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1、物業公司財務報銷及物品采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: (一) 財務報銷管理制度： 1、借款及報銷的審批權限 ： 1.1 物業員工因公出差借款或報銷，由各部門經理審簽后，報物業財務部門審核，并送總經理批準，方能借款或報銷。1.2 員工出差應填寫出差“申請單”，并按規定程序報批后，到財務部門預借差旅費。 1.3 員工出差返回后，填寫“差旅費”報銷單，按規定的時間及審批手續到財務部門報銷。 2、員工差旅費報銷標準： 2.1 員工出差分 “長途”和 “短途”兩種，即當天能往返的為 “短途”，出差時間在一天以上的2、為 “長途”。 2.2 出差住宿費報銷標準：（元/人/天） 職務 標準 一般人員80 部門經理級 120 公司副總經理級 180 2.3出差補助標準： 2.3.1 員工短途出差視同出勤，不再享受出差補貼。由于特殊原因造成誤餐，經總經理批準后，最高享受18元/天的補貼。 2.3.2 長途出差補助標準：（元/人/天） 職務 標準 一般人員35 部門經理級 55 公司副總經理級 75 2.4 員工出差交通報銷標準： 交通工具：物業總經理可根據聘任協議乘坐飛機、軟臥；部門經理級及以下：乘坐火車硬臥、快客。外聘經理上任可乘坐協議規定的交通工具。 員工長途出差交通費，經理級（含）以上人員的陸路交通費可實報3、實銷；經理級以下人員原則上不得乘坐出租車，如有特殊情況需乘坐出租車時，需經總經理批準后，方可報銷。 2.4.3 員工在本市內辦事，無特殊情況，不得報銷出租車票。 3、員工差旅費報銷規定： 3.1 住宿費，交通費按規定標準執行，超標自付（如有特殊情況需總經理批準方可報銷），節約歸已。 3.2 膳食補助費按規定標準領取，不得報銷與此相關的費用。 3.3 通訊費以郵局憑證報銷。 3.4 交際費用由領導核定并填寫客餐報銷單，經總經理批準方可報銷。 3.5 短途出差不享受住宿補助。 3.6 出差人員無住宿費用時，則可按住宿標準的50%領住宿補助。 3.7 員工出差返回后于5個工作日內報銷，未按規定時間報4、銷的，財務部門應于當月工資中扣回預借的差旅費，待報銷時再行支付。 3.8 超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規則的票據，財務部門不予報銷。 3.9 財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地物業直接查詢，如有虛假行為物業將按情節輕重處罰。 4、員工探親路費的規定： 除有協議規定的外，員工探親費不予報銷。5、本制度由物業財務部制定并負責解釋。（二）費用報銷財務審核程序：1、財務部門要加強對備用金和預付款項的管理和監督，并按以下程序辦理。1.1 物業員工因公借款，必須辦理借款申請單。會計根據內容填寫齊全，完整的借款申請單，編制會計憑證，會計、出納、收款人必須在付款憑證上簽字。 1.2.1 物5、業預付款項，必須根據合同或協議辦理付款申請單，經財務審核并報總經理審簽后辦理付款；付款手續不齊備的，會計不得編制付款憑證，也不得付款。 對董事會通知付合同、協議的預付款，不受前款約束。1.3 備用金和預付款的使用，必須依照下列規定： 1.3.1 具有規定的用途，期限及限額； 1.3.2 在規定的期限內憑費用支出單據或驗收單到財務部門報銷；用現金或支票進行零星采購的七天內報銷；通過銀行匯款進行預付款的二十天內報銷。 1.3.3 以上各項支出，原則上前款不清，后款不借。 對違反規定用途和不符合開支標準的支出，財務不予報銷。1.3.5 對無正當理由超過規定期限，未能報銷而又沒歸還的備用金，若超期時間6、在三個月內的收取資金占用費日息的萬分之二；三個月以上一年之內的收取資金占用費日息萬分之三。在次月工資中扣回本息。 2、原始憑證的審核 ： 各項報銷的原始憑證，經各部門經理審簽后，報財務審查其合法性并送物業總經理批準。超過權限的要經過公司總經理批準。 