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1、物業公司庫房、費用報銷固定資產等財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務管理制度1、庫房管理辦法2、物品購發制度3、費用報銷制度4、固定資產管理制度財務管理制度庫房管理辦法一、物資的管理要求1、物資應分類分區存放，具體分為四大類六個區。四大類為辦公用品類、水電維修類、保潔用品類、安全用品類；六個區為清潔物資、維修物資、清潔工具、維修工具、有毒物資及危險品、待處理物資六個區進行物資定位管理。2、貴重物資及危險品須帶鎖柜裝，并做好標識；待處理物資包括饋贈品、回收再利用品、邊角料及開發商遺留下來的物品等。 3、存2、放做到標識清楚，所有物資包裝標識一律向外，整齊有序。 4、非庫房管理人員不得隨意進入庫房拿出物品，無事不得在庫房久留。5、臨時借用庫房物資要寫借條、簽字，用完后馬上歸還庫房。6、按規定及時組織有關專業人員對庫存的備品備件及其他物品進行維護、整理，以確保良好的使用狀態。二、物資的驗收入庫 1、庫管員應對經驗合格的物資憑發票及時辦理入庫手續，并填寫入庫單，入庫單上應記載日期、品名規格、數量、單價、金額，由經辦人和驗收人簽字確認后，按指定位置入庫。2、對急用物資可先直接拿至現場使用，但隨后采購員須攜帶發票及使用人收據，庫管員方可辦理入庫手續開具入庫單并及時登記入帳；3、入庫單應按票號順序使用，作廢時3、聯次應保持完整。4、庫管員憑入庫單應及時登記入帳，帳冊上應記載日期、品名規格、數量、單價、金額。5、服務中心倉庫保管員以出庫單為入庫憑證，辦理驗收入庫手續，程序如上。三、物資的出庫1、各部門對日常使用的物資每次領用當天的用量，領用時，先由領（借）用人填寫物資領(借)用單，此單應由領用部門主管簽字后方可到庫管員處辦理手續。2、庫管員必須憑項目清楚，手續齊全的物資領(借)用單，辦理領（借）用物資手續。如有不符，倉管員有權拒絕發放物資。3、物資領用時，倉庫保管員應填制出庫單，填開時應注明品名規格、數量、單價、金額，經辦人和領用人必須簽字。4、領用日常維修用品時必須在出庫單上寫明派工單編號、用途及安裝4、維修地點，以備查詢。5、出庫單應按票號順序使用，作廢時聯次應保持完整。6、物資要按照先進先出的原則發放。對于不是一次性消耗的物資如油漆、電話線、鐵釘、漂白水等，由最初使用人填寫物資領(借)用單，由倉管員銷帳。剩余物資必須存放在剩余物資存放點，剩余物資未使用完前，不能開封新物資。7、急用物資領用人員須及時將物資領(借)用單交倉管員，并對物資質量情況作檢驗記錄，倉管員帳面銷帳。8、如是借用物資，歸還時需填寫歸還日期，由倉管員驗收入庫，部門經理須對整個物資領用的合理性情況進行監督，物資發出的計價方法：先進先出法。四、物資的盤點1、倉庫保管員應做到十天一小盤，每月一總盤，每進行一次盤點填寫倉庫物資盤點5、表，報部門經理審核。2、公司總倉庫每月做計劃、統計及分析。3、倉庫保管每月進行庫存盤點時，確定需補充的材料和備品、備件，并填寫材料申請單交部門經理審核，報公司采購員購買。4、對庫存時間較長的物資，發現霉變、破損或超保質期應及時填寫物資報廢申請單，寫明報廢原因，由公司財務部進行價格審定。由部門經理根據實際情況填寫處理意見，報總經理或授權人審批。屬資產類物資需按公司資產管理規定執行。5、對不能及時處理的物資，應統一放置于倉庫的待處理物資隔離區內。6、物資未得到妥善處理之前，物資報廢申請單與物資不可分開放置。倉管員根據盤點情況及時登記入帳。