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1、物業管理公司檔案管理制度附質量記錄表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄 管理制度檔案管理規程（總則）3檔案管理規程（分則一）業主檔案管理標準作業規程5檔案管理規程（分則二）保安部檔案管理標準作業規程6檔案管理規程（分則三）工程部檔案管理標準作業規程7檔案管理規程（分則四）清潔綠化部檔案管理標準作業規9 質量記錄表單管理處檔案分類及歸檔模式規定10檔案備考表設備設施臺帳11設備卡13卷內文件目錄14檔案資料借閱、查閱登記表15檔案資料移交登記表16檔案銷毀清冊檔案（案卷）目錄17檔案管理規程（總則）1.0目的：2、加強物業管理檔案資料的系統化、科學化管理。2.0適應范圍：各物業管理處、物業管理部檔案資料的管理（業主檔案標準作業規程另定）。3.0職責：各個部門主管對本部門的文件資料進行收集，并保證其完整和連貫，按規定上交檔案負責人；檔案負責人對各部門全部資料進行催收、整理、歸檔。檔案負責人由物業文員（物業管理員）兼任。4.0制度4.1檔案保管制度檔案管理人員按照規定對歸檔的文件材料，做好檔案的分類、登記、保管工作，存放整齊、統一編號，科學排列，查找方便。做好檔案的防盜、防火、防強光、防塵、防潮、防霉變、防蟲鼠、防污染工作。檔案排列整齊，分門別類，依從上至下、從左至右的順序排列。定期對檔案進行檢查，核對，做3、好收入、移出、借閱登記。4.2檔案鑒定銷毀制度以檔案保管期限表為依據定期進行鑒定，對超過保管期限或確無保存價值的檔案提出存毀意見。經鑒定后，擬寫銷毀報告，填寫銷毀清冊和必要的文字說明，經檔案管理負責人、部門主管、管理處主任批準（物業部的需行政主管、經理批準）后即可進行銷毀，銷毀時必須2人以上鑒證，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清單交檔案室保存。未經批準，任何人不得擅自銷毀檔案。4.3檔案借閱、利用與保密制度查借閱檔案，必須登記，歸還時辦理注銷手續，查閱或借閱時應該接受檔案管理人員指導和監督。查借閱業務范圍內的檔案，需主管領導同意，查借閱非隸屬業務范圍的檔案，憑單位證明和公司經理同意后方能調閱。一般只4、在室內查閱，原則上不外借，否則需經公司經理同意。不得擅自摘錄、翻印、復制，不得在檔案材料上劃線、涂改。借閱人要嚴守機密，不得轉借他人，不得泄露秘密。借閱人按時歸還，管理人認真核對，當面簽名注銷。保密是每個檔案管理人員與借閱人員的基本職責，應嚴格遵守對保密文件應設專柜保管，專人兼管，如人事檔案、電腦光盤等，利用時要經公司經理同意，不得擅自翻印、摘錄。5.0工作程序5.1一般程序階段性辦理完畢的具有保存價值的零散材料按其內容或形式的聯系進行排列和編號、組成一卷一卷的案卷，然后進行裝訂（暫不作裝訂），之后填寫卷內目錄與卷內文件備考表，再案卷盒背脊上填寫案卷標題、目錄號、卷號、保存期限等。以上立檔程序5、，可根據檔案資料的繁簡程度進行適當的增刪。5.2歸檔時間日常報表按規定要求每日上交管理處，工作人員處理后交由檔案負責人整理，每月裝訂一次，并按其材料多少于適當的時侯立卷裝盒，至少每年立卷一次，每年復查并整理一次。通知、通報、內部發文、外部來文、計劃、報告、總結、信件、歷史沿革、大事紀、重要圖片等材料，在收發與傳達之后，經手人應及時上交，有檔案負責人及時整理，并按其材料多少與適當的時候立卷裝盒，至少每半年立卷一次，每年復查整理一次。其它如財務、人事、證書、聲像、實物、光碟等保密程度高或專業性強的材料，可由相關人員整理并保管，但須列出清單交由檔案負責人備案。5.3歸檔的材料范圍：見物業管理檔案文件6、材料歸檔范圍5.4檔案編號方法：檔案室號：是上級檔案館給下級檔案館（室）指定的檔案第一級分類號。如xx公司檔案室下設各部門，元美廣場為（暫無）。檔案柜號：可從上至下、從左至右排列。全宗號：地區代號（以地區為單位、暫無）。類別號：全宗號下一級編碼，元美管理處檔案分類見元美管理處檔案分類表：工程管理A、安保管理B、綜合管理C、財務管理（另存）。