上市公司目標管理及績效考核制度規范.doc
下載文檔
1、上市公司目標管理及績效考核制度規范編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 文件修正一覽表修改次數修改日期版次修 改 內 容修改前修改后1XX-9-28表單編號:1.目的:1.1 藉由目標管理與績效考核機制,將公司的愿景、策略、目標,展開到五職等以上人員及業務人員,以提高公司執行力與績效水平。1.2 提供主管與下屬溝通之媒介,透過月績效輔導面談、半年度績效總結面談, 幫助下屬改善績效。1.3考核結果作為將來培訓方向、調薪與晉升異動之參考,以及合理公平的績效回饋之依據。2.范圍:適用于有設立【年度績效目標設定及執行追蹤表】的五2、職等以上人員(含)及業務人員。3.權責:3.1被考評人:每月根據【年度績效目標設定及執行追蹤表】的目標項目實績表現與達成率計算公式進行計算達成率得分,每半年并填寫【五職等以上人員及業務人員半年度績效考核表】進行自評。3.2考評主管:對被考評人施予以面談,對于達成率偏低者,進行個別指導,以幫助被考評人改善績效。3.3管理部經理:落實執行本作業細則,確保績效考核在公平、公正、公開的環境下進行。處理績效申訴,在七日內完成績效申訴的調查及研究,并向申訴者答復最終結果。4.名詞定義:4.1目標管理(Management By Objective,簡稱MBO)是指管理者與下屬之間在目標與如何實現目標上所達3、成共識的過程,增強員工成功地達到目標的管理方法,以及促進員工取得優異績效的管理過程。4.2關鍵績效指標(Key Performance Indicator,簡稱KPI)是通過對組織內部流程的輸入端與輸出端的關鍵參數進行設置、取樣、計算、分析,衡量流程績效的一種目標式量化管理指標,是把組織的策略目標分解為可操作的工作目標的工具,是組織績效管理的基礎,20%的關鍵績效指標將嚴重影響到80%的組織總體目標之達成。4.3平衡記分卡(Balanced Score Card,簡稱BSC),是通過財務、客戶、內部流程及創新學習與發展四個構面的指標之間的相互驅動因果關系展現組織的策略軌跡,是實現績效考核、績效4、改進以及策略實施、策略修正的策略目標實現管理過程。是一套將組織的使命和戰略轉變為一套可以量化的財務與非財務業績指標的綜合性績效評價體系,它提供了一個貫徹組織戰略的框架結構。 5.作業內容:5.1目標設定每年12月20日前,經營分析課依公司的策略目標統一展開至課級,每一個課各分配14個關鍵績效指標(KPI),經區域負責人核準后,交五職等以上人員及業務人員填寫于【年度績效目標設定及執行追蹤表】。 各部門主管(HOD)基于管理需求,可以增加目標項目,但總權重應低于50%,以確保公司的總體策略目標能有效達成。目標設定面談:主管為下屬設定【年度績效目標設定及執行追蹤表】的目標項目與目標值時,應進行目標設5、定面談,討論確定后,于12月30日前交經營分析課。各部門主管(HOD)所增加的目標項目可根據下列四個方向設定: .1組織手冊內所載明的部門績效指標與管理重點。.2配合部門年度之目標。 .3針對特定問題之改善,含解決問題的目標及工作改善的目標。 .4平行單位(其它單位)要求事項。目標項目設定要符合BSC的平衡性與SMRAT原則,SMRAT須注意要點如下:簡稱英文說明注意要點SSpecific and Simple目標要明確、簡單、不復雜、有意義,盡量從公司要求的策略與預算目標展開。目標之內容,應顯示工作成果,而非工作過程。例行性的工作沒有改善之余地者不列入。MMeasurable目標要可以被量化6、數據最好是直接從MIS、損益表、滿意度調查表、日周月報表而來,且必須有明確的達成率計算公式。AAchievable目標應稍具挑戰性,且必須是可以達成的(具可實現性)。RRelevant and Realistic目標要有關聯性,最好是從上級主管直接展開下來的,且目標的設定要務實且合理。TTime Bound目標要有時間限制性。目標值的設定:由個人及其主管共同訂定,設定時須考慮事項如下:.1比較性: 目標值之設定應參考標準值、預算值或去年平均實績值,并可由下述三個方向思考訂定: (1)標準值:如標準工時、理論產值、額定負荷、標準配比公式計算出來的數值。 (2)預算值:配合年度營銷計劃、預算(費7、用)計劃所編定的數值。 (3)實績值:往年之實際達成數值。.2進步性: 目標值若必須參考往年實績時,可以過去三年實績平均值為參考基準,正常情況下應該以追求進步20%為目標。過去三年績效巳達標準值或預算值時,應尋求突破目標值。.3挑戰性: 稍具困難度,例行性的工作沒有改善之余地者不列入。.4可行性: 現有人力、物力、設施,經過相當的努力即有達成的機會者。所有課級目標項目與目標值設定完成經經營分析課匯總后,應于次年第一次周會前交給所有課長級人員知悉,對別單位的目標值及目標項目的設定有意見者,應于第一次周會時當場提出,由所有與會者仲裁決定。未提出異議者即表示接受所有單位的績效考核方式,該年度的目標管8、理與績效考核方案即正式實施。5.2目標執行與追蹤:月績效會議前,五職等以上人員及業務人員應完成填寫【年度績效目標設定及執行追蹤表】及相關報表的數據,依目標項目實績表現與達成率計算公式,計算達成率得分。由于平行單位(其它單位)的工作異常,導致本單位的目標無法達成時,當事人須于會議前提出【內部異常反應單】,說明原因及影響到目標達成的程度(應盡量附上計算公式)(會議后提出者不予采納),經責任單位確認后,將影響到的分數返回給當事人,寫在【年度績效目標設定及執行追蹤表】加分的項目字段中(原目標項目的達成率不變,以保證歷史記錄的正確性)。責任單位不承認該異常事件,或不認為該異常事件會影響到當事人的目標達成9、時,應于收到【內部異常反應單】時注明意見,于月績效會議時,由其它與會人員仲裁決定。差異分析與改善對策月績效會議前,五職等以上人員及業務人員應針對【年度績效目標設定及執行追蹤表】及相關報表數據異常的部份(包括但不限于:退步,與預算值、目標值、標準值、去年同期差異過大,內外部異常事件.等),必須先擬好差異分析原因與改善對策,于月績效會議時進行報告。參加月績效會議的所有主管,都可以針對目標項目、相關報表數據、差異分析原因與改善對策的正確性、合理性,以及加扣分項目的標準等提出任何意見。月績效會議的報告順序,見9.2周月會會議報告順序。會議內容、立案追蹤事項與決議事項由經營分析課負責作記錄及追蹤。會議記10、錄應于會議后1個工作天內傳給相關人員。5.3績效評價月績效評價與績效輔導面談.1月績效評價五職等以上人員及業務人員【年度績效目標設定及執行追蹤表】的達成率于月績效會議經多數人確認無異議后,當場給出當月考績,交經營分析課匯總資料后,轉管理課人資組作為當月績效獎金的發放依據。.2月績效輔導面談每月績效會議后,部門主管(HOD)應對課級主管進行績效輔導面談,對于表現優異者應給予鼓勵,讓其繼續發揮優勢,保持工作熱情。對于達成率偏低者,應進行個別指導,找出退步的原因,提供必要的資源(人力、物力、預算)與管理工具、方法及培訓,給予協助,以幫助下屬改善績效。.3月績效輔導面談流程與注意事項應遵守PRICE原11、則:流程流程說明面談內容注意事項P針對問題談可以改進的范圍,而非個人問題,應摒除猜測。R依據資料1.沒有紀錄無法確定是否需改進,只是憑感覺。2.資料不是指責員工的工具,而是教育訓練的依據。3.拿員工和最佳者比,只會讓他更泄氣。I雙向溝通1.與下屬一起訂定逐步改進目標、 短期可達成的目標。2.與下屬一起設計績效改善計劃,鼓勵他自我評量。3.共同決定獎懲辦法(獎勵的約定必須符合核決權限),必要時要求其填寫【績效改善面談及工作改善通知書】。C輔導改進1.讓下屬感覺你信任、重視他們。2.下屬一旦有進步,便將監督責任轉交給他們自己,只有下屬在需要時,才緊密監督他們,只要他們能自主就放手,讓其繼續發揮優勢12、與工作熱情。E追蹤成果緊密追蹤績效改善計劃的執行情況半年度績效評價與績效總結面談.1半年度績效評價.1.1每半年,五職等以上人員及業務人員應填寫【五職等以上人員及業務人員半年度績效考核表】,其中第一部份的月績效評價(月考績)占半年度考績總權重80%,第二部分的綜合特質考核占20%。