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1、物業公司物料采購、入倉存放等管理規定 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 1 頁 共 7 頁1.0 目的 規范公司所用物料申購、倉管、領用、統計等一系列工作，確保所耗物料安全;各 項管理有序;合理控制物料使用;減少非正常清耗和物料相關數據統計工作。 2.0 適用范圍 物業公司下屬各單位的物料管理工作。 3.0 概念3.1 物料管理員：指各單位倉管員或負責物料管理工作責任人，負責物料申購統計、下單、跟蹤、收驗貨、倉管、入倉、出倉、盤點、數據統計2、等工作。3.2 物料管理結算周期：物料管理結算周期是指上月的21日至本月20日。4.0 職責 4.1 物料使用部門負責20日前向物料管理員遞交物料申購計劃表申購所需物料，逾期未遞交申計劃所造成的后果由責任部門自行負責。 4.2 物料管理員負責物料申購統計、下單、跟蹤、收驗貨、倉管、入倉、出倉、盤點、數據統計等工作。 4.3 公司財務中心物業會計負責各單位物料的核算。 4.4 項目物業負責人負責指導、監督、檢查物料管理員按公司規定做好物料管理工作。4.5 公司品質部負責協助項目物業負責人指導物料管理員做好物料管理工作，并不定期抽查執行情況。 5.0 程序要點 5.1 庫存物料的限額標準 5.1.3、1 日常消耗物料的庫存限額： 1) 一般為每月平均消耗量的兩倍； 2) 特殊情況另行處理。 5.1.2 常備的零件物料的庫存限額： 1) 一般為每月平均消耗量的3倍； 2) 特殊情況另行處理。 5.2 物料采購的申請 5.2.1 物料需求部門在20日前向物料管理員遞交本部門物料申購計劃表，并在23日前向物料管理員遞交本部門庫存物料盤點表和本部門本物料管理結算周期物 料消耗記錄。物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 2 頁 共 7 頁5.2.2 對于特殊需求的物料，申購部門需提供詳盡的規格型號、圖片或供應商等資料，如有需要還應提供實物樣本。5.2.3 物料4、管理員在收到申請部門遞交的物料申購計劃表后，根據以往該部門領用物料記錄對該部門的申請計劃進行審核，發現異常立即了解原由，如有需要應檢查該部門物料使用記錄和實物庫存情況。5.2.4 當倉庫物料低于規定的庫存限額時，應在本物料管理結算周期結束后及時填制所需 物料的采購計劃。 5.2.5 物料的申購應有計劃和預見性，在一般情況下每月25日后公司不再受理各單位遞交的物料申購申請。5.2.6 因特殊原因需臨時申購的零星、應急物料由使用部門填寫零星/應急物料申購表遞物料管理員審核，經項目物業負責人和區域主管領導批準后遞物業總部。 5.2.4 每月23日前匯總各部門物料申購計劃表，結合庫存情況編制本單位下月5、物料申購計劃，并遞項目物業負責人審核，區域負責人審批。1）項目物業負責人依據下列內容審核： A 倉庫實際庫存量； B 當月實際消耗量； C 庫存物料的限額標準； D 下月預計消耗量； E 下月資金預算。 2）區域主管負責人審批： A 采購計劃不合理的，應及時予以調整申購計劃； B 采購計劃合理的，區域負責人應在審批欄內簽署姓名、日期。 5.2.9 物業總部行政助理在每月25日前收齊各各單位遞交采購申請后遞公司總經理審閱批示。 總部行政助理在28日前將經總經理審閱批準的物料申購計劃表集中后交集團采購部。 5.3 申購跟進5.3.1 申請計劃一經批準，由物料管理員負責與集團采購部負責跟進本項目采購6、工作采購員聯系，對于特殊物料加以說明以避免購買錯誤，并跟蹤購買效率是否能達到使用單位要求。5.3.2 特殊物料，物料管理員應提醒申購部門主動與采取部采購員聯系。