卷號：卷號是檔案管理中檔案的基本單位，每一類別下有若干卷，有時一卷又分為若干分卷，立卷原則是：內容或形式相同的集中，相近的靠攏，不同的分開，無保留價值的剔除。總上所述，檔案已二級分層的方法進行編號，其基本格式為：A 2 1 之二 分類號或件號卷號小類號大類號7、檔案室代號同時又檔案室前面可以加上地區代號，也可以不加。如 80（5） A 2 1 之二 編號中80為地區代號目錄號全宗號卷內文件編號：.1文書材料：頁號以面為單位，一面一個頁號，空頁不編號，以1為起點編流水號，件號以件為單位，件內再分頁號（扔以1為起點），單頁文件與多頁文件在一起時，一頁計為一件，有些以件為單位的文件如業戶手冊，同裝在一案卷盒內,不再裝訂,每份文件左上角編檔章號,填件號(因無檔號章,只記流水號碼,以1為起點,類似頁號)。.2科技材料:原有目錄的(如圖紙)按目錄順序排列,不再編號,無目錄有編號的補加目錄,無目錄無編號的,加上編號后再補加目錄,以件為單位的文件,可不裝訂,每件右上8、角加檔章號,運動會件號。會計材料：只編件號或冊號（卷號），不編號。聲像實物：只編件號。.3照片：照片底片不分離,住戶單位的照片只編件號(房號),其它照片按其在相冊中的位置,編頁號及章號。.4頁號(件號)位置：文書材料單面書寫的在右上角，雙面書寫的正面在右上角背面在左上角。卷內目錄與備考表不編號。文件編號即發文號照抄，無則不寫。科技材料頁號（件號）在下。：卷內文件目錄：.1文書材料類：由順序號、發文號、文件名稱、文件編號、頁碼日期組成。.2其它材料類：由順序號、文件名稱、文件編號、頁碼、日期組成。.3會計文件不編卷內目錄，只編案卷目錄。6.0相關文件:6.3卷內文件目錄6.4檔案資料借閱、查閱登9、記表6.5檔案資料移交登記表6.6檔案案卷目錄檔案管理規程（分則一）業主檔案管理標準作業規程一、 目的規范業主檔案的保管與跟蹤工作二、 適用范圍適用于物業業主檔案的保管與跟蹤。三、 職責1、 管理處主任負責檔案管理督導工作。2、 文員（管理員）負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。3、 保安部主管、工程部主管、綜合部主管分別負責本部門日常資料未歸檔前的日常保管。四、 程序要點1、 業主檔案內容業主檔案內容，分為三個方面：分別為樓宇的基本資料、樓宇的裝修資料和樓宇的其它資料。具體為：經業主簽署后的業主公約；經業主簽署后的消防安全責任書；業主家庭情況登記表；鑰匙領用登記表；業主證領用登記表；10、業主入住驗房表；裝修施工申請表、相關圖紙及施工單位資料。違章處理通知單及處理結果資料。業主的有關證件復印件；其他應保存的資料；2、 將業主有關資料放在相應的文件袋（盒或夾）內，然后設立專門檔案柜進行保管。3、 將各業主檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內。然后按檔案盒（夾）內的各業戶的檔案排列順序將檔案有關內容登記在業戶檔案目錄內，內容包括：業戶姓名、地址、收樓時間、面積等欄目。4、 業主檔案的跟蹤當發生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中： 通訊電話聯絡方式發生變化時； 業主發生更替時業主檔案跟蹤管理，由管理處員工應至少每隔15天跟蹤一天。11、5、 業主檔案屬于絕密特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。6、 業主檔案應永久保存。7、 將個業主資料輸入電腦進行管理。8、 本規程執行情況作為保安隊長和檔案管理人員績效考評檔案管理規程（分則二）保安部檔案管理標準作業規程一、 目的：規范保安部檔案的保管與跟蹤工作二、 適用范圍：適用于物業保安部檔案的保管與跟蹤。三、 職責：1、管理處主任負責檔案管理督導工作。2、保安隊長、文員（管理員）負責依照本程序具體實施保安部檔案的保管與跟蹤。3、保安部隊長負責本部門日常資料未歸檔前的日常保管。