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1、物業公司區域招標采購計劃及過程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 目的為建立規范流暢的招標和直接委托管理程序，提高招標工作效率,保證招標工作的公正性。在合理公平的原則下追求公司利益最大化，以確保各項承包業務滿足規定的質量、進度和成本控制要求，特制訂本管理辦法。二、 適用范圍本制度適用于區域公司（含所屬物業公司）的工程發包、材料設備采購；設計、監理等咨詢業務、營銷物業合作單位選擇和合同價格確定等業務的管理。1萬元以下的零星辦公用品采購等行政費用參照辦公用品相關辦法執行。三、 管理原則（一）公開公正原則：招標2、全過程必須充分透明。（二）充分競爭、擇優中標原則。（三）廉潔高效原則。（四）維護信譽原則：選擇入圍單位、評標、定標時應客觀公正,樹立并維護公司良好的招標信譽和形象。（五）保密原則：各單位的投標文件、評標過程、未發放中標通知書前的定標意向,招標控制價、標底控制價都是公司的重要機密,不得泄露或作不當承諾；公司并且要求各投標單位對自己的投標資料保密，互不串講。（六）可追溯原則：項目的招標資料須及時收集、整理、歸檔、保管，以備公司相關部門及領導隨時調閱。四、 發包形式的確定(一)原則上預估合同額在50萬以上工程發包、材料設備采購必須根據本制度規定的招標流程進行招標，通過招標確定中標價格和中標單位。(二3、)通過集中采購或簽訂戰略采購協議的，根據相關制度執行。(三) 以下二種情況可通過直接委托方式確定合同價款和合作單位。1.預估合同額在50萬以下的業務可通過三家比價的方式確定合同價格和合作單位。2.其他通過總部招標領導小組審批的特殊業務。五、 招標劃項 (一)招標劃項確定的原則招標劃項原則上能統籌盡量由區域公司成本管理部招標的原則。(二)招標劃項總部招標采購部負責組織全國戰略招標、集中采購、特殊類的單項招標業務。包括但不限于以下具備戰略集采的工程類別：大商業或城市綜合體房屋總承包工程；監理及造價咨詢類；大型內外裝修工程；電梯、箱變、高低壓柜等成套設備采購安裝；大型消防工程；電纜、涂料、入戶門、地4、磚、大小開關等材料集中采購；全案廣告、銷售代理、沙盤模型等營銷類集中采購等業務。如有戰略、集采需求的項目最終招標歸屬解釋權歸總部。單項招標采購業務由區域公司成本管理部負責組織招標。具體見下表：招標劃項一覽表（僅作參考）六、 工作職責（一）招標組織每項招標應由招標組織部門發起成立招標小組作為招標工作執行機構。招標小組成員為5、7、9人，且為單數。分為技術組評委和商務組評委，每組不得少于2人。技術組評委主要負責供方考察、出具入圍單位意見、招標文件會簽、答疑、技術標評標等工作；商務組評委主要負責：招標文件會審、清單編制、答疑、報價分析、清標、編制詢標問卷、談判、定標報批等工作。招標小組成員還需代表本5、部門提供招標所需相關資料。（二）招標小組成員構成招標小組由區域公司成本管理部經理擔任組長。商務標評委由區域公司招標專員、成本工程師擔任。工程類招標技術組評委由區域工程管理部和規劃設計部人員擔任。設計類技術標評委由區域規劃設計部工程師擔任。營銷、物業類參照上述人員構成由專業人員擔任技術組評委。（三）招標過程中各相關部門職責1.工程類招標施工方案應由項目工程管理部提供，區域工程管理部審核，區域主管設計、工程副總最終審批。（施工方案包括：承包范圍和界面劃分、工期和流水段劃分、標段劃分、施工規范和甲方要求）。圖紙、技術標準和深化方案由區域規劃設計部提供，區域主管設計、工程副總最終審批。