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1、外貿公司銷售部資料及人員績效管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總 則一、根據公司加強部門內部管理的要求，特制定銷售部管理制度。二、本制度制定的原則是：公正、公平、對己對人、對上對下。三、本制度的內容包括：銷售部組織架構及崗位職責、行為規范、資料管理、合同管理、銷售指標管理、銷售回款管理、銷售工具的使用領用管理、銷售提成制度，銷售人員的績效管理方案。四、制度的目的是為了提高工作效率、規范工作流程，使每個人的才能得到充分的發揮。五、本制度為試行草案,尚有不盡完善與不盡合理之處，在正式制度出臺之前，銷售團隊成員必須2、服從和遵守。六、本制度適用于銷售部全體員工七、本制度自制定之日起開始執行。銷售部組織架構及崗位職責一、銷售部組織框架 二、銷售部崗位職責（一）銷售副總崗位職責1、業務職責（1）參與制訂公司營銷戰略。根據營銷戰略制訂公司營銷組合策略和營銷計劃，經批準后組織實施。（2）負責重大公關、促銷活動的總體、現場指揮。（3）定期對市場營銷環境、目標、計劃、業務活動進行核查分析，及時調整營銷策略和計劃，制訂預防和糾正措施，確保完成營銷目標和營銷計劃。（4）根據市場及同業情況制訂公司新產品市場價格，經批準后執行。（5）負責重大營銷合同的談判與簽訂。（6）主持制訂、修訂營銷系統主管的工作程序和規章制度，經批準后施3、行。（7）制定營銷系統年度專業培訓計劃并協助培訓部實施。（8）協助總經理建立調整公司營銷組織，細分市場建立、拓展、調整市場營銷網絡。（9）負責分解下達年度的工作目標和市場營銷預算，并根據市場和公司實際情況及時調整和有效控制。（10）定期和不定期拜訪重點客戶，及時了解和處理問題。（11）代表公司與政府對口部門和有關社會團體、機構聯絡。2、管理職責（1）組織建設參與討論公司部門級以上組織結構；確定下級部門的組織結構；當發現下級部門的崗位設置或崗位分工不合理時，要及時指出問題，作出調整，并通知人事部門。（2）招聘及任免用人需求 提出直接下級崗位的用人需求，并編寫該崗位的崗位職責和任職資格，提交給總經4、理確認； 確認直接下級提交的用人需求（含崗位職責和任職資格），并提交總經理確認。面試 進行直接下級崗位的初試； 進行直接下級的直接下級崗位復試，并做最后確定； 組織參與面試的人員。不合格員工處理 提出對不合格直接下級的處理建議，提交總經理確認； 確認直接下級提出的對不合格員工的處理建議，提交給人事部。（3）培訓提出對直接下級的培訓計劃，提交總經理確認；確認直接下級提出的培訓計劃，提交人事部門。（4）績效考評提出直接下級的績效考評原則，提交總經理確認；根據總經理確認的績效考評原則，與人事經理商討并確定績效考評方法；對直接下級進行考評，并進行考評溝通。將考評結果提交人事部。（5）工作溝通匯總工作報5、告，并與總經理進行信息溝通，同時將這些信息傳遞到直接下級；負責將公司的政策、原則、策略等信息，快速、清晰、準確地傳達給直接下級；確定書面的交互式的工作通報制度，與直接下屬進行溝通。（6）激勵提議下級部門和直接下級的激勵原則，提交總經理確認；根據總經理確認的激勵原則，與人力資源部經理商討并確定激勵方法。（7）經費審核與控制依據財務制度審批下級部門的各項花費，并確認支出的合理性；監督并控制下級部門的費用支出，并向總經理進行費用月報。（8）工作報告定期將自己的各項工作及下級部門工作以書面的形式向總經理報告。（9）表現領導能力指導、鼓勵、鞭策下級，使下級能努力工作；有辦法提升下級的工作效果和工作效率；6、能為下級描繪公司的戰略意圖和遠大前景。