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1、物業公司物資采購活動管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 知名物業公司物資采購制度1一、目的規范物業公司采購流程，明確采購責任，對采購過程進行管控，確保采購的物資、服務符合公司規定的要求，以保證公司利益。二、適用范圍物業管理所需要的所有物資（如項目開辦物資、工程保養、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關部門所需物資等）的采購活動。三、職責1.項目各部門：按照當月資金計劃由部門負責人負責制定采購計劃申請，并協助行政部進行物資核對、清點入庫或緊急采購結算；2.綜合事務部：采購專員負責協助公司綜合部相關人員確定采購分供方2、把控物資價格、協助簽訂合同、受理產品及服務質量的投訴等；3.客服總監：負責審核采購計劃，包括計劃內和計劃外物資采購申請。四、采購物資的分類A類：辦公用品、勞保用品等日常耗材，單價10000元五、采購、入庫、報銷流程1.提出采購申請各部門負責人根據下月的物資預計用量并結合項目預算及月末庫存情況，在每月25日之前以采購申請單的方式提出下個月的物資采購計劃，寫明物資名稱、型號、規格、數量、單價等（如有特殊要求，須備注說明）。2.審核采購計劃月度物資采購計劃由需求部門負責人于每月25日前提出書面采購申請，由庫管員、財務人員、客服總監于28日前完成審核，每月28日提交公司綜合部總裁助理或物業運營中心總3、經理審批，根據AB兩類物資情況，審批流程如下：A類物資：項目需求部門負責人提出申請后，需倉庫管理員審核，檢查倉庫是否有庫存或者替代品，若無則同意申購，流入下一審核環節；項目財務人員根據當月資金計劃，對各部門負責人上報的采購申請進行審核，若在資金計劃內則同意申購，若不在資金計劃內則審核駁回，如遇緊急特殊情況需在資金計劃外采購的，需追加預算申請，說明情況，方可通過，審核完成報客服總監，客服總監完成最后一步審核流程，流入下一審批環節；物業總經理審批通過后轉至綜合事務部采購專員下單采購。B類物資：除履行A類物資審批流程，在物業總經理審批通過后流向集團總裁助理處進行審批，審批通過后方可下單采購。特殊類物4、資：除履行B類物資審批流程，在集團總裁助理審批通過后流向集團總裁處進行審批，審批通過后方可下單采購。3.供應商的選擇行政部采購人員在采購物資時要選用符合要求的供應商，在公司指定的合格供應商名單內進行采購活動；對新型、首次購買的物資，在公司沒有固定分供方的情況下，項目行政采購人員需配合公司負責采購的人員一起搜集供應商和產品的信息，協助完成新分供方的確定。4.物資的采購各需求部門將批準后的采購申請單提交給負責采購的人員，由其在合格供應商處進行采購。嚴格控制在計劃范圍內并根據項目預算內安排開支。所采購的物資有質保要求的貴重物資應簽署合同、協議并經評審。如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部5、門提出追加預算申請，并詳細說明原因。行政部采購組在支付費用及采購物資前需借款時，由經辦人填寫借款單，財務部根據相關合同、協議或計劃審核后，辦理借款。5.物資入庫采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人、庫房管理員等驗收，驗收合格后交庫管員辦理入庫手續并填寫物資入庫單，留下記錄。6.物資領用物資采購入庫后，庫管人員負責通知各需求部門領用物資，建立物資出庫領用單，并做好登記，建立物資臺帳。7.報銷經驗收合格無誤的物資采購入庫后，采購人員以費用報銷單的形式于每月*日之前，向公司財務部提出報銷申請，并附上經審批完成的物資采購清單、入庫單及相應發票。流程說明圖：采購流程圖責任人/領導說明需求部門需詳細填6、寫采購申請單，列明需求部門負責人物品名稱、規格、型號等。檢查倉庫是否有庫存或者替代品，若無則同審核填寫采購申請單庫房管理員意申購。據月預算資金計劃進行審核，若在資金計劃內則同意申購；否則應駁回。資金計劃外采是是否B類審核財務人員、客服總監購的，需追加預算申請，說明情況，方可通過。物業運營中心總經理集團總裁助理物業運營中心總經理進行審批集團總裁助理進行審批集團總裁進行審批了解需求物料的型號、品牌、價格等信息據批準通過的采購申請單進行物資采購庫管員核準數量，檢查質量無誤后，辦理入庫房管理員庫手續并填寫物資入庫單是各部門申請人員需求部門領用物資，并做好登記，建立臺帳。以費用報銷單形式每月*日之前提物資采購入庫后，庫管人員負責通知各集團總裁采購相關人員采購相關人員采購采購人員交報銷申請，一并附上物資采購清單、入庫xx相應發票。驗收入庫