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1、基金管理有限公司考勤、公文、印章等行政制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一 目的：為適應公司高速發展的需要，創造一個文明、舒適、和諧的辦公環境，提高 全體職員的文明辦公意識，樹立公司的品牌形象，特對整個公司的辦公室管理作出如下制度規定，望大家共同遵守執行。二.適應范圍適用公司所有員工三.責任部門:行政人事部一、考勤管理制度1. 考勤時間：3 月至 9 月：上午 09：3012:00，下午 13：3018:00，10 月至 2月：上午 09：0012:00，下午 13：0017:30 每周五天工作制，星期六、星期日2、為休息日。2. 各部門人員上下班時須由本人在公司前臺處指紋打卡，嚴禁由他人代為打卡和其它作弊行為。行政人事部嚴格按指紋打卡每月考勤，申報考勤表。3. 員工應按時上、下班，不得遲到早退（上班后 1-30 分鐘內打卡到崗者，視為遲到；下班前提前 1-30 分鐘打卡視為早退），遲到一次罰款 300 元，第二次罰款 500 元當月累計達 3 次以上，每次視為曠工半日論處，無故缺勤一天或請假期滿，未續假而不到工者，按曠工處罰，扣發當日工資，當月累計曠工三天以上者，除實施罰款，并提出警告，累計曠工 5 天以上者，公司有權開除。4. 無故缺勤一天或請假期滿，未續假而不到工者，按曠工處罰，扣發當日工資；當月累3、計曠工三天（含三天）以上者，除實施罰款外，并提出警告。累計曠工五天以上者公司有權開除。5. 工作時間外出辦事，必須先到公司簽到后再安排外出，特殊情況需電話報告主管領導，由主管領導在簽到薄上簽署外出人員情況。6. 因病、事假不能堅持上班者，需書面申請，填寫“請假申請表”，經領導批準后方可安排休息。病假超過二天者，應持醫院有效證明補假。7. 請假管理： 手頭有重要和緊急工作事務者，原則上不予準假。請假三天以內者由部門負責人批準，三天以上者報副總裁批準；經理級以上人員請假，必須報副總裁批準。 請假人與其它部門和他人有工作協作銜接時，須在休假前安排妥當。 請假人員批假后須將“請假申請表” 交人事部備案4、，否則視為無效。8.員工在工作時間以外工作時需填寫加班申請表，由部門領導簽字后方可生效，后方可進行調休，調休時須填寫請休假申請表，注明原因，經領導簽字后方可生效。二、辦公區管理制度1. 辦公室是公司員工辦公、接待客人的場所，是公司形象的一個窗口，凡進入公司的公司員工均必須遵守辦公室的有關規定，客人來訪原則上應有預約，非工作人員不經許可不得進入工作場所。2. 辦公區內必須保持安靜，嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧；工作時間內不閑聊，不看與工作無關的報紙、書刊，更不得利用公司電腦玩電子游戲，上述規定違反者，單次罰款 100 元，二次違反則翻倍計算罰款，以月為計算周期。3. 上班時保持良好的精神狀態，舉止文雅5、，尊重上級，友愛同仁，以誠待人，辦公區不得使用不文明語言。4. 辦公區及公共區域應保持環境整潔，辦公用品擺放整齊，不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物；嚴禁隨地吐痰，吸煙須到指定區域。上述規定違反者，單次罰款 100 元，二次違反則翻倍計算罰款，以月為計算周期。禁止在公司休閑區域或者公共場所抽煙，如需抽煙者，請在指定區域內。發現一次，罰款 200 元，第二次罰款 500 元，超過三次，公司有權予以開除。5. 員工不可將貴重物品置于工位抽屜內，如丟失自行負責。6. 使用辦公室內的設備時，應嚴格按照正確的方法使用，不得進行非法操作；做到正確的開關機；不得拆卸其零部件；不得隨意修改設備的內部設備；在使用時6、發現設備出現問題時，應向管理人員反應。7. 熱情接待來訪人員，談吐得體，注意維護公司形象。38. 嚴禁在辦公室打牌、下棋、賭博及大聲喧嘩，未經他人允許，不準私用他人電話，隨意翻閱他人辦公資料，更換電腦、電話等辦公設備，上述規定違反者，單次罰款 100 元，二次違反則翻倍計算罰款，以月為計算周期。9. 下班后務必關好門窗，關閉空調、排風、燈管、電腦等電源，到點下班后，若有其他員工未下班，及時做好下班的交接。每日下班最后離開公司者應檢查、關閉公司所有電源，包括公共區域和各獨立辦公室內的空調、電源和照明；同時，最后離開公司者也應檢查、確認各辦公室窗戶是否關閉。無誤后，再鎖門離開。上述規定違反者，單次7、罰款 100 元，二次違反則翻倍計算罰款，以月為計算周期。10. 本制度由行政部門負責監督檢查執行情況，對違反規定者將視情節輕重給予口頭警告、通報批評、罰款或與之解除勞動關系。11. 所有董事長、總裁及副總裁室，非助理或者領導首肯，任何人嚴禁出入，更禁止未經容許私自挪用辦公室內一切物品，一經發現者，單次罰款 200 元。三、員工日常行為規范1. 遵守國家各項法律、法規，遵守公司一切規章制度及工作守則，積極進取，勤奮工作，愛崗敬業。