（二）國內部崗位職責1、國內部經理崗位職責（1）負責國內市場開發及公司LED產品銷售（2）負責國內部行政管理，組織協調國內部各項日常工作。（3）負責本部門工作時間管理、人員安排，管理、監督本部門工作紀律。（4）負責本部門員工工作行為、形象規范管理。（5）制定各階段銷售目標，根據市場狀況及時調整銷售策略及銷控計劃，策劃組織實施各項銷售工作。（6）組織安排銷售動態分析，分析項目的市場、廣告、客戶等回饋信息，為公司決策提供依據。(7) 根據企業年度銷售計劃，制定詳細的營銷策略，并組織實施。（8）協調配合銷售代表與客戶的談判，監督接待、談判簽約等銷售進程，促進成交7、，審核合同條款。（9）組織每周銷售例會，總結銷售情況。（10）負責組織業務培訓及考核。（11）制定并組織銷售業務流程、監督實施。（12）負責促銷活動的組織與管理工作，并對促銷效果進行評估（13）制定并組織填寫各類銷售統計報表，監督建立客戶檔案管理。（14）處理各種突發事件，完成公司交辦的其他工作任務。（15）負責銷售工作的具體推進，并監督檢查銷售計劃的執行（16）負責銷售回款的管理，確保銷售回款及時（17）負責組織銷售渠道的拓展與維護工作（18）負責根據銷售計劃制定銷售費用預算并進行銷售費用控制（19）負責組織客戶關系管理工作2、銷售代表崗位職責（1）遵守公司一切管理規章制度，通知，通告，辦法8、和工作程序。（2）維護公司利益，樹立公司形象，在于客戶交往中保持誠實可靠，不亢不卑的態度。（3）義務實誠信的工作態度從事本職工作，認真及時完成公司領導和銷售部經理下達的任務和計劃。 （4）根據銷售部經理整體工作安排和銷售計劃，科學，合理制定每周，每月工作和銷售計劃，努力實現和超越預定目標，并及時做好相應工作總結，以便改善下一階段工作。（5）嚴格按照銷售部經理制定的拜訪頻率走訪客戶與客戶保持良好的客情關系，在工作中不斷提高自身業務水平和談判技巧。（6）根據銷售部經理要求積極開拓新市場，縮小產品覆蓋的盲區，不斷完善產品的銷售網絡。協助經理確保完成計劃銷售額，并確保項目利潤率。（7）在銷售部經理規定9、的時間內，將產品銷入所轄區域各級市場，各種渠道，并深度分銷。（8）密切關注所轄區域客戶的經營狀況和資訊情況，并及時采取有效的防范措施，最大限度地降低公司經營風險和供應商風險。（9）做好所轄區各級市場的維護工作，按照上級要求做好產品陳列工作，協助經理確保每月的項目回款、發票正常收回，并根據產品銷售狀況和客戶回款狀況控制好發貨數量。（10）明確所轄區域對賬，結款流程和賬期，并將變更情況及時反饋給供應商，準時對賬，結款，做到準確無誤，避免供應商出現少款現象。（11）與客戶簽訂合同時要謹慎，不要因出現文字上的漏洞而造成不必要的合同損失。（12）在與客戶洽談業務時，應嚴格遵循公司價格政策，不得自作主張超10、越公司制定的標準，以免出現市場價格混亂和沖貨現象。（14）根據市場情況向經理提出促銷申請和方案，在得到批準后，認真做好促銷的執行和管理工作，以免造成公司營銷資源的浪費。不折不扣的完成公司和區域促銷計劃，并把效果反饋給上司。（15）不得泄露和出賣公司業務機密。（16）協助部門經理完成標書制作。（17）積極完成新產品推廣任務。（18）做好銷售合同的簽訂、履行與管理等相關工作，以及協調處理各類市場問題。（19）匯總與協調貨源需求計劃，以及制定貨源調配計劃。.（20）接待來訪客戶，以及綜合協調日常銷售事務。3、銷售助理崗位職責（1）負責公司銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。11、（2）負責各類銷售指標的月度、季度、年度統計報表和報告的制作、編寫，并隨時答復領導對銷售動態情況的質詢。（3）負責整理、歸納市場行情、價格，以及新產品、替代品、客源等信息資料，配合銷售代表完成產品分析報告，為部門銷售代表、領導決策提供參考。