(yán)禁損壞公司形象標(biāo)牌(徽)、貼畫、宣傳單、通知及文件。嚴(yán)禁與客人或同事發(fā)生沖突、爭吵、打架斗毆及傷害他人等一切有損公司形象之行為。
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