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1、公司員工外勤及出差管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、目的為了進(jìn)一步規(guī)范員工外出流程及報銷，加強(qiáng)差旅費(fèi)及有關(guān)費(fèi)用的控制和管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工。三、外出定義1、員工外出分為外勤和出差二種。2、因公出差，于本市或本地區(qū)范圍內(nèi)，當(dāng)天往返的，視為外勤。3、因公出差，不能當(dāng)天往返，且發(fā)生住宿的，視為出差。四、審批程序、權(quán)限和流程1、員工因工作需要出差時，填寫出差申請單。并交由廠長審批，總工批準(zhǔn)。2、研發(fā)部人員因工作需要出差時，填寫出差申請單，由總工審批，并報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、項目組2、人員因工作需要出差時，填寫出差申請單，報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、公司總部人員因工作需要出差時，須填寫出差申請單，由人事部審批，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、員工出差國外一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。6、各部門將填寫好出差申請單交由前臺處，前臺確定簽批完整后，掃描電郵至相關(guān)人員，并在第一時間通知到出納及人事行政部。7、出納收到出差申請單，根據(jù)出差日期及出差人員級別購買火車票或飛機(jī)票。若火車售票系統(tǒng)內(nèi)車票不足或無票情況下，需要更換出差日期，應(yīng)在第一時間通知到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。8、員工外出時，必須嚴(yán)格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的，可由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員代為填寫或出差后補(bǔ)辦。否則，視為曠工。五、外出人員管理原3、則1、出差人員必須采用高效、經(jīng)濟(jì)、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行，反對浪費(fèi)行為，提倡節(jié)約。2、外出人員公干時，應(yīng)隨時保持熱情、禮貌、友好，自覺維護(hù)公司形象。六、差旅費(fèi)構(gòu)成1、長途交通費(fèi)：飛機(jī)、火車、輪船、高鐵、長途大巴產(chǎn)生的費(fèi)用。2、市內(nèi)交通費(fèi)：公交、地鐵、出租車產(chǎn)生的費(fèi)用。3、住宿費(fèi)：異地出差因過夜住宿產(chǎn)生的費(fèi)用。4、餐費(fèi)補(bǔ)貼：按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)和職務(wù)，限額計發(fā)補(bǔ)貼。5、通訊費(fèi)用：因工作需要電話溝通產(chǎn)生的費(fèi)用。6、其它費(fèi)用：傳真、復(fù)印、郵寄等公共費(fèi)用。七、具體規(guī)定如下：1、外勤人員外出時，須在外勤人員登記表上登記簽字即可。外勤人員報銷：公司這邊只報車費(fèi)，工廠除了報車費(fèi)，另外報銷餐費(fèi)和住宿費(fèi)。但4、是沒有出差補(bǔ)貼。外勤寫外出單，出差寫出差單。餐費(fèi)按15元/餐補(bǔ)貼中/晚餐。2、出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主，火車行駛6小時以內(nèi)，乘坐硬座；6小時以上為硬臥。管理級人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/飛機(jī)出行。特殊情況下，出差人員選擇飛機(jī)出行，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場票價，擇優(yōu)選擇交通工具。3、普通員工一線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼50元/天，二三線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼40元/天；主管級以上人員一線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼70元/天，二三線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼60元/天。4、部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)出差具體情況（如工作量、工作環(huán)境等），為外出人員申請出差補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為15-20元/天。5、因工作需要產(chǎn)生的通訊費(fèi)，出5、差負(fù)責(zé)人每月可享受100元/月補(bǔ)貼，特殊情況，可酌情增加報銷費(fèi)用。出差人員出差時間不足一個月情況下，也可按此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6、普通員工住宿費(fèi)用報銷一般不超過120元/晚，管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。7、因特殊情況需要乘坐出租車的人員，須事前征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。否則不予報銷。8、因公務(wù)出差，不得從事與工作無關(guān)的事項。因特殊情況，確實需要辦理私事時，應(yīng)提前向廠長/總工申請，同意后方可辦理。否則按曠工處理。9、出差人員中途改變路線時，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請，同意后方可執(zhí)行。10、員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負(fù)責(zé)人匯報工作，不能以郵件形式匯報的，應(yīng)每天記錄當(dāng)天工作內(nèi)容，并6、于返回后以郵件形式發(fā)放至相關(guān)人員。重要人員出差返回5天內(nèi)應(yīng)向總工和相關(guān)人員提交出差報告。11、出差人員需要借款時，填寫借款單，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取。12、管理人員因個人原因需要參加會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)期間，公司提供有薪假，但每月不超過二次，每次不超過一天。