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1、服飾集團(tuán)有限公司員工出差報(bào)銷管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 出差管理制度一、目的為提高出差效率，合理有效開支，規(guī)范出差流程，并通過制度條款保障員工出差安全，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于XX服飾整個(gè)集團(tuán)公司所有因公出差的員工三、內(nèi)容1、出差前管理1.1 出差前必須提前填寫出差申請報(bào)告單（見附表一）并上交直屬上級及部門負(fù)責(zé)人審批。（特殊情況不能及時(shí)填寫須提前告知，經(jīng)直屬上級/部門負(fù)責(zé)人同意后并以短信形式告知人力行政部方可生效，并應(yīng)在出差結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填出差申請單。）1.2 出差申請批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)交2、由人力行政部備案。2、出差中管理2.1 出差期間，為確保安全及方便聯(lián)系，出差人員的手機(jī)必須24小時(shí)開機(jī)，每天應(yīng)向直屬上級匯報(bào)當(dāng)日工作進(jìn)展情況。2.2 出差期間，確實(shí)因工作需要周末或法定節(jié)假日加班的，可按公司考勤管理流程進(jìn)行申請，返回公司后的一個(gè)月內(nèi)可申請調(diào)休，須在“請假申請單”上注明被調(diào)休的具體日期、事由及出差加班證明人。2.3 出差期間若發(fā)生出差地點(diǎn)、時(shí)間等內(nèi)容和預(yù)計(jì)有變化的時(shí)候需向上級負(fù)責(zé)人說明申請，經(jīng)同意后才能作出改變，該上級負(fù)責(zé)人必須同時(shí)以短信形式告知人力行政部，由人力行政部做好記錄。3、出差后管理出差返回公司后的三個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)到人力行政部領(lǐng)取出差申請報(bào)告單出差成果報(bào)告單（見附表二）填3、寫，并由人力行政部簽字審核。4、出差類別：員工出差分為短途出差、長途出差、長期出差。4.1 短途出差4.1.1 短途出差，指的是員工在公司所在省份內(nèi)城市公干的。4.1.2 市內(nèi)不算出差，屬于外出公干，按考勤管理規(guī)定操作。4.2 長途出差4.2.1 長途出差指的是公司所在省份以外的其他省份或城市公干，含赴外國、XX、澳門、臺(tái)灣公干的。4.2.2 住宿應(yīng)以經(jīng)濟(jì)平實(shí)為原則，費(fèi)用以發(fā)票、小票或憑據(jù)為準(zhǔn)。4.3 長期出差4.3.1 長期出差是指公司外派到其他地方支持工作時(shí)間段超過1個(gè)月（30天）以上的公干，含店鋪營運(yùn)支持、項(xiàng)目協(xié)助等（若中途有若干天回該原始工作地后又再次出差到同一地方公干，則按出差的目的4、及完成的工作事項(xiàng)進(jìn)行評估此次出差歸屬類型）4.3.2 長期出差的住宿、補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按外派福利制度中規(guī)定一致。另，住宿方面提倡分公司提供員工宿舍，若未提供的，由該地行政和出差本人協(xié)助一同找出租屋居住。5、出差費(fèi)用預(yù)支與報(bào)銷5.1 員工出差前應(yīng)按本身出行計(jì)劃，寫出費(fèi)用預(yù)算，再憑出差申請單、費(fèi)用暫支單提前兩個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部預(yù)支差旅費(fèi)。5.1.1出差每次借支不超過2000元（機(jī)票、高鐵、火車票、長途汽車票除外），累計(jì)借支不得超過當(dāng)月工資的60%。5.2 出差人員機(jī)票/火車票/高鐵等可由人力行政部預(yù)定，各出差人員應(yīng)至少提前五個(gè)工作日向人力行政部報(bào)備（總裁辦除外），以便提前選擇，節(jié)省費(fèi)用。機(jī)票費(fèi)用一般情況下由5、出差人員自行到財(cái)務(wù)預(yù)支費(fèi)用。（如遇特殊情況，可由人力行政部代為暫支。）5.3報(bào)銷時(shí)限：出差返回辦公地后5日（周末除外），內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)。