2. 公司員工上班時須衣著整潔、得體，男士以有領的純色或斜紋襯衣、皮鞋為佳，不可穿著花哨或休閑，女士以女士以時尚 OL 風格為佳，干凈整潔，大方得體。以上為一般標準，8、依據季節、溫度等變化可有所調整。同時上班時間著裝嚴格禁忌 T 恤衫、牛仔褲、拖鞋、奇裝異服等；另周五為便裝日（只限各職能部門）。（備注：著正裝，另需注意幾個相關的細節配套：男士需剃須、短發；女士淡妝，佩戴飾物不宜繁雜。請大家嚴格遵守著裝要求，并相互監督。）；違規者，單次罰款 200 元，因著裝不符對公司形象造成惡劣影響者，公司有權予以開除。3. 辦公區域內必須保持低音貝，嚴禁大聲喧嘩、嬉笑打鬧；工作時間內不得做與工作無關的事情，更不得利用公司電腦玩電子游戲。4. 員工進入各個辦公室內，需先輕敲門三下示意，經允許后方可進入，非請勿進者，經核實后，單次罰款 50 元。為公司造成不良影響者，罰款 19、00 元；4xxxx基金管理有限公司5. 所有進入公司的人，無論是客戶還是面試者，只要非公司內部員工，我司人員都視為客戶，需微笑點頭示意，并禮貌問候：您好！；路遇客戶（面試人員），需微笑示意讓路，外人先行，給外人禮貌親切的感覺，樹立公司的品牌形象。6. 辦公區域內遇到外人（客戶/面試），須微笑問好，路遇須禮貌讓客戶先行，如客戶需要幫助必須禮貌回應并積極給予解決方案，對于違反規定者，首次給予警告處罰，第二次給于單次 50 元金額罰款，對公司形象造成惡劣影響者，公司將不再予以錄用。7. 注重自身儀表形象，著裝整潔，言談舉止文明禮貌。8. 遵守公司考勤制度，對所擔負的工作爭取時效，不拖延、不積壓。910、. 維護公司信譽，不做任何有損公司信譽、形象的行為。10. 愛護公司財務，不浪費、不侵占。11. 保守公司業務秘密，不私自經營與公司業務有關的產品或兼任公司以外的職業。12. 上班時間不得串崗、嬉鬧、高聲喧嘩。13. 注意保持工作場所環境衛生，做到周圍環境整潔美觀。14. 不得任意翻閱不屬于自己負責的文件、賬簿或函件。15. 除辦理本公司業務外，不得對外擅用本公司名義。16. 對于所辦事項不得收受任何饋贈或往來客戶挪借、索取財物。17. 對所保管的文書財物及其一切公物應盡善保管，不得私自攜出或出租、出借。18. 不得利用公司資源從事與工作無關的私人事務。19. 員工之間在工作上、生活上應該互相11、幫助、互助支持、互相諒解。四、印章管理制度1、公司印章的保管必須安全可靠，原則上應置于保險柜內，以免發生意外。如使用印章需填寫印章、證照外用申請單，必須注明印章用途，須經領導批準后方可領用，務必當日歸還。2、未經公司主管批準，不得將印章拿出公司或交由他人代管。3、各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。54、如違反本規定用印者，公司有權利進行處罰。如造成公司經濟損失，公司將追究刑事責任。5、印章使用責任人（簽字人）對印章使用與登記內容相符，監印人員對違反規定的簽印有權拒絕用章。印章保管人員不得私自動用印章，若非法使用印章，一經查出將給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。五12、公文管理制度1、公司的公文種類主要包括：制度：由公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質；規定：發布重要的行政規章制度，對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的強制性行政措施；決定：對重要事項或重大行動做出安排；通知：發布規章制度，傳達公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達；通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準；報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問；函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關主管部門13、提出請示等；會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項。2、公文由總裁辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印和歸檔。3、公文處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。在公文處理工作中，必須嚴格執行保密規定，確保公司秘密的安全。4、公司文件一般由發文單位、發文字號、標題、主送單位（部門）、正文、附件、印章、發文時間、簽發人、主題詞、抄報（送）單位（部門）等部分組成。發文字號包括代號、年號、順序號。6xxxx基金管理有限公司文件必須蓋章或簽字。發文單位必須注明全稱。