總部規劃設計部還6、應審批以下圖紙、技術標準和深化方案：規劃、建筑的方案設計、巖土類、機電設備類、泛光類、導視設計由設計管理部審批，園林景觀、內外裝飾等由規劃設計部審批。設計類、營銷類分別由區域規劃設計部及市場營銷部提供審批的招標方案。2.區域公司成本管理部招標業務受總部招標采購部垂直業務管理。總部招標采購部應對區域公司成本管理部招標業務行使檢察、監督、考核職責，并有50%考核權及人事調配權（具體業務劃分詳見區域公司與總部權責初步劃分方案）。3.未成立區域成本管理部的項目或區域公司，招標業務工作暫歸總部招標采購部經辦。七、 招標過程管理（一）招標業務審批流程(4)設計類合同簽訂流程圖： (5)營銷類合同簽訂流程圖7、：(6)其他類合同簽訂流程圖：(7)區域公司月度招標立項計劃審批流程圖（設計類）：(8)區域公司月度招標立項計劃審批流程圖（工程類）：(9)區域公司月度招標立項計劃審批流程圖（營銷類）：（10）區域公司補充單項招標立項審批流程（工程類）（11）區域公司其他類月度招標立項計劃審批流程（12）區域公司補充單項招標立項審批流程（設計類）（13）區域公司補充單項招標立項審批流程（營銷類）（14）區域公司招標申請審批流程 （15）區域公司招標文件審批流程 （16）區域公司招標入圍單位審批流程 （二）招標計劃管理1.招標標準周期招標資料（完成圖紙、報審過的招標方案、技術標準等）審批完成至定標報批完成為一個8、招標周期。所有發包工程招標標準周期為30天（具體周期依據實際工程量大小確定）。（1）項目招標計劃項目開發建設計劃一級節點和項目方案審批完成后，區域公司應在一周內組織項目公司相關部門編制項目招標計劃并根據授權進行審批。合約規劃應包含合約范圍、招標組織部門和招標時間安排等信息。（2）月度招標立項計劃工程和設計類月度招標立項計劃由需求部門編制和發起，在工程設計等部門配合下，每月20日后根據項目招標立項計劃和項目進度，集中編制、發起下月的月度招標立項計劃，每月25日立項審批時間截止；營銷策劃類及商貿公司、物業公司招標的項目由業務部門編制和發起，每月25日后根據項目招標立項計劃和項目進度，集中編制、發起9、下月的月度招標立項計劃，每月30日立項審批時間截止。月度招標立項計劃表內容詳見OA線上表單。招標申請前置條件應明確各項目招標技術標準、施工方案和圖紙審批完成時間、招標范圍、發標時間、計劃定標時間、進場時間、目標（暫估）成本等信息；與項目提報的月度招標立項計劃偏差時間超過一周的應注明原因。詳見OA線上表單：招標申請單。月度招標立項計劃原則上只包含已審批的圖紙或方案（施工方案、營銷方案等）范圍內的項目。補充立項方案暫未審批的招標項目應重點注明，并在招標文件發出前審批完畢。月度招標立項計劃外且方案已經通過審批的較急招標項目，按照月度補充單項招標立項審批流程審批。月度計劃內招標項目取消的應及時通知招標10、部門。（3）招標工程師根據月度招標立項計劃編制招標單項計劃并成立招標小組。（三）招標文件編制和審批1.總部招標采購部負責組織擬定招標文件示范文本，由總部法律事務部等部門分別就相關內容進行會簽后，報成本管理中心總監批準正式發布使用。招標文件示范文本宜每年修訂一次，適時頒布。所有招標項目均可根據招標項目的具體技術條件、地方差異性對招標文件范本進行適當修改。（1）招標文件應包含招標須知、評標辦法、投標文件格式；合同范本；圖紙、投標報價格式及編制說明。（2）招標所使用的圖紙必須是經過審批且蓋有出圖專用章的圖紙，圖紙版本號、編號必須清楚。不得使用未審批或版本號不全的圖紙，原則上不得使用電子版圖紙進行招標11、。（3）招標施工技術方案必須根據工程管理相關制度審批。施工方案應包括工程范圍、標段劃分、工期節點等信息。