物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 3 頁 共 7 頁5.3 物料的入倉程序 5.3.1 物料的入倉程序： 1) 物料管理員應按照物料驗收管理規定中的相關規定進行驗收； 2) 經驗收合格的物料，將送貨單據進行復印，開具進倉單，并將物料分類存放； 3) 根據當天的物料送貨單、進倉單、領料單，當日在進銷存賬上做好物料明細帳，并在物料申購收貨記錄上做好收貨記錄； 4) 物料管理員應在每日下班前，將進倉7、單、物料送貨單和領料單匯總整理好后存檔，作為本物料管理結算周期物料統計和費用核算依據之一。 5.3.2 退回物料的入倉程序： 1) 相關人員將未使用完的物料送到倉庫。 2) 物料管理員應根據核查結果，按照物料驗收管理規定中的相關規定進行驗收。 A）合格品，填寫進倉單，在說明欄內填寫“退回物料”字樣，存入合格品存放 區內； B）不合格品，填寫不合格品處理表后存放在不合格品區等待處理。 3) 物料管理員應在每日下班前，根據進倉單在進銷存賬賬簿上登記倉庫物料明細賬，并將進倉單匯總后存檔。 設備工具的入倉程序： 1) 新采購的工具按物料的入倉程序執行。 2) 以舊換新的設備工具入倉程序： A) 經辦人8、應憑其所在各部門負責人簽名確認的工具領用記錄到倉庫辦理舊工具入 倉手續； B) 物料管理員經檢查無誤后予以辦理入倉手續，同時在工具領用記錄上簽名確認。C）填寫入倉單將舊工具辦理入倉手續，不能使用的填寫不合格品處理表后存放在不合格品區等待處理。D）新領出的工具按出倉程序填寫領料單辦理工具領出手續，同時在工具領用記錄上簽名確認。3）退還的設備工具入倉程序： A）物料管理員根據使用人的工具領用記錄或工具借領單上的項目，逐項清點退還工具，并填寫入倉單將舊工具辦理入倉手續， B）物料管理員按照物料驗收管理規定中的相關規定對退回的設備工具進行驗收。物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號：9、 0/A頁號： 第 4 頁 共 7 頁5.4 倉庫物料的存放管理 5.4.1 物料存放倉庫的自然條件： 1) 有通風設備； 2) 光線充足； 3) 面積寬敞。 5.4.2 倉庫物料的存放分類： 1) 易燃、易爆與揮發性強的物料； 2) 吸水性強、容易發潮、發霉和生銹的物料； 3) 常用工具、材料和配件等； 4) 易碎、易損物料； 5) 食品類。 5.4.3 物料存放倉庫的區域劃分： 1) 合格物料存放區； 2) 不合格物料存放區； 3) 待檢物料存放區。 5.4.4 倉庫區域劃分的方法： 1) 在貨架上標識并隔離； 2) 劃線掛標牌。 5.4.5 倉庫物料的存放要求： 1) 易燃、易爆與揮發性10、強的物料應單獨設置倉庫存放，存放時應注意： A）周圍無明火、遠離熱源； B）擺放在地下； C）配備滅火器； D）保持包裝完好； E）庫房結構堅固，門窗封閉牢固； F）庫房門內開。 2) 吸水性強、容易發潮發霉和生銹的物料存放時： A）用經過防火處理的貨架處置； B）放在干燥的地上或貨架上； C）配備防潮通風設施。 物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 5 頁 共 7 頁 3) 常用工具、材料和配件等： A）不規則物料，用盒或袋裝好后擺放； B）規則的物料整齊的擺放在貨架或地上； 4) 易碎易損的物料： C）體積較小或瓶裝物料，放置貨架的底層、整齊的擺放在11、地上； D）體積較大的，應靠墻立放，放置上方不懸掛物料； E）放置位置有膠墊。 5) 食品： A）放置在經過防水處理的貨架上； B）配備通風、防潮設施。 5.5 倉庫物料的領用管理 物料的領用程序： 1) 物料領用人應憑其所在各部門負責人簽字確認的領料單到倉庫辦理材料領用手 續； 2) 物料管理員根據領料單上所列品種，逐一發放； 3) 物料管理員根據領料單內容日在進銷存賬上登記倉庫物料發放明細登記； 4) 物料管理員應于每日下班前，將領料單匯總后存檔。 5.5.2 工具的領用管理： 1) 工具使用人應憑其所在各部門負責人簽名確認的領料單,并攜帶個人工具領用記錄到倉庫領用工具； 2) 物料管理員12、應根據使用人工具領用記錄的記錄，核對原卡上的領用工具是否有重復現象： A）如經核對，已有領用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，物料管理員應拒絕發放； B）如經核對沒有該工具的領用記錄，將工具發放給領用人后，并在使用人工具領用記錄上登記。 