提交時,被考評者(當事人)應先完成第二部分的自評,并鼓勵附上報告說明半年來對公司的貢獻,如此將有助于公司對被考評者(當事人)的了解,有利于考績的加分。.1.2被考評者的直屬主管(初評主管),接到被考評者針對第二部分的綜合特質自評及所提交的半年來對公司的貢獻報告后,應進行初評,然后進行半年度績效總結面談,面談完后交給覆13、評主管(初評主管的直屬主管)。.1.3覆評主管根據被考評者所提交的半年來對公司的貢獻報告、第二部分綜合特質的自評與初評情況以及面談內容,進行覆評,并計算得分后,交管理部經理,根據5.6條的規定,評定被考評者的年度考績評等。.2半年度績效總結面談.2.1每半年,部門主管(HOD)應對被考評人針對【年度績效目標設定及執行追蹤表】的達成情況和【五職等以上人員及業務人員半年度績效考核表】的自評與初評差異較大及分數較低的項目進行績效總結面談。.2.2 績效總結面談的目的是想要達成對被考評人的表現雙方有一致的看法,指出被考評人的優點所在,待改進之缺點,雙方對某項缺點所訂的績效改進計劃看法一致,協議下一個考14、核階段主管所希望被考評人做的工作要項及績效標準。面談后可修改自評與初評的分數,表示雙方對績效差距的認知已經產生共識。.2.3 至少于面談前4小時通知被考評人前來面談。面談應在輕松的氣氛下采取一對一、面對面的方式進行。面談時須告知被考評人本次考評結果及改善建議,并進行績效溝通后,由被考評人簽名確認。.2.4績效總結面談應注意事項: (1)具體的、而非原則性的要求。(2)著重員工所表現的行為,而非其個人特質。(3)替被考評人考慮與設想,避免受辱。(4)強調被考評人可以經由努力而改善的事項。(5)盡量尋求共識而非強制實行。(6)分享經驗與信息,盡量減少命令。(7)清晰明確的溝通。(8)討論實際表現出15、來的行為,不要去臆測或指責被考評人行為背后的動機。5.4績效申訴各類績效評價結束后,被考評者有權了解自己的考評結果,主管有向被考評者通知和說明考核結果的義務與責任。考評結果告知的目的是讓被考評者認識并了解自己目前工作中存在的不足及應努力改善的地方,進一步提升及改善,達到績效考核的真正目的。同時做到公平、公正、透明化的管理。被考核人員在簽名確認時,如認為主管對自己的評價及考核不合理與實際表現事實不符合時,可以直接向直屬主管表達個人的看法及建議(被考核者向上一級申訴,依此類推),與主管及時溝通。經與主管溝通后如果仍然認為考核不合理或確實無法溝通的,可于五日內填寫【績效考核申訴表】直接送交管理部經理16、處理。管理部經理應在收到【績效考核申訴表】的七日內完成專項調查,并向申訴者答復最終結果,從而確保考評的公平、公正及合理。5.5績效目標修正績效目標執行過程中若因內、外部環境的特殊因素(如金融危機、法規政策改變、火災停工、原料短缺、平行單位的配合等)而遭遇困難,應呈報經營分析課,并協調各相關部門主管協調解決。 若因此而影響到年度目標的達成,可填寫【年度績效目標值修正申請表】,經相關部門會簽同意修正年度目標之意見后,呈區域負責人核準,才得以修正目標的內容與目標值。【年度績效目標修正申請表】經區域負責人核準后,是否追朔以往重新計算考績及補發績效獎金差額,由區域負責人于【年度績效目標修正申請表】特別注17、明。未特別注明者,不補發績效獎金差額。5.6年度考績評等所有五職等以上人員及業務人員之年度考績是以上半年與下半年的績效評價得分相加除以二,依平均得分排序,根據常態分配原則訂出年度的考績評等,分配原則如下:平均得分排序考績評等最前面10%A+10.120%A20.180%B最后面20%,但是平均達成率70分。C+最后面20%C最后面20%,且平均達成率60分。D常態分配必須符合C+、C、D的總人數大于等于A+、A 的總人數。若區域負責人對最前面20%人員的目標達成率不滿意時,可以減少A+與A等考績的人數。5.7年度考績評等的應用 年度考績評等的應用方案簡稱英文名詞年度考績評等的應用方案適用考績等18、級DAP發展方案A+、AMAP維持方案BRAP改進方案C+、C.2 DAP發展方案:考績評定為A+、A者,優先列為職務晉級、培育及調薪對象。.3 MAP維持方案:考績評定為B者,維持現狀。.4 RAP改進方案:考績評定為C+、C者,不調薪,管理課人資應發【績效改善面談及工作改善通知書】給當事人填寫,并在”員工承諾”字段中自愿選擇其中一個方案執行,以確保公司的總體策略目標得以實現。方案一:我自愿轉為非主管職,以避免因個人因素影響到公司整體經營目標之達成,拖累公司的經營績效。