7、倉庫保管員每月應給財務上報盤點表，對盤虧、盤盈物品進行申6、報。8、每半年由財務派人和倉庫保管員共同進行實地盤點，確定物品的實有數量，并與帳面資料核對，確定物品實存數量與帳面數量是否相符。9、盤盈的物品應補制入庫單，沖減費用；盤虧的物品應查明原因，追究過失人的責任,扣除殘料價值后,由過失人賠償。五、待處理物資管理對饋贈品、回收再利用物資、邊角料及開發商遺留下來的物資，報財務部進行價格審定。部門經理根據待處理物資的情況做出變賣、內部調劑等處理,須報總經理或其授權人審批，做出變買內部調劑待處理倉管員設置帳本并按實際情況登記入帳。屬資產類物資需按照公司資產管理規定執行。2、對“待處理物資”，倉管員應每月度至少整理、匯總一次，報部門經理審核后告知各小區。六、庫7、存限額倉庫保管員應根據管理處制訂的最低限額標準，在物資低于最低限額時,應及時提出采購申請計劃,報主管批準,及時轉至采購人員,補充物品數量。物品購發制度1、每月25日，各部門將次月物品采購計劃隨同收支計劃（后附計劃模板）一同報公司總辦。2、總辦對物品采購計劃進行審核后，報財務部復核，由總經理批準方可采購。3、業務急需采購的物品200元以下的部門經理有權先采購，后辦理報銷手續，超過200元以上非計劃項目費用另行報批后方可辦理。4、各部門倉庫保管員負責制定每月物品采購計劃及預算。5、負責采購物品的人員要做到物品齊全、品種對路、質量合格、庫存合理、開支適當。6、倉庫管理人員要建立臺帳，辦好入庫、出庫手8、續，出庫必須有領取人簽字。7、各小區倉庫管理人員對總辦負責，并于每月25日將本月領用存情況，編制領用存月報表，上報公司總辦。8、總辦指定人員對各小區倉庫進行月末、季末、年末盤存，各小區對領用物品超過兩個月未用的，要及時與公司倉庫管理員聯系，商討是否退庫等處理決定。9、凡到總辦領取物品者，應持有部門負責人的簽字，領用人須做好核查登記。10、一切物品應按實際需求進行發放，發放人有權拒發不應領取的物品。11、未在規定時間上報計劃，對工作造成影響的，由各部門經理自行承擔，并給予50元罰款。費用報銷制度一、費用支出管理原則1、從工作需要出發，厲行節約，從嚴控制，在合理前提下爭取費用最低。2、任務明確，各9、部門第一負責人是部門費用的決策者和責任人。3、費用發生情況公開、透明，財務按月分部門匯總數據，提供查詢。4、凡費用報銷，財務依據公司總經理批準的相關授權、各項費用的報銷標準為準。二、費用報銷程序1、由經辦人將取得的原始票據分類粘貼在票據粘貼單上,按規定填寫事由、金額、并簽字。2、經辦人將此票據交由部門經理審核簽字。3、經辦人將此票據交由小區核算人員審核，核算員應對該票據進行真實性、合法性、合理性、完整性、正確性、及時性的審核，對審核合格的票據進行簽字。對真實、合法、合理但內容不夠完整、計算有錯誤的票據，應退回給經辦人員，由其負責將有關單據補充完整、更正錯誤后，再辦理正式會計手續；對于不真實、不10、合法的單據，有權拒絕受理。 4、由核算員將審核過的原始單據于規定報銷日交由公司財務主管審核簽字。5、由核算員將由公司財務主管審核合格的票據報于總辦主任審核，最后由總經理審批。6、由核算員憑此票據到財務出納處辦理報銷或沖帳手續。7、2000元以上對公款需到財務上辦理轉賬支票。8、大額現金支出應提前一天向財務部報送用款計劃。9、各項費用于每周二上午、周五上午和每月28日進行集中審批報銷。三、各項費用支出具體規定1、交際應酬費交際應酬費支出本著必要、合理、節約的原則，由部門經理嚴格把關，財務部按實際支出額分部門登記交際應酬費用臺帳，并按年匯總與年度經營業績、績效考核掛鉤。