發文時間以領導簽發的時間為準；聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。多頁文件應標明頁碼。文字從左至右橫寫、橫排，左14、側留裝訂位。文件紙一般使用 A4 型。5、各部門擬對外行文，應統一使用公司的文稿紙，由主辦單位負責人擬稿，行政人事部審核，總裁簽發，最后統一交行政管理中心編號及打印（底稿、正稿各歸檔一份）。6、發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、打印、登記、發文、原件歸檔或銷毀等程序：承辦部門 -副總裁（簽字）-公司總裁（簽字）-行政管理中心編號、裝訂、用印-按主、抄送范圍分發歸檔。按主管、分管領導職級呈送核稿、核簽，最后呈報總裁簽發。行政人事部編號、印制、存檔、跟蹤執行情況。打印初稿由撰稿部門核對，修改后定稿，印制成文，由總裁簽字批準，行政人事部加蓋公章并存檔二份。9、收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回15、存檔、銷毀等程序：傳遞程序：來文-行政人事部（擬批承辦意見）-總裁閱批-承辦部門辦理-存檔（保存、備查）。外來的各類文件、公函均由行政人事部開封、拆封。署名公司領導收的信函送公司領導親自啟封。辦公室收到來文及公函時必須填寫收文登記本。行政部、財務部各存檔一份，另一份呈送公司總裁閱批。行政人事部按總裁批辦意見處理來文。10、沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。xxxx基金管理有限公司六、檔案管理制度1、總則為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為各公司各項工作服務。集中管理與16、分散管理相結合，以集中管理為主，既公司文書檔案、人事檔案歸行政人事部統一管理。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。2、歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。應歸檔的上級機關文件材料：上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料；黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。公司及各部門制定的規章制度等；公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、17、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。3、公司各部門向行政人事部移交檔案時，要嚴格履行移交手續。4、檔案的借閱公司各部門因工作需要借閱檔案資料，需經本部門領導批準，然后到行政人事部辦理借閱手續。借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案資料要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。借閱的檔案不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須填申請單18、，經領導批示后方可帶離公司。借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，借閱時間，一般不得超過 10 天，如到期不能歸還者，應講明理由，并補辦手續。凡借閱的檔案文件一律不得私自復印，不得私自轉借他人。7、凡違反檔案管理制度，視具體情況，予以一定數額的罰款，并予以通報批評。造成嚴懲后果的，將追究其法律責任。七、物資管理規定1.物資分為固定資產和低值易耗品兩種；固定資產：辦公家具、電腦、打印機、點鈔機、考勤機等辦公設備。低值易耗品：簽字筆、本、膠棒、訂書針等辦公用品。2.公司辦公用品由行政部統一管理，采購由行政部負責，采購物資月結或季結時，須有總裁、行政部負責人共同簽字方可有財務進行結算。3.辦公用品分為部19、門申領和個人申領兩種； 部門申領：每月 25 號前，由各部門根據部門所需提出采購申請（例如：住邦2000 事業部和投資部），行政部做詳細月采購計劃清單，經總裁審核后購置入庫，由行政專員對物品核對無誤后，做好入庫統計，并于次月 1 號前發放給部門申領人。個人申領 : 新員工入職會有統一標配（本、筆、文件夾、便利貼、文件框，特殊情況另做配置），員工離職時，應將剩余文具一并交回。固定資產：由申領部門填寫物品申領單，申領人及總監簽字后方可到行政部門領取，并由行政專員存根備案。4.申領流程：各部門由指定專人領取本部門辦公物品，須在行政部存根備案，詳細填寫物品申領單部門總監行政部門領取，每月月底行政部會統20、籌每個部門申領的辦公用品成本核算，匯報至部門總監和總裁。9xxxx基金管理有限公司5.新入職員工到職時由部門提出辦公用品申請單向行政人事部領取。員工離職時，應將剩余辦公用品一并交回。6.