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1、公司辦公室督查、信訪與績效考核管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司辦公室工作制度1、 目的使辦公室工作規范化、制度化、科學化，以更好地為公司總部及各部門服務。2、 內容一、 職責和權限二、 文件處理辦法三、 信息工作制度四、 督查制度五、 會議管理制度六、 信訪制度七、 保密制度（參照集團規定）八、 檔案管理制度（參照集團規定）九、 計算機管理制度十、 績效考核制度十一、 車輛管理辦法十二、 行政事務管理工作制度職責和權限1、 職責 負責公司的秘書工作、公共關系及外事接待工作； 負責公司文件、小車、接待等行2、政事務管理； 負責公司政策研究和法律事務工作，處理經濟糾紛和法律訴訟； 負責行政信息管理工作； 負責信訪、保密、機要文書、檔案、印章管理； 負責對公司決定、重要會議議定事項和公司領導的指示的落實情況進行督辦、檢查； 負責公司各業務部門業務交接點的檢查、落實，保證公司政令暢通； 參與公司戰略策劃； 參與公司信息化建設.2、工作作風2.三化：規范化、制度化、科學化；2.三服務：為領導服務、為部門服務、為基層和群眾服務；2.四勤：腦勤、手勤、口勤、腿勤。文件處理辦法1、文件分類1.1公文：指按照國家行政機關公文處理辦法（2000）和中國共產黨機關公文處理條例（1996）處理的規范性文件。外來公文：上3、級機關、各企事業單位、地方各級黨政機關通過信件、傳真、電子郵件等方式傳遞的公文。 自制公文：公司自制的公文。1.2 一般文件：除公文外的其他文件。2、 文件處理的原則：規范化、制度化、科學化。3、 文件處理的要求：準確、及時、安全、保密。4、文件處理程序4.1 文件處理系統程序：見附圖。 收文：分為簽收、拆封、登記、分送四個環節。收發員負責簽收除機要文件外的所有外來文件，機要秘書負責簽收機要文件和拆封，并在文件登記冊上登記，然后根據文件的大體內容要求分送至有關部門或辦公室主任擬辦。 辦文：分為承辦、擬辦、批辦、轉辦、催辦、辦復等環節。.1承辦：由秘書或辦公室主任負責，主要是篩選出需要送領導親自4、處理的文件，以免分散領導精力。大體有以下幾方面： 上級下達事項和下級請辦事項； 兄弟單位通報情況、協調工作的請辦事項； 社會動態事項，主要包括社會熱點、苗頭性、傾向性問題和改革過程中的新情況、新經驗、新問題等；.2 擬辦：由辦公室主任在公文處理簽上提出擬辦意見，必要時附上相關背景材料，供領導審批時參考。.3 批辦：領導審閱時作出的正式批示。.4 轉辦：根據領導批示，轉有關部門辦理或自辦。.5 催辦：為加快辦文速度，加強督促和檢查，防止文件積壓和疏漏，機要秘書應做好催辦工作，以下為催辦重點： 需要等著答復或緊急上報、作出決定的文件； 涉及社會安定和安全等突發事件的文件； 領導特別交待需要急辦的文5、件。.6 辦復：領導批辦的文件，經自辦或轉辦后，由分管秘書將辦理結果向領導匯報，即可辦結。需答復有關單位的，則回復。 制文、發文程序按公司自制文件管理辦法執行。4.2 外來公文和自制公文的處理應按上述程序執行，一般文件的處理參照執行。督查制度1、 目的：貫徹落實公司總部的各項決策，保證政令暢通。2、 督查范圍： 公司召開各種會議的決議落實情況； 公司文件部署的重要工作落實情況； 公司總部領導的有關批示、指示落實情況； 其他需要督查的事項。3、 督查原則3.1 領導負責、秘書協辦的原則：秘書既是領導決策的輔助者，又是督促檢查的輔助者。因此，督查工作必須在領導的授權下進行，重大督查計劃還必須得到領6、導的批準。3.2 實事求是、尊重客觀的原則：督辦人員必須站在客觀立場，尊重事實，真實、全面、準確地了解情況，對下屬單位貫徹執行的情況也要客觀公正地評估。3.3 落實責任、注重實效的原則：做好督查工作，必須要有明確的工作目標和質量標準，必須落實分管領導、牽頭部門、工作任務、工作目標等督查事項，落實督辦人員。同時，公司決策和領導的批示是否落到實處，都要以是否收到實效來衡量。