方案二:我自愿申請調遷到_單位(需征得該崗位主管的同意),以利充份發揮我的才能及更勝任工作的要求。方案三:我愿意接受待在原崗19、位在職培訓,并承諾四個月內改善績效,以勝任工作要求。若無法于期限內改善績效,表示無法勝任公司對該職位的工作要求,愿意接受公司保留依中華人民共和國勞動法第二十六條第二款的規定處理的權利。.5 RAP改進方案的目的是避免因個人的績效不佳,影響到公司經營目標之達成。.6年度考績為D或連續兩年考績為C的員工,不發給獎金,不調薪,由員工自行選擇處以降級處分,或依中華人民共和國勞動法第二十六條第二款的規定處理。5.8績效回饋對有設立【年度績效目標設定及執行追蹤表】的職工,為鼓勵其提工作效率,公司將視經營情況,不定期(不限定于每月、每季、每半年、每年某一天發放)額外發給獎金作為獎勵, 獎金金額不固定,亦與薪20、資無關。獎金多寡與職工每個月的工作績效表現及每年考績掛勾。計算與發放方式由總管理處人資另訂制度辦法規定。沒有設立【年度績效目標設定及執行追蹤表】的人員,只領相對表現考核獎金不領績效獎金。年終獎金與紅利分配年度考績評等將作為年終獎金與紅利分配計算的主要依據,分配與計算標準由總管理處人資依公司制度規定核算,并依核決權限呈核。6.管理重點:6.1【年度績效目標設定及執行追蹤表】目標項目的設定,應依公司的策略目標統一展開至課級,并于12月30日前交至經營分析課。6.2目標值的設定須由個人及其主管共同訂定,并符合比較性、進步性、挑戰性與可行性原則。6.3月績效會議前,報告人應針對異常的部份(包括但不限于21、:退步,與預算值、目標值、標準值、去年同期差異過大,內外部異常事件.等),先擬好差異分析原因與改善對策,然后才于月績效會議時進行報告。6.4年度考績評等必須符合C+、C、D的總人數大于等于A+、A 的總人數之原則。6.5【年度績效目標修正申請表】須經相關部門會簽同意,并經區域負責人核準,才得以修正目標的內容與目標值。6.6沒有設立【年度績效目標設定及執行追蹤表】的人員,只領相對表現獎金不領績效獎金。領績效獎金者就不領相對表現獎金。6.7考績評定為C+、C者,不調薪,管理課人資應發【績效改善面談及工作改善通知書】給當事人填寫,并要求在”員工承諾”字段中自愿選擇其中一個方案執行。6.8年度考績為D22、或連續兩年考績為C的員工,不發給獎金,不調薪,由員工自行選擇處以降級處分,或依中華人民共和國勞動法第二十六條第二款的規定處理。6.9【年度績效目標值修正申請表】需經相關部門會簽同意,呈區域負責人核準后,才得以修正目標的內容與目標值。7.參考文件:7.1組織手冊7.2相對表現考核作業辦法8.使用表單:8.1【年度績效目標設定及執行追蹤表】8.2【五職等以上人員及業務人員半年度績效考核表】8.3【內部異常反應單】8.4【績效考核申訴表】8.5【績效改善面談及工作改善通知書】8.6【年度績效目標值修正申請表】9.附件:9.1目標管理流程圖經營成果修正目標值影響項目外在因素內在因素績效回饋區域負責人目23、標績效總結面談DAPMAPRAP每月績效設定面談部級目標展開 承諾績效設定面談課級目標承諾展開 擬定次年度目標目標執行與追蹤常態分配配合及溝通事項KPI 月績效報告每周每月開會檢討差異分析改善對策績效輔導面談經營成果每半年年度考績評價月績效評價每月9.2周月會會議報告順序NO報告順序時間備注1主席宣布開會1分鐘2上次會議事項追蹤10分鐘3經營分析課5分鐘經營指標總體報告4營銷一課5分鐘5營銷二課5分鐘6財會部5分鐘7制造一課5分鐘8制造二課5分鐘9品管課5分鐘10生管課5分鐘11開發課5分鐘12保全課3分鐘13生產部副理(制造一課)5分鐘14生產部副理(制造二課)5分鐘15管理課5分鐘16環安衛課5分鐘17采購課5分鐘18資訊課5分鐘19臨時動議5分鐘夸部門協調事項20主席總結5分鐘會議總結 注: 1.各單位報告完后,相關人員有3分鐘的說明與發問時間。 2.報告人只須針對異常的部份 (包括但不限于:退步,與預算值、目標值、標準值、去年同期差異過大,內外部異常事件.等) 作說明,正常的部份只報數據不須說明。報告前須先擬好差異分析原因與改善對策,以備詢。3.每月的第3周周會,由接班人報告。接班人一問三不不知者,扣課長與副理個人考績,最高扣20分。