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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度物業公司收發文及立卷歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 收發文管理制度第一章 總則第一條 為了規范000物業管理有限我司（以下簡稱“我司”）對收發文的管理，提高文件的利用效率，進而提高我司工作質量和工作效率，特制定本規定。第二條 我司文件是傳達方針政策，發布我司規章制度、請示、指示和答復問題，指導工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認真做好文件收發的管理工作，有效地為我司服務。第三條 我司所收發文件由人事行政課統一簽收、發放、傳遞、保管和立卷歸檔。人事行政課行政專員負責收2、文和發文管理工作。收發文人員必須根據有關文件資料，如實填寫收文登記表和發文登記表。人事行政課必須按照準確、及時、安全、統一的原則做好我司的收發文管理工作。第二章 發文辦理第四條 發文，發文辦理是指我司對外發出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負責人審核，然后報請有關領導人簽發，簽發后送印，印制好校對后發出。發文辦理主要包括以下幾個工作程序：一、 擬稿：擬稿是指把領導人或我司的發文意圖條理化、顯物化，是發文處理的關鍵程序之一。我司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。二、 核稿：核稿是指由擬稿部門負責人對擬好的文稿進行審查、核對3、修改，為簽發做好準備。一、 會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送人事行政課行政專員對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式、語句是否規范等。二、 簽發：重要請示、報告、制度及辦法等一律送物業經理簽發。三、 發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，并對待發文稿進行編注發文字號、設計版面格式等。四、 繕印：繕印是指按已簽發的文稿進行繕寫或打印，并由相關人員負責校對。五、 用印：用印是指人事行政課對已繕印號的公文進行蓋章。六、 發文登記：發文登記是指由行政專員對待發公文登4、記造冊，以備存查。七、 分發：分發是指由行政專員把用過印并已登記過的公文通過適當的方式（如郵寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位（各部門對接的單位由各部門派專人送達）。八、 注發：注發是指由行政專員對發文辦理結果予以注明。如誰經手，發了一份什么文件，經由什么渠道發出等。九、 存檔：在發文辦理流程結束后，行政專員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。第三章 收文辦理第六條 收文是指外部機關送達我司的公務文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來自我司外部的文件所實施的處置與管理。工程5、管理類收文暫按工程部有關規定辦理。收文辦理主要包括以下幾個程序：一、 簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點，核實來文數量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方方可簽字、蓋章、注時。二、 收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。三、 擬辦：在收文登記后，由行政專員送物業負責人審核，符合有關規定的，人事行政課應及時提出辦理意見和建議，送請主要領導人批6、示后交有關部門辦理。四、 批辦：批辦是指主要領導人對收文的辦理寫出指示性意見。五、 分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關部門或承辦人員辦理。六、 傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應先送主要領導和分管領導閱：各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領導同志的意見，做好補辦工作。文件傳閱前，要認真登記，閱完后進行檢查，隨時掌握文件的去向。 承辦：承辦是指按照領導人的批辦意見，由相關的業務主管部門或負責人具體承擔收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦單位要主動會同有關單位協商辦理，并負責7、回復辦理結果。一、 催辦：催辦是指根據領導人的批辦意見，由人事行政課督促承辦部門盡快上報辦理結果。二、 注結：文件辦理完畢,應在收文登記簿或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。第四章 公文管理（立卷歸檔）第七條 無論是收文還是發文，都要按檔案管理有關規定進行科學管理。已發出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進辦結的公文，也要妥善保管，以備隨時調用。公文管理主要包括以下幾個程序：一、 制定立卷類目表：按照檔案管理的有關規定結合我司的實際情況制定我司立卷類目表。二、 歸卷：按立卷類目表上規定的項目準備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應的文件夾或類目里面。三、 調用：對已經歸卷的任何一份公文要能隨時調出，以便為我司工作服務。四、 4、立卷：按公文立卷的有關規定把已歸入卷夾的公文立成合乎規范的公文案卷。五、 歸檔：把已經立好且經過驗收的案卷向檔案部門移交。六、 銷毀：把一些沒有保存價值的公文按規定程序進行銷毀。第五章 附則第八條 發文登記表（附件一）、收文登記表（附件二）見附件。第九條 本制度由人事行政課負責解釋、修改、完善。 第十條 本制度自物業經理簽發之日起開始執行，各有關部門按本制度的有關規定辦理收發文。- 6 -