原始憑證應具備的內容： 2.1 憑證名稱； 2.2 填制憑證的日期； 2.3 填制憑證單位的名稱或填制人的姓名； 2.4 經辦人的簽名或蓋單； 2.5 接受憑證的單位名稱； 2.6 經濟業務的內容； 2.7 數量、單價和金額； 2.8 各種發票、收據必須符合中華人民共和國發票管理辦法和實施細則的規定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章；從7、個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋單； 3、對原始憑證的技術性要求： 3.1 凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。 3.2 購買實物的原始憑證，必須有手續完備的驗收證明。需入庫的物資，必須填寫出入庫驗收單，由實物保管人員按計劃或合同驗收后，在驗收單上填寫實收數額并簽章。不需入庫的物資，除經辦人在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收，并在憑證上簽章。 3.3 支付款項的原始憑證，必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字，有審批人簽字，并有付款的依據。 3.4 職工因公出差借款的借據，必須附在記賬憑證上。收回款項時應另開收據，不得退還原借款借據。 3.5 預付性8、匯款，由經辦人填制付款申請單，作為原始憑證，不得以匯款回單代替。 3.6 屬于現金發放性質的原始憑證，原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的，由代領人簽名；由一人代領多人的，須逐個簽章，不得通欄劃大括號簽一次章（字）。 3.7 自制原始憑證應設計科學、格式規范、計算清楚。如計提折舊、職工福利基金等，要列名稱、計提基數、提取率、提取額等。 分配工資及費用時，要列分配標準、分配率、分配額。 3.8 凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不符者，應予退回或重新補正。 4、記賬憑證的內容及填制要求： 4.1 憑證日期：一般應按實際受理經濟業務的日期填列。 4.2 憑證編號：應按月編制自然數9、列順序。 4.3 憑證摘要：應簡明扼要，真實反映經濟業務的內容，不得含混不清，過于簡略。 4.4 會計科目：應按有關規定設置。 4.5 憑證金額：必須與原始憑證相符。 4.6 所附原始憑證張數，要與原始憑證相符。 4.7 有關人員的簽名或蓋章：出納、會計、交款人必須在相關會計憑證上簽名或蓋章。 4.8 會計人員填制記賬憑證時，必須附有內容完備的原始憑證。 5、本制度所指的由總經理批準的事項，如因總經理出差期間，均由副總經理審批。 6、本制度由物業財務部制定并負責解釋。 （三）物業物品采購管理制度： 為了加強物品采購的管理，防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失，結合物業的實際情況，特制定本制度10、。 1、采購人員須認真學習合同法及有關法律和物業規定，不得因合同條款訂立不當而給物業帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書，報物業總經理批準，方可簽署。 2、采銷合同由專人統一編寫、登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份，一份交財務部做付款憑證，另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。 3、物品的采購： 3.1物品的采購，按每月使用計劃及合理庫存的需要，經營業部門經理審核后報總經理批準，不得因提前或拖延采購而影響營業，也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。 3.2采購人員采購物品時，應根據請購單的數量、規格、質量要求、用途，審核同意后報總經理審批，方可采購。