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1、物業公司文件資料管理制度附借閱登記表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。2 適用范圍適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。3 職責3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。4 相關文件文件控制程序 Q2、/PHQP4.2.3質量記錄控制程序 Q/PHQP4.2.45 工作程序和管理辦法5.1 文件的產生5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。5.1.2總經理助理對文件進行審核。總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。辦公室對生效的文件印制，必須使用印制文件登記表（010201）。5.2文件、資料的類別5.2.1 受控文件a) 內業資料；b）圖紙資料；c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件；d) 在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；e) 與服務過程有關的合同協議；f) 業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行顧客財產控制3、程序Q/PHQP7.5.4）。管理與控制具體執行文件控制程序（ Q/PHQP4.2.3）。5.2.2非受控文件 與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：a) 內行文、外行文: 1b) 未被質量體系引用的外來文件: 2c) 與服務過程無關的合同協議: 3d) 未被質量體系引用的法律法規: 4e) 行業標準性文件: 5f) 照片、錄像帶:6g) 電腦貯存:75.3文件、資料目錄的索引號 XX.XXX 文件盒編號 同號柜序列號 文件柜編號文件類別編碼5.4文件、資料歸檔與管理5.4.1各職能部門對各種工作文件4、進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。5.4.3 辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立存檔備案資料目錄（010202），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。5.5 文件、資料的發放 文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定文件分發登記表（010203），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求5、領用人在文件分發登記表上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。5.6 文件資料的調用、借閱與歸還5.6.1 借閱者應在文件、資料借閱登記表（010204）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。5.6.3 借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在文件、資料借閱登記表的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。4機密性文件的調用與借閱規定a) A6、級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。b) B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。c) C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。d) 行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。e) 業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。f) 外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因7、工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和條款執行。5.7 文件的復制、破損和丟失5.7.1 未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在文件復印登記表（010205）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫文件補發申請表（010206），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號8、延續原來文件分發號。5.8 文件、資料的更新文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。5.9 文件的作廢與銷毀5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。 5.9.2 在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在作廢、銷毀文件登記表（010207）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止9、誤用。 使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1印制文件登記表 010201辦公室一年2存檔備案資料目錄 010202辦公室長期3文件分發登記表 010203辦公室一年4文件、資料借閱登記表 010204辦公室一年5文件復印登記表010205辦公室一年 6文件補發申請表 010206辦公室一年7作廢、銷毀文件登記表 010207辦公室一年文件、資料借閱（調用）登記表010204 NO序號被借閱（調用）的文件、資料名稱編號（圖號）借閱人借閱時間歸還時間保密級別審核人審批人文件管理員備 注 文件補發申請表010206 NO.申請日期申請部門申請人補發原因文件資料名稱編 號頁 數原文分發號分發人10、審核人審批人 文件補發申請表010206 NO.申請日期申請部門申請人補發原因文件資料名稱編 號頁 數 原文件分發號分發人審核人審批人文件分發登記表010203 NO分發號分發日期文件、資料名稱編號（圖號）分發數量*（張）分發范圍領用人簽名 文件復印登記表 010205 NO. 序號復印日期文件、資料名稱編號（圖號）復印原因復印數量（張）申請人審批人受理人 印制文件登記表010201 NO印制日期印制數量（張）文 件 名 稱文件編號編寫部門審核人審批人 作廢、銷毀文件登記表010207 NO.文 件 名 稱編號（圖號）作廢、銷毀日期作廢、銷毀原因經辦人監督人審批人工程決算表及次月款計劃314311、工程決算表及次月款計劃3144變配電工程零星資料3107各種耗能結算憑證計量明細表公共分攤一覽表461各種耗能結算憑證計量明細表公共分攤一覽表462生活水泵運行記錄5226生活水泵運行記錄5227生活水泵運行記錄5229（2）生活水泵運行記錄5229（3）生活用水量記錄5238宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5219（2）宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5219（3）宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5220宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5221宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5222宏利大廈2#低壓變電所運行記錄5223公寓樓用電數記錄（2盒）5239高壓變電所運行記錄5217樁基工程施工日記344樁12、基工程施工日記345宏利大廈變電所工作票5224宏利大廈柴油發電機組發電運行記錄5225 作廢、銷毀文件登記表010207 NO.文 件 名 稱編號（圖號）作廢、銷毀日期作廢、銷毀原因經辦人監督人審批人宏利大廈高壓變電所運行記錄5215宏利大廈高壓變電所運行記錄5216宏利大廈高壓變電所運行記錄52181#低壓變電所運行記錄5217消控中心運行記錄（2盒）5235中央空調運行記錄5230消防設備月保養記錄表5236監控中心運行記錄交接班記錄5235電梯運行保養（故障處理）記錄5237宏利大廈1#低壓變電所運行記錄5219寫字樓進出人員登記保安部保安員巡邏記錄保安部業主貨物出門登記本臨時停車出入記錄保安部公寓樓可視對講出入登記本保安部宏利大廈自行車交接記錄宏利大廈摩托車交接記錄保安部宏利大廈地庫交接記錄本保安部宏利大廈地庫車輛出入記錄本保安部商務中心雜志掛號信件簽收本管理部工程部日評表工程部工程部周檢表工程部工程部月檢表工程部