（4）招標文件中材料品牌（樣板）已經確定，且符合相關樣本管理制度規定；原則上材料品牌（樣板）不得指定或選用獨家生產的產品；特殊情況必須采用獨家品牌的，須區域公司成本管理部向總部招標采購部報審，審核后報成本管理中心總監和規劃設計中心總監審批確定。已經集中采購或簽訂戰略采購協議的須在招標文件中約定為甲供或甲方指定。（5）所需招標項目必須根據相關規范編制預算報價書或工程量清單，且盡量為固定總價合同。預算報價書或工程量清單須與招標文件中招標范圍、圖紙相一致。（6）合同付款方式原則上須按總部印發的合同12、付款方式管理辦法編制。未按標準須按相關流程先行審批。（7）招標文件中的評標辦法必須明確。根據招標項目的不同特點，開標方式原則上分為綜合評分法的公開開標和合理低價法的現場競標兩種方式。綜合評分法適用于大型工程類和需要復雜組價的工程、設備類招標；合理低價法適合于價格組成比較簡單的一般工程、材料設備類的招標清單項在20項以內的招標。評標辦法以審批的招標文件為準。（8）公開開標法技術標權重及誠信分值規定如下：一般普通工程類技術標權重不得超過10%；大商業和商業綜合體總包等土建類工程技術標權重不得超過20%；內外裝飾、園林景觀工程（牽涉到外立面感觀和實際效果類）技術標權重不得超過20%；關鍵機電或水暖設13、備類等權重不得超過30%；咨詢服務、規劃設計、方案設計、全案廣告策劃盤模型制作等以技術設計為主的招標項目，技術標權重不得超過40%。在總包工程招標時，為鼓勵投標單位誠信報價，在商務標內一般設置510分的誠信分，若投標單位詢標后報價B與首次報價A相比較，0(A-B)/A1%時該項目得滿分；每升高一個百分點，誠信分減少一分，直至扣完為止。合理低價法不需要設置技術標權重，最高系數和最低系數最大差額不得超過5%。簡單材料類可實行技術標合格制，不評分。（9）招標文件中應注明投標保證金或投標保函金額及遞交時間、方式等信息。投標保證金或投標保函最多不可超過50萬。（10）招標文件的會簽報批所有招標項目的招標14、文件原則上必須滿足招標文件編制全部要點后，方可進行招標文件會審報批；嚴禁將未審批的技術方案（標準）放在招標文件中夾帶審批。招標文件會審報批時應注明依據文件的編號（如經審批的施工圖紙、技術方案或營銷方案、審批過的付款調整等）。（三）投標單位的確定1.合格供應商的選擇（1）各項招標應優先選用合格供應商庫中履約評估優良或合格的單位。合格供應商名錄中沒有或數量不夠時，新征集的供方必須先根據供應商管理制度對供應商進行資格預審、考察、合格評定后確定為合格供應商。考察時區域成本管理部組織各部門考察，考察后應及時將各類信息更新添加至合格供應商庫。（2）向合格供應商發出投標邀請函。投標邀請函須包含招標項目的標段15、信息、招標范圍、付款方式、工期要求、工程規模等核心商務和技術條件，及購買（或領取）招標文件的工本費、圖紙費用或押金，招標文件領取時間、地點及聯系人等相關事宜。（3）區域成本管理部根據規定時間接受投標單位的投標承諾。投標承諾必須由投標單位加蓋公章，按時間要求以書面形式遞交。不接受口頭承諾。2.入圍單位及審批（1）針對具體項目回復投標承諾函且通過審批獲準參加投標的合格供應商稱為入圍單位。入圍單位報批時應注明來源。（2）每項招標有效入圍單位原則上應為三家（含）以上，多個標段同時投標的，有效投標競爭比率為2.5（含）以上。否則按無效標處理。確因情況特殊（產品單一性或壟斷行業）導致入圍單位數量不足時，可16、相應改變招標方式。在資格預審或招標邀請階段出現因付款條件導致入圍單位數量不夠的，應及時報批。（3）入圍單位應在同一水平線上，具有可比性和競爭力。每個入圍單位之間不得有利益關聯關系。