管理品必須指定人員保管，并列入移交，如有故障或損壞，以舊換新。如遺失由個人或部門賠償或自購。7.電腦、打印機、復印機等現代辦公用品規定如下：各部門的電腦、打印機由部門領導指定專人負責，禁止其他人員隨便使用，電腦和打印機出現故障由行政中心統一維護。復印機的使用，由行政人事部指定專人負責，不得隨意使用。8.各部門員工本著遵守規定，勤儉節約的原則，合理化使用并保管好個人辦公用品，不得將辦公用品私用或隨意濫用，非正常情21、況損毀，個人要照價賠償并視情況予以處罰。八、辦公電腦使用管理規定1、使用人只能上網查看與工作有關的網站，不能在網上聊天、游戲等。嚴格禁止登陸不健康的網站。2、使用人只能刪除自己建立的目錄和文件，無權刪除其他文件。3、各部門對自己的計算機要定期查毒，如有不能處理的病毒，及時聯系行政部門，做到及時處理。4、使用人只能查看和接受與工作有關的郵件，不熟悉的郵件一律不能查看和接收。5、不能從網上下載與工作無關的東西。6、電腦應由專人負責，經常更換開機密碼且密碼不可轉告他人。除系統管理員、系統維護員外，未經上級領導批準，其他人員不得操作、動用公司電腦設備。工作人員不得將電腦內的秘密文件、信息資料泄露給無關22、人員。其他人員未經主管領導批準不得將電腦中的資料文件隨意復制、拷貝、打印。8、上班期間離開工位要關閉電腦屏幕，違者罰款 100 元。9、下班忘關電腦空調和空調者，罰款 100 元。10xxxx基金管理有限公司九、保密管理規定1、行政人事部是公司保密工作職能部門，負責公司的保密工作，調查處理失密、泄密事件。2、公司所有員工均有保守公司秘密的義務和制止他人泄密的權利。3、公司保密范圍劃分的原則是：如被不應知悉者獲知，將會對公司利益造成下列后果的各類事項，均屬公司秘密。損害公司經濟利益；損害公司聲譽；損害公司對外關系；妨害公司業務的開展；妨害公司有關規定、制度、計劃的實施；危害公司秘密業務情報來源的23、安全。4、密級劃分：公司秘密文件的等級劃分為絕密、機密、秘密三級。絕密級：如被不應知悉者獲知，會給公司造成特別嚴重經濟損失或特別嚴重不良影響，如公司的戰略發展策劃、公司的長遠規劃、重大項目的決策、整體財務情況以及公司領導的變動等。機密級：如被不應知悉者獲知，會給公司造成嚴重經濟損失或嚴重不良影響，如公司領導會議的決定、公司的年度規劃、總體經營狀況、員工個人工資、機構調整和部門負責人的人事變動等。秘密級：如被不應知悉者獲知，會給公司造成經濟損失或不良影響。5、公司各類文件、資料密級由起草部門提出密級建議并由有關公司領導確定，由總經辦印制時加蓋“絕密、機密、秘密”字樣的印章。6、絕密級只限總裁指定24、的人員知曉，機密級只限負責該項工作的主管人員以及該主管人員認為必須知道的人員知曉，秘密級只限相關人員知曉。7、備份：絕密級資料原則上不能摘抄或復印，確需摘抄或復印者須經總裁批準，機密級資料需經公司分管領導批準，秘密級資料須經所屬部門或公司的負責人批準，11xxxx基金管理有限公司交由行政人事部復印并登記，復印者應詳細填寫清單，并注明復印件份數及去向用途，原則上年終應交回行政人事部銷毀。8、 領導的文件夾、柜中的資料文件不得隨意翻閱。10、保密工作的基本要求：不該說的話不說；不該問的事不問：不該看的文件不看；不該記錄的秘密不記；不攜帶保密材料外出；不隨便談論保密事項；不在電話傳達機密事項；不在不25、利于保密的地方存放需保密的文件、筆記本。不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論工作事項；不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和入公共場所。11、如發生或發現泄密情況，應立即報告行政人事部和所在單位負責人，以便及時采取補救措施。12、對于違反本條例，玩忽職守，造成失密、泄密，使公司受損失者，給予處罰。行政處分，直至依法追究法律責任。對有過失及時報告并積極協助采取措施補救的，可酌情減輕處罰；對造成泄密后故意隱瞞不報的，將予以從重處罰。司禮儀培訓要點一、男士儀容：整潔 大方 得體 職業化1、 頭發：短發 清潔 整齊2、 面部：精神 微笑3、 胡須：每天刮4、襯衣：白色或單色，整潔5、領帶：緊貼領口 26、美觀大方6、襪子：黑色或深色二、女士儀容：1、發型：文雅 端莊 整潔2、面部：淡妝3、著裝：套裝 大方 得體4、指甲：不宜過長 清潔 如涂指甲油最好為自然色5、裙子：長度適宜6、鞋子：包跟 不漏腳趾三、接待禮儀三 A 規則Accept 接受對方：尊重對方選擇Appreciate：重視對方：重點看著對方的眼睛 異性可看鼻子或者肩膀Admire：贊美對方:洗耳恭聽 面含笑意實事求是的贊美四、領位原則：常規情況：中央高于兩側內側高于外則前方高于后方客人認識路：客人走在前多人客人走中間2 人客人靠墻或靠右五、儀態禁忌1、雙手抱在胸前2、倚靠躺在椅子里面3、抖腿、坐時手插腿間4、翹腿是腳尖或腳底朝著對方六、注意1、帶客人進會議室最好不要走副總裁室一側2、進辦公室敲門，最好不要透過磨砂玻璃向屋內張望有禮走遍天下敬人者 人恒敬之13