管理用物品的采購11、,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單，經所購物品的部門經理審核后，報總經理批準后統一購買。 3.3辦理購物付款時，應附付款申請單、購銷合同、請購單，已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執行情況表，報財務部審核后，方可付款。 3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全，否則財務有權拒付，并要求補齊相關手續。 3.5采購人員報銷時，應辦理入庫單，入庫單內容必須填寫清楚齊全，如需要質檢的物品，應附質檢部門的審簽手續。根據財務要求，發票應在開出一個月內報銷，逾期未報銷給公司造成損失的，由采購經辦人承擔，該部門經理負同等責任。 3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析，對12、庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理，對造成不必要的損失負直接責任。 4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品（包括各分庫）盤點情況匯總表報財務部，并對庫存物品現狀如短缺、毀損等列示清楚，及時處理，減少不必要的損失。如是人為因素給物業造成損失，當事人要承擔責任。5、采購人員不得營私舞弊，吃回扣貪污，假公濟私，如發現有上述行為，將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。 6、本制度由財務部制定并負責解釋。 (四)固定資產管理制度：為了加強物業固定資產的管理，明確部門及員工的職責，現結合物業實際情況，特制定本制度。 1、固定資產標準： 1.1固定資產是指物業經營中使用期在一年以上，單位價值在20013、0元以上，并在使用過程中保持原來物資形態的資產。 1.2除固定資產以外的資產，列入低值易耗品的管理。 2、固定資產內容： 2.1房屋及建筑物；2.2機器設備；2.3電子設備；2.4高檔家具。2.5運輸設備；2.6工具、器具；2.7管理用具等。 3、固定資產管理部門： 3.1財務成本部固定資產管理部門； 3.2財務成本部設置固定資產實物臺賬及卡片； 3.3財務成本、倉管負責對固定資產進行分類編號、購建、驗收、保管、調撥、出售、報廢、定期盤點等有關事項； 3.4財務部對每項固定資產的使用落實到人，并訂立相關的使用、交接，丟失、損壞賠償規定。 4、固定資產核算部門： 4.1財務部為物業固定資產的核算14、部門； 4.2財務部設置固定資產總帳及明細分類賬； 4.3財務部負責對固定資產增減變動及時進行賬務處理； 4.4財務部每年進行一次固定資產盤點，做到賬實相符。 5、固定資產的購置： 5.1固定資產購置，根據實際需要報總公司批準后安排采購； 5.2各部門填寫請購單，送采購部后報總經理批準； 5.3采購部安排專人負責采購，請購單應填寫名稱、規格、型號、性能、質量用途說明等資料以備采購及驗收。 5.4依據經總經理批準的請購單到財務部門請款。 6、固定資產轉移、調撥： 6.1固定資產在物業內部部門之間轉移調撥，須到財務成本部辦理固定資產轉移登記； 7、固定資產出售： 7.1固定資產如需出售處理，原使用15、部門須申報出售處理固定資產的報告并列出明細表，注明出售處理原因，報總經理批準；超出物業總經理權限的要報總公司批準。 7.2財務部門根據總經理批準的固定資產出售處理報告進行賬務處理，并開具發票及收款； 7.3采購部依據財務開具的發票及收據辦理發貨手續。 8、固定資產報廢： 8.1固定資產報廢，由工程部會同相關技術人員檢測后提出報廢申請報告，送總經理批準； 8.2財務部門依據總經理批準的固定資產報廢申請報告進行財務帳務處理； 8.3采購部負責進行實物處理。 