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1、物業發展公司事業部會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的規范會議管理，增進內部溝通和交流，提高會議管理效率。2. 范圍適用于物業。3. 職責部門/崗位工作內容物業事業部負責會議管理要求的編制、維護、發布。負責集團級會議的組織及任務平臺中各級會議的監督管理。總經理辦公室負責監督與跟蹤公司（片區、部門、項目）會議后各部門會議紀要、會議決議、決策事項執行完成情況，并將具體實施完成情況納入考核機制。職能部門負責公司專項業務會議的組織及本部門職責內會議的組織，并形成會議紀要。業務部門負責本部門職責內會議的組織2、，并形成會議紀要。信息管理員負責本部門的會議管理、會議決議完成情況的跟進驗證。4. 方法和過程控制4.1會議的分類及要求物業事業部會議會議類型會議主要內容會議組織與會人員會議時間集團級會議月度會議重要信息溝通、專項工作決策人力資源部本部全體每月第四周周五季度會議總結上季度重點工作完成情況，發布下季度重點工作。業務管理部本部總監以上及各公司第一負責人下季度首月管理評審會議評估體系運行狀況及經營管理情況，根據評估結果進行調整，部署下階段工作。業務管理部管理者代表及各公司品質管理部經理8月財務年會分析總結上一年度工作運作情況，明確公司下年度工作目標、策略、行動重點。財務及運營管理部一線公司財務分管領3、導及財務部負責人下半年人力年會分析總結上一年度工作運作情況，明確公司下年度工作目標、策略、行動重點。人力資源部一線公司人力分管領導及人力部負責人上半年專項匯報決策會專項任務/工作決策會議匯報部門公司管理層及相關人員不定期4.1.2一線公司會議會議類型會議主要內容會議組織與會人員會議時間公司級會議總經理月度辦公會重要信息溝通、專項工作決策總經理辦公室公司管理層、職能部門經理每月中旬管理評審會評估公司體系運行狀況及經營管理情況，根據評估結果進行調整，部署下階段工作。品質管理部經理助理以上、職能部門主管2月、7月專項匯報決策會專項任務/工作決策會議總經理辦公室公司管理層及相關人員不定期管理中心/片區4、會議月度例會總結上月重點工作，制定下月工作重點，通報管理中心綜合情況，提出需協調事項管理中心事務助理分管領導、部門負責人、職能部門代表每月中旬專項匯報決策會專項任務/工作決策會議匯報部門分管領導及相關人員不定期部門級會議部門周例會總結上周重點工作完成情況，確定本周行動計劃各部門各部門自行確定每周一上午部門月度例會總結部門上月工作情況，制定下月工作重點各部門各部門全體每月上旬備注：1、上述會議應形成會議紀要，如形成任務需通過平臺發布、跟蹤、驗證；2、各公司可依據需求增加會議類別，但不可對上表內容刪減，同時應形成接口文件。4.2 會議籌備4.31集團級定期會議及一線公司重要會議如管理評審等，至少提5、前一周確定參加會議的人員名單、議題、時間、地點、要求及注意事項等。4.32其它會議組織者應至少提前一天確定參加會議的人員名單、議題、時間、地點、要求及注意事項等，并通過預訂系統及時通知到位（緊急或臨時會議除外）。4.33 會議組織者應在會前指定專人負責會議記錄，重要會議應根據情況安排速記或錄音，并在會后做好會議資料和會議紀要的整理。4.34在會議開始前15分鐘，會議組織者需作好會議的相關準備工作（會議需使用的電腦、投影、視頻等設備及有關文件、資料，必須在會議開始前15分鐘調試或安排完畢）。4.35會議召集部門應嚴格掌控會議時間，會議主持人負責會議議程的執行和發言時間的管控，嚴禁在報告中出現偏離6、主題、毫無意義的發言。4.3會議要求4.41與會人員應根據會議主題，提前準備好參會所需資料及物品，無特殊情況，與會人員應著工裝提前5分鐘到達會議室簽到，不得無故遲到、缺席。4.42有特殊情況需請假者，應于會前1個工作日向會議組織者及直屬上級請假并征得同意。4.43與會人員應將手機設置為振動狀態，盡量避免在會場接聽電話，如因工作需要必須接聽，則需輕聲離開會場接聽。4.44會議進行中，非休息時間，與會人員不得隨時走動和無故中途離開，會議宣布結束后方可離開。4.45與會人員應自覺維持會場紀律，做好會議記錄，禁止做與會議無關事宜，禁止大聲喧嘩。4.46重要會議，會議組織者應安排好會場保密工作，與會人員7、應做好信息保密，嚴禁泄密。4.47內部辦公人員參會時請自行攜帶水杯和會議記錄本，內部會議不提供公用或一次性水杯。4.48；與會人員應自覺愛護會議室各項設施、設備、物資，不得隨意損壞；自覺保持會議室環境衛生，不隨地拋棄廢紙等垃圾。4.49若違反上述要求，各公司/會議組織者有權視具體情況給予通報、考核等處理。4.4會后安排4.51會議結束后，與會人員應收好會議資料，擺放好桌椅，會議組織者應將電腦中的資料及時另存后刪除，并關閉和歸還電腦、投影設備等，關閉照明及空調等設備設施，將會議室恢復到初始狀態。4.52會議紀要應在會議結束后兩個工作日內提交至內網任務管理平臺的“會議紀要”模塊，并知會與會人員及相關部門。4.53會議產生的決議及重要備忘應載入會議紀要中的決議及備忘欄目，由任務管理平臺跟進決議完成情況，會議組織者及部門信息員應主動跟進、驗證任務的完成情況。根據會議需要擬進行錄音、錄像、照相的，要做好相應的準備工作及相關的信息采集工作，并及時整理進行電子存檔。