物業公司工程部工作計劃檔案等行政管理制度.doc
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1、物業公司工程部工作計劃檔案等行政管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: Xx 物業公司工程部行政制度工程部工作計劃管理制度工程部應根據管理目標制定工作計劃,并嚴格按計劃執行,使工作井井有條。1.根據小區存在的功能缺陷和小區的發展方向,制定十年發展規劃;每年應制定年度設備維護和更新改造計劃;每季、每月、每周、每日都應有具體實施計劃。2.規劃和年度計劃由工程部提出,由物業管理中心行政部審核,項目報請物業管理中心經理。季、月、周、日計劃由工程部自行制訂。3.各階段計劃必須與總體計劃相符合。4.在日常工作中必須認真落實計劃2、內容,做到時間、人力、物力保障,保證計劃按期完成。若因客觀原因計劃無法按期完成時,應事先向領導說明。5.各級領導要經常檢查計劃執行情況,發現問題及時處理。若在執行過程中發現計劃不符合實際情況時可予以修正。工程部管理措施1.制定各級崗位責任制。2.有嚴格的員工培訓計劃和技術考核制度。3.堅持部門例會制度和工作匯報制度;做好每月的工作報告和工作總結。4.貫徹落實獎懲制度;作好每月的員工評估工作。5.制定操作程序、服務規范、工作標準。6.確定工作檢查制度和檢查各項規章、制度、規范的落實和執行情況。7.經常不斷地整頓勞動紀律和整理工作秩序。8.定期開展技術競賽活動和發動員工提出好的建議。9.開源節流,3、作好能源、材料的節約和修舊利廢工作。10.編制設備保養條例及計劃和確定設備巡視檢查制度。工程部報告制度工程部所有員工都有責任將工作情況和發現的問題向領導報告,具體規定如下:1.正常工作完成情況逐級報告。2.遇有特殊情況時應邊處理、邊報告。情況緊急可越級上報。3.報告情況應簡明扼要,情況敘述清楚,必要時應書面報告。4.領導在接受報告后應及時處理,處理后要做好記錄。5.報告內容如下: 下列情況必須報告領班:(1) 重點設備除正常操作外的調整。(2) 采用新的運行方式。(3) 主要設備發生故障或停機。(4) 系統故障及檢修。(5) 重要零、部件改造、代換或加工修理。(6) 領用工具、備件、材料(低值4、易耗品例外)。(7) 員工加班、換班、補休、病假。(8) 與其它部門或班組協調工作。下列情況必須報告經理:(1) 重點設備發生故障或停機檢修。(2) 影響營業的設備故障或施工。(3) 員工的違章、違紀現象。(4) 客戶、其他部門提出的意見及建議。(5) 系統運行方式較大改變。(6) 重點設備零、部件改換。(7) 系統及主要設備技術改造或移位安裝。(8) 系統及設備增改工程及外協施工。(9) 班組人員調整。(10)領班病、事假、補休、換班。工程部工作考核獎懲制度為充分調動員工的積極性,表揚先進,批評落后,特制定獎勵和懲罰制度。1.員工專業技能考核:(1)員工到崗后試用期滿轉正時進行基本技能考核,5、考核合格后方能轉正。(2)每季度由各個專業主管對所屬員工技能情況工作表現進行評定,工程部經理對專業主管工作業績進行評定。(3)每次專業培訓適時安排考核。2.根據員工的工作業績,對在以下方面有突出貢獻的將報請物業管理中心給予獎勵:(1)工作勤于職守,成績顯著;(2)業務技術精良,成效顯著;(3)勤儉節約,效果明顯;(4)技術革新,效果突出;(5)發現重大隱患,避免事故發生。3.對員工有以下行為者,將報請物業管理中心給予處罰:(1)違反物業管理中心員工守則和工程部管理制度;(2)在工作或值班期擅自脫崗;(3)由于工作失誤造成設備和人身安全事故;(4)工作態度和質量差,造成客戶投訴;(5)工作時間辦6、私事;(6)私自將大廈或客戶物品帶出大廈;(7)工作時間串崗聊天,喝酒,會客;(8)工作時間吵架;(9)發現問題未及時報告;(10)其它違規、違紀行為。工作單管理制度一。工作單和維修電話記錄制度的目的:1.