（4）協助銷售代表做好客戶的接待和電話來訪工作；在銷售人員缺席時，及時轉告客戶信息，妥善處理。（5）負責客戶、顧客的投訴記錄，協助有關部門妥善處理。（6）協助部門經理做好部門內務工作。（7）妥善保管電腦資料，不泄露銷售秘密。（8）負責錄入銷售人員員工檔案信息并及時更新，隨時更新本部門員工的聯系方式。（9）配合人事部門做好本部門員工的績效考核。（10）完成銷售12、部領導臨時交辦的其他任務。（11）將合同中的相關資料及時、準確的錄入電腦（同時作復核），以便能隨時查到某客戶的姓名、性別、聯系方式、價格等資料；同時還應在財務的協作下將客戶的交款情況錄入電腦，便于銷售部在掌握客戶的應交、已交款情況后及時催款。(12) 完成合同結束前的所有準備工作，如：設備說明書、合格證、相關鑒定報告、各種附件資料等。（三）國外部崗位職責1、國外部經理崗位職責（1）負責公司國際貿易系統的整體運營，完成公司的對外貿易年度經營目標；（2）建設和管理高素質國際貿易團隊，帶領團隊完成各項目標、任務；（3）建立健全管理制度體系，并組織、實施、監督；（4）部門各階段工作計劃的制定、執行、監13、督、調整及總結；（5）建立健全國外貿易網絡體系，制定并規劃進出口業務流程，根據下屬收集的重要信息數據進行分析，開發國際新客戶、拓展海外市場，及推廣銷售公司產品；（6）組織國際售后服務體系建設，提高顧客滿足度；（7）構建信息渠道，全面負責國際進出口市場信息的收集和反饋；（8）負責公司國際客戶的接待，關系維護；及國際項目的談判；（9）負責簽訂大宗貿易合同及監督合同執行； （10）協助總經理完成年度銷售目標； （11）負責公司產品海外的品牌建設。（12）制定部門工作計劃及相關預算，全面負責外貿部門的日常管理工作及整體工作協調； 負責外貿市場的規劃（13）建設和管理外貿團隊，對團隊人員進行培訓和整體規14、劃； （14）帶領團隊實現銷售目標；（15）組織每周銷售例會，總結銷售情況。（16）負責組織業務培訓及考核。（17）制定并組織銷售業務流程、監督實施。（18）負責促銷活動的組織與管理工作，并對促銷效果進行評估（19）制定并組織填寫各類銷售統計報表，監督建立客戶檔案管理。（20）處理各種突發事件，完成公司交辦的其他工作任務。2、外貿業務員崗位職責（1）配合公司的所需，及時作好翻譯工作（2）熟悉產品，對產品有所掌握，并能獨立分析其組成和給予準確的報價（3）熟悉產品在市場上的定位，找出報價時的不同（4）獨立開發客戶，對外貿流程了解，對產品的規格、質量等都能給客戶及時的答復（5）能有隨機應變的能力，處15、理好客戶的疑問，并努力下單（6）妥善保管客戶的資料，有條理的歸檔（7）提交季度業務匯總和年度總結（8）提升自身產品知識、英語和業務能力（9）在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候，及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄（10）處理好與各部門的關系，并及時地向他們請教有關產品的最新信息和動態（11）負責對外聯絡業務，向國外推廣和銷售公司產品；（12）按外貿要求傳遞相關的客戶要求,制作和辦理各種結匯所需單據；（13）負責國際來賓的接待和公司內部翻譯工作；（14）負責公司各網站平臺的日常維護和信息更新；（15）負責信息調研、搜集、整理，包括市場信息、客戶信息、合作伙伴信息等；（16）部門內部16、檔案的制作、整理、統計和歸檔；（17）完成上級安排的其他工作。（18）收集一線銷售信息和用戶意見,對公司銷售策略、廣告、售后服務、產品改進、新產品開發、等提供建議供公司參考。 3、跟單員崗位職責（1）在公司業務流程運作過程中以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的情況，（2）嚴格把握“報價單”，精確地報出產品國際銷售價格。