部門經理的交際應酬費在限額以11、內的可自主把握，在限額以上的需請示總經理后才可發生。部門經理以下人員如需發生交際應酬支出，無論大小，均需先請示部門經理同意后才可發生。2、差旅費 （1）外埠差旅費 任何職員可乘坐除飛機以外的任何交通工具，憑原票實報實銷。若因公務需要乘坐飛機，需總經理批準。出差人在報銷憑單上應列明出差往返時間及地點方可報銷。住宿費在下列規定的標準內實報實銷： 職別住宿標準部門經理300部門主管250其他職員200兩人以上同行出差，可與職級最高者享受同一標準；對于投親靠友者自行安排住宿，每晚按100 元計發補貼；由對方單位提供住宿的，不計發補貼；參加會議在會務安排的，憑發票實報實銷。出差地方市內交通費：機場、車站12、碼頭等住宿地或工作地的往返交通費實報實銷。行李費、票務費、基金等實報實銷。出差期間的交際應酬費按交際應酬費報銷程序辦理。（2）市內交通費因公務需要配備專車的部門經理，每月限額報銷50元市內停車費，不再批準其他形式的市內交通費。其他人員因公務外出需填寫用車單報總辦批準，在無車可派又不能暫緩辦理的公務，需請示部門經理同意后方可乘坐出租車，在報銷憑單上列明所辦公務出發地至到達地名稱后方可報銷。各服務中心每月市內交通費根據計劃限額控制，實報實銷。3、機動車費（并入總公司統一管理）4、書報資料費書報資料費歸口總辦管理，公司下一年全年的報紙、雜志訂閱應在每一年的第四季度做出預算，列入年度計劃執行。各部門13、由于工作需要購置專業書籍，需經部門經理同意，購回后由圖書管理員驗收并辦理好登記、借閱手續，審批后憑發票實報實銷。5、職員培訓費用職員培訓費用歸總辦管理。對于集體參與的培訓，由總辦制定出培訓計劃、用款額度，報總經理審批后憑票實報實銷。對總經理安排的職員脫產學習或培訓，執行以下費用規定；學費由公司實報實銷,往返路費實報實銷，限乘坐硬臥。培訓機構指定住宿地點的，憑發票實報實銷。培訓機構不負擔餐飲的，每天補助餐費20元。6、通訊費（1）移動話費：級別崗 位標準（元/月）部 門 經 理 級總經理辦公室主任150元品質部經理100元財務部經理100元工程部經理100元5萬(含5萬)平方以下小區80元5.114、萬至10萬平方小區100-120元10萬平方以上小區150元主管級安全主管、環境事務主管80元維修主管80元人事主管、培訓主管80元客服主管80元經營主管、工程師80元員工級水電班長50元財務部出納50元品質員、客戶代表50元其他員工(總經理批準)50元注：1.移動話費的額度及執行日期由總經理專門批準。2.通訊費用僅作為通訊補助,不按實際發生額計算,每月由財務部門統一充值。有特別情況的,由各部門經理進行上報經總經理審批。（2）固定電話費：按年度計劃控制。7、行政后勤費用購固定書籍、辦公機具、等歸口總辦管理。對于日常消耗性的辦公用品(紙、筆、本、色帶、碳粉等)由各小區依據管理人員每月10元的標準15、額度進行購買，工作人員每個月向三家以上供應商發出詢問價，選用質價優的為階段性供應商，每季度競選1次，循環往復，所購用品在倉庫管理員簽收后依據審批程序實報實銷。四、借款制度1、因公出差，交際應酬，購買辦公用品，日常消耗品等需借款的，可按下列規定辦理借支備用金手續； 因公出差借款，實際額度控制，集體出差數額按出差地點和工作時間確定，出差、交際應酬、購買物品等借款由經手人填寫“用款申請書”，注明借款用途、預計還款時間等，依序審批后，方可借款。任務完成后應在七個工作日內到財務部辦理借款報銷手續，對借款未還清者，不得再借支備用金，對借款后超過一個月不辦理報銷手續的，從該職員下月工資中扣還。