（4）入圍單位須經招標小組會簽和審批后，按相關流程進行審批，入圍單位審批完成后方可進入發標環節。一旦入圍單位已經審批，在定標階段任何人不得以任何理由對招標小組根據評標辦法在入圍單位中確定的擬中標單位提出任何異議。（四）發標1.發標時，招標文件必須以書面形式發放給入圍單位，招標文件應加蓋招標專用章，并保留一份招標文件內部存檔。2.原則上應將招標文件技術部分和商務部分一并會簽后發出，因預算報價書或工程量清單暫未編制完成須17、緊急發出招標文件的應報總部招標經理審批。3.發標時發標人員應做好書面記錄。招標文件發放登記時，每家單獨填寫一張招標文件領取登記表，各投標單位名稱應保密，不得串講。如須召開標前會議，應分批次組織，不得公開入圍單位名稱。4.如投標單位對招標文件內容無法理解或招標文件存在模糊、錯誤、遺漏等問題，招標小組應以書面形式解答并形成答疑文件，并經招標小組會簽。答疑文件應有領用記錄確認。答疑文件如對招標文件有實質性修改的，應按招標文件會簽流程報批。不得統一組織現場答疑，如需要可分多批次組織。5.禁止組織現場踏勘，由投標單位自行安排。若投標單位與招標人聯系踏勘事宜，招標項目所在地的項目公司應指派人員協助配合。618、.區域成本管理部必須以統一時間和統一內容對外發出招標文件及圖紙、樣板或相關答疑文件。（五）回標1.原則上在招標文件規定的日期提前1日通知各單位回標，開標過程一律采用內部公開唱標的形式。原則上遲到30分鐘后的單位的標書作廢。（特殊情況經招標小組同意后可開啟）。技術標必須先開。內部公開唱標、商務標評標過程只允許商務組評委參加（含綜合管理部法務負責人、集團監察部、審計辦公室），技術組評委不允許參加。內部唱標過程至少一名副經理以上人員參加，并在開標的內部唱標記錄上簽字。技術標評審不合格的不得進入商務標評審。2.保證金最遲必須于商務標開標前到賬；采用銀行保函的項目須在商務標開標前遞交，特殊情況不能或不能19、及時繳納保證金或銀行保函的應報招標小組集體成員審批，報區域綜合管理部備案。原則上所有招標在開標前應有標底，以確保定標價合理。如無標底應根據目標成本或歷史價格編制招標控制價，原則上編制標底或招標控制價項目應在開標前報區域綜合管理部備案。無標底或招標控制價的招標項目不允許進行開標。（六）開標和評標1.初步評審招標小組根據招標文件的規定，對投標文件的實質性內容做出符合性及完整性評審，以判定其是否符合招標文件要求，保證評標的準確性和公正性。（1）按照招標文件規定的格式、內容打印或填寫、裝訂，字跡清晰；（2）投標文件上法定代表人或獲授權代表的署名及投標單位的公司印鑒齊全；（3）按照招標文件要求填妥了各清20、單項目的單價及總價；（4）提供了招標文件要求的其它有關投標資料；（5）符合招標文件中的各項實質性要求，沒有合同條件方面的重大偏離。（6）若投標人交回的投標文件不能滿足招標文件的實質性要求，則有關投標將會按無效投標處理。 2.綜合評分法實施程序（1）工作人員在完成證件和標書密封情況核查后，按遞交投標文件的逆序進行內部唱標；（2）組織項目經理答辯、技術標評標總包工程、門窗幕墻、樁基、園林綠化、市政工程、監理等需要組織項目經理答辯，項目經理答辯可與技術標評標同時進行； （3）標函分析、詢標問卷（此2項編制工作由成本管理部預算組完成）經對回標單位的標函進行分析后，如商務、技術標合理，應按評標辦法確定擬21、中標單位。如商務、技術存在問題或不合理，應針對各回標單位的問題分別編制詢標問卷。如因設計方案原因導致開標價格嚴重高出標底或控制價的應優化設計方案后編制詢標問卷和補遺。詢標問卷須經過招標小組會簽后向回標單位統一時間發出，并要求蓋章、密封統一時間回復。詢標問卷回復之前必須完成技術標評標。3.