具體參照財(cái)務(wù)部制度A2013123001 員工借款未按期歸還處理規(guī)定5.4報(bào)銷需備憑證：所有出差人員必須按要求填寫報(bào)銷單、出差申請報(bào)告單及原始數(shù)據(jù)；所有車票須憑正式票據(jù)；住宿發(fā)票上要有開票日期、住宿天數(shù)及金額。報(bào)銷人員必需妥善保管自己的出差和費(fèi)用原始單據(jù)，對于報(bào)銷時(shí)無法提供原始單據(jù)的，經(jīng)相關(guān)人員證明確實(shí)有發(fā)生該費(fèi)用的，公司將處以丟失原始單據(jù)票面金額的25%的處罰，即報(bào)銷75%；5.5員工至XX各分公司出差的，分公司若提供住宿，所屬公司將不予以報(bào)銷個(gè)人住宿費(fèi)用。6、5.6兩名同性員工須組合成一間房，住宿費(fèi)用只算1人的費(fèi)用，按高級別的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。（總監(jiān)級以上除外）5.7單次出差費(fèi)用（含交通費(fèi)、住宿費(fèi)、出差補(bǔ)貼等）必須一次性報(bào)銷；幾人同行、同返的，須一同報(bào)賬。5.8員工至XX各分公司出差的，分公司行政部可協(xié)助出差人員住宿、機(jī)票等預(yù)定，期間所產(chǎn)生的所有費(fèi)用需回到所屬公司財(cái)務(wù)部報(bào)賬，并計(jì)入該次出差的差旅費(fèi)。5.9具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)詳見“第四 出差標(biāo)準(zhǔn)”6、行政責(zé)任6.1 未經(jīng)公司部門上級批準(zhǔn)私自出差的，不予報(bào)銷費(fèi)用，并取消此次出差補(bǔ)助費(fèi)用，根據(jù)公司行政處罰條例給予處罰。6.2 未按照流程填寫出差報(bào)告單、差旅費(fèi)報(bào)賬單，贊助成長基金10-50元/項(xiàng)。6.3 未按公司規(guī)定選擇7、交通工具或無總裁辦簽字同意的交通工具申請單，所產(chǎn)生的超額費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。6.4如有特殊情況訂制機(jī)票需要退票、改簽的，所產(chǎn)生的差額費(fèi)用由要求退、改票的人員承擔(dān)。特殊情況需寫申請審批。6.5由于自身情況造成的退票、改簽的，所產(chǎn)生的差額費(fèi)用由當(dāng)事人自行承擔(dān)。7、出差考勤規(guī)定7.1 出差時(shí)間計(jì)算7.1.1 出發(fā)時(shí)間在12:00（含12:00）前算全天出差；12:00后算半天出差。 到達(dá)公司或公司所在地的時(shí)間在12:00前算半天出差；12:00后算全天出差。7.1.2 根據(jù)出差人員回到公司或公司所在地的具體時(shí)間，作出以下調(diào)整：16:00前16:00-22:0022:00-02:0002:00后回公司報(bào)8、到次日按時(shí)上班次日10:00上班次日13:00上班7.1.3時(shí)間計(jì)算均以車票或機(jī)票為準(zhǔn)，如出現(xiàn)延誤等情況，應(yīng)及時(shí)電話或短信與人力行政部聯(lián)系。四、出差標(biāo)準(zhǔn)1、各級別乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)1.1省外出差級別乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)備注飛機(jī)火車高鐵/動(dòng)車輪船市內(nèi)1.全體人員必須按照該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，所有超標(biāo)之外的，需先向直屬上級領(lǐng)導(dǎo)申請，并經(jīng)得總裁辦批準(zhǔn)后方可施行；2.乘飛機(jī)與乘火車硬臥價(jià)格相差在200元內(nèi)可申請乘飛機(jī)，超出差價(jià)公司與員工各付一半，特殊原因需經(jīng)總裁辦特別批準(zhǔn)； 3.省外出差人員，因工作原因，晚上22點(diǎn)后返回目的地（酒店、車站、機(jī)場），可申請乘坐出租車.4.特殊情況乘坐飛機(jī)的需填寫出差乘坐飛機(jī)申請單（9、詳見附表三）由總裁辦審批后方可乘坐飛機(jī)。