4、 督查程序4.1 立項：一般督查事項，由各秘書按照公司領導的意圖，收集督查事項，重大督查事項提交公司總經理批準。4.2 催辦檢查：督辦人員應定期通過電話或上門等方式對督查事項進行檢查并向分管領導報告。會議管理制度1、 目的和7、適用范圍加強會議組織，提高會議質量。適用于公司級的各種會議。2、 會議類型2.1 總經理辦公會 會議內容： 公司總部領導貫徹執行民主集中制原則，集體討論決定重要事項或戰略決策及每周工作計劃； 傳達上級機關決定和有關會議精神； 會議性質：決策會議/例會，若無變更通知，一般于每周一上午8:00分召開。 會議范圍：總經理主持，辦公室人員參加。422 會議紀律 準時報到、準時開會、準時結束； 不準在會場上干與會議無關的事情； 未經會議主持人許可，不準私自中途離開會場（離場時間超過5分鐘）。423 講求效率：加快會議節奏，限制發言時間，精簡禮儀形式，防止“會而不議，議而不決，決而不行”。3、 考核51 8、違反會議紀律，遲到者在遲到席列席會議，有其他行為者給予批評、教育，情節嚴重者，可給予行政處分。行政事務管理工作制度1、 目的：規范日常行政事務工作行為，包括：領導日程安排、接待、電話處理，印章、介紹信管理等，以提高工作效率，保證公司總部正常、高效運轉。2、 接待禮儀21 禮儀211 儀表、儀態：態度謙虛、恭敬；舉止優雅、得體；語言文明、禮貌；服飾大方、整潔。212 介紹：順序是：先主人后客人、先年輕的后年長的、先職務低的后職務高的；先男士后女士；先晚到會的后先到會的。主要體現對后者的尊敬。313 乘車：陪同領導和客人乘車時，陪同秘書應先拉開車門，讓領導和客人先上（下）車。乘坐位置為：客人在小車9、后排右側，主人在客人左側，陪同人員在前排副駕駛位置。32 接待321 日常接待3211 電話聯系：對外來聯系工作的電話，一方面要懂得電話交談的基本禮貌，另一方面要保持高度的組織紀律性和責任感，不能隨意透露公司的有關秘密。對重要的電話內容，應作好電話記錄，送領導處理。3212 公務接待：外來人員上門聯系工作，應熱情接待，以示禮貌。一般性公務聯系，可根據領導授權直接回答、處理，或轉有關人員處理。需要領導出面接待的，應事先預約或請示領導后才能安排會見。領導不在時，可做好記錄，待領導閱批后再回答、處理。 322 重要接待：對于公司的重要客人，秘書應制訂相應的接待計劃，包括：接待規格、接待日程、陪同人員10、匯報（會談）內容、參觀路線、生活安排、交通、保衛、經費預算等內容，并按領導要求準備接待的有關文字材料。接待后，及時整理有關的會談材料、工作簡報。4、工作記錄應當隨時作好工作記錄，以作為處理問題和向領導匯報的依據，同時便于日后查考。工作記錄主要有： 工作日志：每天主要工作的記錄，屬于內部記事冊，每日一頁，依次列出當天發生和處理過的主要事項。 接待記錄：對上門聯系公務（來訪）者反映情況所做的記錄。 大事記：用于記載公司發生的重大事件，按月編寫。凡是具有查考價值的事項，都應收錄。編寫大事記要求內容真實、準確、完整，文字簡潔凝練，語言樸實莊重。5、印章管理51 印章范圍：公司印章、公司下屬各單位印章11、財務專用章、合同專用章、產品檢驗專用章、領導手跡章、領導名章。52 職責521公司辦公室為公司印章管理的歸口管理部門，負責印章的制作、印模存檔；負責制定印章管理辦法并檢查；負責公司印章、領導手跡章、領導名章的管理；522 各單位負責本單位印章的管理，財務、計劃、品質等部門分別負責各專用章的管理。53印章使用和管理531 使用印章必須經與印章權力相稱的領導人批準（領導有專門授權的除外），印章管理人員無權決定是否用印。532 用印前，印章管理人員應了解用印內容和目的，確認符合手續規定后，方可蓋章。533 用章登記：內容包括：用章時間、用章單位、內容摘要、批準人、經辦人、用印人、用印數等。534 一般情況下，不準在空白文件上蓋章。確因工作需要，應經過領導批準，由使用人簽名領用。535 印章應存放在安全的地方，防止被盜或遺失。一旦失竊，應立即報告公司領導和保衛部門，及時采取措施，防止造成損失。