如發現報價單上有疑問時，應及時上報。（3）負責外貿定單在企業內部計劃、生產、包裝、運輸等過程的跟蹤；（4）生產過程應跟蹤、驗貨，做到質量保證。（5）能夠獨立制作整套單據和相關的檢驗證明等，做好租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等，并獨17、立聯系貨代，將貨物安全送入倉庫（6）及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況（7）在接到客戶需求后及時安排好生產打樣工作。要按照客戶的要求，并以書面的形式詳細列出打樣明細單。打樣單上應嚴格注明打樣的貨號、原料、包裝要求、彩印要求、顏色搭配、產品圖片、嘜頭等以及工藝做法。（8）如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部申請購買，如涉及到新模具或其他需要開模的樣單，需要總經理簽字同意方能答應客戶。（總經理不在時，由總經理指定人員簽字）。（9）樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須先拍照存入電腦檔案。做好產品留樣工作。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，都需要按照公司規定特殊18、情況需由總經理決定。（10）積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應及時查詢客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即和客戶聯系，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。（11）對客戶在銷售和使用過程中提出或出現的問題 ,應做好記錄，接收客戶的投訴信息。幫助或聯系有關部門妥善解決，以保證客戶滿意。（12）催收應收回的款項。（13）退稅核銷要及時，將所需全套資料送給財務辦理（14）掌握、了解市場信息，開發新的客源，做好售后服務。行為規范一、本著“客戶第一，客戶是上帝”的客戶理念，本著“團結合作”的集體精神，任何一位客戶都是公司的客戶，都是每一位工19、作人員的客戶，任何人不得以不是自己的客戶為由拒絕、怠慢客戶，也不得以自己的客戶尚未接待完畢而不管不問，違者處以100元罰款，違規三次者予以除名。二、銷售代表如果在客戶進門時或客戶提問時正在接聽電話，應馬上站立起向客戶點頭致意，并用手語向客戶示意：請稍等，請那邊坐。既不可怠慢電話咨詢的客戶，也不可怠慢面前的客戶。三、對待客戶彬彬有禮，與客戶狹路相遇請客戶先行，主動為客戶開關門，打斷客戶與他人的談話前先致歉。四、銷售代表應以和氣的態度與客戶接觸，并注意服裝儀容之整潔。五、保守各項銷售計劃、營銷政策等商業機密，不得泄漏他人。六、銷售代表不得無故接收客戶的招待，更不得在工作時間飲酒。七、銷售代表應熟悉20、公司產品的特性，能夠隨時解答客戶關于產品性能、規格、價格的問題。八、銷售代表對待客戶的抱怨應忍讓，不允許與客戶發生沖突。九、銷售代表應定期拜訪客戶，收集市場信息，主要包括以下內容。（一）產品質量的反映。（二）客戶使用情況及滿意度。（三）競爭產品使用情況及滿意度。（四）有關行業動態信息。十、銷售代表離職除依照公司相關規定辦理手續外，必須做好以下資料的移交工作。（1）所負責的客戶花名冊。（2）應收賬款清單。（3）領用的公共物品。十一、經濟合同章是公司唯一合法的經濟合同類印章，由銷售助理負責管理，任何人在未得到專管人和銷售經理同意前，不得帶離銷售部辦公室，否則罰款50元，如發生后果，自負一切經濟及法21、律責任，同時罰款1000元。