四、 程序要點1、保安部檔案內容，分為二個方面： A保安部各崗位工作質12、量記錄：大堂崗位巡查及值班記錄表；監控崗位值班記錄表；領班崗位崗位巡查及值班記錄表；車庫崗位崗位巡查及值班記錄表；車輛臨時進出收費登記表及交接表；人員來訪登記表；保安巡查簽到表（各樓層）消防設備月、季、年度檢查記錄表、維修更新記錄表B保安部日常管理文件；培訓記錄、培訓計劃和總結；出租屋管理檔案；保安部會議于工作計劃總結消防安全檢查記錄及整改通知與公安消防等部門的往來文件保安部事故及其處理記錄停車場方案文件停車場各種卡、票等。2、將有關資料放在相應的文件袋（盒或夾）內，然后設立專門檔案柜進行保管。3、將各保安檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內。然后按檔案盒（夾）內的各月份檔案排13、列順序將檔案有關內容登記在保安部檔案目錄內五、 檔案的跟蹤1、保安檔案跟蹤管理，由保安隊長每季度進行一次收集整理暫存放于本部門，次年年初由檔案負責人催促其上交管理處，由檔案管理人員進行整理歸檔。2、保安檔案屬于重要的檔案，但數量較多，每兩年銷毀一次，銷毀時須報管理處主任批準，經檔案管理人員辦理銷毀手續后方可查閱。六、 本規程執行情況作為保安隊長和檔案管理人員績效考評的依據之一。檔案管理規程（分則三）工程部檔案管理標準作業規程二、 目的：規范工程部檔案的保管與跟蹤工作三、 適用范圍：適用于物業工程部檔案的保管與跟蹤。四、 職責1、 管理處主任負責檔案管理督導工作。2、 工程主管（領班）、文員（管14、理員）負責依照本程序具體實施工程檔案的保管與跟蹤。3、 工程主管（領班）負責本部門日常資料未歸當前的日常保管。五、 工程部檔案內容：工程部檔案內容分為二個方面：一是工程設備設施日常運行、維保及材料配件質量記錄（一）日常運行記錄：各設備巡查記錄表；各設備日常保養記錄表各設備小修、中修、大修、更新記錄及其請示和批示等相關文件；工程部每日值班記錄本；對外發包項目監督檢查考核表；培訓記錄、培訓計劃和總結；工程部工作計劃總結；其它日常管理文件。具體包括：水泵房日常運行記錄；高、低壓房日常運行記錄；弱電系統日常運行記錄；煤氣房日常運行記錄；水表、電表每月抄表記錄；生活水池每月水質檢測記錄；特種設備及水質檢15、測結果；水、電匯總表、月統計表；（二）維修、保修、備用材料及配件記錄：1、全年各設備維修計劃表；2、水泵（給水、純水、排水）維修記錄；3、高、低壓變配電系統維修記錄；4、弱電系統（消防報警、安全防護、樓宇對講、停車場、出入口IC卡系統）維修記錄；5、生活水池維修記錄；6、煤氣設備維修記錄；7、發電機維修記錄；8、電梯維修記錄；二是工程技術資料、圖形文件：1、建筑土建竣工圖；2結構竣工圖； 3、建筑安裝竣工圖（分給、排水、純水；強電；弱電；煤氣）；4、裝修圖并裝修申請、巡查、驗收等資料；、設備技術文件：1、設備臺賬；2、給水、純水、排水等水泵及配套控制柜安裝、維修、使用說明書；3、發電機機械及配16、套控制柜安裝、維修、使用說明書；4、高、低壓配電柜開關等安裝、維修、使用說明書；5、弱電系統（消防報警、安全防護、樓宇對講、停車場、出入口IC卡系統）的安裝、維修、使用說明書；6、煤氣設備及配套控制柜安裝、維修、使用說明書；7、電梯系統的安裝、維修、使用說明書；三是管理工作規范及制度化文件：1、人員框架結構及崗位職責；2、管理制度；3、操作規程；4、設備維護參考技術標準；六、工程資料裝訂、存放與保管1、各項文件必須按上述分類要求統一裝訂；2、每類資料裝訂前必須編寫目錄，目錄應有序號、名稱、編號、備注等內容；3、資料應按日期的先后順序排列，并編寫編號；4、資料裝訂要整齊、牢固；2、將有關資料放在17、相應的文件袋（盒或夾）內，然后設立專門檔案柜進行保管。3、將各工程檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內。然后按檔案盒（夾）內的各月份檔案排列順序將檔案有關內容登記在工程部檔案目錄內4、檔案的跟蹤：工程檔案跟蹤管理，由工程主管（領班）每季度進行一次收集整理，次年年初上交管理處檔案管理人員進行整理歸檔。