合理低價法實施程序（1）組織技術標評標和項目經理答辯（限于要求項目經理答辯的工程），根據技術標分數確定技術標調整系數。現場競標前應向入圍單位重申競標規則和紀律，并公布各參標單位技術標調整系數。（2）各投標單位現場遞交商務標書后由招標小組成員開標并清理查看是否有漏項和工程量算術錯誤，經招標小組成員會商后公開提示。22、不得有其他明示或暗示的傾向性意見。然后進行現場競價。商務報價由授權代理人簽字。原則上只進行一輪競價，除非一輪競價嚴重超出標底或控制價。（3）最終競標結果如未超出標底或控制價應現場公布準中標人及中標價格。如超出標底或控制價應由招標小組對現場前三名，依據商務標得分從高到低進行談判，若某一家談判價格控制在標底之內，即結束談判，宣布準中標人，后續單位不允許再進行商務談判。如需候選中標人的應按評標價排名順序選擇。（4）開標后需根據競標結果或談判結果在工程量及其他招標條件不變，總價不提高的前提下根據清標問題要求對方進行調整。4.定標（1）評、定標工作均必須遵循招標制度的規定，經招標小組評審后，推薦中標單位23、。同時也可以推薦后備單位作為第二中標人，原則上第二中標人應接近第一中標人條件。（2）如需談判定標，談判過程須由招標小組中兩部門三人以上參加，并保證一位副經理級別以上人員參加，并形成文字性的談判紀要，且經招標小組成員會簽后有效。涉及其報價或重大商務條款調整的，投標單位應在兩日內進行書面澄清。任何其他部門和個人未經區域成本管理部允許，不得單獨組織談判。（3）所有招標項目應根據標底、控制價或歷史中標價格等數據進行定標價格分析。招標業務項目（工程、營銷、物業等）擬定標價格超出標底或控制價的項目，確因工程緊急須定標項目可單獨線下報區域成本管理部經理、區域總經理、集團成本管理中心各部門經理及成本管理中心總24、監確認后進行定標審批流程審批工作。（4）招標經辦部門按授權對招標結果以定標審批單的形式報批，并在定標審批完成后向中標單位發出中標通知書（以郵寄為準，若施工單位親自領取，應當在招標經辦部門進行登記簽收）（總包中標通知書還應同時抄送計劃經營中心報備），同時將中標結果以感謝函形式通知其他投標單位。未中標單位保證金在未中標答謝函發出后1個月內退還（允許最長期限）。中標單位保證金合同簽訂后2個月內退還（允許最長期限）。（5）招標責任部門須將審批完定標審批單及相關資料轉給合同起草人，并跟蹤合同簽訂完成。（6）加強審批速度，線下電話催進，要求：定標及直委流程8個工作日完成（從招標小組集體確定擬定標人意向開始25、至定標OA審批流程完成日止）。（7）特殊類工程定標事項，區域公司須走綠色通道（OA報審流程或紙質版簽批流程）報董事長、副董事長審批后，由區域成本管理部經考察合格后向施工方發放中標通知書，方可實施。5.流標及處理（1）當發生下列情況時，按無效標處理：招標過程中，出現有效投標單位少于三家，或投標單位報價均嚴重超出標底控制價的，或招標方案發生重大變化的。投標人以向招標工作人員行賄等手段謀取中標，或發現中標人以串通投標，或以他人名義投標弄虛作假，騙取中標的中標人在規定日期內未按規定簽署合同的或拒不進場施工。以上流標情況的認定須經辦部門提出申請，經招標小組整體成員審核，總部招標經理審定。（2）流標按以下26、兩種方式處理：出現廢標情況原則上應重新組織招標。如工期不允許應按以下兩種方法處理：已報批后備第二中標人的，在同等中標條件下，更換第二中標人為中標單位。未報批后備中標人的，應按評標排名順序進行談判。結果須以報告的形式報定標審批人審批后方可執行。八、 直接委托業務管理（一）直接委托業務的事前審批1.按4.2條規定屬于直接委托界定范圍內的業務，可按直接委托操作流程執行，在定價報批時說明直接委托原因。2.