有利于檢查工作質量,責任落實到人。2.憑工作單進入客戶區域,工作單就是工程維修人員進入客戶區域的通行證。3.憑工作單到庫房領料,便于大廈各部門核算,同時也有利于庫房管理、統計。4.工程部調度接到維修電話通知后,填寫維修工作單,按照各專業分檢后通知各專業人員及時到客戶處進行維修。大廈通常分為空水、強電、弱電、綜合維修等專業。這樣安排,有利于派工派單,有利于值班主管掌握工作情況。調度人員每日應做7、出統計,每月做出工單月報送交工程部。二。使用和管理工作單的具體要求:1.工作單是工程維修人員從事工作的憑據,各使用部門應認真、詳細填寫,以免影響服務效率及工作質量,工程部辦公室應設置工作單存欄。2.工作單一式三聯:分為三種顏色的單子。一聯為申請部門留底備查、二聯為工程部留底備查,三聯為維修完畢申請人簽字驗收,返回工程部留底備查。3.工程部調度人員接到返回的工作單后,應按專業分檢,分放在工單分派欄中,分派欄包括待修理、正在修理、已完成、未完成、等備件.4.工作單應寫清工作地點、工作內容,一份工單只填寫一項工作,便于工程部分派。5.當工程部人員完成工作后,當事人予以驗收、復查,合格后在工作驗查一欄8、簽名。6.凡屬于供應商、裝修商保修范圍的設備需要維修,一般由簽約部門或使用部門聯系保修。7.使用部門采購的新設備應及時通知工程部,以便配合使用前的檢查及調試,及時將圖紙資料交工程部閱存。三。其他注意事項:1.發生停電、停水、跑水、電梯困人、設備運行異常等緊急現象及各部門巡查發現設備、設施存在問題時,可以電話方式通知工程部。2.補配鑰匙及換鎖工作,應先到保安部申請,填寫補、配鑰匙申請表,不能憑工作單補、配鑰匙。3.凡需要重新制作、翻修的工作,材料費在300元以上的投資,一律填寫客戶服務單,并由財務部審核,總辦批準后實施。4.凡是文字表達不清,而需要附圖說明的工作應附圖說明,圖中尺寸比例要標清楚。9、5.凡不能按相關規定及時完成的工單,存放在未完成一欄,并做好交接班;因工具、材料等原因而擱置的工作單,放在等備件格內,并及時申報采購單爭取及時恢復。領班以上各級人員均應對未完成和等備件的工作單給以高度重視,積級采取相應措施并向工程部報告原因。工程部檔案管理規定工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據,加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。一。工程檔案目錄管理1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。2.工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,10、第三級目錄為工作單目錄。3.工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。二。工程檔案管理程序1.工程檔案管理責任(1)工程部經理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。2.工程檔案管理程序(1) 工程檔案的建立文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號,并11、在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。(2) 工程檔案的存檔工程檔案由文秘檔案員整理,按規定目錄存檔。(3) 工程檔案的查閱和借閱一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批準可查閱,不可以借閱。(4) 工程檔案的更改清理和銷毀原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。(5) 上級檔案存檔工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。