9、固定資產盤盈、盤虧： 9.1固定資產盤盈、盤虧由財務部按年度盤點后提出固定資產盤盈、盤虧報告，并會同使用部門核查落實后，報總經理審批； 916、.2財務部門依據總經理批準的固定資產盤盈、盤虧報告進行賬務處理。 10、固定資產要按規定嚴格管理、定期維護保養，未經物業總經理批準不得外借。 11、財務部門每月按各類固定資產規定的使用年限，折舊率計算固定資產折舊，列入有關的成本費用核算。 12、對嚴格執行本制度的部門和個人，在工作中取得顯著成績的給予表彰和獎勵； 13、對違反本制度的部門和個人，由物業根據情節輕重給予通報批評和經濟處罰。 14、本制度由財務部制定并負責解釋。（五）現金管理制度： 為了加強物業現金管理，明確使用范圍，結合物業實際、制定本制度。 1、 財務部門要嚴格按照國家有關現金和銀行結算制度，物業有關財務制度辦理現金、銀行收支17、業務。 2、 物業業務收入現金、銀行支票要及時存入銀行所開設的賬戶，不得坐支現金。3、 物業經營業務支出，原則上凡金額在5000元以上的，一律使用銀行支票，有特殊情況經總經理審核后，方可支付現金。 4、 庫存現金不得超過三天的日常周轉及報銷限額，超過限額的部分要及時存入銀行。5、 庫存現金要做到日清月結，賬實相符，不得以“白條”抵充庫存現金，更不得挪用現金。6、 簽發銀行轉賬支票要建立支票領用登記手續，及時清理注銷。 7、 不準擅自租借銀行賬號給任何單位和個人辦理結算業務，不得簽發空頭支票。8、 現金、銀行日記賬每月與總帳、銀行對賬單核對，并編制銀行存款余額調節表。 9、 本制度由物業財務部制18、定并負責解釋。10、（六）票據管理制度： 為了加強物業票據管理，明確管理及使用范圍，預防票據遺失、填制錯漏，現結合物業實際特制定本制度。 1、物業各種發票、收據由財務部門會計負責，按有關規定登記領購、填制、保管、回收、繳銷。 2、銀行結算有關票據由財務部出納負責，按有關規定登記、領購、填制、保管、回收，建立支票領用登記本。對填寫錯誤的銀行支票，必須加蓋“作廢”戳記與存根一并保存并按銀行有關規定繳銷。 3、物業庫存物資入、出庫單，分別由收貨部、成本部專人負責，領購、登記、填制、保管。庫管員依據入、出庫單的“保管聯”登記庫存物資的明細賬，并妥善保管存根聯，以便備查。 4、各種發票填制必須按稅務等有19、關部門規定及發票內容詳細填列，如填寫錯誤應將發票一式幾聯同時作廢，以便審查。 5、本制度由物業財務部門制定，并負責解釋。 （七）財產清查制度：為了加強物業財產管理，確保物業財產安全、完整，結合物業實際，特制定本制度。 1、財產物資清查盤點：管理用及消耗的物資清查、盤點由運營部負責。 2、屬銷售的物資每月進行一次清查、盤點，并指定專人每月3日前將截止到上月末的庫存物資（包括各分庫）盤點情況匯總表，報物業財務部進行賬實核對。 3、屬管理用的財產物資原則上每季進行一次清查、盤點，至少每年末必須進行一次，財務部協助人力資源部進行。 4、財產物資發生盤盈、盤虧、報廢、毀損、貶值等必須逐項列示清楚；按物業20、固定資產及物品采購管理制度的有關條款規定報批后，送物業財務部進行賬務處理。做到賬實相符。 5、本制度由物業財務部制定并負責解釋。（八）會計崗位標準：本標準按照財政部會計基礎工作規范和物業有關財務制度制訂。 1、工作內容與要求： 1.1 認真貫徹國家有關財政法規和物業的有關規定。 1.2 建立健全物業財務管理與核算的各項規章制度，按期修訂和完善。 1.3 接受財政、稅務、內部審計等部門的檢查、審計，如實提供所需資料。 1.4設置和登記總賬、各種明細分類賬，對物業的全部經營活動，財產物資如實進行全面的記錄、反映和監督。 1.5 按物業財務報銷管理制度設置會計科目、處理各項經濟業務、編制記賬憑證，并21、做到內容齊全、完整、準確。 1.6 對物業的財產物資進行核算，至少每年協助有關部門進行一次清查盤點，做到賬實相符，發現盤盈、盤虧、損毀要及時上報主管領導，經有權人批準后進行賬務處理。 1.7 對物業的成本、費用進行正確核算，負責編制成本費用計劃，每月進行對比分析，每月反映、監督、分析物業下達的費用計劃執行情況，按時報送有關部門。 1.8 對物業流動資金進行核算和管理，反映監督經營收支的全部情況，按規定及時納入財務核算。 