2、備用金規定16、根據工作需要，有關人員可按批準的限額領用備用金，支出依序審批后，憑發票實報實銷。每年度終了時辦理結算手續，下年度開始時再依規定金額重新領用。固定資產管理制度一、目的：規范公司固定資產管理，充分整合利用資源二、范圍：公司各部門三、總則1、釋義：固定資產指使用年限超過一年以上，單價價值在2000元以上的有形資產；以及一些單價不足2000元，但數量眾多，使用年限超過一年以上的物品。2、分類：建筑物（如員工宿舍、辦公樓），產權歸公司的房屋；運輸設備（各種機動車輛）；電子設備（空調、電腦、打印機、復印機、傳真機、音像設備等）；其他（辦公桌、椅、柜、沙發、高檔裝飾品等）。四、計劃及審批權限1、資產實行計劃17、管理，每年的元月份前各部門根據需要填寫固定資產購置申請報總辦；2、根據各部門申請（申請表附后），公司當年經營計劃以及固定資產現狀，綜合平衡后編制當年的固定資產采購計劃，計劃必須詳細的列出預購物品種類、名稱、單價、金額等內容，并說明原因；3、經理批準后，報財務部審核考察。4、部依據有關批準報告進行市場詢價，五個工作日內將詢價報給總辦及總經理。五、購置與驗收1、固定資產的購置應有需要部門向總辦提出申請，總辦綜合平衡后，如同意，應按計劃管理權限和程序逐級審批；如不同意，應給予申請部門調配或說明原因；經批準的申請或年度計劃是購置固定資產的前提。2、總辦為固定資產實物管理部門，負責對批準的采購計劃和采購18、報告統一購買各部門申請的固定資產；在購買過程中應嚴格按批準的標準、種類、數量，本著貨比三家的原則購買，有條件進行招投標的應通過招投標方式采購，公司其他部門和個人無權采購固定資產。3、對大件或數量較大的固定資產采購，財務部應進行審計和市場考察。4、固定資產使用（保管）部門為固定資產驗收部門，使用和驗收責任人為部門經理。總辦采購完成后，填寫驗收單交驗收部門責任人，驗收無誤后在驗收單上簽字確認，隨固定資產的相關技術資料、保修單等由總辦相關人員存檔管理。使用部門如需要可以復制。5、固定資產購置的經辦人應在購置完成后持驗收單及有效發票到財務部辦理報銷手續。六、固定資產使用管理1、固定資產使用人負責使用保19、養、保管分配其使用的固定資產，如使用中出現故障應報告總辦處理，發生丟失及惡意損壞視其情節輕重及損壞程度，使用人應按購置價格減去折舊后的殘值賠償。2、責任人離開公司時，應辦理固定資產移交手續后再辦理離職手續，否則總辦人力主管有權拒絕收離職手續。由此造成的后果，由固定資產使用人承擔。3、責任人因崗位變動，不再使用原固定資產，應將管理的資產交總辦，由總辦根據情況調配使用，部門內或部門間無權調配資產的使用。4、配給責任人的資產屬于公司所有，其使用只能用于公司業務需要，嚴禁將公司資產挪作他用，或不在指定地點使用。5、使用部門及責任人應配合總辦、財務部對資產情況的核對清查等工作。6、總辦應建立固定資產臺帳20、，詳細記錄固定資產名稱、規格型號、使用部門負責人、啟用時間、原始金額等情況，財務部應建立固定資產明細分類帳，詳細記錄固定資產的購入、調拔、結存等情況。7、每年十一月份由總辦組織、財務部和使用部門配合，對固定資產進行清理清點，檢查固定資產的使用情況，編制固定資產清查清點明細表，并寫出書面清查報告。8、總辦對長期閑置的固定資產，應及時處理，不能正常使用無法修復的，要及時辦理報廢手續，固定資產的報、轉讓均需按規定審批后方能辦理。七、本規定由總辦制定解釋，交辦公會討論修訂。八、附固定資產購置申請表固定資產購置申請單 申請部門日期申請購置物品名稱：具體要求：申請事由：部門經理意見：財務部意見：總辦意見：總經理意見：