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1、物業公司檔案保管存檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 編制本手冊主要目的是給予公司各級員工工作上之參考，尤其是指導公司辦公文件及檔案管理。本手冊內容基于公司環境條件不同，故實際施行細節可允許作部分變動，但由公司指示而定。本手冊內容主要為：一. 公司檔案管理制度 二.公司檔案保管一.檔案管理規定1、 公司各物業項目的檔案資料規定由主管(包括代理主管)負責監督保管，由管理處文員專職文件存檔、注記工作。2、 有關驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案2、要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。3、 檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4、 檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5、 檔案在歷任主管調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續，經確認后方可離任。6、 檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7、 因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。8、 公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符合要求的保管責任人將作適當處分。9、 檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對管理有重3、大影響及損害公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。二.管理保密規定1、 管理處工作范圍內所有的公司內部資料，業主、用戶單元和管理處員工個人資料及其內所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。2、 業主、用戶及員工資料統一存放在管理處辦公室文件柜中，由管理處秘書專人負責備注、記錄及存檔等工作，由主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。3、 管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務。4、 因工作所需而放置于辦公室、監控中心、接待處的業主及用戶4、聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5、 公司制定的各類規章制度及工作指引，由管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工工作及員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。6、 管理處發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。7、 員工應具有維護他人隱私權利的法律意識，主動為公司及用戶保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向管理處報告。8、 員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、用戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。檔案管理5、一.檔案資料1、驗收檔案1) 土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)；2) 設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；3) 機電設備保養合約；4) 公共區域設施設備驗收記錄(管理公司)；5) 公共區域設施設備移交記錄(發展商，承包商與管理公司)；6) 單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司)；2、二次裝修檔案1) 用戶單元二次裝修圖則及審批手續；2) 二次裝修期間管理處監督檢查資料；3、住戶資料1) 業主入伙情況記錄；2) 業主(租戶)情況登記(包括名稱，單元號，聯系人，建筑面積，交接單，入伙時間或租用期限等)；4、管理文本匯編1) 管理合同、管理公約、用戶手冊等統6、一裝訂成冊；2) 各類管理規章制度及裝修規定等；3) 各項管理分包合約；5、設備維修保養類1) 各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施；2) 各類設施設備有獨立的維修檔案；及日常巡檢維修記錄；3) 主要部位如變配電間、監控中心等應有工作日記，交接班記錄，巡視記錄及人員進出記錄；4) 管理處有用戶維修報修單，維修后應有回訪記錄；6、設施設備檢測類1) 變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；2) 生活水箱要定期清洗消毒并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；3) 消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感溫感探頭應有定期測試工作記錄；4) 其它設施設備檢測記錄資7、料；7、管理處運作類1) 管理處正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄；2) 管理費收繳情況；3) 管理費財務報告；4) 物業管理處運作報告； 管理處會議記錄(包括內部及與發展商或業主委員會) 管理處值班記錄 保安值班記錄 設備值班與巡檢記錄 管理工作計劃與報告 工程設備管理計劃與報告 管理處往來信函 用戶報修與投訴處理記錄 承包商維修或保養工作情況記錄二.檔案存檔要求資料內容文檔名稱存檔要求目錄索引1. 土建設備安裝竣工資料竣工圖則資料圖紙檔案盒(藍色)數量：按類建立每張圖紙名稱索引2. 設施設備質檢、消防等部門驗收文件審驗文件易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按8、設施設備單項設索引3. 機電設備保養合約設備保養合約易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按設施設備單項設索引4. 公共區域設備設備驗收記錄公共區域驗收記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按區域、設備名稱設索引5. 公共區域設備移交記錄公共區域移交記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按區域、設備名稱設索引6. 單元驗收及移交記錄單元驗收移交記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引7. 用戶單元二次裝修圖則及審批手續二次裝修審批記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引8. 二次裝修監督檢查資料二次裝修監督記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引入伙情況記錄入伙情況記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)9、數量：集中一本按月作報表不作索引10. 業主、住戶及租戶情況記錄業主、用戶情況記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按順序存檔不作索引11. 管理合約、公約用戶手冊匯編管理文本匯編易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按文本分類索引12.管理規章制度及裝修規定規章制度匯編易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按文本分類索引13.管理分包合約管理公包合約易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上14.設施設備維修保養制度及應急措施維修保養制度易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上15.設施設備維修檔案設備維修檔案易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上16.設施設備檢測記錄設備檢測記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上17.管理財務報告財務報告易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按月報告存放不作索引18.管理費收繳情況記錄管理費收繳記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上19.管理報告管理報告易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本 同上