5、原則上訂票均選擇最優(yōu)/低價(jià)位、座位訂票，特殊情況由總裁辦審批方可預(yù)定（如：火車軟臥、高鐵一等座等）頭等艙普通艙軟臥硬臥一等座二等座二等三等出租車地鐵/公交車總監(jiān)級以上（含總監(jiān)）經(jīng)理級區(qū)長、部門主管級業(yè)務(wù)主辦級、店鋪助店、店長、帶班組長職員級1.2省內(nèi)出差級別廣東省內(nèi)出差 交通工具交通費(fèi)總監(jiān)級以上（含總監(jiān)）公務(wù)車/的士/巴士憑據(jù)實(shí)報(bào)銷經(jīng)理級公務(wù)車/的士（5公里之內(nèi)，晚10點(diǎn)后）/地鐵/巴士主管級公務(wù)車/的士（5公里之內(nèi)，晚10點(diǎn)后）/地鐵/巴士業(yè)務(wù)主辦級、店鋪助店、店長、帶班組長公務(wù)車/地鐵/巴士職員級公務(wù)車/地鐵/巴士2、國內(nèi)/國外出差住宿、補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)10、2.1國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）城市類別第一類城市除一類城市之外的其他城市城市類別員工行政級別出差補(bǔ)助住宿標(biāo)準(zhǔn)出差補(bǔ)助住宿標(biāo)準(zhǔn)1、省外出差人員因工作原因，晚上10點(diǎn)后返回目的地（酒店、車站、機(jī)場）可申請乘坐出租車；的士票需在票據(jù)后面注明始發(fā)地點(diǎn)及乘坐原因；2、一般一個(gè)地區(qū)出差所報(bào)銷的的士不超過3次。3、出差補(bǔ)助含電話費(fèi)/市內(nèi)交通費(fèi)/餐費(fèi)巡店/一般性出差市場拓展巡店/一般性出差市場拓展經(jīng)理級以上（含經(jīng)理）70902507090200主管級以下（含主管）709018070901502.2國外（除中國以外的國家）及港/澳/臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)：2.2.1研發(fā)中心走訪國外市場（機(jī)票費(fèi)、住宿費(fèi)、路程費(fèi)等）按該中心的項(xiàng)目費(fèi)用11、記賬，員工補(bǔ)助費(fèi)用與國內(nèi)出差一致。2.2.2其他出差港/澳/臺(tái)地區(qū)原則上要求當(dāng)天去當(dāng)天回（不過夜），因特殊情況需住宿的，標(biāo)準(zhǔn)為國內(nèi)一線城市標(biāo)準(zhǔn)的1.5倍，員工補(bǔ)助費(fèi)用與國內(nèi)一致。2.3特殊說明2.3.1 出差到客戶所在地工作應(yīng)由客戶提供食宿的，不予報(bào)銷餐費(fèi)及住宿費(fèi)，需報(bào)銷食宿費(fèi)用需說明特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方予報(bào)銷； 如出差當(dāng)?shù)鼐频晔艿疆?dāng)?shù)卣逛N會(huì)、世博會(huì)、商品交易會(huì)等特殊情況影響導(dǎo)致住宿升高，則公司的住宿標(biāo)準(zhǔn)按升幅的比例進(jìn)行調(diào)整，且需經(jīng)管轄區(qū)域經(jīng)理同意方可；2.3.3 所有員工市內(nèi)出差（外出公干的）較郊區(qū)地區(qū)補(bǔ)貼20元/人/天（如：廣州區(qū)域的南沙、番禺、花都、從化等地區(qū)，番禺倉庫及其他區(qū)域無補(bǔ)貼）12、。2.3.4員工出差參加培訓(xùn)的不予報(bào)銷補(bǔ)貼費(fèi)用。2.3.5因特殊情況，公司員工自駕車出差的按出差的實(shí)際公里數(shù)報(bào)銷油費(fèi)及過路費(fèi)。每公里油費(fèi)固定為1元。（“出差申請報(bào)告單”上標(biāo)明自駕車，且需填寫預(yù)估費(fèi)用）2.3.6附件-城市類別劃分一覽表第一類城市：首都、各省省會(huì)、直轄市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)及發(fā)達(dá)城市北京上海天津重慶哈爾濱沈陽長春拉薩烏魯木齊呼和浩特西寧蘭州銀川西安太原石家莊合肥濟(jì)南鄭州南京杭州武漢福州南昌長沙南寧成都貴陽昆明海口廈門無錫青島蘇州深圳廣州寧波大連溫州第二類城市：其他城市3、交際費(fèi)1、 定義：因工作需要，而必須開支的業(yè)務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用，包括餐費(fèi)、娛樂費(fèi)、禮品費(fèi)等；2、 使用對象限部門經(jīng)理級以上人員，13、并由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總裁辦批準(zhǔn)后方可有效；3、 