5、工程檔案屬于重要的檔案，尤其是圖紙技術資料，必須永久保存。特殊情況如需查閱報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱，借閱必須由主任簽字同意方可。過期資料應及時處理（過期日常運行記錄資料、維修保養記錄資料等6、本規程執行情況作為工程主管（領班）和檔案管理人員績效考18、評的依據之一。檔案管理規程（分則四）清潔綠化部檔案管理標準作業規程一、目的規范清潔綠化部檔案的保管與跟蹤工作二、適用范圍適用于物業清潔部檔案的保管與跟蹤。三、職責1、管理處主任負責檔案管理的督導工作。2、環衛主管（領班）、文員（管理員）負責依照本程序具體實施清潔檔案的保管與跟蹤。3、環衛主管（領班）負責本部門日常資料未歸當前的日常保管。四、程序要點1、檔案內容檔案內容，分為二個方面：、工作質量記錄各種清潔設備、環保設備設施的設備清單，及其故障、維修、保養記錄表；清潔綠化部每日值班記錄表對外包項目監督檢查考核表（每周檢查記錄表）；清潔員培訓記錄、培訓計劃和總結；清潔工作計劃、總結；清潔綠化保養記19、錄其它日常管理文件：消殺記錄垃圾清運記錄、綠化改造記錄、清潔巡查簽到表；、清潔綠化技術資料重要清潔綠化設備技術參考數說明書、使用說明書；苗木及綠化清單、綠化總平面竣工圖；2、將有關資料放在相應的文件袋（盒或夾）內，然后設立專門檔案柜進行保管。3、將各清潔檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內。然后按檔案盒（夾）內的各月份檔案排列順序將檔案有關內容登記在清潔綠化檔案目錄內4、檔案的跟蹤檔案跟蹤管理，由清潔主管（領班）每季度進行一次收集整，次年年初上交管理處檔案管理人員進行整理歸檔。5、本規程執行情況作為清潔主管（領班）和檔案管理人員績效考評的依據之一。管理處檔案分類及歸檔模式規定一20、存檔分類編號規定：類別工程類（A）保安類（B）類名圖紙文件設備技術文件日常運行記錄文件維修保養備用材料及配件記錄文件規范及制度化文件固定崗位值班記錄巡更簽到記錄消防滅火器及其它消防安全檢查記錄類別代號A1-1A1-2A2-1A2-2A2-3B1B2B3類別綜合類（C）財務管理（按財務管理制度專門保管）類名人事行政后勤類內部物管業務管理檔案（日常業務，動態性強）業主資料及公約、收交樓資料和裝修資料（屬一次性完成歸檔的檔案）類別代號C1C2C3二、代號編號方法及涵意：如C1-03， 意思是綜合管理類的（C）人事行政類（C1）中的第三個檔案盒。該第3個檔案盒里比如裝的是“xx-xx年度員工獎罰記錄21、”，寫在檔案案的背脊上就是如下所示：卷名卷名卷名員工獎罰記錄A棟建施圖B棟保安值班記錄全宗號全宗號全宗號/目錄號目錄號目錄號/案卷號案卷號案卷號C1-03A1-1B1-1年度年度年度xx-xx年度xx年4月xx年保存期限保存期限保存期限5年長期檔案備考表（設于檔案盒的封面）備 考 表件數7頁數315載體形式紙質文件狀況文件起訖日期： 年 月 日- 年 月 日。文件完整無缺損立卷時間年 月 日立卷人 備 考 表件數頁數載體形式文件狀況立卷時間立卷人設 備 名 稱設備統編號出廠日期規 格 型 號安裝位置使用日期制 造 商 使用說明書冊技術資料份主要性能參數及附件：設備設施臺帳管理處： 年 月 日設22、 備 卡設備所在物業： 設備統編號：設備名稱出廠年月設備型號設備規格安裝日期出廠編號制造商安裝地點額定電壓額定電流額定轉速設備原值已提折舊設備凈值額定功率工作介質使用年限年，從 年 月開始主 要 附 件序號名 稱型號及規格制造商數量主要性能參數1234卷內文件目錄序號文件名稱文件編號文件頁數備注檔案資料借閱、查閱登記表 序號檔案資料名稱借查閱時間單位或人簽名歸還時間歸還時注銷備注檔案資料移交登記表 序號檔案資料名稱移交時間移交單位移交人簽名接收人簽名備注檔案銷毀清冊序號檔案名稱或代號銷毀原因銷毀資料起訖年限公司負責人簽名管理處負責人簽名檔案負責人簽名鑒銷人甲簽名鑒銷人乙簽名銷毀日期檔案（案卷）目錄序號編號(檔案號)卷名卷內文件起訖年限保存期限備注