資料管理一、資料內容（一）送總經理資料。（二）公司下發文件。（三）會議紀要。（四）內部資料。包括一般資料和重要資料（需長期保存）。（五）活動方案。包括公司內部及對外舉辦的各種活動細則，實施方案，樣本等。二資料的管理（一）銷售助理負責本部門的資料管理工作，部門經理進行監督和督促。（二）銷售助理作為資料的管理人，應及時做好資料的收集、整理、歸檔，確保資料的完整、正確和安全。（三）每周銷售計劃、每月銷售計劃由各銷售代表定期完成，完成后立即交給銷售助理，銷售助理定期匯總，提供給相關領導和相關部門，分項目存檔。（四）合同書的管理。詳見合同的管理。（五）設備售后資料。長期保存。22、注意事項：（1）每份資料編寫目錄，建立借閱簽字制。（2）特別注意以下資料的保存，如跟客戶簽署的易引起爭議的書面資料，如何同變更情況說明；（3）涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理，郵件刪除。（4）電腦主機要加密，密碼應定期更換，除經理、助理以外人員使用需經上一級領導同意。合同管理一、填寫（一）由經辦的銷售代表填寫，如該經辦人員不在，由部門經理安排人員填寫，該被安排的工作人員有義務保質、保量地完成，否則將作為責任人受到處罰。（二）字跡要工整、清楚，使用黑色鋼筆或簽字筆。如發現字跡潦草、模糊者，用筆不合要求者，一份罰款50元。（三）合同內容的填寫。合同包括：主合同、附加補充協議、附件圖紙等。嚴格執行23、規定的單價、付款時間、既定的條款，如出現金額的優惠，付款時間的延長，合同條款的修改，補充條款的增加等被視作特殊合同，特殊合同需報上一級評審。填寫不得有空白欄，無內容填寫應用“/”劃去，否則造成后果者自行承擔一切后果。（四）合同簽寫的程序。合同文本先由銷售助理做標準合同評審，經銷售代表填寫后需銷售主管復核簽字，復核內容包括合同書每一條、每一款，各項數據是否正確無誤，是否簽字蓋章完畢，附圖是否正確，特殊合同是否有特殊合同評審記錄等。原則上合同一式三份，客戶、公司財務、銷售部各一份，銷售部保留的一份由銷售助理核查后存檔管理，根據實際情況合同份數可增減。二、管理(此工作由銷售助理承擔，部門經理進行監督24、)（一）合同的管理。1銷售助理每月5日前將上一月的所有合同原件編號整理成冊。2所有合同應作為機密資料保存，不得遺失，不得將信息告訴他人；3、除公司領導、銷售經理、銷售主管、合同經辦人員以外，其他人員查看合同須經主管同意，借閱須簽字。銷售指標管理銷售指標是評價銷售人員業績的主要參考依據，由銷售部經理負責組織制定。一、銷售部經理在設定銷售指標時，需要參考以下因素。（一）近期人均銷售量；（二）同類企業人均銷售量；（三）市場需求變動情況；（四）公司銷售政策的調整等。銷售指標可以因地區、產品的不同而分別設定。銷售指標在執行過程中變更必須經銷售部經理批準，否則按正常銷售指標核定業績。銷售回款管理一、銷售人25、員收到客戶的貨款應當日繳回，若因特殊原因不能繳回，應電話通知銷售部經理。銷售人員不得以任何理由挪用貨款，否則追究其責任。二、銷售人員應以公司核定的客戶信用額度為標準，超過授信額度出貨的，公司將追究相關人員的責任。三、貨品變質或出現瑕疵可以退換，但不得退貨或抵繳貨款。四、銷售人員必須在與客戶約定的結款日與客戶結款，不得延遲。五、如收取的貨款為支票，應及時交財務部辦理拖收。銷售工具的使用、領用管理一、銷售部所有辦公用品由銷售助理統一領取。二、新進試用期的員工，首次領用個人日常辦公用品，須向銷售部經理提出申請，經同意后視崗位情況核實發放。三、銷售人員須購買非日常性辦公用品時，須擬定計劃書（急需物品除26、外）。經銷售部經理審批后，由專人購買。四、銷售人員應在核定的范圍內報銷手機費用，超過標準的，需經銷售部經理審批。