不屬于直接委托范圍需要直接委托的，業務需求部門應說明原因按發包方式調整流程進行審批后方可進行納入直接委托范圍，通過比價方式直接委托。3.因當地關系維護或招商客戶關系維護等需要獨家委托的，應事先書面說明27、原因，報招標領導小組審批。政府壟斷或行業壟斷類報批時應附政府相關政策文件或行業調研報告。4.屬政府行政事業性收費性質的報批報建費不需要事前報批。（二）直接委托業務的比價管理1.首先由業務部門向招標經辦部門書面提供已審批的相關技術標準圖紙等業務信息。2.招標經辦部門在合格供應商名錄中選擇3家供應商經過詢價、比價后確定擬中標單位，將蓋章的比價資料作為附件，由招標經辦部門按規定程序報批。3.三家比價應按照合理低價中標的原則確定中標單位和價格。（三）壟斷類的直接委托業務1.無法比價的壟斷類、特急類直接委托業務，業務需求部門組織，區域的成本管理部參與，進行談判并記錄談判紀要。50萬以上行業壟斷類的直接委28、托業務須通知綜合管理部法務負責人參加。2.確定價款后由業務經辦部門發起報批流程，區域成本管理部審核。3.現場采買類直接委托業務特殊項目（辦公家具、小型建筑材料、燈飾、1萬元以下的零星業務）可由業務部門組織區域的成本管理部三人以上人員采用現場采買方式確定。九、 資料管理（一）招標資料存檔職責和檢查。1.區域成本管理部負責招標、評標資料的存檔。 2.招標資料應存放在專用鐵皮柜中加鎖，設專人管理。3.定標結束后負責整理裝訂招標資料，資料員監督檢查并裝訂成冊，并經區域成本管理部經理簽字后正式存檔。（二）招標資料的存檔內容和形式（指中標單位投標資料，其它未中標單位投標資料可不存檔）1.存檔內容：審批的招29、標文件原件（招標圖紙另行存放）；中標單位投標文件及補遺原件；評標文件（含招標邀請和承諾、入圍審批、答疑詢標等往來函件、評標打分原件）；定標審批單、中標通知書及定標清單。存檔時間為長期。具體見附件一：招標資料存檔目錄。2.合格供應商資料單獨存檔。未中標單位投標文件集中定期銷毀。3.存檔形式：OA和紙質分別作為電子版存檔和紙質存檔的招標資料，必須體現的招標項目全過程的完整性。在OA系統報批的應打印同其他紙質資料一并存檔。4.裝訂：按招標項目分類分項存檔。評標過程文件應膠裝成冊。存放招標文件的文件盒必須編號，一個招標項目可存放多個文件盒時應注明分冊。5.移交：根據公司檔案管理相關制度定期移交資料至集30、團公司檔案室。（三）資料臺帳和檢查招標資料員建立招標資料存檔臺帳，總部招標采購部經理負責總部和各區域項目的招標檔案資料的日常檢查。臺帳格式見附件五：招標資料存檔目錄。十、 獎罰原則（一）在招標過程中提出合理化建議或方案優化建議，給公司節省成本的，根據其貢獻大小給予200元以上的獎勵。（獎懲申報流程另行擬定）（二）招標過程中發現違規行為及時舉報為公司挽回重大的損失的，給予500元以上獎勵。（三）在招標或評標過程中工作態度不端正、不認真，行為作風不符合公司企業文化，給招標工作帶來延遲或損失的，視情況給予200元以上1000元以下的負激勵。（四）在招標和評標過程，吃拿卡要或收受賄賂等不廉潔行為，無論是否造成損失一律給予辭退處理，情節嚴重的移交司法機關處理。（五）超出規定時間報審月度招標立項計劃的，按單事項對當事人項目在OA門戶上進行通報批評，并對當事人項目給予500元的負激勵。（六）為嚴格做好標底管理工作，加強標底的保密性管理，維護公司的經濟利益。現對公司嚴禁觸碰的“高壓線”做特別補充規定:標底一經審定須密封保存至開標時，所有參與標底編制的相關人員均負有保密責任，不得對任何人泄露。在開、評、定標過程中如發現標底泄露事件，一經查實對泄密責任人進行開除處理。（七）未執行內部唱標流程的責任人將在成本內部系統進行責任處理。