公司不承擔(dān)任何食宿和交通費(fèi)用。所產(chǎn)生的一切費(fèi)用自理。13、員工因病、因事需要在當(dāng)?shù)卣埣伲捎沙霾钬?fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并知會相關(guān)人員。出現(xiàn)無出差負(fù)責(zé)人或請假超過二天以上者，須報請廠長或總工批準(zhǔn)。14、因生病（需要住院）可按標(biāo)準(zhǔn)支付出差補(bǔ)貼，不報住宿費(fèi)、餐費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。住院期間出差補(bǔ)貼不超過10天。15、出差中公休：出差過程中，若遇公休日，應(yīng)以公務(wù)7、為重，繼續(xù)執(zhí)行出差任務(wù)；若遇到出差單位公休無法辦公，可安排休息。16、超期停留：出差過程中，因生病（未住院）交通中斷或其它不可抗力因素造成超過預(yù)定期限停留的，在核清事實基礎(chǔ)上，按實際差旅費(fèi)報銷。17、出差結(jié)束后回公司的交通費(fèi)用，實報實銷；出差地請事假/病假，不直接回公司的，按出差地到公司的交通費(fèi)用（火車硬座/硬臥）報銷；出差時遇法定節(jié)假日放假，不直接回公司的，不予報銷。18、員工出差期間因工作需要加班按國家規(guī)定加班費(fèi)計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調(diào)休。19、外出時借道探親訪友須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可，相關(guān)費(fèi)用不予報銷，探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補(bǔ)貼。八、出差費(fèi)用報銷審核1、出差人員按相8、關(guān)標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)實報實銷，超支自理。2、出差住宿費(fèi)用的審核以實際過夜天數(shù)和限額標(biāo)準(zhǔn)確定，并附有出差時間、出差地點(diǎn)一致的有效住宿憑證發(fā)票，超過限額標(biāo)準(zhǔn)部分，個人自理。住宿一般由出納負(fù)責(zé)預(yù)訂，相關(guān)出差人員離開入住酒店后，領(lǐng)取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。3、同性人員一起出差的，應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)間為主，且報銷費(fèi)用只允許一人報銷。嚴(yán)禁重復(fù)報銷。4、外勤人員無特殊情況，一律不準(zhǔn)報銷住宿費(fèi)用；外勤人員外出范圍包括公司所在地及周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的人員必須經(jīng)總工批準(zhǔn)。5、乘坐火車以硬座或硬臥為原則；高鐵以二等票為原則；輪船以三等倉為原則；乘坐飛機(jī)以經(jīng)濟(jì)倉為原則，總經(jīng)理級以上可乘坐商務(wù)倉。9、6、外出人員返回后應(yīng)于一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，并交到財務(wù)部。報銷人員應(yīng)填寫出差報銷單按財務(wù)要求粘貼好票據(jù)，否則財務(wù)部可以不予辦理。出差報銷單應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人審批，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。7、財務(wù)應(yīng)遵循“前帳不清，后帳不借”原則辦理報銷手續(xù)。8、外出報銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費(fèi)用100元以上或乘坐長途大巴時，必須提供正規(guī)發(fā)票，否則不予報銷。9、出差人員負(fù)責(zé)保管好各項票據(jù)，若有遺失，財務(wù)不予報銷。嚴(yán)禁借、買其他日期相關(guān)票據(jù)代替。10、由接待單位免費(fèi)提供食宿和交通工具的，公司一律不予報銷任何費(fèi)用和發(fā)放餐費(fèi)補(bǔ)貼。11、搭乘公司提供交通工具者，不再報銷交通費(fèi)用。12、出差人員在外有酗酒導(dǎo)致斗毆，或其它與公司無關(guān)事件發(fā)10、生意外傷害的，公司不承擔(dān)任何費(fèi)用。13、外出人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即按相關(guān)規(guī)定解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。九、差旅費(fèi)報銷違規(guī)追究1、出差人員應(yīng)實事求是原則，嚴(yán)禁虛報情況。一經(jīng)查出，責(zé)令退回虛報金額，并以虛報額三至五倍金額，處以罰款。虛報金額，一次超出500元，或年終累計超2000元以上者，公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定，解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，并向其追究公司損失。2、各級審簽人員把關(guān)不嚴(yán)而失職，使弄虛作假的票據(jù)得以報銷，后經(jīng)查實收回的，審簽人員罰款50元，當(dāng)月考核扣5分，年終考核扣1分。情節(jié)嚴(yán)重的，罰款100元，當(dāng)月考核扣10分，11、年終考核扣5分。經(jīng)查實無法收回的，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由各級審簽人員承擔(dān)相應(yīng)連帶責(zé)任，并由各級審簽人員負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)損失。3、部門負(fù)責(zé)人或直接分管領(lǐng)導(dǎo)，如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規(guī)行為，一經(jīng)查實，按虛報額三至五倍金額罰款，并取消年終獎金。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定以降職或解除勞動關(guān)系。十、附則本制度自發(fā)布之日起生效。風(fēng)險提示： 企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的“法律”，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。 勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。