(6) 保密等級設置和更改涉及到物業管理中心、項目部、工程部機密的技術和經濟檔12、案,如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。(7) 計算機檔案管理工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。(8) 圖書檔案管理辦法工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。工程部鑰匙管理規定鑰匙的管理是確保小區大廈和客戶安全的一項重要工作。為加強鑰匙管理,特制定如下管理制度。1.在工程交接時,認真進行鑰匙的交接工作,雙方應認真清點鑰匙,無誤后共同在交接書上簽字。2.機械鎖鑰匙坯,由招標采購部13、采購,由保安部保管。需要增配、補配鑰匙應填寫申請表,按程序審批后,由保安部負責。3.工程部機房每次換鎖時應向保安部申請,填寫申請表,并做好移交及變更登記。4.如果需增配、補配鑰匙,要由部門經理填寫配鑰匙申請表,說明原因、數量,經物業中心主任同意,并報保安部備案后方可配制。5.如果鑰匙丟失,要由當事人寫出情況報告,并由部門做出對當事人的處理意見,并送保安部(丟失鑰匙應將鎖具全部更換,其費用由當事人承擔)備案。6.如果是鑰匙損壞,要寫出損壞報告,連同被損壞鑰匙一并送保安部處理。7.樓層配電間門、豎井門、地下水箱間門、樓頂水箱間門、各風機房門、樓層新風機房門應配制統一鎖芯的鑰匙,由工程部經理、有關專14、業值班人員使用。8.工程部各個部位房間門鑰匙均應備份一套,交保安部封存。更換門鎖及鎖芯要及時交保安部更新封存。每日例會制度為加強日常工作規范管理,根據實際情況調整工作計劃,隨時對員工進行安全教育,工程部實行每日全體員工例會制度。1.每周一至周五早8:30工程部在崗全體員工均須參加例會。(注:緊急事故處理除外)。2.參加例會人員集合于辦公室,應嚴格按員工行為規范著裝。3.例會內容:(1)工程部經理檢查員工儀表。(2)各專業主管及領班匯報前一天本專業的工作進展情況、設備運行情況。(3)工程部經理布置當日工作,強調注意事項,提示計劃工作,通報相關事宜。責任區劃分制度1.除執行工程部巡檢管理制度的要求15、外,還應將正在運行期間的設備,根據專業分解,責任落實到人。2.各專業主管負責分解劃分責任區。3.各專業技術人員對所轄責任區,要認真巡視檢查發現問題及時報告上級并填寫記錄,以便及時處理。4.各專業技術人員對所轄責任區要定期清掃并填寫記錄,確保設備及環境的清潔。5.因人員變動、設備變更,各專業主管應及時調整劃分責任區。6.各專業主管至少每周檢查一次本專業責任區,部門經理至少每二周檢查一次責任區。7.對責任區未按本制度執行的責任人,對責任人進行批評教育并視情節輕重,根據物業管理中心及工程部的相關規定給予經濟或行政處罰。入室服務規范進入客戶房間要先敲門,得到允許后方可進入。對客人提出的詢問自己不明白時16、不得擅自回答,應主動代客人查詢。注意儀容儀表、禮節禮貌,不準在客人面前裝腔作勢,態度傲慢。不準在客人面前竊竊私語或高談闊論。對客人投訴,要表示謝意和歉意;對不能解決的問題,要先道歉,再做溫和耐心的解釋并及時報告有關領導。不準在客人面前有抓頭皮,摳鼻子,挖耳朵,剪指甲等不雅的動作。工作時如需搬動客人物品時,必須先征得客人同意后再動。在客人房間內工作時,一定要認真仔細,在可能造成污染或影響環境及物品時,一定要先通知客戶,并做好必要的防護及保護,絕不能野蠻施工。工作完成后及時清理現場,恢復原樣。進入客人房間工作,要有大廈工程部下發的工作單,維修完畢征得客人滿意意見后方可離開。二級庫房管理規定1.材料、備品、備件,應按品種、規格分門別類擺放。常用物品應設有標簽。2.建立物品庫存賬目出庫領用臺帳,做到帳物相符。3.每月應對庫存物品進行盤點,定期與招標采購部進行核對。4.嚴格執行消防法及61號令。易燃、易爆物品單獨存放。5.保持庫內整潔。庫房內嚴禁吸煙,并配置滅火器。