交際費(fèi)，原則上按先申請后使用，并按交際費(fèi)用支出申請單標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；（詳見附表四）4、 憑費(fèi)用產(chǎn)生地的有效憑據(jù)實(shí)報(bào)銷，并在票據(jù)后面寫明執(zhí)行對象及時(shí)間；5、 兩人以上在同一地方出差，不能雙向報(bào)銷；6、 未經(jīng)公司批準(zhǔn)不得帶領(lǐng)員工或客戶去游山玩水，公司將不予以報(bào)銷任何費(fèi)用；7、 招待1人以上5人以下的客戶，一餐不能超過300元（超標(biāo)準(zhǔn)需電話向上級申請，方可使用），其他視情況而定；8、 招待5人以上10人以下的客戶，一餐不能超過500元，其他視情況而定；9、 凡超出規(guī)定費(fèi)用之外的，需提報(bào)總裁辦審批。出差產(chǎn)生的交際費(fèi)記入該部門的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用。五、出差及報(bào)銷流程14、申請人填出差申請報(bào)告單申請人填費(fèi)用暫支單直屬上級及部門負(fù)責(zé)人簽字審批出差申請報(bào)告單交行政部費(fèi)用暫支單財(cái)務(wù)部審批出差結(jié)束行政部核實(shí)考勤及補(bǔ)貼憑有效票據(jù)填寫差旅報(bào)銷單直屬上級及部門負(fù)責(zé)人審批簽字財(cái)務(wù)審核簽字報(bào)銷后抵暫支單（特殊出差需總裁辦審批簽字方可報(bào)銷）需暫支費(fèi)用的情況行政部訂票支錢 費(fèi)用審批權(quán)限表：（與財(cái)務(wù)部費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定一致）費(fèi)用支出事項(xiàng)及金額部門主管行政部財(cái)務(wù)部肖董付董差旅費(fèi)財(cái)務(wù)部、人事/行政部2000元以下（含）審核審核2000元以上審核審核審批其他部門2000元以下（含）審核審核2000元以上審核審核審批招待費(fèi)財(cái)務(wù)部、人事/行政部300元以下（含）審核審核300元以上審核審核審批其他部門15、300元以下（含）審核審核300元以上審核審核審批六、附則：本制度自2014年5月1日起生效。公司之前的各規(guī)定如有與本規(guī)定相抵觸之處，以本規(guī)定為準(zhǔn)，本制度解釋權(quán)歸人力行政部。七、附表附表一：出差申請報(bào)告單附表二：出差成果報(bào)告單附表三：出差乘坐飛機(jī)申請單附表四：交際費(fèi)用支出申請單附表一：出差申請報(bào)告單出差申請報(bào)告單 年 月 日本人填寫姓名出差日期預(yù)計(jì)出差天數(shù)出差地點(diǎn)或合作商出差事項(xiàng)（明細(xì)填寫）上級負(fù)責(zé)人簽字預(yù)計(jì)返回上班時(shí)間出差費(fèi)用預(yù)估（金額超1000元填寫）序號費(fèi)用明細(xì)出發(fā)目的地選乘交通工具交通費(fèi)用出差天數(shù)住宿費(fèi)補(bǔ)貼費(fèi)123小計(jì)總合計(jì) 元行政部人員填寫出發(fā)日期出發(fā)時(shí)間出發(fā)地點(diǎn)到達(dá)地點(diǎn)到達(dá)時(shí)間出發(fā)16、：返回：行政部審核實(shí)際出差天數(shù) 天出差補(bǔ)貼出差天數(shù)每日補(bǔ)貼補(bǔ)貼總金額備注備注：申請事項(xiàng)與費(fèi)用不符時(shí)，需電話與上級申請。自駕車登記表序號日期使用人出發(fā)表數(shù)返回表數(shù)行程公里數(shù)油費(fèi)單價(jià)合計(jì)費(fèi)用審核附表二：出差成果報(bào)告單出差成果報(bào)告單姓名部門出差地點(diǎn)出差日期自年月日至年月日（共計(jì)天）出差目的與計(jì)劃出差完成工作成果匯報(bào)后期需跟進(jìn)事項(xiàng)備注上級負(fù)責(zé)人意見附表三：出差乘坐飛機(jī)申請單（主管級以下需填此表）申請人（手工填寫）出差起、止地點(diǎn)里程出差時(shí)間出差事由申請乘坐飛機(jī)的原因方案對比火車/機(jī)票費(fèi)用路途總耗時(shí)乘坐火車乘坐飛機(jī)差異部門負(fù)責(zé)人： 財(cái)務(wù)部： 總裁辦：附表四：交際費(fèi)用支出申請單交際費(fèi)用支出申請單申請人日期上級審批招待對象招待原因招待地點(diǎn)招待時(shí)間申請金額其他備注 人力行政部 2014年4月20日 呈送：總裁辦 抄送：各部門、分公司