五、攝相機、照相機、錄音機等電器的領用，由領用人提出申請（注明用途），由銷售部經理批注后辦理。銷售提成制度一、銷售人員提成制度：公司將銷售人員的收入分為固定工資及銷售提成兩部分內容，銷售人員有一定的銷售定額，當月不管是否完成銷售指標，都可得到基本工資即底薪；如果銷售員當期完成的銷售額超過設置指標，則超過以上部分按比例提成。用公式表示如下：個人提成=（當期銷售額一銷售定額）提成率或個人提成=（當期銷售額一銷售定額）* 毛利率 提成率二、內勤人員提成制度：公司事先確定本部門本月所有銷售業27、績總和，然后在本月結束后，按業績總和的%作為內勤人員的提成或獎金。公式表示如下：個人提成或獎金=部門全月銷售額%銷售人員績效管理方案一、總則（一）目的為了使銷售人員明確自己的工作任務和努力方向，讓銷售管理人員充分了解下屬的工作狀況，同時促進銷售系統工作效率的提高，保證公司銷售任務的順利完成，特制定本方案。（二）適用范圍本方案主要適用于對銷售助理及銷售代表的考核，考核期內累計不到崗時間（包括請假或其他各種原因缺崗）超過三分之一的人員不參與考核。（三）使用本方案得出的績效考核結果將作為銷售助理及銷售代表的薪酬發放以及晉級、降級、調職和辭退的依據。（四）原則1. 定量原則。盡量采用可衡量的量化指標進28、行考核，減少主觀評價。2. 公開原則。考核標準的制定是通過協商和討論完成的。3. 時效性原則。績效考核是對考核期內工作成果的綜合評價，不應將本考核期之前的行為強加于本次的考核結果中，也不能取近期的業績或比較突出的一兩個成果來代替整個考核期的業績。4. 相對公平原則。對于銷售人員的績效考核將力求體現公正的原則，但實際工作中不可能有絕對的公平，所以績效考評體現的是相對公平。二、考核周期（一）月度考核每月進行一次，考核銷售代表當月的銷售業績情況，銷售助理的工作配合及完成情況。考核時間為下月1日5日，由部門經理于10日前交至財務部門，財務部門依據考核結果按照銷售人員薪酬激勵制度進行薪金發放。（二）年度29、考核一年開展一次，考核銷售人員當年112月的工作業績，銷售助理的工作績效。考核實施時間為下一年度1月10日1月20日。由部門經理報銷售副總審批后于30日前交至財務部門，財務部門依據考核結果按照銷售人員薪酬激勵制度進行年終獎等發放。三、考核機構（一）銷售人員考核標準的制定、考核和獎懲的歸口管理部門是公司銷售部。（二）考核結果上報銷售部部門經理或營銷副總審批后生效。四、績效考核的內容和指標對銷售人員的考核主要包括工作績效、工作態度、工作能力、三部分內容，其分值分別設置為：工作績效占45分；工作態度占20分；工作能力占25分。其具體評價標準參照銷售部員工績效管理表格（附件）所示。五、考核實施程序（一30、）由公司銷售部安排相關人員對銷售人員進行評估。（二）考核期結束后的2個工作日內，銷售部部門經理完成考核表的統一匯總，并發給銷售人員本人進行確認，如有異議由銷售部部門經理進行再確認。確認工作必須在考核期結束后的第3個工作日完成。（三）考核期結束后的第4個工作日，銷售部部門經理完成個人考核表的匯總統計。（四）考核期結束后的第5個工作日，銷售部部門經理將本部門員工個人考核結果發給其上級主管，將整體統計表提交公司總經理和財務部門，財務部門依據考核結果按照銷售人員薪酬激勵制度進行薪金發放。六、考核結果的運用根據銷售人員的年度績效考核的總得分，公司對不同績效的銷售人員進行銷售級別與薪資的調整，具體調整方案如下表所示。考核得分薪資調整銷售級別調整90（含）以上基本工資基本工資2.0建議升2級80（含）90分基本工資基本工資1.5建議升1級或不變60（含）80分基本工資基本工資1.0建議不變50（含）60分基本工資基本工資0.2建議降級，給予一定考察期50分以下基本工資基本工資0.4建議辭退