3) 物料管理員應在每日下班前將工具領料單匯總后在進銷存賬上登記倉庫物料發放明細登記。 5.5.3 借用工具的領用程序： 1) 凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在部門負責人簽名確認的工具借領單， 到倉庫辦理工具借用手續；物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 6 頁 共 7 頁2) 維修人員也可憑有效的維修單借用工具； 13、3) 物料管理員根據工具借領單或維修單，填寫領料單后發放； 4) 物料管理員對借用的工具應根據規定的歸還期限督促借用人按時歸還。5）在每日下班前將工具領料單匯總后在進銷存賬上登記倉庫物料發放明細登記。 5.6 倉庫物料報廢的管理 5.6.1 報廢的標準： 1) 物料到有效期； 2) 客觀原因造成物料工具已無使用價值的； 3) 按其他有關規定需報廢。 5.6.2 物料報廢的程序： 1) 報廢物料經辦人憑其所在各部門負責人簽名確認的物料報廢單，到物料管理員處辦理物料報廢手續； 2) 倉庫庫存的物料報廢，由物料管理員負責填寫物料報廢單； 3) 報廢物料經手人在遞交物料報廢單時，應準備好報廢物料的關有14、原始資料，如入庫時間、物料性能介紹、使用時間、使用說明、其他有關資料等。 4) 單位負責人有接到物料報廢單申請后應組織相關人員驗證，并在物料報廢單上做好驗證記錄； 5) 報廢物料單位價值在500元以上的，將經驗證后物料報廢單報公司總經理審批； 6) 報廢物料單位價值在500元以內的，將經驗證后物料報廢單報區域主管領導審；7) 物料管理員根據審批意見對報廢物料進行處理。 8）經批準可處理的報廢物料，需在物料管理員同物料處理人的互相監督下進行，并在物料報廢單上做好處理和所得收益記錄，雙方簽名確認。9）報廢物料所得收益交項目物業收銀處，并開據收條后匯同物料報廢單共同存檔。 5.7 倉庫物料的清點 本15、物料管理結算周期結束后3個工作日內，物料管理員應對倉庫內物料進行逐一清點。 5.7.2 根據清點結果，填寫庫存物料盤點表。 5.7.3 物料管理員應將庫存物料進銷存賬明細賬的余額和盤點表上的實物作額進行核 對：物料管理規定文件編號： xx/QW-06-014修改版號： 0/A頁號： 第 7 頁 共 7 頁 1) 經核對無誤的，物料管理員應根據本物料管理結算周期內實際發生的入倉單及領料單，編制物料消耗記錄，同時編制下月采購計劃； 2) 如經核對有誤： A）實物多于賬面余額的，應報項目負責人批準，按新購物料入倉程序，填寫進倉單 辦理進倉手續，在進倉單說明欄內注明“盤贏物料”字樣； B）如實物少于賬16、面余額的，應查找出原由后報項目負責人處理。 3) 盤點結束后，在23日前將當月報送項目負責人審核。 4) 項目物業負責人應于每月25日前對物料管理員所遞材料進行審核，并根據情況部分或全面進行抽檢，審核并抽檢無誤后將經審核簽批的物料消耗記錄、物料申購計劃表資料遞總公司物業部。5.8.1 物料管理員將經項目負責審批的第月初5號前將上月物料管理相關資料整理成冊, 并核對無誤后遞項目負責人審核簽批后的物料盤點表、物料消耗記錄、物料申購計劃表整理成冊，交由客服部長期保存。 5.9 物料的管理情況，作為對物料管理員和相關責任人績效考評的依據之一。6.0 記錄 6.1 進倉單 6.2 領料單 6.3 工具借領單 xx/QR-xx-0316.4 工具領用記錄 xx/QR-xx-0326.5 物料盤點表 xx/QR-xx-0336.6 物料消耗記錄 xx/QR-xx-0346.7 物料申購計劃表 xx/QR-xx-0356.8 物料申購收貨記錄 xx/QR-xx-0366.9 物料報廢單 xx/QR-xx-0376.9 進銷存賬簿7.0 相關支持性文件 7.1 物料驗收管理規定7.2 績效考核管理制度7.3 行政處罰管理制度