1.9 及時清理債權、債務，凡在三個月以上未清理的債權債務，每季列出明細與經辦人核對，寫明未收、付的原因，報總經理審批，進行有關處理。 1.10依據國家稅法規定，按期足額交納各22、種稅金，不得因個人工作失誤造成物業經濟損失。 1.11按報表名稱、內容、時間、報送部門、編制要求，及時準確編制財務各類報表。 1.12對會計資料及有關經濟資料，按月進行整理，裝訂：做到齊全、完整、美觀、易查。 1.13完成上級領導交辦的臨時性工作任務。 2、責任與權限： 2.1 在物業經濟合同、協議及其他經濟文件的執行中，發現有違反國家法律、財經紀律及損害公司利益的條款，有權拒絕執行，并書面報告部門負責人及總經理。 2.2 對報銷原始憑證的合法性、真實性、完整性負責。有權對記錄不準確、不完整的原始憑證，要求更正、補充，不真實的原始憑證，不予受理，并報告有關領導。 2.3 對資金使用情況負責。有23、權對無合同、無資金計劃，無物業或總公司總經理或董事長特批的預付款項，不予辦理，待手續齊備后付款。有權核對庫存現金、賬實情況。 2.4 對物業員工因公借款、報銷清算負責。嚴格按“財務報銷管理制度” 有關條款執行。 2.5對有關財務數據，要做好保密工作、嚴守財務機密。除規定的檢查部門外，不得提供。對泄露財務機密的，除進行相應處罰外，調離財務崗位。3、檢查與考核： 3.1 接受財務部門領導考核本崗位工作。 3.2超標準完成或未按標準完成任務，視程度給予獎勵或處罰。 4、本標準由物業財務部負責解釋。 （九）出納崗位工作標準：本標準按照財政部會計基礎工作規范和物業有關財務制度制訂。 本標準適用物業財務部24、出納崗位工作。 1、工作內容與要求： 1.1辦理現金收付和銀行結算業務： 嚴格按照國家有關現金管理和銀行結算制度及物業財務規定，根據主管會計審核 后的收付款記賬憑證，重點復核原始憑證的數量，金額是否與記賬憑證相符，無誤后辦理收付款項，并在原始憑證上加蓋“收、付訖”戳記。 庫存現金不得超過三天的日常營業及報銷限額，超過限額的現金要及時存入銀行，不能以“白條”抵充現金，更不得挪用現金。 根據匯款內容及時填制各種匯款單，要填寫準確無誤及時傳遞。 隨時掌握現金、銀行存款、收支情況、收入現金及時存入銀行，不得坐支現金。每周一報送前一周的“資金動態情況表”按行名、帳號、現金、幣種、收、付、存進行填報。 負25、責簽發轉帳支票，建立支票領用登記手續，及時清理注銷。使用的支票必須寫明收款單位、名稱、帳號、金額、用途，對于填寫錯誤的支票必須加蓋“作廢”戳記，與存根一并保存，按規定繳銷。 不準擅自外借銀行賬號給任何單位和個人辦理結算及簽發空頭支票。 1.2登記現金和銀行存款日記帳： 根據收付款憑證，逐筆順序登記現金和銀行存款日記帳，并結出余額。現金的帳面余額要同實際庫存現金核對相符，接受審計或會計人員的抽查。 現金、銀行存款日記賬每月與總賬核對，保證賬賬相符。 銀行存款賬每月與銀行對賬單核對，并編制銀行存款余額調整表。 1.3保管庫存現金和各種有價證券： 對現金和各種有價證券，要確保其安全和完整無缺。如有短26、缺負責賠償，出入有價證券要有明細登記。 要保守保險柜密碼的秘密，保管好鑰匙，不得任意轉交他人，做好崗位安全保衛工作。 1.4保管有關印章，空白收據和空白支票，不得遺失。 1.5按會計工作規范要求認真整理和裝訂會計憑證的附件，如工資表等，并負責記賬憑證附件齊全完整。 1.6負責審核、匯總、提現和發放工資。 2、責任與權限： 2.1對庫現金、各種票據的安全負責。有權拒絕私人借款或以白條頂替現金，拒絕任何單位和個人持賬外現金存放保險柜。 2.2對簽發的支票，由于自身原因造成的經濟損失，負有賠償責任。對于違反財經紀律和物業財務制度有關規定的事項有權拒絕辦理。 2.3有權抵制外單位和個人借用銀行賬戶。 2.4對有關財務數據，要做好保密工作、嚴守財務機密。除規定的檢查部門外，不得提供。對泄露財務機密的，除進行相應處罰外，調離財務崗位。3、檢查與考核： 3.1接受財務部門領導檢查和考核出納崗位的工作。 3.2超標準完成或未按標準完成任務，視程度分別給予獎勵或處罰。 4、本標準由物業財務部負責解釋。